Una breve guida sulla gestione lean delle aziende

1. Lean thinking
- parte 3/3
Chiara Parazzini - Settembre 2019

2. Gli strumenti della gestione
Lean piu in dettaglio
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PROBLEM SOLVING
GESTIONE VISIVA
GESTIONE DEL MIGLIORAMENTO
PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

3. METODO STANDARD: NON
INTERPRETABILE MA UNIVOCO
INFO POINT:LUOGO DOVE SI
TROVANO TUTTE LE
INFORMAZIONI
GESTIONEVISIVA
38
COMUNICARE
COSA STA
SUCCEDENDO
Attraverso

4. GESTIONE GIORNALIERA:
OBIETTIVI QUOTIDIANI,PRESENZE,
MATRICE CAPACITA', STATO
MACCHINE, GESTIONE PROBLEMI
KPI:SICUREZZA, QUALITA',
CONSEGNE, COSTI
GESTIONEVISIVA
39
INFOPOINT - 1
Le informazioni presenti all' infopoint riguardano:

5. GESTIONE HR: MATRICE
CAPACITA':COMPETENZE
CHIAVE, VALUTAZIONE
COMPETENZE, PIANO DI
FORMAZIONE
KBI:PUNTUALITA', RISPETTO,
APPRENDIMENTO,
ASSENTEISMO....
GESTIONEVISIVA
40
INFOPOINT - 2
Le informazioni presenti all' infopoint riguardano:

6. TEMI DI MIGLIORAMENTO:
PROPOSTE ARRIVATE:STATO DI
AVANZAMENTO NELLA
VALUTAZIONE, MATRICE
IMPATTO/ SFORZO ( COSTI -
TEMPI-RISORSE..),PRIORITA'
GESTIONEVISIVA
41
INFOPOINT - 3
Le informazioni presenti all' infopoint riguardano:

7. CERCARE LA CAUSA
RADICE/PRIMA: ELEMENTO CHE
SE ELIMINATO RISOLVE IL
PROBLEMA
PROBLEMSOLVING
42
SOLUZIONE
RAPIDA DEI
PROBLEMI
METODI:
diagramma Ishikawa - lisca di pesce
5 perchè , 5W
5W+ 2H

8. TESTA DEL PESCE: SI SCRIVE IL
PROBLEMA
LISCHE:INDICANO LE DIVERSE
CAUSE, SOLITAMENTE SUDDIVISE
IN UOMINI, METODO, MACCHINE,
MATERIALI
PROBLEMSOLVING
43
LISCA DI PESCE
Struttura ad ALBERO orizzontale

9. ANALISI: DI TUTTE LE CAUSE
EMERSE
AZIONI CORRETTIVE:CHE SI
IMPLEMENTANO PER VALUTARNE
L'EFFICACIA
PROBLEMSOLVING
44
LISCA DI PESCE

10. PERCHÈ IL PROBLEMA SI E'
VERIFICATO?: RISPONDERE A
QUESTA DOMANDA ALMENO 5
VOLTE
PROBLEMSOLVING
45
5 PERCHE'
Aiuta a non fermarsi alla prima causa che viene in
mente ed ad approfondire ed indagare le vere
ragioni

11. DAVANTI AL PROBLEMA
DOMANDARSI: COSA, CHI, DOVE,
QUANDO, PERCHÈ - 5W
PROSEGUIRE CON: COME,
QUANTE VOLTE - 2H
PROBLEMSOLVING
46
5W+ 2H

12. CICLO DEMING: PDCA
FOGLIO A3
METODO 8D
GESTIONE
MIGLIORAMENTO
47
3 STRUMENTI

13. PIANIFICA: DEFINISCI IL PROBLEMA,
QUANDO SI E' VERIFICATO, QUANTE
VOLTE, PERCHE',TROVA SOLUZIONE
DO: IDENTIFICA LE ATTIVITA' DA
FARE PER IMPLEMENTARE LA
SOLUZIONE, IL RESPONSABILE E LE
TEMPISTICHE
CHECK:CONTROLLA CHE LA
SOLUZIONE SIA EFFICACE, SE NO
TORNA AL PLAN
ACT: RENDI STANDARD LA
SOLUZIONE TROVATA
GESTIONE
MIGLIORAMENTO
48
PDCA

14. DEFINIRE: BENE IL PROBLEMA
DESCRIVERE: CONTESTO E IMPORTANZA
DEL PROBLEMA
DESCRIVERE: LA SITUAZIONE ATTUALE, AS
IS
ANALIZZARE: LE CAUSE PROFONDE
PROPORRE: POSSIBILI SOLUZIONI
PIANIFICARE: COSA CHI DOVE COME
QUANDO IMPLEMENTARE LA SOLUZIONE
VERIFICARE: EFFICACIA
STANDARDIZZARE: E CONDIVIDERE
GESTIONE
MIGLIORAMENTO
49
FOGLIO A3
Aiuta a capire le cause dei problemi, proporre
soluzioni, monitorare. Si basa su osservazione
diretta, confronto, coinvolgimento

15. CREARE: TEAM DI ANALISI
DESCRIVERE: PROBLEMA ( 5W, 5W+2H)
IMPLEMENTARE: AZIONI DI
CONTENIMENTO
IDENTIFICARE: LE CAUSE PROFONDE
PROPORRE: POSSIBILI SOLUZIONI
IMPLEMENTARE E VERIFICARE: EFFICACIA
IDENTIFICARE: POKA YOKE PER EVITARE
RIPETIZIONE
STANDARDIZZARE: E CONDIVIDERE
GESTIONE
MIGLIORAMENTO
50
METODO 8D
Aiuta a identificare, correggere ed evitare
ripetizione del problema

16. SCRUM
SCRUM/KANBAN
WORK FLOW A TEMPO
AGENDA UFFICI
TO DO LIST
MATRICE URGENTE/IMPORTANTE
YAMAZUMI - DIAGRAMMA CARICHI
LAVORO
KAMISHIBAI - TABELLONE DI LAVORO
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
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8 STRUMENTI
Per coordinare attività, tempi e risorse

17. OBIETTIVO DICHIARATO
DATA DI CONSEGNA DEFINITA
ATTIVITÀ DEFINITE DA PORTARE A
TERMINE
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
52
SCRUM
Costituito da cicli temporali chiamati SPRINT
caratterizzati da:
Ogni SPRINT prevede brevi meeting quotidiani:
COSA E' STATO FATTO DALL'ULTIMO
MEETING
COSA SI FARA' PRIMA DEL PROSSIMO
MEETING
PROBLEMI/OSTACOLI

18. COLONNE: DA FARE, IN LAVORAZIONE,
FATTO
MASSIMO DI TRE ATTIVITA' NELLA
COLONNA IN LAVORAZIONE
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
53
SCRUM KANBAN
Ogni nuova attività inizia solo se ne è terminata
un'altra in corso.
Tabella con:
Evidenzia facilmente dove ci si blocca

19. IDENTIFICARE: LE SEQUENZE DI ATTIVITA'
IDENTIFICARE: STANDARD TEMPORALI PER
L'ESECUZIONE DELLA SEQUENZA
DEFINIRE:IL TEMPO DI ESECUZIONE PER
CIASCUNA ATTIVITA'
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
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WORK FLOW A
TEMPO
Tutte le attività solo inserite in slot temporali definiti
Metodo:

20. SULLE RIGHE: NOMI DELLE PERSONE
SULLE COLONNE: GIORNI DELLA
SETTIMANA
NELL'INCROCIO: ATTIVITA' DA FARE
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
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AGENDA UFFICI
Tutte le attività e le persone solo inserite in una
tabella:
Prevedere uno spazio FATTO per spostare i post-it
delle attività concluse

21. SELEZIONE: ATTIVITA' DA SVOLGERE
PRIORITA': DARE ORDINE ALLE ATTIVITA'
TEMPISTICHE: DARE UN TEMPO ALLE
ATTIVITA'
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
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TO DO LIST
Prevedere sempre una SCADENZA per ogni attività
Permette visione d'insieme perchè raccoglie in un
unico punto tutte le attività

22. URGENTE/IMPORTANTE: DA FARE SUBITO,
PUÒ PORTARE A CRISI
NON URGENTE/IMPORTANTE: DA FARE,
MA SI PUÒ PIANIFICARE
URGENTE/ NON IMPORTANTE: DA FARE,
MA DELEGABILE
NON URGENTE/ NON IMPORTANTE:
ELIMINABILE
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
57
URGENTE/
IMPORTANTE
Iniziare con le attività con maggiore priorità
Matrice di Eisenhower: 4 quadranti

23. ELENCARE: ATTIVITA' E LORO
TEMPISTICHE
DEFINIRE: LA SEQUENZA TEMPORALE
DISTRIBUIRE: SU POSTAZIONI, PERSONE,
REPARTI DISPONIBILI ALLO SVOLGIMENTO
IMPILARE: LE VARIE ATTIVITÀ UNA
SULL'ALTRA PER OGNI POSTAZIONE FINO
A RIEMPIMENTO DEL TEMPO MASSIMO
DISPONIBILE
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
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YAMAZUMI
Punto 3: verificare con la matrice delle capacità
Diagramma a barre per identificare i carichi di
lavoro

24. SE GIRATO SUL VERDE: ATTIVITA' SVOLTA
SE GIRATO SUL ROSSO: ATTIVITA' DA
FARE O DA FINIRE
PIANIFICAZIONEE
CONTROLLO
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KAMISHIBAI
VANTAGGI: con un colpa d'occhio si vede la
situazione della giornata.
Tabelloni che aiutano a tenere sotto controllo i
compiti con cadenze regolari. I compiti sono scritti
su cartellini con un lato VERDE ed uno ROSSO
Esempi di attivita': aggiornamento files,
manutenzione giornaliera (TPM),archiviazione
documenti, fasi di un progetto, sequenze di
attività....

25. Gli ingredienti della gestione
Lean che funziona
60
LAVORO STANDARD DEL MANAGEMENT
IMPEGNO DELLA DIREZIONE E DEL MANAGEMENT
VERIFICA DEGLI INFO POINT
GEMBA WALK
CONDIVISIONE BEST PRACTICES E LESSONS LEARNED