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Project Management

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Slide sulla gestione di progetto, pensate per piccoli progetti

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Project Management

  1. 1. Gestire un progetto Definizioni e raccomandazioni
  2. 2. Caratteristiche di un progetto <ul><li>Temporaneo </li></ul><ul><li>Unico </li></ul><ul><li>Progressivo </li></ul><ul><li>Deve raggiungere gli obiettivi entro: </li></ul><ul><ul><li>Tempi stabiliti </li></ul></ul><ul><ul><li>Costi stabiliti </li></ul></ul><ul><ul><li>Qualità stabilita </li></ul></ul>
  3. 3. Processi e Progetti Team variabile e temporaneo Team stabile Innovativi Evolutivi A termine Continuativi Unici Ripetitivi Progetti Processi (Operations)
  4. 4. Successo dei progetti 2000 1998 1995 1994 28% 23% 49% 26% 28% 46% 27% 40% 33% 16% 31% 53% Il diagramma descrive l’esito di 30.000 progetti di sviluppo in grandi, medie e piccole Imprese statunitensi testate da ‘The Standish Group’ a partire dal 1994. Fonte: Extreme Chaos, The Standish Group International Inc., 2000 Riusciti Messi in discussione Falliti
  5. 5. Cosa serve? <ul><li>Un problema da risolvere oppure </li></ul><ul><li>Un’ idea e: </li></ul><ul><li>La conoscenza di cosa è un progetto </li></ul><ul><li>La volontà condivisa di gestire il problema o l’idea con un progetto </li></ul><ul><li>Conoscenze, abilità, strumenti e tecniche </li></ul>Se manca uno dei requisiti è più proficuo lasciar stare la gestione come progetto!
  6. 6. Quali conoscenze di gestione? <ul><li>8 aree: </li></ul><ul><ul><li>Integrazione di progetto </li></ul></ul><ul><ul><li>Scope </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempi </li></ul></ul><ul><ul><li>Costi </li></ul></ul><ul><ul><li>Qualità </li></ul></ul><ul><ul><li>HR </li></ul></ul><ul><ul><li>Rischio </li></ul></ul><ul><ul><li>Approvvigionamento </li></ul></ul>
  7. 7. Ciclo di vita del progetto <ul><li>Suddiviso in fasi </li></ul>iniziale intermedia finale miglioramenti IDEA OPERATIONS Ciclo di vita del progetto
  8. 8. Gli Stakeholders <ul><li>Chiunque abbia a che fare con il progetto </li></ul><ul><ul><li>Clienti/utenti </li></ul></ul><ul><ul><li>Politici coinvolti </li></ul></ul><ul><ul><li>Associazioni interessate… </li></ul></ul><ul><li>E’ essenziale: </li></ul><ul><ul><li>Identificarli </li></ul></ul><ul><ul><li>Tenerne conto nella maniera dovuta </li></ul></ul>
  9. 9. Gli Stakeholders - mappa
  10. 10. Le fasi <ul><li>Non esiste una regola assoluta, solo criteri di massima. In ogni fase: </li></ul>VISION END PIANIFICA FAI CONTROLLA METTI IN PRATICA
  11. 11. GP - Gruppi di processi <ul><li>Una possibile suddivisione delle attività è in gruppi di processi : </li></ul><ul><ul><li>Inizio </li></ul></ul><ul><ul><li>Pianificazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Esecuzione </li></ul></ul><ul><ul><li>Monitoraggio e controllo </li></ul></ul><ul><ul><li>Chiusura </li></ul></ul><ul><ul><li>Ognuno con INPUT e OUTPUT definiti </li></ul></ul>
  12. 12. GP - Gruppi di processi (2) Inizio Pianificazione Esecuzione Monitoraggio Chiusura Contratto Cultura Organizzativa Standard, Policies Carta del Progetto, Scope preliminare Piano del progetto Prove di modifica Deliverable, informazioni di performance Modifiche Ripianificazione … Richieste variazione
  13. 13. GP: Inizio <ul><li>Una parte viene prima del PM </li></ul><ul><ul><li>Contatti iniziali, contratto </li></ul></ul><ul><li>A partire dal contratto crea: </li></ul><ul><ul><li>Carta del progetto </li></ul></ul><ul><ul><li>Scope preliminare </li></ul></ul>
  14. 14. Carta del Progetto <ul><li>Definisce il prodotto finale </li></ul><ul><li>Alloca le risorse </li></ul><ul><li>Generalmente prima del PM </li></ul>GP: Inizio (2) <ul><li>Contratto </li></ul><ul><li>Organizzazione </li></ul><ul><li>Policies </li></ul>INPUT
  15. 15. Scope Preliminare <ul><li>Definisce i confini del progetto </li></ul><ul><li>Documenta i requisiti: </li></ul><ul><ul><li>Del prodotto finale </li></ul></ul><ul><ul><li>Dei “Deliverable” </li></ul></ul><ul><ul><li>Del progetto in generale </li></ul></ul><ul><li>Visione di alto livello </li></ul>GP: Inizio (3) <ul><li>Contratto </li></ul><ul><li>Organizzazione </li></ul><ul><li>Policies </li></ul><ul><li>Carta del Progetto </li></ul>INPUT
  16. 16. GP: Pianificazione <ul><li>Parte importante e corposa del PM </li></ul><ul><li>Raccoglie informazioni iniziali a tutti i livelli… </li></ul><ul><li>… che usa per creare il Planning: </li></ul><ul><ul><li>Scope </li></ul></ul><ul><ul><li>Risorse </li></ul></ul><ul><ul><li>WBS e Schedulazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Costi </li></ul></ul><ul><ul><li>Rischi </li></ul></ul><ul><ul><li>Qualità </li></ul></ul><ul><ul><li>Comunicazione </li></ul></ul>PIANO di PROGETTO
  17. 17. Piano di Scope <ul><li>Definisce dettagliatamente i confini del progetto </li></ul><ul><li>Definisce come CONTROLLARLI </li></ul>GP: Pianificazione (2) <ul><li>Es: Multimisura </li></ul><ul><li>Nel progetto è possibile fare azioni fuori Provincia </li></ul><ul><li>Es2: Punti informativi nelle scuole </li></ul><ul><li>Non prevedono azioni di consulenza orientativa </li></ul>
  18. 18. Risorse <ul><li>Spesso le risorse sono decise a monte </li></ul><ul><ul><li>In tal caso WBS e attività andranno costruite su quella base </li></ul></ul><ul><li>Se si può scegliere </li></ul><ul><ul><li>Stabilire prima attività di massima </li></ul></ul><ul><ul><li>Valutare costi </li></ul></ul><ul><ul><li>Scegliere le risorse (anche umane) </li></ul></ul>GP: Pianificazione (3)
  19. 19. WBS e schedulazione <ul><li>Definiscono </li></ul><ul><ul><li>Quali attività fare </li></ul></ul><ul><ul><li>Come suddividerle in SOTTOattività </li></ul></ul><ul><ul><li>In che ordine eseguirle </li></ul></ul><ul><li>E’ necessario stabilire: </li></ul><ul><ul><li>Rapporti di dipendenza </li></ul></ul><ul><ul><li>Ordine </li></ul></ul><ul><ul><li>DATE </li></ul></ul>GP: Pianificazione (4)
  20. 20. WBS e schedulazione (segue) <ul><li>Cosa fare (COSA-QUANDO-CHI-COME LO CONTROLLO) </li></ul><ul><ul><li>Suddividere il lavoro in fasi </li></ul></ul><ul><ul><li>Ogni fase ha una sua tempistica </li></ul></ul><ul><ul><li>Ogni fase ha i suoi deliverable </li></ul></ul><ul><ul><li>Definire le attività in ogni fase </li></ul></ul><ul><ul><li>Stabilire milestones </li></ul></ul><ul><ul><li>Assegnare a ogni attività risorse ben definite </li></ul></ul><ul><ul><li>Assegnare a ogni risorsa responsabilità ben definite </li></ul></ul>GP: Pianificazione (5)
  21. 21. WBS e schedulazione (segue) GP: Pianificazione (6) <ul><li>Es: Nuovo punto informativo in una scuola </li></ul><ul><li>1. COSA </li></ul><ul><li>Definire le macrofasi: </li></ul><ul><ul><li>Contatti con la scuola (del: contratto con l’Istituto) </li></ul></ul><ul><ul><li>Allestimento nuovo sportello (del: sportello pronto…definire) </li></ul></ul><ul><ul><li>Pubblicizzazione (del: x volantini, x incontri nelle classi…) </li></ul></ul><ul><ul><li>Apertura (data fissata) </li></ul></ul><ul><li>Di qui le microfasi per ogni macro (col team) </li></ul><ul><li>Milestones: </li></ul><ul><ul><li>Firma del contratto </li></ul></ul><ul><ul><li>Apertura </li></ul></ul>
  22. 22. Es. punto informativo GP: Pianificazione (7) <ul><li>2. QUANDO </li></ul><ul><li>Stabilire le date sulla base delle fasi, con accento sulle milestones </li></ul><ul><ul><li>Contratto entro il 20 settembre </li></ul></ul><ul><ul><li>Apertura entro il 30 novembre </li></ul></ul><ul><ul><li>Necessario allocare tempi “lo faccio quando ho tempo” non funziona! </li></ul></ul><ul><li>3. CHI </li></ul><ul><li>Per ogni fase un responsabile (nome e cognome) </li></ul><ul><li>4. COME LO CONTROLLO </li></ul><ul><li>I deliverable esistono per questo! </li></ul><ul><li>E’ bene che ogni responsabile adatti delle sue verifiche intermedie </li></ul><ul><li>CONSIGLIO </li></ul><ul><li>È bene che il responsabile di fase verifichi l’operato con SUE “milestonine” </li></ul><ul><li>con microfasi tra 1g e 1 settimana </li></ul>
  23. 23. Rischi (segue) <ul><li>Pianificare la gestione dei rischi è importante </li></ul><ul><ul><li>Minimizza il fallimento del progetto </li></ul></ul><ul><ul><li>Ci fa trovare PRONTI </li></ul></ul><ul><li>L’approccio PROATTIVO è il migliore </li></ul><ul><li>Nell’ordine occorre: </li></ul><ul><ul><li>Identificare i rischi </li></ul></ul><ul><ul><li>Analizzarli qualitativamente </li></ul></ul><ul><ul><li>Analizzarli quantitativamente </li></ul></ul><ul><ul><li>Pianificare la risposta </li></ul></ul>GP: Pianificazione (9)
  24. 24. Rischi <ul><li>Identificare i rischi </li></ul><ul><ul><li>INPUT: stakeholders, azienda e storia, ambiente, scope, obiettivi e risorse </li></ul></ul><ul><ul><li>OUTPUT: lista (registro) dei rischi (AREA,RISCHIO) </li></ul></ul>GP: Pianificazione (10) Es: Multimisura 1) Area utenti – utenti di più enti in ATS 2) Area personale – un consulente se ne va
  25. 25. Rischi <ul><li>Analizzare i rischi (qual.) </li></ul><ul><ul><li>INPUT: lista (registro) dei rischi, WBS etc… </li></ul></ul><ul><ul><li>Valutazione priorità, probabilità e danno </li></ul></ul><ul><ul><li>OUTPUT: update del registro (con priorità) </li></ul></ul>GP: Pianificazione (11) <ul><li>Es: Multimisura </li></ul><ul><li>Utenti di più enti - P:8 - D:0 priorità 2 </li></ul><ul><li>2) Consulente se ne va – P:2 – D:3 priorità 1 </li></ul>
  26. 26. Rischi <ul><li>Analizzare i rischi (quant.) </li></ul><ul><ul><li>Valutare l’impatto numericamente (costi etc…) </li></ul></ul>GP: Pianificazione (12)
  27. 27. Rischi <ul><li>Pianificare la risposta </li></ul><ul><ul><li>Creare una tabella con RISCHIO - RISPOSTA </li></ul></ul>GP: Pianificazione (13) preventiva: sw di gestione utenti multiente utenti 2 ricerca nuovo / cessione ore agli altri consulente va via HR 1 risposta rischio area priorità
  28. 28. Qualità <ul><li>Definisce </li></ul><ul><ul><li>Quali standard tenere </li></ul></ul><ul><ul><li>Come soddisfarli </li></ul></ul><ul><ul><li>Come verificarli </li></ul></ul><ul><li>Deliverable </li></ul><ul><ul><li>Piano di gestione della qualità </li></ul></ul><ul><ul><li>NOTA: non è la fase di controllo, ma pianifica COSA e COME verificare </li></ul></ul>GP: Pianificazione (14)
  29. 29. Qualità: piano di gestione <ul><li>Definisce </li></ul><ul><ul><li>Quali standard tenere </li></ul></ul><ul><ul><li>Come soddisfarli </li></ul></ul><ul><ul><li>Come verificarli </li></ul></ul><ul><li>Deliverable </li></ul><ul><ul><li>Piano di gestione della qualità con: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Metriche </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Checklist </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Piano di miglioramento </li></ul></ul></ul>GP: Pianificazione (15)
  30. 30. Qualità <ul><li>Checklist </li></ul><ul><ul><li>Contemplano valori misurabili (metriche) </li></ul></ul><ul><ul><li>Spesso sono del tipo FATTO/NON FATTO </li></ul></ul><ul><ul><li>Esempi: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Completo entro la data xx/xx/xxxx </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>10 D1 entro settembre </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Valutazione CS superiore a 7/10 </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Ovviamente la qualità ha un costo </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Telefonate a casa, questionari, elaborazioni… </li></ul></ul></ul>GP: Pianificazione (16)
  31. 31. Piano della Comunicazione <ul><li>Obiettivo: piano per tutti gli stakeholder </li></ul><ul><ul><li>INPUT: azienda, ambiente, scope, vincoli </li></ul></ul><ul><ul><li>OUTPUT: cosa comunicare, a chi, quando, come </li></ul></ul><ul><ul><li>… e naturalmente i costi (entro i vincoli) </li></ul></ul>GP: Pianificazione (17)
  32. 32. GP: Esecuzione <ul><li>Processi usati per completare il lavoro definito nel Piano di progetto: </li></ul><ul><ul><li>Dirigere e gestire le attività </li></ul></ul><ul><ul><li>Assicurare la qualità </li></ul></ul><ul><ul><li>Formare il TEAM di lavoro </li></ul></ul><ul><ul><li>Sviluppare il TEAM </li></ul></ul><ul><ul><li>Comunicare (informazioni etc…) </li></ul></ul>
  33. 33. Dirigere e gestire l’esecuzione <ul><li>Le azioni possibili (di tutto il team) sono tantissime: </li></ul><ul><ul><li>Compiti esecutivi sulla base del piano </li></ul></ul><ul><ul><li>Eseguire variazioni approvate (aspettatevele!) </li></ul></ul><ul><ul><li>Formarsi sulla base dei bisogni </li></ul></ul><ul><ul><li>Creare e verificare deliverable </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentare </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestire gli stakeholder etc… </li></ul></ul>GP: Esecuzione (2)
  34. 34. Il TEAM <ul><li>Se il team non è preassegnato partire dagli obiettivi </li></ul><ul><ul><li>Prima di scegliere valutare le necessità: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Competenze (secondo la figura) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Disponibilità (tempo, propensioni, carattere, vita privata) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Costi </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Spesso è necessario negoziare </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Con il consulente da assumere </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Con chi ‘cede’ il personale (condivisione tra servizi) </li></ul></ul></ul>GP: Esecuzione (3)
  35. 35. Il TEAM: inizio <ul><li>INPUT: </li></ul><ul><ul><li>Piano di progetto </li></ul></ul><ul><ul><li>Team </li></ul></ul><ul><li>OUTPUT: </li></ul><ul><ul><li>Assegnazioni (responsabilità CHIARE) </li></ul></ul><ul><ul><li>Piano disponibilità: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Orari </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ferie </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Problemi possibili (rischi) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Condivisione di altri progetti </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>(La schedulazione dovrà tener conto del Piano disponibilità) </li></ul></ul></ul>GP: Esecuzione (4)
  36. 36. Il TEAM: sviluppo <ul><li>INPUT: </li></ul><ul><ul><li>Assegnazioni </li></ul></ul><ul><ul><li>Risorse </li></ul></ul><ul><li>ATTIVITA’: </li></ul><ul><ul><li>Condivisione OBIETTIVI </li></ul></ul><ul><ul><li>Condivisione regole (comportamento) </li></ul></ul><ul><ul><li>Training </li></ul></ul><ul><ul><li>Team-building </li></ul></ul><ul><ul><li>Riconoscimenti </li></ul></ul><ul><li>OUTPUT: </li></ul><ul><ul><li>Valutazione delle performance </li></ul></ul>GP: Esecuzione (5)
  37. 37. Gestire il TEAM <ul><li>INPUT: </li></ul><ul><ul><li>Assegnazioni </li></ul></ul><ul><ul><li>Valutazioni di performance (periodiche) </li></ul></ul><ul><li>TECNICHE: </li></ul><ul><ul><li>Osservazione e conversazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Valutazione performance del progetto </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestione del conflitto </li></ul></ul><ul><li>OUTPUT: </li></ul><ul><ul><li>Richieste di cambiamento </li></ul></ul><ul><ul><li>Azioni correttive o preventive </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentazione </li></ul></ul>GP: Esecuzione (6)
  38. 38. Comunicare <ul><li>Il PM deve assicurarsi che la comunicazione sia </li></ul><ul><ul><li>Completa (cioè verso tutti gli stakeholders) </li></ul></ul><ul><ul><li>Tempestiva </li></ul></ul><ul><ul><li>Appropriata (centrata sul destinatario) </li></ul></ul><ul><li>COSA FARE: </li></ul><ul><ul><li>Pianificare la comunicazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Distribuire le informazioni </li></ul></ul><ul><ul><li>Creare report periodici </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestire tutti gli stakeholder </li></ul></ul>GP: Esecuzione (7)
  39. 39. Comunicare: il TEAM GP: Esecuzione (8)
  40. 40. Comunicare: il TEAM GP: Esecuzione (9)
  41. 41. Comunicare: stakeholder <ul><li>Il PM deve assicurarsi di gestire la comunicazione con tutti gli stakeholders </li></ul><ul><ul><li>Colleghi, capi </li></ul></ul><ul><ul><li>Utenti </li></ul></ul><ul><ul><li>Committenti </li></ul></ul><ul><ul><li>Stakeholder “trasversali” </li></ul></ul><ul><li>COSA FARE: </li></ul><ul><ul><li>Pianificare la comunicazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Cercare feedback </li></ul></ul><ul><ul><li>Agire a seguito del feedback </li></ul></ul>GP: Esecuzione (10)
  42. 42. GP: Monitoraggio <ul><li>Processi che viaggiano al fianco di tutti gli altri </li></ul><ul><ul><li>Osservano l’esecuzione e propongono modifiche </li></ul></ul><ul><ul><li>Il TEAM di progetto decide: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Quali processi adottare (es: costi, qualità, team, scope…) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Come controllarli </li></ul></ul></ul>
  43. 43. GP: Chiusura <ul><li>E’ un GP da non sottovalutare. Comprende: </li></ul><ul><ul><li>Chiusura amministrativa </li></ul></ul><ul><ul><li>Chiusura contabile, contrattuale </li></ul></ul><ul><ul><li>Capitalizzazione dei risultati: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>COSA ABBIAMO IMPARATO DAL PROGETTO? </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>QUALI MODIFICHE POTREMMO APPORTARE ALL’AZIENDA? </li></ul></ul></ul>
  44. 44. Interazioni

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