Comune di Firenze
Direzione Istruzione - Servizi all'infanzia
P.O. Coordinamento Pedagogico e Professionale
Formazione 2022
Metodi e strumenti per una comunicazione efficace in ambito educativo 0-6
Ruoli professionali: consapevolezza organizzativa e dimensione comunicativo relazionale
La comunicazione interna e esterna ai gruppi - Dott.ssa Toni
La comunicazione interna e esterna ai gruppi - Dott.ssa Toni
1. La comunicazione interna ed esterna
ai gruppi del sistema 0-6
Ore 08,30-13,30
docente: Paola Toni
2. Agenda del giorno
La comunicazione interna
Clima interno, riunioni, incontri, momenti di trasmissione
delle informazioni
La comunicazione esterna
Comportamenti, strumenti, azioni digitali e non
5. Se non c’è il «cliente» non c’è il servizio!
In sintesi, il significato del servizio è:
Relazione interpersonale
Problem solving
Produttore-costruttore di valore
SERVIZIO
6. Le persone si incontrano… creatività, influenzamento,
accoglienza, sospensione del
giudizio…
Modo e linguaggio in sintonia e adeguato
all’interlocutore
RELAZIONE
INTERPERSONALE
7. Problem solving
Ogni persona è diversa…. Anche i problemi …
Consapevolezza, orgoglio e senso del proprio ruolo ….
Stress ed energia…. ….. ognuno di noi si dà l’energia che pensa abbia
bisogno per quel ruolo … quell’attività che si deve svolgere…ma spesso ci
autoinganniamo!
Per ciascuno di noi lo stress è diverso…come si produce?
9. Produttore di valori
Richard Normann aggiungeva che il servizio deve entrare in una «logica di
produzione di valore (logic of value production)» e perciò deve rispondere a questa
domanda:
«Se il servizio per cui lavoro ha un forte orientamento ai sistemi di creazione
di valore che permettono di raggiungere e mantenere risultati concreti e
duraturi, l’approccio mentale non è “questo è il mio servizio”
ma
“per questi miei clienti quale valore sto creando?”».
10. Il cliente, anche quello interno, vede del servizio solo la punta dell’iceberg…..
Deve essere educato a comprendere il valore e la complessità del servizio.
CLIENTE
INTERNO
11. I vostri colleghi conoscono bene il servizio che svolgete in tutto lo sviluppo del
processo di lavoro? E ognuno di loro è consapevole del “pezzo” che devono
eseguire che ha un prima e un dopo, un risultato, un obiettivo della progettazione
pedagogica?
I «momenti della verità» interni sono occasioni mancate? Vi sentite uniti e
collaborativi? Utili uno all’altro, ognuno nel proprio ruolo e con i propri
compiti?
Leadership educante, leadership garbata, ma orientata ai risultati.
CLIENTE
INTERNO
12. I fattori che influenzano la comunicazione e il clima interno
Viviamo di emozioni e sentimenti
DATE UN VOTO DA 1 A 10
COMUNICAZI
ONE
INTERNA
«La mente si nutre di ciò che la rallegra»
(Nicola De Carlo, esperto di benessere organizzativo)
13. 1. Coinvolgimento e partecipazione alla vita organizzativa finalizzata ai risultati.
Se si percepisce la sensazione di ricoprire un ruolo importante aumenta la
motivazione al lavoro.
2. Coesione, cioè lo spirito di gruppo. Siamo fruitori dell’operato di ciascuno.
3. Sostegno, ovvero la fiducia nei colleghi e nella direzione che, se sviluppata, limita
lo stress e attenua la fatica anche in periodi complicati.
COMUNICAZI
ONE
INTERNA
DATE UN VOTO DA 1 A 10
14. 4. Autonomia, intesa come il grado di indipendenza manifestato nello
svolgimento dei compiti. Se è bassa può provocare comportamenti di
negligenza, di incuria, di piccolo sabotaggio.
5. Orientamento al compito come importanza attribuita al raggiungimento
degli obiettivi e all’efficienza del contesto.
6. Pressione lavorativa definita come maggiore e minore incidenza delle
emergenze e dei cambiamenti organizzativi.
DATE UN VOTO DA 1 A 10
15. 7. Chiarezza dei compiti e dei ruoli intesa come suddivisione delle attività
valorizzando le reciproche competenze.
8. Fluidità e disponibilità delle informazioni ovvero avere la percezione di
ricevere le informazioni giuste.
9. Equità, il modo in cui i collaboratori vivono il conferimento di incarichi,
l’assegnazione di livelli e le mansioni affidate.
DATE UN VOTO DA 1 A 10
16. Dove avete dato i voti più alti?
1. Coinvolgimento e partecipazione
2. Coesione
3. Sostegno
4. Autonomia
5. Orientamento al compito
6. Pressione lavorativa
7. Chiarezza dei compiti e dei ruoli
8. Fluidità e disponibilità delle informazioni
9. Equità
17. I VALORI DETERMINANO I COMPORTAMENTI
CHE DEFINISCONO LE AZIONI
…valori dell’ente, del servizio, dei progetti che gestisco, valori insiti
nell’operatività del proprio lavoro a tutti i livelli.
Bisogna fare “un ripasso” .. alcuni momenti sono più importanti…l’arrivo di
un nuovo collaboratore, nei momenti di difficoltà, durante la riunione, in altre
occasioni...e poi sono da diffondere, diramare, condividere, promuovere….
VALORI
18. CHE VALORI STO PRODUCENDO PER IL MIO CLIENTE INTERNO,
OVVERO COLLEGA, COORDINATRICE/TORE, FUNZIONARIO,
DIRIGENTE PUBBLICO O PRIVATO, ALTRI?
valore del dialogo
20. Gli strumenti di comunicazione interna
Comunicazioni scritte concordando il canale: mail, whatsapp, registro
elettronico (?), «diario di bordo» (?), altro
Riunioni, collettivi, incontri d’equipe
No a informazioni trasmesse in corridoio, solo ad una persona a meno che
non sia la referente della comunicazione di quella struttura.
La comunicazione interna ha bisogno di tempo e quindi va programmata,
organizzata e pianificata!
21. E voi, come siete organizzati per quanto riguarda le
comunicazioni scritte e le riunioni?
C’è qualcosa che funziona meglio e qualcosa peggio
nella vostra esperienza?
22. all'amministrazione piani alti mai risposte veloci e chiare dai colleghi
immediati
a livello di nido funziona ma al livello superiore non molto
la comunicazione interna al nido è piuttosto fluida e organizzata mentre
quella esterna con l'ufficio è spesso poco chiara e fuori tempo massimo
24. I «GANCI» PSICOLOGICI (e gli «HOOK»)
Una raccomandazione dalle Neuroscienze…
La nostra mente è attratta da elementi inusuali e inaspettati e quindi tutte le nostre
comunicazioni devono contenere dei «ganci» (fattori di novità e di interesse).
La nostra mente tende abbastanza facilmente a «saturarsi». È come un contenitore che
si riempie e, una volta pieno, si distrae! ….ancora più fondamentale inserire altri «ganci»…e
così via…
Questo elemento di novità e interesse può essere una immagine, una frase, un titolo… un
elemento capace di generare stupore o di promettere o di soddisfare un bisogno…
Se scrivo… Come far addormentare il bambino…
3 modi per far addormentare il bambino
25. La nostra mente si attiva ….
L’effetto von Restorff, o “effetto di isolamento” (1933), è una caratteristica
del nostro cervello: ricordiamo più facilmente elementi diversi dal solito.
L’effetto von Restorff è il nostro evidenziatore naturale!
Con stimoli simili, la nostra mente si annoia e perde concentrazione, anche
perché si sente tranquilla. Quando il nostro cervello si mette in allerta?
Quando succede qualcosa di diverso….
Passeggiando in un bosco di conifere quasi tutte uguali, l’apparire di un ciliegio
sarà l’elemento che verrà ricordato e raccontato.
26.
27. E’ una scena del film «Schindler’s List», 1993, capolavoro di Steven Spielberg, vincitore di sette
premi Oscar, basato sulla storia vera di Oskar Schindler, l’imprenditore tedesco che salvò oltre mille
ebrei dai campi di sterminio. Nel film comparivano grandi attori, come Liam Neeson, Ben Kingsley e
Ralph Fiennes. Una delle scene simbolo del film è quella con la bambina col cappotto rosso («red
coat girl») che vagava da sola per strada, tra caos, prigionieri e militari armati. Questa è l’immagine
che tutti ricordano, rossa in mezzo a tanto grigio, piccola e risoluta in mezzo ai «grandi», agli adulti.
28. In questo elenco, quale sarà l’elemento che capterà meglio
il nostro cervello?
pane
yogurt
succo di frutta
BURRO
mele
formaggio
pasta
32. Il senatore Bernie Sanders
all’insediamento di Joe Biden,
Presidente Usa
Quando gli hanno chiesto come mai
avesse indossato quelle muffole,
ha risposto «avevo freddo».
1,8 milioni di dollari in beneficenza
Parka, mascherina e muffole.
Così Bernie Sanders è stato immortalato
all'Inauguration Day del 20 gennaio.
Ed è stato un clamoroso successo planetario,
tra meme, articoli, video e anche un murale.
L'anziano senatore del Vermont ha usato la
sua popolarità per una buona causa.
34. CONTESTO
Comportamento
Comunicazione Creatività
IL PROCESSO DI COMUNICAZIONE
Emittente e destinatario
Un linguaggio e un canale
Verbale, non verbale, paraverbale
Influenzamento continuo
Rumori ed interferenze
Regole scritte e non scritte
35. 1. CENTRALITA’ DELLA COMUNICAZIONE
(“Anche Dio ha bisogno di campane”)
2. LA «COMUNICAZIONE CONTINUA»
(“La goccia che scava la roccia”)
3. NON POSSIAMO NON COMUNICARE!
(ovvero, comunichiamo anche quando non comunichiamo…)
«Carrellata di complessità»
36. I TESTI SCRITTI
Devono soddisfare tre livelli di leggibilità rispetto al tempo (sempre scarso), che
ognuno di noi ha:
30 secondi…a colpo d’occhio devo capire di cosa parla
1-2 minuti…. riesco a cogliere le informazioni che mi interessano, solo quelle…
10 – 15 minuti …la lettura quasi completa…..
NO AI MURI DI TESTO!
37. Alcuni suggerimenti di Umberto Eco (La bustina di Minerva)
Sii conciso, cerca di condensare i tuoi pensieri nel minor numero di parole possibile,
evitando frasi lunghe — o spezzate da incisi che inevitabilmente confondono il lettore poco
attento — affinché il tuo discorso non contribuisca a quell’inquinamento
dell’informazione che è certamente (specie quando inutilmente farcito di precisazioni
inutili, o almeno non indispensabili) una delle tragedie di questo nostro tempo dominato dal
potere dei media.
All’inizio del discorso usa la captatio benevolentiae, per ingraziarti il lettore!
Inutile dirti quanto sono stucchevoli le preterizioni (*).
(*) Figura retorica che consiste nell’affermare di voler tacere qualcosa di cui tuttavia si parla o comunque si fa cenno. L’effetto ricercato è,
in realtà, di mettere in evidenza ciò che apparentemente viene tralasciato. Ad esempio: «meglio non parlare di…», «per non dire…»
(Treccani).
38. Alcuni suggerimenti di Umberto Eco (La bustina di Minerva)
Non confondere la causa con l’effetto: saresti in errore e dunque avresti sbagliato.
Non costruire frasi in cui la conclusione non segua logicamente dalle premesse: se
tutti facessero così, allora le premesse conseguirebbero dalle conclusioni.
Non devi essere prolisso, ma neppure devi dire meno di quello che devi.
39. Due tecniche molto semplici ma molto utili
Le 5W (+1)
Le mappe mentali
50. Brevi considerazioni sugli incontri… in presenza o online
Ora di inizio e ora di fine … vanno rispettate!
Odg: elenco degli argomenti da affrontare ma condividendo le priorità
Verbale di sintesi
Prima della fine della riunione, impostazione dell’odg della riunione
successiva
Codice etico: parla uno per volta, tutti ascoltano, interventi non più lunghi di 3
minuti, rispetto dell’orario di inizio e di fine
51. Una proposta per coinvolgere sia il gruppo di lavoro che le famiglie
in un argomento specifico, magari un po’ difficile…
Proviamo a proporre un tema, ad esempio:
Festa di fine anno fuori dalla struttura nella piazza del quartiere o del
paese!
52. 52
Basandosi sul metodo dell’analisi «SWOT» con l’obiettivo di per rendere
attiva e costruttiva la partecipazione
Argomento: Festa di fine anno fuori dalla struttura nella piazza del quartiere o
del paese!
Vantaggi Pericoli
Punti di debolezza
Punti di forza
53. Per coinvolgere subito i partecipanti (colleghe, famiglie, altri):
1. Proiettare una slide o scrivere su una lavagna l’argomento da trattare (ad
esempio: dal morso al nuovo regolamento, al calendario estivo, altro)
2. Preparare alla lavagne (o alle lavagne/fogli condivisi) con le 4 aree della
SWOT (punti di forza, punti di debolezza, vantaggi, pericoli)
3. Consegnare a tutti i partecipanti, dei post-it e una penna
4. Ognuno dovrà ragionare sul tema, preparando per ciò che pensa e
posizionando il post-it (o i post-it) nel riquadro opportuno.
Appena tutti (o quasi) hanno messo le loro indicazioni, si comincia la riunione
A colpo d’occhio si ha già la percezione del pensiero dell’aula!
54. 54
Vantaggi Pericoli
Punti di debolezza
Punti di forza
Così apparirà la lavagna … a colpo d’occhio si percepisce già il
pensiero del gruppo e tutti hanno potuto esprimere la propria opinione.
55. Chi gestisce la riunione (coadiuvata da un assistente) incomincerà a leggere ad alta
voce i post-it, incominciando dal riquadro con il maggior numero di contenuti.
Finita la lettura si chiede se manca qualcosa o se qualcuno vuole aggiungere altro.
Così per tutti e 4 i riquadri. Tutti hanno avuto modo di partecipare anche senza
prendere la parola che ad alcuni può risultare fastidioso e impegnativo.
Il post-it è anonimo quindi possono esprimere meglio le loro sensazioni e/o richieste.
Si condivide la scelta e il percorso successivo a partire dai contenuti espressi.
58. LINGUAGGIO
ANALOGICO…Comportamento adeguato, capire i segnali
VERBALE…le parole che uso, che amo
SCRITTO …. In sintonia con i destinatari della mia
comunicazione…tante differenti comunicazioni
IMMAGINI e COLORI ….disegni, scarabocchi, foto, video
COERENZA TRA TESTO, IMMAGINI E COLORI E I VALORI CHE
VOGLIO TRASMETTERE
59. CLIENTE
ESTERNO
Mamme, papà, nonne e nonni, babysitter…. Gli adulti coinvolti nella
crescita delle bambine e dei bambini
Ascoltarli, conoscerli per captare anche i bisogni non espressi per
offrire servizi sempre più utili e scelti
Gli strumenti: colloqui individuali, riunioni, customer satisfaction, urna o
scrigno dei desideri…. Per citare solo quelli a due vie….
60. Tanti gli strumenti…verificare quelli più utili, apprezzati e praticabili
Fare dei monitoraggi di gradimento e soprattutto di comprensione
(verificate se il risultato che vi eravate prefissato è stato raggiunto!)
QUALI STRUMENTI UTILIZZATE DI COMUNICAZIONE ESTERNA?
61. QUALI STRUMENTI UTILIZZATE DI COMUNICAZIONE ESTERNA? O ANCHE IL VOSTRO ENTE O COOPERATIVA
ETC
Gli strumenti sono modificati… documentazione
Documentazione con foto, pannelli, adesso adeguandosi al covid Classroom
Mail classroom piattaforme digitali
Youtube …tubo parlante…nidi e scuole usarlo come piattaforma
Whatsapp
bacheca, chat, book creator, mail...
foto, pannelli, diari, mail
62. TERRITORIO
ESSERE ATTENTE AI CAMBIAMENTI, ALLE PROPOSTE CHE
EMERGONO, AI DESIDERI, ALLE MODE, ALLE INNOVAZIONI…
IL TERRITORIO CI PARLA E OFFRE INDICAZIONI PER ATTUARE
PROGETTI CONDIVISIBILI E DI IMPATTO
Es. quali mostre ed eventi culturali verranno organizzate nei prossimi
mesi/anni, quali problemi (ambientali, di viabilità etc) verranno
affrontati… o altro che trovate interessante e coinvolgente
63. RETE DI
RELAZIONE
TERRITORIALE
Una mentalità rivolta al territorio da parte di tutto il personale…
La rete già attiva deve integrare altre relazioni per avere dei pubblici
diversi e più visibilità
64. POSIZIONAMENTO
Capire dove si è nella compagine dell’offerta servizi 0-3 e 3-6 anni….
Quanto «si vale» ….
Quali caratteristiche vengono espresse e sono ben percepite per
essere attrattivi rispetto ad altre realtà presenti sul territorio
67. Quali strumenti per comunicare i servizi?
Mail, WhatsApp, Newsletter, Comunicati stampa, Sito, blog, social
….FB, Instagram, Tiktok
Cartaceo o digitale
Voi quali usate?
68. MARCHIO E
IMMAGINE
COORDINATA PUBBLICHE
RELAZIONI,
DIGITAL PR
INSEGNE,
SEGNALETICA
EVENTI, FIERE,
CONVEGNI
APP, E-BOOK,
CATALOGHI
DIGITALI
HOUSEORGAN,
NEWSLETTER
SITO WEB, BLOG,
MAIL
PACKAGING,
GADGETTISTICA
PROFILI,
ACCOUNT,
PAGINE SOCIAL
ABITO DA
LAVORO
MANIFESTI,
DEPLIANT,
BROCHURE
COMUNICATI
STAMPA
AZIONI E STRUMENTI
DELLA
COMUNICAZIONE
DI
UN’ORGANIZZAZIONE
70. Esempio di uno strumento che forse già usate…
La newsletter…che può essere mandata via mail o fotocopiata ..
Nelle due slide che seguono un esempio di una newsletter mensile: un foglio A4
diviso in due parti, con due o tre foto e piccoli testi.
All’inizio la frase valoriale … qualche personaggio famoso, la frase dei
bambini o di un genitore, o di una insegnante o di un esecutore etc
71. Piano redazionale per la newsletter
La newsletter…è forse lo strumento più semplice ed efficace.
Potrebbe essere mensile e raccontare le principali attività svolte, ma soprattutto i loro
significati e valori…esempio: il mese dell’autonomia, della collaborazione, della
reciprocità etc
I testi devono essere brevi e le foto significative: una per ogni «notizia»
La newsletter può essere un foglio A4 avanti e retro, con le attività del mese.
Dalle 4 alle 6-7 iniziative con una foto, descrizione con valori, finalità, obiettivi rispetto
al bambino.
Ci sono strumenti digitali, «user friendly» e gratuiti!
76. E’ uno strumento di sintesi e ha bisogno di un piano redazionale
che definisca a priori cosa si vuole mettere in evidenza in quel mese.
Il testo deve essere chiaro e interessante. In una recente intervista a Repubblica
Piero Angela che così ha dichiarato: “Nel mio lavoro ho inventato cose per
interessare e divertire il pubblico. Una formula non c’è, ma ho sempre seguito un
criterio: mettersi dalla parte degli scienziati per i contenuti e dalla parte del pubblico
per il linguaggio”.
Anche le immagini vanno decise prima e soprattutto le foto: questa riflessione
orienterà l’insegnante e le permetterà di fare quella «giusta».
A fine anno, se mensile, si raggruppano e si ottiene una documentazione
interessante ..
77. Il sito
Non deve essere lasciato ad altri Uffici… deve avere una presenza del
coordinatore/trice…o di un referente interno..
Voi sapete quali sono i valori dei servizi 0-6 anni e dovete metterVi a fianco
al collega che deve realizzarlo o implementarlo
Spesso i siti sono solo informativi….devono anche comunicare valori,
intenzionalità, mission.
78. Il sito
Il sito ha una parte fissa (indirizzi, orari, etc) e parti mobili, come gli eventi
e i progetti che vanno sempre aggiornati! Bisogna avere una
comunicazione interna con l’Ufficio preposto molto stretta…devono
vivervi come partner utili e interessanti.
I testi non dovrebbero essere troppo lunghi e le immagini
significative.
79. Il blog
Tra i vari strumenti è il più impegnativo anche se molto interessante: un testo
lungo, possibilmente mensile, da inserire nel sito e che può diventare un
momento di confronto più pacato con le famiglie e tra le colleghe.
La cadenza mensile va mantenuta
Piano redazionale con argomenti, esperti a supporto, immagini
Si inizia la prima pubblicazione quando si hanno almeno altri tre pezzi già
impostati….il tempo sfugge veloce …. E gli imprevisti sono sempre in allerta!
Ogni testo va fatto leggere prima anche a persona che non lavora nello 0-6.
Bisogna verificarne la comprensibilità.
80. LO SCORSO ANNO SCOLASTICO ABBIAMO PUBBLICATO UN ARTICOLO
SULLA SPERIMENTAZIONE SE LEARNING CHE LA MIA SEZIONE, SCUOLA
INFANZIA PILATI, STA SVOLGENDO
E' STATO PUBBLICATO ANCHE SU RIVISTE AMERICANE
81. Il blog..ma anche articoli per una rivista?
Il testo di un Blog è lungo…almeno 2000 battute, è preceduto da una immagine
e altre possono essere inserite se utili.
E’ un testo che deve essere chiaro, leggibile, comprensibile.
E’ un bell’esercizio di scrittura ma soprattutto di confronto e condivisione
dentro il gruppo di lavoro: la scelta degli argomenti e l’individuazione del
mese più adatto, la scaletta del testo, la stesura, la rilettura etc etc.
Fare comunicazione significa anche divertirsi, mettersi alla prova.
82. I social network
I social network, come tutti gli strumenti di comunicazione utilizzati (depliant,
comunicato, tabellone, newsletter, etc) hanno bisogno di un piano strategico,
ovvero “Non fare tanto per fare”, ma un fare ideato, programmato, pianificato e
condiviso.
I social sono conversazioni e dialogano con le relazioni già esistenti…..
I social network arrivano a pubblici ampi, amplificano il messaggio perché
è come se lo gridassimo dalla finestra al pubblico che passa!
Il networking online può essere paragonato ad un palcoscenico: si entra a
caso o si ha un piano con obiettivi e risultati da raggiungere???
83. Mai dimenticare che
- il servizio è movimento e la foto è statica, coglie un attimo. La galleria di
immagini aiuta così come i video, ma devono essere brevi (la sintesi, sia
nella scrittura che nella realizzazione di un video, è la cosa più difficile,
richiede tempo e programmazione, confronto tra colleghi/e).
- l’immagine del servizio educativo e/o della cooperativa deve essere
una sola (sul web è chiamata web reputation), quindi coerenza nei valori,
nei colori, nel linguaggio dal depliant, al sito, a FB, al cartellone etc.
Qualsiasi strumento deve avere la regia del coordinatore/trice o di un
referente pedagogico!
84. Dal Sito con le news e il blog, a FB, a WhatsApp, Telegram, Instagram,
Pinterest….e anche newsletter o giornalino: ogni strumento e ogni
canale deve far rimbalzare da una all’altro la notizia…uno sviluppo di
comunicazione circolare… non lineare…
Ognuno rafforza l’altro!
E’ utile anche proporre informazioni di altri soggetti partners della rete
che avete e che implementate …associazioni, scuole, asili, altri.
Se suggerite altre proposte mettendo un link, accertatevi che siano quelli
«giusti e vivi» ….nel web si trovano molte situazioni «abbandonate»
85. E’ possibile programmare e raccontare in base
- alla progettazione pedagogica
- alle attività “stagionali”
- alla quotidianità del nido o della scuola infanzia
- all’alimentazione stagionale
- all’evento che si vuole mettere in risalto
- possono essere riportate le frasi dei bambini
- gli scarabocchi e i disegni dei bambini
- le domande dei genitori e dei nonni
Sono solo alcuni esempi…..e non inseguite l’attualità .. E soprattutto
state all’interno del vostro ruolo!
88. Informarsi, condividere e partecipare
I canali social rientrano appieno nei criteri di trasparenza della Pubblica
Amministrazione
E’ necessario un cambio di cultura (si tratta di un «mezzo di conversazione»,
non di comunicazione diretta e unilaterale come, per esempio, il sito web).
Si tratta di cambiare la prospettiva: da una comunicazione verso l’utente a
una comunicazione con il cittadino. Ascoltare e interagire sono le parole
chiave
Questa caratteristica aumenta esponenzialmente l’efficacia del contatto con il
cittadino.
I canali social sono un veicolo importantissimo per accorciare la distanza tra
istituzione e cittadino, aumentando il rapporto di fiducia e implementando i
canali di ascolto forniti dalla PA