1. Pakketselectie
“De juiste keuze tot succes”
Datum: Juni 2012
Auteur: L.G.J. Sloot MSc.

2. Overwegingen voor pakketselectie
• Wat is strategisch voor ons de de juiste oplossing?
• Hoe vinden wij het pakket dat bij ons past?
• Voor hoelang hebben denken we het pakket te willen gebruiken?
• Met welke leverancier(s) gaan wij in zee?
• Willen we gebruik maken van een implementatie-partner?
• Hoe betrekken we de gebruikers erbij? (draagvlak)
• Hoe zorgen wij er voor dat het veranderingstraject intern
succesvol verloopt?
• Wie bewaakt de planning en het budget?
• Wie begeleidt ons deskundig en betrouwbaar en wie houdt het
overzicht?
2

3. Fasering pakketselectie
1. Bestek van eisen en wensen
2. Longlist: Een eerste selectie
3. RFI: Request For Information / marktoriëntatie
4. RFP: Request For Proposal
5. Shortlist: De best scorende leveranciers
6. Request for Quotation: wat gaat het kosten?
7. PoC: Proof of Concept - voldoet het aan de verwachtingen?
8. Offerteaanvraag, onderhandeling en keuze van het pakket
3

4. Fasering pakketselectie (1)
1. Bestek van eisen en wensen
– Functionele eisen en wensen
• Softwarepakket (incl. architectuur)
• Leverancier (ondersteuning tijdens en na implementatie)
• Conversies, interfaces
– Niet-functionele eisen en wensen
• Softwarepakket
• Leverancier
– Opstellen gerichte vragenlijst
– Vaststellen “knock-out” en “nice-to-have”-criteria
– Toekennen wegingsfactoren
2. Longlist: Een eerste selectie
– Potentiële leveranciers en pakketten
– Opstellen lijst van maximaal ca. 10 potentiële leveranciers
en pakketten
4

5. Fasering pakketselectie (2)
3. RFI: Request For Information
– Versturen korte vragenlijst (knock-out criteria)
– Opvragen algemene leveranciersinformatie
• Grootte bedrijf
• Financiële kengetallen
– Penetratiegraad van pakket in de branche
• Welke/hoeveel organisaties gebruiken het?
– Initiële longlist terugbrengen tot circa 5 leveranciers en
pakketten
4. RFP: Request For Proposal
– Versturen uitgebreide vragenlijst
• Situatieschets en toelichting op functionele scope
– Gedetailleerd inzicht verkrijgen in leverancier en pakket
5

6. Fasering pakketselectie (3)
5. Request for Quotation
– Voor hoeveel gebruikers wordt het pakket aangeschaft
– Wat zijn de initiële kosten van het aan te schaffen pakket
– Wat zijn de jaarlijks terugkomende kosten (renewal fee’s)
– Wat zijn de evt. bijkomende kosten (consultancy)
– Welke kortingpercentages zijn van toepassing
6. Shortlist: De best scorende leveranciers
– Checken antwoorden RFP op inhoud, volledigheid en
gevolgde procedure
– Vaststellen van de ‘fit’ tussen leverancier en pakket en uw
organisatie
– Opstellen shortlist van maximaal 3 leveranciers en pakketten
6

7. Fasering pakketselectie (4)
7. Proof of Concept:
Laat de leveranciers hun deskundigheid aantonen:
– Opstellen “Case Eigen Bedrijf”
– Organiseren demonstraties op basis van de opgestelde
casus
– Opvragen informatie bij referenties en afleggen
referentiebezoeken
8. Offerteaanvraag en keuze van het pakket
– Keuze voor 2 à 3 eindkandidaten
– Versturen gedetailleerde offerteaanvraag
– Opstarten onderhandelingen
– Vaststellen principekeuze leverancier en pakket
7

8. Kosten
1. Software investeringen
• Eenmalige aanschaf
• Maintenance fees
• Verrekeningsmodel (aantal gebruikers, servers of CPU-
capaciteit)
• Inrichting OTAP(P) en licentie-aanschaf
2. Benodigde infrastructuur (hardware/bandbreedte)
3. Modulaire opbouw pakket (wat hebben we precies nodig?)
4. Mogelijkheden t.a.v. buy/lease
5. Opleidingen gebruik en beheer
6. Ondersteuning na aanschaf
• Locatie / contract / upgrades en (toekomstig) licentie-beleid
7. Opstellen concept-contract
8

9. Overig onderwerpen:
1. Referentiebezoek
2. Architectuurprincipes
3. Opdrachtgeverschap
4. Budgethouder (wie beheert het geld en is beslissingsbevoegd)
5. Inkoopafdeling (central purchase)
6. Juridische zaken (Escrow overeenkomst)
7. Grenzen van het pakket (uitbreidbaarheid # licenties en volume c.q.
intensiteit)
8. Aansluiting standaard interfaces
9. Life-cycle ontwikkel-omgeving
10. Organisatorische aanpassingen
• Gebruik en beheer
www.BUSINESSsoftware.nl
9

10. Selectiecriteria pakketselectie
Leverancier
- Betrouwbaarheid
- Pakketervaring
- Contract en onderhoud
Gebruik
- Gebruiksgemak
- Opleiding en begeleiding
- Documentatie
Financiëel
- Initiële kosten
- Exploitatiekosten
- Baten
Systeem
- Hardware
- Technologie
- Systemhandelingen
10