Welke typen recruitmentsystemen en tools zijn er op de markt?
Hoe je zorg je voor een resultaatgerichte aanpak?
Met welke aandachtspunten en valkuilen moet je rekening houden bij een selectie- en implementatietraject?
Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem
1. Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem
1
Tom van der Valk
Consultant/projectmanager e-HRM
TvanderValk@Blyxum.nl
@TvanderValk
2. Selecteer en implementeer succesvol een recruitmentsysteem
Waarom aandacht besteden aan selectie- & implementatieproces?
Markt is complex
2
30+ leveranciers actief op de Nederlandse markt
Verschillen in:
• Platform (webbased, Windows, In-house, Hosted)
• Verdienmodel (gratis, freemium, abonnement, licentie)
• Functionaliteit
Videorecruitment
Social media
CRM
Multiposting
CV-parsing
Workflow
Multiposting
Referral
MobileTalentpools
e-assessment
Analytics
Onboarding
3. Waarom aandacht besteden aan selectie- & implementatieproces?
Effecten verkeerde keuze of slechte implementatie
3
• Meer geld besteed dan noodzakelijk
• Meer tijd besteed dan noodzakelijk
• Slechte ondersteuning van de werkprocessen
• Momentum verloren
4. Waarom aandacht besteden aan selectie- & implementatieproces?
Beste systeem bestaat niet
4
Match tussen systeem en organisatie belangrijk:
• Aansluiting op werkprocessen
• Benodigde functionaliteit
• Omvang organisatie en wervingsbehoefte
• Budget
6. Businesscase
Wat is een businesscase?
6
• Beschrijft het doel en de noodzaak van het project
• Op compacte wijze vastgelegd
• Niet statisch
Een “elk wat wils” businesscase is
funest voor een project
7. Businesscase
Waarom een businesscase?
7
• Maakt het doel duidelijk
• Besluitvorming verloopt efficiënter
• Minder op details sturen
• Voorkomt scopeuitbreiding
Elke investering moet bijdragen aan
de realisatie van de businesscase
8. Businesscase
Het fundament
8
Breng in kaart:
• Opdrachtgever
• Belanghebbenden
• Strategisch landschap
• Noodzaak of reden
• Beperkingen en randvoorwaarden
10. Businesscase
Gevolgen van opties
10
Geef de gevolgen van de opties weer:
• Financieel
• Niet financieel
• Positief en negatief
• Benoem aannames
Aannames zijn projectrisico’s
12. Businesscase
Kosten van opties
12
Vermeld bij benadering de kosten van de opties:
• Directe kosten
• Overheadkosten
• Omzetderving
• Kosten tijdelijke voorzieningen
Geef aan in hoeverre er
commitment is van leveranciers
14. Businesscase
Besluit
14
Formuleer een voorstel en ondersteuning
• Passend bij ambitie en risicobereidheid van de organisatie
• Op basis van ratio en draagvlak
• Vermeld overwegingen
Ondersteun de besluitvorming
15. Businesscase
Gebruik
15
Gebruik de businesscase in gesprek met:
• Opdrachtgever/stuurgroep
• Projectmanager en projectmedewerkers
• Gebruikers en andere belanghebbenden
Onderhoud de businesscase
16. Samenstelling projectteam
16
Benodigde disciplines afhankelijk van businesscase.
Denk aan:
• Recruitment
• HR
• Management
• Inkoop
• IT
• Communicatie
• Projectmanagement Niet iedereen hoeft bij demo’s
aanwezig te zijn, geef evt. zorgen aan
Zorg voor commitment van
projectmedewerkers
17. Analyse werkprocessen
17
• Hoe zijn de werkprocessen georganiseerd?
• Optimaliseren voor automatiseren
• Leg de gewenste werkprocessen vast
Betrokkenheid en commitment van
belanghebbenden is vereist
18. Samenstellen eisen en wensen
18
• Vanuit de businesscase – bijdrage aan doel
• Vanuit de businesscase – randvoorwaardelijk
• Uit analyse werkprocessen
20. Gestructureerd informatie opvragen
20
• Complete informatie
• Vergelijkbare informatie
• Beschikbaarheid functionaliteit
• Referenties
• Kennis en kunde leverancier
• Met select aantal: demonstraties
• Evaluatie en selectierapport
Request for information (RFI)
Volg bij demo’s jouw agenda en proces
Licht het selectieproces toe
21. Offertes aanvragen
21
• Shortlist samenstellen van 3 tot 5 kandidaten
• Formulering offerteaanvraag
• Welke ruimte resteert de leverancier om de oplossing vorm te geven?
• Let op onderlinge vergelijkbaarheid
• Evt. proof of concept/testomgeving
• Garanties werking op jouw IT-omgeving
• Support, training en services
Request for quotation/proposal (RFQ/RFP)
23. Implementatie
23
• Laat de implementatie niet volledig aan de leverancier over
• Zorg voor een goede projectcommunicatie (refereer aan businesscase)
• Stap voor stap (geen “big bang”)
24. Functioneel ontwerp
24
• Geeft weer hoe het systeem de gewenste werkprocessen faciliteert
• Samenwerking tussen leverancier en opdrachtgever
• Vermijd maatwerk tenzij absoluut noodzakelijk
• Migratie van gegevens
• Leverancier toets de technische haalbaarheid
• Opdrachtgever toetst de functionale uitwerking bij gebruikers
Maatwerk? Leg vast wat dit betekent
voor toekomstige upgrades
25. Realisatie
25
• Samenwerking tussen leverancier en IT
• Installatie
• Configuratie
• Eventueel bouw maatwerk
• Koppelingen
• Conversiesoftware
26. Testen
26
• Alle gebruikersrollen
• Alle functionaliteit
• Integratietest (end-to-end koppelingen)
• Test datamigratie
• Registreer gestructureerd alle bevindingen en follow-up
27. Borging
27
• Training afgestemd op gebruikersrollen
• Beleg Functioneel Beheer (“superuser”/vraagbaak)
• Kwaliteitsbewaking
• Kennis vastleggen en delen
Voorstelrondje
Naam, functie, organisatie
Op voorhand al een vraag die je graag beantwoord ziet?
Tom
Consultant/projectmanager e-HRM (in-, door- en uitstroom)
Voorheen eigenaar softwarebedrijf recruitment
Jurylid Digitaal Werven en recruitment Tech Award
Vragen mogen tussendoor
Slides worden opgestuurd
Contactinfo (twitter, e-mail)
#rte15
Uiteraard meer tijd en geld besteed dan noodzakelijk
Oplossing minder solide of passend bij de organisatie
Momentum verloren: meer weerstand bij een vervolgpoging
Pakketselectie is een project en moet als zodanig worden georganiseerd
Plan voor selectietraject
Plan voor implementatietraject
Starten met het ontwikkelen van een businesscase en vervolgens onderhoudemn
Compact, bij voorkeur samen te vatten in een oneliner "voor elk wat wils" businesscase is funest
Niet statisch. Ontwikkelingen en ontdekkingen kunnen gevolgen hebben voor de businesscase
De kern van een goede businesscase is samen te vatten in een zin, een “businesscase one-liner”. Dat is de basis voor goede projectcommunicatie.
Besluitvorming verloopt efficiënter doordat iedereen precies weet wat de doelstelling van het project is.
Er hoeft minder op details gestuurd te worden omdat betrokkenen gerichter kunnen meedenken over oplossingen. De projectmanager en andere projectmedewerkers kunnen anticiperen op beslissingen vanuit de stuurgroep.
Elke investering moet bijdragen aan de realisatie van de businesscase. Daarmee geef je geen ruimte aan uitbreidingen en aanvullende diensten zonder rendement. Voorkomt scopeuitbreiding
Leg het fundament
Breng belanghebbenden in kaart
Wie moeten actief betrokken worden?
Wie moet geconsulteerd worden?
Wie moet overtuigd worden?
Wie moet geïnformeerd worden?
Breng het strategisch landschap in kaart
Raakvlak met bestaande strategieën/beleid?
Benoem noodzaak of reden
Effect van niet of later doen?
Onderbouw zoveel mogelijk met feiten en benchmarks, quotes van belanghebbenden
Beperkingen & randvoorwaarden
Deadlines, wettelijk of arbitrair?
Contractuele verplichtingen
Randvoorwaarde voor andere veranderingen
Wat moet overeind blijven?
Het wil niet zeggen dat er niets gebeurt als je niets doet. Externe ontwikkelingen kun positieve of negatieve effecten hebben op de nuloptie.
Opties uitwerken t.o.v. de nuloptie.
Beschrijf wanneer het project is beëindigd. Niet in termen van geïnstalleerde modules, maar behaalde voordelen
Onderhoud bij:
Ontwikkelingen/wijziging van omstandigheden
Faseovergangen
Wijzigingsvoorstellen
Belangrijk om aannames te voorkomen
Belangrijk om draagvlak te creeeren
Automatisering vereist consensus over werkprocessen
In vroeg stadium tackelen om vertraging en eventuele meerkosten later in het proces te voorkomen
Objectiveer
Pas op voor psychologische vertekeningen zoals Haloeffect, Horn effect, Pek end rule
Veiligheid gegevens
Bij SAAS volledig afhankelijk van de maatregelen die leverancier neemt. Bij een inhouse oplossing heeft de klantorganisatie meer verantwoordelijkheid
Beveiliging
Systeem benaderbaar door kwaadwillenden. Vraag leverancier welke maatregelen zij nemen
Geen panklaar antwoord? Indicatie dat er niet structureel aan beveiliging wordt gewerkt
Regelmatige audit door derde partij? In ieder geval serieuze aandacht voor beveiliging
Beschikbaarheid
Downtime
Verloren productiviteit
Imagoschade als gevolgen voor de buitenwereld zichtbaar zijn.
Uptime garantie (let op mitsen en maren zoals "gepland onderhoud")
Als klant wil je dat de leverancier garandeert dat de software probleemloos werkt op jouw infrastructuur, conform jouw opgave. Daarmee voorkom je dat je bij storingen probleemeigenaar wordt.
Consequenties bij niet naleven SLA voor leverancier
Backup
Nodig om verschillende redenen:
Softwarefouten
Hardwarecrashes
Hacking
Gebruikersfouten
Met welke regelmaat worden backups gemaakt (bepaalt omvang bij calamiteiten)
Hoelang bewaard?
Kun je een gedeelte uit een oudere backup terugzetten? Als dat niet mogelijk is, moet je dataverlies misschien alsnog slikken.
Continuiteit
Hoe krijg je beschikking over je data bij overstap of faillissement? Belangrijkste informatie en regulier dataformaat?
Leg afspraken contractueel vast. Bij faillissement hebben contractuele afspraken vrijwel geen betekenis. De curator is gerechtigd wanprestie te plegen bij verdelen van de boelen.
Laat de implementatie niet volledig aan de leverancier over, maar maak gebruik van een eigen projectmanager aan (intern of extern)
Post "projectmanagement" van leverancier voor een aanzienlijk deel bedoeld voor de interne processen van de leverancier
Project overstijgt de implementatie van een recruitmentsysteem. Het gaat om het behalen van de doelen die in de businesscase genoemd zijn.
De businesscase moet leidend zijn en de businesscase van de leverancier (uitbreiding scope!) is niet hetzelfde als die van de opdrachtgever.