Tiga tahapan utama dalam persiapan pelaksanaan kegiatan di desa adalah perencanaan, sosialisasi, dan persiapan dokumentasi. Perencanaan meliputi penetapan pelaksana, penyusunan rencana kerja, dan anggaran. Sosialisasi dilakukan untuk menginformasikan rencana kegiatan kepada masyarakat. Persiapan dokumentasi mencakup dokumen administrasi, keuangan, dan laporan yang diperlukan.
2. ALUR TAHAPAN KEGIATAN DI DESA
1
•PERSIPAN KEGIATAN
2
•PENGADAAN BARANG DAN JASA
3
•PELAKSANAAN KEGIATAN
4
•PENGELOLAAN KEUANGAN DESA
5
•SERAH TERIMA DAN PELESTARIAN
3. Penyusunan
rencana
kerja
ALUR TAHAPAN PERSIAPAN PELAKSANAAN
Penetapan
pelaksana
kegiatan
PERSIAPAN
Sosialisasi
kegiatan
Pembekalan
Pelaksana
Kegiatan
Penyiapan
Dokumen
Administrasi
Pengadaan
tenaga Kerja
Pengadaan
Bahan/Material
4. PENETAPAN PELAKSANA
KEGIATAN
TPK yang di tunjuk terdiri dari unsur :
• Ketua dari unsur perangkat desa
• Sekretaris dari unsur LPM
• Anggota dari unsur Masyarakat
• Salah satu unsur pengurus adalah
perempuan
5. STRUKTUR PELAKSANA KEGIATAN DI
DESA
•
PKPKD
Kepala Desa
PTPKD
Koordinator:Sekretaris Desa
Bendahara: Bendahara Desa
Anggota: Kaur Desa
KETUA TPK
Bidang Pel. Pembangunan
KETUA TPK
Bidang Pemberdayaan
SEKRETRIS TPK SEKRETARIS TPK
ANGGOTA TPK ANGGOTA TPK
KELOMPOK KERJA
MANDOR-KEPALA TUKANG-TUKANG-PEKERJA
6. KEPALA SEKSI
• Meyusun RAB
• Mengajukan SPP
• Memfasilitasi pengadaan
Barang dan Jasa
• Mengerjakan Buku Kas
Pembantu Kegiatsn
SEKRETARIS DESA
Memverifikasi RAB
Memverifikasi persyaratan
pengajuan SPP
KEPALA DESA
Mengesahkan RAB
Menyetujui SPP
BENDAHARA
• Melakukan
pembayaran/pengeluaran
uang dari kas Desa
• Mencatat transaksi dan
menyusun Buku Kas Umum
• Mendokumentasikan bukti
bukti pengeluaran
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKU
7. Tugas dan Tanggung Jawab TPK
a. Mengelola dan melaksanakan kegiatan yang di danai dari APBDes secara
terbuka dan melibatkan masyarakat :
• Pembuatan rencana kerja detail
• Menyiapkan dokumen administrasi sesuai ketentuan
• Menyusun rencana dan pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa
• Mongkoordinasikan tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan yang di
kumpulkan masyarakat
• Memastikan bahwa tenaga kerja dari RTM yang di utamakan
• Pemeriksaan hasil kerja dan penerimaan bahan kemudian mengajukan
sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan dari kader teknik Desa dan
Kepala Desa
• Mengajukan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan lampirannya
• Pengawasan dan pengendalian kualitas pekerjaan.
8. Tugas dan Tanggung Jawab TPK
LANJUTAN
b. Membuat dan menandatangani surat penawaran dan menandatangi
Berita Acara Negosiasi, Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan antara
TPK dan Penyedia Barang dan jasa, Berita Acara Serah Terima hasil
pekerjaan antara TPK dan Kepala Desa
c. Melakukan pemeriksaan kualitas barang / jasa yang di terima TPK dari
penyedia barang/jasa dan masyarakat
d. Menandatangi bukti penerimaan barang/jasa yang di adakan oleh pihak
ke-tiga dan masyarakat.
e. Melakukan musyawarah perubahan kegiatan / revisi jika terjadi
perubahan.
f. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana dan kemajuan
pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana
g. Melaporkan pertanggunjawaban seluruh penggunaan dana dan hasil
akhir kegiatan melalui musyawarah desa yang di selenggarakan oleh
BPD.
h. Menandatangi Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
9. PENYUSUNAN RENCANA KERJA
1. Rencana Kerja Kegiatan Desa
Penyusunannya mencakup seluruh jenis kegiatan di 4 bidang
yang di biayai dalam APBDes tahun berjalan. Isi dari rencana
kerja yakni nama kegiatan, volume, sasaran pemanfaat, biaya,
target waktu pelaksanaan mulai dan akhir, pelaksana kegiatan.
2. Rencana Kerja Detail per kegiatan antara lain :
• Uraian kegiatan;
• Biaya;
• Waktu pelaksanaan;
• Lokasi;
• Kelompok sasaran;
• Tenaga kerja;
• Daftar pelaksana Kegiatan
10. SOAIALISASI KEGIATAN
Kepala desa menginformasikan dokumen RKP Desa, APB
Desa, dan rencana kerja kepada masyarakat melalui
sosialisasi kegiatan.
Sosialisasi dapat dilakukan melalui:
• Musyawarah pelaksanaan kegiatan desa.
• Musyawarah dusun.
• Musyawarah kelompok.
• Sistem informasi desa berbasis website.
• Papan informasi desa.
• Media lain sesuai kondisi desa.
11. PEMBEKALAN PELAKSANA KEGIATAN
Dalam pelaksanaan bimbingan teknis, peserta terdiri
dari:
• Kepala desa.
• Perangkat desa.
• Badan Permusyawaratan desa.
• Pelaksana kegiatan.
• Panitia pengadaan barang dan jasa.
• Kader pemberdayaan masyarakat desa.
• Lembaga pemberdayaan masyarakat.
12. Materi pembekalan, diantaranya:
• Pengelolaan keuangan desa tentang : teknis
administrasi pengelolaan keuangan dan teknis
penysusunan dokumen pelaporan dan
pertanggungjawaban.
• Penyelenggaraan pemerintahan desa, tentang : teknis
administrasi kesekretariatan, pendataan, penetapan
dan penegasan batas desa.
• Pembangunan desa, tentang : pendayagunaan
Teknologi Tepat Guna (TTG) dalam pengelolaan
sumberdaya lokal, mekanisme pengadaan barang dan
jasa, penyusunan laporan pelaksaan kegiatan, serta
pengelolaan informasi desa.
13. PENYIAPANDOKUMENADMINISTRASI
Dokumen administrasi sekurang-kurangnya memuat:
• Dokumen RKP Desa beserta lampiran.
• Dokumen APB Desa.
• Dokumen administrasi keuangan.
• Dokumentasi foto/gambar sebelum kegiatan pembangunan dilakukan.
• Daftar masyarakat penerima manfaat.
• Pernyataan kesanggupan Pelaksana Kegiatan menyelesaikan pekerjaan.
• Penyiapan dokumen peralihan hak melalui hibah dari warga masyarakat kepada
desa atas lahan/tanah yang menjadi aset desa sebagai dampak kegiatan
pembangunan desa.
• Penyiapan dokumen jual beli antara warga masyarakat dan desa atas
lahan/tanah yang terkena dampak kegiatan pembangunan desa.
• Penyiapan dokumen pernyataan kesanggupan dari warga masyarakat untuk tidak
meminta ganti rugi atas bangunan pribadi dan/atau tanaman yang terkena
dampak kegiatan pembangunan desa.
• Penyiapan dokumen pembayaran ganti rugi atas bangunan pribadi dan/atau
tanaman yang terkena dampak kegiatan pembangunan desa.
• Laporan hasil analisis sederhana perihal dampak sosial dan lingkungan.
14. PENGADAAN TENAGA KERJA
Pelaksana Kegiatan mendayagunakan sumber daya manusia yang
ada di desa sekurang-kurangnya dengan melakukan:
• Pendataan kebutuhan tenaga kerja.
• Pendaftaran calon tenaga kerja.
• Pembentukan kelompok kerja.
• Pembagian jadwal kerja.
• Pembayaran upah dan/atau HOK
Catatan:
Besaran upah dan/atau honor sesuai dengan perhitungan besaran
upah dan/atau honor yang tercantum di dalam RKP Desa yang
ditetapkan dalam APB Desa.
15. PENGADAANBAHAN/MATERIALSECARASWAKELOLA
• Pelaksana Kegiatan mendayagunakan
sumber daya alam yang ada di desa,
sekurang-kurangnya melakukan:
• Pendataan kebutuhan material/bahan yang
diperlukan.
• Penentuan material/bahan yang disediakan
dari desa.
• Menentukan cara pengadaan
material/bahan.
16. DILANJUTKAN PADA MATERI
BERIKUTNYA……….
Jika mekanisme swakelola tidak dapat dilakukan ;
maka dapat diselenggarakan pengadaan barang dan/atau jasa.
Pengadaan barang dan/jasa di desa diatur dengan Peraturan
Bupati Ende No.14 Tahun 2015 tentang Pedoman Tata Cara
Pengadaan Barang/Jasa di desa yang berpedoman pada
Peraturan Kepala (Perka) LKPP Nomor 22 Tahun 2015 tentang
Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2013
tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di desa,
bahwa penyelenggaraan barang/jasa di desa dapat
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa yang dianggap mampu.
