Recommended
More Related Content
Similar to supervisor management.pdf
Similar to supervisor management.pdf (20)
More from ArifinMasruri
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
supervisor management.pdf
- 3. Peran dan fungsi SUPERVISOR Secara umum –First Line Manager –Manajer Lini yang menghubungkan tenaga kerja produktif dan level manajerial
- 4. Peran dan fungsi SPERVISOR – First Line Manager Manajer tingkat pertama dimana anak buahnya tidak punya anak buah lagi – Mengelola lintasan kritis Menghubungkan kepentingan manajer diatasnya dengan kepentingan tenaga kerja produktif
- 5. FUNGSI M E N I N G K A T K A N P E L A Y A N A N PELANGGAN YANG BERKUALITAS MENJAMIN TERLAKSANANYA KELANCARAN OPERASI PEKERJAAN DIBAWAH RUANG LINGKUP TANGGUNG JAWABNYA “ PROBLEM SOLVER “ UNTUK UNIT KERJANYA
- 6. TANGGUNG JAWAB MENURUT PENGALAMAN DAN PENDAPAT ANDA, APA SAJAKAH YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB ANDA SEBAGAI SUPERVISOR
- 7. • ORGANISASI PERUSAHAAN • BUDAYAPERUSAHAAN • DASARKEBERADAANPERUSAHAAN • SUMBERDAYABERKUALITAS Lingkup Organisasi
- 8. Organisasi yangmengelolaberbagai sumber dayadidalamnya untukmencapai sasarannya •Sumber dayamaterial •Sumber dayateknologi •Sumber dayakeuangan •Sumber dayamanusia Sasaransecaramendasar adalah: pertumbuhan berkelanjutan dari perusahaan Organisasi Perusahaan
- 9. Budaya perusahaan Secara umum berarti Adanya patokan yang disepakati dan menjadi dasar dalam tingkah laku kerja seluruh karyawan.
- 10. Tujuan dari manajemen Tujuanbekerjadalamperusahaan Meningkatkanprofit / keuntungan Alasanmengapaprofit / keuntunganpenting: Tidakadakeuntunganyangdihasilkanolehperusahaan yangbangkrut Setiapkaryawandapat berkontribusi mencapai keberhasilandenganmelalui profit Adanyamanfaatlain untukkaryawandengan meningkatkanprofit / keuntungan
- 11. Tujuan dari manajemen Karyawanmenentukanmasadepanperusahaan Keberhasilanataupunkegagalanperusahaandalam pergulatanmenujukeberhasilantergantungkualitas karyawannya Semua karyawan harus termotivasi dan energetik
- 12. Dasar keberadaan perusahaan Dasar keberadaan perusahaan memperoleh profit /keuntungan Profit = harga jual – ( Biaya + pemborosan )
- 13. Profit/keuntungan 0 50 100 150 200 (salesvolume) Breakevenpoint Loss sales expense profit Variab el costs 400 350 300 200 150 100 50 Jutarupiah)
- 14. 1 Pemborosan di bidang biaya tenaga kerja 2 Pemborosan di bidang biaya material 3 Pemborosan dibidang biaya lainnya 3 Bidang Jenis Pemborosan
- 15. • Menghindari 1. Pemborosan karena produk yang berlebihan 2. Aktifitas yang tidak terarah (sia-sia) 3. Pemborosan dalam transportasi 4. Stock material berlebihan 5. Pemborosan dalam produksi, langkah dan gerak 6. Pemborosan dalam menggunakan mesin atau alat2 kerja 7. Waktu yang tersia-sia, hanya untuk periksa 8. Pemborosan karena hasil kerja yang rusak Peningkatan pekerjaan tanpa mengeluarkan uang
- 16. Man Machinery & equipment Process flow Stock Quality Pengukuran dari pengurangan cost
- 17. ANALISA MASALAH Dari sisi waktu : •Masalah telah lewat •Masalah yang akan datang Dari sisi Jenis : •Masalah menyangkut orang •Masalah yang bukan orang/benda
- 18. MAINTENANCE PROBLEM Dari sisi waktu : • Masalah telah lewat maintenance problem masalah terjadi karena penyimpangan terhadap standard/norma Penyimpangan perlu diidentifikasi oleh karena itu harus dirumuskan dan ditentukan
- 19. FUTURE PROBLEM Dari sisi waktu : • Masalah belum terjadi future problem masalah terjadi karena adanya harapan yang berbeda dengan kenyataan karena adanya hambatan Harapan perlu dispesifikasi berikut hambatan dan dibandingkan dengan realitasnya
- 20. PERUMUSAN MASALAH MASALAH PERLU DIRUMUSKAN AGAR JELAS DAN SPESIFIK, SEHINGGA SIAP UNTUK DITINDAK-LANJUTI PROSES PERUMUSANNYA DISEBUT OPERASIONALISASI MASALAH HASIL DARI OPERASIONALISASI MASALAH, ADALAH RUMUSAN YANG SPESIFIK, YANG DISEBUT “Problem Statement”
- 21. PERUMUSAN MASALAH PROSES PERUMUSAN MASALAH MENCAKUP PERTANYAAN : APA ? YANG MANA / SIAPA ? DI MANA ? BILAMANA /KAPAN? BERAPA ? SEJAUH MANA AKIBATNYA ?
- 22. Masalah : APA ? YANG MANA / SIAPA ? DI MANA ? BILAMANA ? BERAPA ? APA AKIBATNYA, SEJAUH MANA ? LATIHAN
- 23. PENYEBAB MASALAH PADA UMUMNYA DAPAT DIKELOMPOKKAN KEDALAM BEBERAPA FAKTOR : MAN = FAKTOR MANUSIA (Kelalaian, ketidak- tahuan) MACHINES = ALAT KERJA (Mesin, oven, crane, forklift) METHOD = CARA KERJA (Prosedur, sistem, standar) MATERIALS = Bahan
- 24. KEPUTUSAN Suatu proses untuk memutuskan pilihan dari beberapa kemungkinan yang ada untuk memecahkan masalah TIDAKADAKEPUTUSANYANGBAIK TANPADITERAPKANBERUPA TINDAKAN/ACTION Keputusan dibutuhkan sewaktu : maintenance problem telah diidentifikasi perlu diputuskan Jika ada hambatan dan perlu diatasi
- 25. MACAMTINDAKAN UNTUK MAINTENANCEPROBLEM • TINDAKANSEMENTARA DIGUNAKANJIKASULITDANMEMBUTUHKANW AKTU MENCARI PENYEBABMASALAH • TINDAKANPENYESUAIAN JIKATIDAKMUNGKINMENGATASI MASALAHSEHINGGA PERLUPENYESUAIAN • TINDAKANKOREKSI MELAKUKANPEMBETULANATASKESALAHANATAU PENYIMPANGANYANGTERJADI
- 27. TEAM LEADERSHIP DIPERLUKAN KARENA FUNGSINYA YANG BESAR DALAM MENGOPERASIKAN KEGIATAN PEKERJAAN SEBAGAI SUPERVISOR PERLU SUASANA LINGKUNGAN KERJA YANG KONDUSIF DIMANA TIAP ORANG DAPAT BEKERJA SAMA UNTUK MENCAPAI SASARAN UNIT KERJANYA PERLU KETRAMPILAN MEMIMPIN YANG MAMPU MENCIPTAKAN SUASANA KONDUSIF TERSEBUT
- 28. PANDANGAN PRIBADI DALAM MEMIMPIN • Dalam memimpin maka pandangan pribadi menjadi faktor yang perlu diperhatikan • Berpengaruh terhadap cara mengatasi masalah manusia
- 29. SUMBER-SUMBER PENGARUH SEORANG PEMIMPIN – STATUS FORMALNYA (Legal Power) – DAPAT MEMBERIKAN, PALING TIDAK MENGUSULKAN HAL- HAL YANG MENYENANGKAN BAGI BAWAHAN (Reward Power) – DAPAT MEMBERIKAN, PALING TIDAK MENGUSULKAN HAL- HAL YANG TIDAK MENYENANGKAN BAGI BAWAHAN (Coersive Power) – KEAHLIANNYA, DAPAT DIPERCAYA, APA YANG DIKATAKANNYA SESUAI DENGAN KENYATAAN (Expertise Power) – KHARISMATIC
- 30. SIKAP KEPEMIMPINAN YANG EFEKTIF TEGAS MAMPU MENGKOMUNIKASIKAN VISINYA MAMPU MELAKSNAKAN GAYA KEPEMIMPINANNYA SESUAI DENGAN SITUASI MAMPU MEMBERI CONTOH MAMPU MEMBERI DORONGAN KEPADA BAWAHAN UNTUK BERTINDAK / BERINISIATIF MAMPU MENANGANI KONFLIK DALAM PEKERJAAN
- 31. KETRAMPILAN / PENGETAHUAN YANG DIPERLUKAN KEMAMPUAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSANAN KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI MANAJEMEN WAKTU MANEJEMEN KONFLIK MENGUSAI TEKNIK PRESENTASI MENGUSAI TEKNIK NEGOSIASI BISA BEKERJA SAMA (TEAM WORK)
- 32. MENGELOLA WAKTU MAKNA WAKTU • TIDAK PERNAH BERULANG • SAMA UNTUK TIAP ORANG • BEDA DALAM PEMANFAATANNYA • PENTING UNTUK MENGELOLA WAKTU – HOW ? 1detik waktu tidak dapat diganti dengan 1ons emas
- 33. MENGELOLA WAKTU EFEKTIFITASNYA TERGANTUNG PADA : KEMAMPUAN MENGELOLA RINCIAN PEKERJAAN KEMAMPUAN MENGATASI PENUNDAAN PEKERJAAN Ada time frame yang harus ditaati
- 34. PENINGKATAN PRESTASI Prestasi berarti lebih baik dari sebelumnya Prestasi berbeda dengan keberhasilan Prestasi merupakan hasil dari kajian realistis untuk meningkatkan hasil kerja Prestasi harus dapat diukur
- 35. KONFLIK Banyaknya perbedaan individual dengan tuntutan yang tinggi terhadap hasil kerja membuka peluang terjadinya konflik Konflik dapat juga terjadi karena ketidak sesuaian kepentingan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya
- 36. Faktor –faktor yang mempengaruhi konflik Faktor internal Faktor eksternal Pandangan tentang peran konflik dalam organisasi Pandangan tradisional Pandangan kontemporer KONFLIK
- 37. GAYA MENANGANI KONFLIK Saling menghormati dan saling menghargai Menjunjung tinggi nilai-nilai manusia Bekerjasama KONFLIK
- 38. Mengelola Waktu
- 39. Urgensi • Menjadi bijak dalam mengelola waktu merupakan sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam Mengelola Diri. • Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini menjadi landasan bagi Supervisor untuk mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar berkinerja optimal. • Sukses dalam mengelola waktu merupakan kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola tanggung jawabnya yang lain.
- 40. Logika Waktu Tidak dapat diperbarui Selalu dipakai pada setiap kegiatan Tidak dapat dibeli Dimiliki semua orang tanpa kecuali Tidak dapat ditabung, hanya dapat digunakan
- 41. Persepsi Keliru tentang Waktu Tidak cukup waktu untuk menyelesaikan tugas Waktu dibiarkan berlalu tanpa tahu prioritasnya Tidak tahu kapan harus mulai dan mulai darimana Hari besok kan ada, mengapa buru-buru? Rapat panjang menyelesaikan banyak pekerjaan
- 42. Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu Apakah supervisor lebih memfokuskan pada hasil? (Efektif vs Efisien) Apakah supervisor sudah memiliki paradigma pekerjaan dengan benar? (Seni vs Ilmu Pengetahuan) Apakah supervisor bisa membedakan antara masalah yang mendesak dan masalah yang penting? (kuadran waktu) Sebelum memulai suatu pekerjaan, apakah supervisor sudah bertanya pada diri sendiri: “Apakah hal ini merupakan cara terbaik untuk memakai waktu dan tenaga saya?”
- 43. Apakah supervisor menggunakan langkah-langkah konkret untuk menekan interupsi, khususnya dalam bentuk pertemuan, tamu, panggilan telepon, penggunaan internet? Apakah supervisor dapat mengontrol dan mengurangi kertas kerja? Apakah supervisor menikmati pekerjaannya?
- 44. Prioritas Waktu Penting Mendesak (K2) Penting Tidak Mendesak (K1) Tidak Penting Mendesak (K3) Tidak Penting Tidak Mendesak (K4) Tidak Penting Penting Mendesak Tidak Mendesak Empat Kuadran Waktu (Stephen R. Covey)
- 45. K2 K r i s i s m a s a l a h y a n g mendesak Proyek, rapat dan persiapan yang didesak oleh tenggat waktu K1 Persiapan Pencegahan Penjelasan nilai-nilai Perencanaan Pembinaan hubungan Rekreasi yang benar Pemberdayaan K3 Interupsi, telepon masuk Beberapa surat/laporan Rapat-rapat Banyak hal-hal mendesak dan susul menyusul Berbagai aktivitas yang digemari K4 Hal-hal remeh Sejumlah telepon Hal-hal yang membuang waktu aktivitas, pelarian Surat-surat tidak relevan Nonton TV berlebihan Tidak Penting Penting Mendesak Tidak Mendesak
- 46. Latihan 1. Berdasarkan empat kuadran waktu, pekerjaan apa saja yang ada pada diri anda? a. Kuadran 1: Penting dan Tidak Mendesak - ...................... b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak - ...................... c. Kuadran 3: Tidak Penting dan Mendesak - ...................... d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak - ......................
- 47. 2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini? 3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran apa?
- 48. Tahapan Manajemen Waktu Analisis Pola Pemakaian Waktu Evaluasi Pemakaian Waktu: • a. Hapus kegiatan yang tidak bermanfaat • b. Tingkatkan waktu dalam kendali • c. Tinjau sikap Rencana Penggunaan Waktu
- 49. Analisis Pola Pemakaian Waktu • Tahapan di mana supervisor menganalisis semua kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. • Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan. • Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah pola pemakaian waktu jam atau harian.
- 50. Evaluasi Pemakaian Waktu • Analisis untuk mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran waktu. • Setelah melakukan analisis pengelompokkan pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam empat pilihan: 1. Drop it 2. Delegate it 3. Delay it 4. Do it
- 51. Rencana Penggunaan Waktu 1. Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian, mingguan atau bulanan 2. Tentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur. Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lain 3. Susun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran penting/tidak—mendesak/tidak 4. Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari pelaksanaan rencana tersebut 5. Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate, delay, do
- 52. Contoh Praktik Manajemen Waktu Pelayan Toko: Pagi : Membantu pelanggan dalam memilih produk. Menyediakan informasi tentang harga, kualitas, dan stok barang. Memastikan kerapian dan ketersediaan produk di lantai penjualan. Sore Mengelola layanan pelanggan di kasir saat antrian panjang. Memberikan bantuan teknis kepada pelanggan yang membutuhkan. Memantau persediaan produk di lantai penjualan. Helper Gudang: Pagi: Menerima pengiriman dan memeriksa keakuratan pesanan. Mengatur produk di gudang sesuai dengan kategori. Menjaga gudang rapi dan aman. Sore: Menyediakan produk yang diminta oleh staf penjualan dengan cepat. Membantu dalam mempersiapkan pesanan pengiriman untuk pelanggan. Pembersihan dan perawatan gudang. Kasir: Pagi: Mengelola transaksi pembayaran pelanggan. Memastikan keakuratan dan ketepatan dalam menghitung uang. Menangani keluhan dan masalah transaksi pelanggan. Sore: Memastikan kasir bersih dan terorganisir. Menyediakan kembalian dengan cepat dan akurat. Berikan informasi promosi dan program loyalitas kepada pelanggan Sopir: Pagi : Mengirim pesanan ke pelanggan sesuai jadwal. Pastikan produk dikemas dengan baik dan aman. Membantu pelanggan dengan pertanyaan pengiriman. Sore : Merawat dan membersihkan kendaraan pengiriman. Memastikan bahwa semua dokumen pengiriman lengkap dan terorganisir. Mengkoordinasikan pengiriman dengan pusat distribusi.
- 53. Contoh Praktik Manajemen Waktu Admin Gudang: Pagi : Melakukan stok opname dan pemantauan persediaan. Membantu dalam merapikan dokumen pengiriman dan penerimaan barang. Mengkoordinasikan dengan pemasok terkait persediaan. Sore : Membuat laporan harian tentang persediaan dan penjualan. Membantu dalam pengelolaan pemesanan dan inventaris. Melakukan tugas administratif lain yang dibutuhkan. Supervisor : Pagi : Brifing rencana, aksi dan target Monitoring, Mentoring dan Motivasi(3M) Siang : Evaluasi setengah hari Problem solving dan Motivasi Sore : Monitoring dan Evaluasi
- 54. DISKUSI KASUS