Het gaat veel en vaak over bezuinigen de laatste tijd. Maar het draait om meer dan de begroting op orde brengen. Wat we meemaken is een structurele verandering van de publieke sector, volgens Jan Fraanje en Marie-José Smulders, gemeentesecretaris in respectievelijk Boxtel en Purmerend.

1. ICTU biedt overheden inzicht met managementtools en beleidsinformatie
Het gaat veel en vaak over bezuinigen de laatste tijd. Maar
het draait om meer dan de begroting op orde brengen. Wat we
meemaken is een structurele verandering van de publieke sector,
volgens Jan Fraanje en Marie-José Smulders, gemeentesecretaris in
respectievelijk Boxtel en Purmerend.
Door Daniël van Geest en Raoul Schildmeijer
Over verschuivende panelen en bedrijfsvoering nieuwe stijl
Fundamenteel
“Het is fundamenteel anders
geworden”, zegt Smulders.
wordt het steeds belangrijker dat je
aansluit bij het primaire proces. Als Smulders: “Het zijn dus drie spo-
“Het gaat om keuzes over wat we echt het buiten schoon, heel en veilig moet ren. Welk effect wil je bereiken en wat
belangrijk vinden. We zijn samen bezig zijn, hoe organiseer ik dan dat ieder- werkt? Waar zijn wij voor? En hoe doen
met de vraag: wat helpt echt? Waar- een daaraan bijdraagt? In plaats van: we het zo slim en efficiënt mogelijk?
mee boeken wij resultaten? Dit is hét ‘Ik had zo’n mooi systeem bedacht en En daar bedrijfsvoering op aan laten
moment om het anders te gaan doen hoe houd ik dat overeind?’ We zien dat sluiten. Goedkopere en betere bedrijfs-
en te stoppen met dingen die niet informatie steeds vaker gaat over hoe voering, uitgaande van het bestaande
meer werken.” mensen in de uitvoering met elkaar proces, werd te veel een wereld op
kunnen communiceren. Ga vanuit zichzelf.”
Fraanje: “Maak van minder geld een bedrijfsvoering dan aan tafel zitten,
kans. Niets spreekt meer vanzelf. Wat kruip in de huid van de gebruikers Fraanje: “Alle gemeenten denken
ons daarbij helpt, is het nieuwe werken en gebruik je expertise: jullie willen nu na over samenwerking op allerlei
en alle digitale instrumenten die je informatie uitwisselen, hoe kan ik dat manieren. De vraag is: wat moet je
tegenwoordig hebt. Alle medewerkers faciliteren?” nou doen? Moet je nou boven die 408
van Boxtel hebben een iPad en gaan gemeenten 100 samenwerkingsverban-
papierloos werken. Als we overstappen Fraanje: “Er kan al heel veel. Vroe- den maken die operationeel samenwer-
op een nieuw kantoorconcept, past dat ger was het heel veel papier. Veel gedoe ken? Moet je niet nog een stap verder
resterende pakketje papier echt wel in om alleen al een rapportage te maken. gaan: één generieke voorziening om zo
dat kastje dat iedereen dan nog heeft.” Je wilt dat een professional gewoon lokale kracht te ontwikkelen? De drie
aan de keukentafel zaken kan doen; decentralisaties en de basisgemeente
Smulders: “Voor bedrijfsvoering ICT ondersteunt daarbij.” vormen een kans om zaken nu snel,
52

2. I C T U
anders
Foto: Studio Oostrum
goed en efficiënt te regelen. KING is blijft geen steen op de andere. We zijn bang dat je discussies krijgt over cijfers
daar al druk mee bezig. Wat we nodig voortdurend aan het zoeken en aan en dat je appels met peren vergelijkt.
hebben, zijn gedeelde collectieve voor- het aftasten hoe dat het beste kan. Maar het is wel belastinggeld en daar
zieningen waarmee je het gemeenten Het is interessant om in tijden waarin mag je elkaar vragen over stellen. Ook
gemakkelijk maakt.” alles in verandering is, te zoeken naar als je de dingen niet hetzelfde hebt
de beste aanpak. De meest efficiënte geregeld, staat dat het leren van elkaar
Smulders: “Ook daar moeten we dus manier van verbeteren is te zoeken niet in de weg.”
het primaire proces centraal stellen. naar best practices. De vraag is, weet
Om de frontoffice in positie te brengen. je goed van elkaar wat de ander goed Fraanje: “Het is leren en ontwikke-
Niet meer professionals opleggen hoe doet? Daarom doen wij mee met Ven- len. Op basis van verbazing en verwon-
zij hun werk moeten doen. Zo van ‘Je sters voor Bedrijfsvoering. Met acht dering sla je nieuwe wegen in. Met de
hebt zo veel tijd voor dit gesprek en Brabantse gemeenten en Venlo hebben vensters open naar elkaar en naar de
dan ga je door.’ Maar: maak je eigen we een leerkring. Deze ondersteunt het maatschappij.”
afweging. Voor de arena van onder- creatieve proces om te komen tot ver-
steunende mensen eromheen is dat dere verbetering. Als je al die indica- Daniël van Geest is projectleider bij ICTU
ingewikkeld. Zij moeten nu loslaten en toren presenteert, krijg je managers op en medeverantwoordelijk voor het pro-
ject Vensters voor Bedrijfsvoering. Raoul
gaan geloven dat de collega in de fron- het puntje van de stoel. En dan krijg je
Schildmeijer is senior organisatieadviseur
toffice heel goed in staat is om naar het gesprek: hoe doe je dat? Het met bij adviesbureau Leeuwendaal. Zij inter-
zijn cliënt te luisteren en een professi- steun van ICTU ontwikkelde instrument viewden Fraanje en Smulders in het kader
onele afweging te maken.” is daarbij goud waard.” van Vensters voor Bedrijfsvoering, een
initiatief van VGS, ICTU, KING en FAMO.
www.venstersvoorbedrijfsvoering.nl.
Fraanje: “In de bedrijfsvoering Smulders: “Sommige collega’s zijn
Nummer 6 - april 2013 53