2. Net zoals bij alle gemeenten, raken de decentralisaties
ook Servicepunt71 als shared service center voor de
gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeenten Leiden,
Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. De service-
eenheid HRM zet zich in binnen de vier gemeenten en
adviseert hen waar dat nodig is. Onder andere over de
gevolgen voor personeel en organisatie bij invoering van
de decentralisaties. Maar om goed advies te geven moet je
wel weten waar het om draait en samenwerken met andere
collega’s. Servicepunt71 doet dit door bewustwording,
verdieping en verbreding van kennis op het gebied van
decentralisaties.
Servicepunt71 is een organisatie die vanaf 1 januari 2012 de
bedrijfsvoeringsonderdelen Inkoop, Financiën, HRM, ICT,
Facilitaire Zaken en Juridische Zaken van bovengenoemde
gemeenten onder zijn hoede heeft. Kathleen Wong, senior
HRM-adviseur en Iole Elderhorst, opleidingsadviseur,
houden zich dagelijks bezig met HRM-zaken voor de
aangesloten gemeenten. Samen met hun collega Debbie
Helaha, senior beleidsadviseur, hebben zij de hoofden bij
elkaar gestoken en nagedacht over het verbeteren van de
dienstverlening op het gebied van veranderende organisaties.
Dit heeft geleid tot een proces, waarbij samenwerking het
sleutelwoord is. Samenwerking binnen de eigen organisatie
en vooral samenwerking met de managers van de
gemeenten. Door bewust te worden van wat de veranderende
overheid onder andere vanwege de decentralisaties voor
invloed heeft op de gemeentelijke organisatie, de mensen die
in deze organisaties werken en zich hierin te verdiepen, kan
er beter geanticipeerd worden op de vraag van gemeenten.
Collega’s vinden elkaar sneller.
Bewustwording, verdieping en verbreding
Het idee ontstond doordat Iole Elderhorst betrokken werd
bij het scholingsprogramma van een van de gemeenten.
Zij stelt daarbij altijd de vragen waar je naartoe wilt,
waarom je dat wil en wat je wil bereiken. “In het geval van
de decentralisaties vroeg ik mij af of scholing nu de enige
oplossing is om medewerkers klaar te maken voor deze
verandering. Om gemeenten goed te kunnen adviseren, is
het belangrijk dat we weten wat er speelt en wat er op ze
3. af gaat komen. Daarnaast moeten we ons dan ook afvragen
wat dat voor ons als HRM-afdeling betekent en welke rol we
hierin kunnen spelen”, zegt Iole. Volgens beiden gaat het
hier niet om de zoveelste reorganisatie, zoals weleens wordt
gesuggereerd. Kathleen Wong: “Bij de huidige veranderingen
zoals de decentralisaties is er geen eenduidig antwoord of
juiste oplossing. Ook wij hebben dat antwoord of die perfecte
oplossing dus niet. Dat betekent dat er ook geen concreet
eindpunt is waar naartoe gewerkt kan worden.” Bij HRM van
Servicepunt71 is er voor de aanpak binnen de organisatie
gekozen voor een drieluik: bewustwording, verbreding en
verdieping van onze eigen HRM-mensen om die manager
beter te kunnen ondersteunen. “Er is van tevoren geen
vaste route uitgestippeld. Na elke HRM-themabijeenkomst
gaan we op zoek naar welk vervolg daar het beste bij past.
Van A naar Beter. Om bewustwording te creëren hebben
we, naast informatie over wat de verandering nu precies
is en wat de invoering van de decentralisaties betekent,
een leidinggevende uitgenodigd om de vraag vanuit zijn
perspectief helder te krijgen.” Aan de vervolgstappen
wordt momenteel hard gewerkt, de fase van verdiepen
is nu aangebroken. “Een collega die zich bezighoudt met
organisatieadvies is casussen aan het voorbereiden die we
Kathleen Wong
Kathleen Wong:
“Bij de huidige decentralisaties is er
geen eenduidig antwoord waar we
naar op zoek zijn.”
4. met onze afdeling gaan behandelen. Je kunt het zien als een
soort intervisie in het groot. Met dertig collega’s behandelen
we de casussen in verschillende werkvormen, waardoor
iedereen er wat aan heeft. Er ontstaat op deze manier een
geheel nieuwe werkwijze: kennis delen en daardoor wijzer
worden van elkaar en als organisatie sterker worden. Geloof
in je eigen kracht.”
Geen vast eindpunt
Na de tweede sessie, bekijken Debbie, Iole en Kathleen hoe
de derde sessie eruit komt te zien. Dit heeft te maken met
het feit dat er geen vast eindpunt in zicht is als het gaat om
bijvoorbeeld de decentralisaties. Kathleen Wong: “We gaan
kijken hoe het er op dat moment voorstaat. Er zijn steeds
weer nieuwe veranderingen gaande die de route kunnen
wijzigen.” Iole Elderhorst sluit hier volledig bij aan: “Ik heb in
de afgelopen tien jaar dat ik voor gemeenten werk nog nooit
zo’n grote verandering gezien. Het is een organisch proces,
waarbij men zich blijft ontwikkelen. Dat is ook niet erg,
het is juist interessant. We moeten alert blijven en kritisch
blijven kijken naar al deze ontwikkelingen en onszelf blijven
afvragen wat ons onderscheidt van ieder ander willekeurig
adviesbureau.” Het onderscheid is voor Servicepunt71
duidelijk: ”We hebben enorm veel deskundigheid in huis,
specifiek op het gebied van gemeenten. Door deze kennis
te bundelen staan we samen sterker en kunnen we
anticiperen op de vraag van gemeenten. We hebben een
helikopterview en kunnen verbanden leggen. Tijdens de
themabijeenkomsten willen we ons hierop focussen. Hoe
achterhalen we nog beter de vraag van de leidinggevende?”
Niet alleen voor Servicepunt71 is er geen concreet
eindpunt, gemeenten lopen hier net zo goed tegenaan. Iole:
“Leidinggevenden zijn bezig met het bouwen van een brug,
waarvan nog niet duidelijk is waar deze naartoe gaat. Zij
lopen er overheen, terwijl zij hem nog aan het bouwen zijn.
Daar willen wij bij helpen, kijken waar we al wel in kunnen
adviseren, kunnen voorsorteren.”
Het geheim van samenwerken
Door te inventariseren en kennis te delen, wordt
samenwerking gestimuleerd. “Iole is een kei in
opleidingsadvies, ik op het gebied van HRM, een ander
5. weer in WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)”, zegt
Kathleen. “Door op de hoogte te zijn van elkaars expertise,
kun je elkaar om hulp vragen en inzetten waar nodig. Je
weet wie je moet benaderen, zoekt elkaar op en stimuleert
elkaar. Dat vind ik heel belangrijk.” Dit is terug te zien op de
afdeling, waar steeds meer mini-brainstorms en overleggen
ontstaan: “Het moet een second nature gaan worden.
Collega’s zoeken elkaar op en geven aan dat ze het heel fijn
vinden om steeds meer samen te werken. Een organisatie
heeft meer invloed bij nauwe samenwerking en kan
adequater reageren op ontwikkelingen en vragen vanuit het
werkveld. Er wordt uitgegaan van de eigen kracht in plaats
van te wachten op de opdrachten die het management geeft.
Je kunt het ook wel vergelijken met overheidsparticipatie:
Burgers nemen steeds meer initiatieven, het komt op een
andere plek te liggen. Als het een goed initiatief is, wordt het
gesteund, zo merkten we bij ons initiatief.”
Lole Elderhorst
Iole Elderhorst:
“Leidinggevenden zijn bezig met het
bouwen van een brug, waarvan nog
niet duidelijk is waar deze naartoe
gaat. Zij lopen er overheen, terwijl zij
hem nog aan het bouwen zijn.”
6. Resultaat
Een resultaat is lastig te benoemen, omdat het een continue
lopend proces is. Toch kan er op twee verschillende vlakken
verandering geconstateerd worden, bij de eigen organisatie
en bij gemeenten.
“Collega’s geven duidelijk aan dat ze al veel meer inzicht
hebben in de andere eisen aan medewerkers bij de
gemeenten als gevolg van onder andere de decentralisaties
en wat het betekent. Doordat iedereen ermee bezig is,
houdt men elkaar op de hoogte en wordt je gestimuleerd
en geïnspireerd”, zegt Iole. Bij gemeenten komt het
proces ook op gang, zij zullen ten slotte eind 2014 voor de
decentralisaties iets aantoonbaars moeten kunnen laten
zien. “Steeds meer zijn gemeenten aan het nadenken over
ontwikkeling en opleiding, welke stappen ze al kunnen
nemen. Wij krijgen hier positieve reacties op.” Voor de
eigen organisatie hebben Kathleen en Iole ook een mooi
toekomstbeeld voor ogen: ”Het creëren van een eigen
transitie die zorgt voor een continue stroom van sterker
worden in je vak en elkaar opzoeken. Want samen sta je
sterker.” <
