Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Bộ KH&CN

Môn: Kỹ năng Tổ chức và Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 1
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.......................................................................7
I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNHPHÁT TRIỂN CỦA BỘ
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.......................................................................7
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ................................................................9
1. Vị trí và chức năng........................................................................................9
2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................................9
3. Cơ cấu tổ chức của Bộ.................................................................................18
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.....20
I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN.......................................................................20
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ KH&CN quy định về công công
tác văn thư, lưu trữ.........................................................................................20
2. Mô hình tổ chức văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ............................21
3. Các hình thức văn bản tại Bộ Khoa học và công nghệ................................22
4. Các quy định về thể thức văn bản...............................................................22
II. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
........................................................................................................................23
1. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản......................................24
2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến...............................................26
3. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi.................................................29

CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN....................................34
I. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT............................................................................34
1. Ưu điểm ......................................................................................................34
II. ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN........................................................................36
PHẦN PHỤ LỤC……………………………………………………………….38

LỜI NÓI ĐẦU
Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và
thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng
như vấn đề xử lý thông tin. Nếu như trước kia Văn phòng được hiểu là loại hình
lao động giấy tờ, hành chính sự vụ giản đơn, thì ngày nay trong điều kiện của nền
kinh tế thị trường cùng với sự bùng nổ thông tin một cách mạnh mẽ. Đặc biệt, là sự
ra đời của máy tính và mạng internet cùng với các phần mềm quản lý như: nhân sự,
tài chính, văn bản,.. đã giúp cho công tác văn phòng trở nên chuyên nghiệp, hiệu
quả hơn, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng của xã hội. Chính vì vậy cần phải
có một đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng được đào tạo trình độ cao, theo
hướng đa năng về nghiệp vụ - kỹ năng, trong đó thực tế hiện nay đang nổi lên hai
yêu cầu cấp thiết đòi hỏi người sinh viên nói chung và sinh viên đang theo ngành
Quản trị văn phòng nói riêng phải đáp ứng đó là khả năng giao tiếp bằng tiếng anh
và sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
Lâu nay, trong con mắt của người dân thì thủ tục hành chính luôn phức tạp,
rườm rà, thiếu công khai, minh bạch thậm chí là nhiêu khê. Điều này đã ảnh hưởng
trực tiếp đến việc giải quyết công việc của người dân, giảm lòng tin của nhân dân
đối với nhà nước và bộ máy hành chính nhà nước. Bước vào thời kỳ hội nhập phát
triển kinh tế, để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các thành phần kinh tế
và thu hút nguồn đầu tư nước ngoài thì cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hoá
các khâu trong quá trình giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức có một vai trò
và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Với mục đích đơn giản, công khai và minh bạch
thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển kinh tế xã hội, Chính
phủ đã ban hành Nghị quyết số 38/CP ngày 04-5-1994 về cải cách một bước thủ
tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, mở đầu
cho hoạt động thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính, đã tạo bước đột phá lớm
trong hoạt động nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan nhà nước đối với mọi
lĩnh vực, là sự chuyển biến rõ rệt trong việc xây dựng và hoàn thiện thể chế Nhà
nước. Tiếp đó, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành một loạt các quy định về cải

cách thủ tục hành chính, tạo hành lang pháp lý cơ bản cho việc triển khai thực hiện
cải cách thủ tục hành chính theo hướng đổi mới, đáp ứng được nhu cầu của xã hội
như Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg với Chương trình tổng thể cải cách hành
chính Nhà nước giai đoạn 2001-2010; Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg về việc
ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan nhà nước ở địa phương
và gần đây nhất là Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg về Ban hành Quy chế thực hiện
cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính nhà nước tại
địa phương.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành
Quản trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần
nào đã biết được những yêu cầu của thực tiền, hiểu được đặc điểm, hoạt động của
công tác văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn phòng. Nhằm trang bị cho
sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những
hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt là đợt kiến tập cho sinh viên khoa Quản trị
văn phòng tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh viên vận dụng những kiến thức đã
được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng.
Đây là cơ hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm
kinh nghiệm. Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có cơ hội vận dụng lý
thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành để sau khi tốt nghiệp có thể hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao trong quá trình công tác.
Cũng trong thời gian này, em cũng nhận được yêu cầu của môn kỹ năng tổ
chức và kiểm tra với đề tài “Anh (Chị) hãy khảo sát đánh giá và đưa ra các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công tác kiểm soát
và tổ chức thực hiện các văn bản của một cơ quan cụ thể.” Được sự đồng ý của
Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, em được tiếp nhận về Phòng
Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ để giúp bộ phận văn thư
của Phòng những nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ, thực hiện các nghiệp
vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự

hướng dẫn của cán bộ, chuyên viên trong Phòng. Đây là môi trường thuận lợi cho
em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chính
văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong
thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các
công việc thực tế ở cơ quan nơi kiến tập, em nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm
vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động,
nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng.
Trong thời gian kiến tập hơn 1 tháng (từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015) tại
Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, em đã
nhận được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức trong Phòng và đặc
biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều
kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì
vậy báo cáo của em về đề tài, việc khảo sát, đánh giá và đưa ra các đề xuất, giải
pháp không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định.
Chính vì vậy, để bài báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự
thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong
Phòng Hành chính – Tổ chức; các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài
Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ
Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Khoa học và Công Nghệ.
- Địa chỉ cơ quan: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy,
Hà Nội.
- Tổng đài: (84-4) 3 556 3456
- Lễ tân: (84-4) 3 943 9731 Fax: (84-4) 39 439 733
- Email: vanthu@most.gov.vn
- Website: http//www.most.gov.vn

CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNHPHÁT TRIỂN CỦA BỘ
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà
nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ
tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang
Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện. Trong
quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về KH&CN
ngày càng được nâng cao. Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát triển cả về
chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả.
Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành nhiệm
vụ và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹ thuật Việt
Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần
đẩy mạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấu tranh thực hiện thống
nhất nước nhà.
Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ ban Khoa
học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và kỹ thuật và
trực tiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học tự nhiên và
khoa học kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước ta, phục vụ
công cuộc xây dựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thực hiện thống nhất
nước nhà.
Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nước
vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khối
nghiên cứu được tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam.
UBKH&KTNN lúc này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học
và kỹ thuật trong phạm vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ

sở vật chất và kỹ thuật của CNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốc
phòng.
Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trong
đường lối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế
hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Năm 1990,
UBKH&KTNN được đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm
khuyến khích việc sáng tạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ
thuật, đưa lại hiệu quả thiết thực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước.
Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành
lập trong bốicảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời
kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở
hữu công nghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước.
Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ
họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI. Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về
hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;
sở hữu trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý
nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ
sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý.
Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệp
hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm của Đảng và
Nhà nước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơn cho các
nhiệm vụ quản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế
và vai trò của Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng
góp tích cực cho phát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập.
Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã không
ngừng khắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ

quan tham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CN trong
phạm vi cả nước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho
sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Đó là kết quả của một quá trình
phấn đấu bền bỉ, lâu dài của tập thể Lãnh đạo và độingũ các cán bộ, công chức của
Bộ.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
1. Vị trí và chức năng
Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công
nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo
lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà
nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp
luật.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại
Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh,
dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định
của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ
đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm, hàng
năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnh vực do Bộ
Khoa học và Công nghệ quản lý.

- Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc
lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý
- Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ chủ yếu 5
năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình nghiên cứu
phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược phát
triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ.
- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý của
Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc
gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền trong các ngành, lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
- Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc ngành,
lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu
hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trong phạm vi quản
lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn
nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
của Bộ.
- Về hoạt động khoa học và công nghệ:
a) Chỉ đạo thực hiện phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và
phát triển công nghệ 5 năm và hàng năm, chuyển giao công nghệ, thúc đẩy việc
phát triển các ngành, lĩnh vực kinh tế-kỹ thuật trọng điểm trên cơ sở đổi mới, làm
chủ công nghệ, tập trung phát triển công nghệ mới, công nghệ cao;
b) Chủ trì hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu
trách nhiệm của các tổ chức khoa học và công nghệ công lập; hướng dẫn, hỗ trợ
việc thành lập, phát triển doanh nghiệp khoa học và công nghệ; hỗ trợ các tổ chức,

cá nhân phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật áp dụng vào sản xuất, các doanh
nghiệp đổi mới công nghệ; quy định, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân thực hiện
hoạt động ươm tạo công nghệ, ươm tạo doanh nghiệp khoa học và công nghệ;
c) Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc chứng nhận hoạt động ứng dụng, nghiên cứu,
phát triển công nghệ cao và công nhận doanh nghiệp công nghệ cao; quy định điều
kiện đối với cơ sở ươm tạo công nghệ cao, ươm tạo doanh nghiệp công nghệ cao;
quy định thẩm quyền, điều kiện, thủ tục xác nhận cơ sở đào tạo nhân lực công nghệ
cao; xây dựng cơ sở dữ liệu, hạ tầng thông tin về công nghệ cao thuộc phạm vi
thẩm quyền của Bộ; xây dựng trình Chính phủ ban hành tiêu chí, điều kiện thành
lập khu công nghệ cao và xây dựng cơ chế, chính sách phát triển công nghệ cao;
trực tiếp quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;
d) Hướng dẫn việc xác định, đặt hàng, tuyển chọn, giao trực tiếp, đánh giá, nghiệm
thu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ; việc giao quyền sở hữu và quyền sử dụng
kết quả nhiệm vụ khoa học và công nghệ có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước.
Giao quyền sở hữu và quyền sử dụng kết quả nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp
nhà nước cho các tổ chức, cá nhân. Khai thác, ứng dụng, công bố, tuyên truyền kết
quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ;
đ) Quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp nhà nước trong lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý của Bộ; xây dựng, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
khoa học và công nghệ trọng điểm cấp nhà nước, nhiệm vụ trong các chương trình,
đề án khoa học và công nghệ quốc gia đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
e) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc đặt hàng một số sản phẩm khoa học và
công nghệ đối với các nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà
nước;
g) Kiểm tra, giám sát và thanh tra chuyên ngành quá trình thực hiện và sau nghiệm
thu các chương trình, đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng vốn ngân sách
nhà nước; tổ chức đánh giá độc lập kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công
nghệ của tổ chức khoa học và công nghệ;

h) Hướng dẫn, đăng ký hoạt động đối với các tổ chức nghiên cứu và phát triển, các
tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ, quỹ phát triển khoa học và công nghệ, quỹ
đổi mới công nghệ, quỹ đầu tư mạo hiểm công nghệ cao theo quy định của pháp
luật;
i) Quy định hoạt động chuyển giao công nghệ và dịch vụ chuyển giao công nghệ;
hướng dẫn việc đánh giá, định giá, thẩm định, giám định công nghệ; cấp phép
chuyển giao công nghệ và chứng nhận đăng ký hợp đồng chuyển giao công nghệ
theo phân cấp; thẩm định nội dung khoa học và công nghệ của các dự án đầu tư,
quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch ngành, lĩnh vực, các chương trình,
đề án nghiên cứu khoa học phục vụ hoạt động chuyển giao công nghệ, phát triển
thị trường công nghệ thuộc thẩm quyền; thẩm định, trình Chính phủ ban hành danh
mục công nghệ khuyến khích chuyển giao, danh mục công nghệ hạn chế chuyển
giao và danh mục công nghệ cấm chuyển giao;
k) Hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương xây dựng kế hoạch khoa học và công
nghệ 5 năm, hàng năm và nghiệp vụ quản lý hoạt động khoa học và công nghệ.
- Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ:
a) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành và địa phương xây dựng quy hoạch mạng
lưới các tổ chức khoa học và công nghệ và tổ chức thực hiện sau khi được ban
hành; quy định cụ thể tiêu chí thành lập, phân loại, điều kiện hoạt động đối với tổ
chức khoa học và công nghệ; thành lập hoặc có ý kiến về việc thành lập, tổ chức
lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công
nghệ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn việc quản lý hệ thống các phòng thí
nghiệm trọng điểm quốc gia;
b) Ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức
thực hiện các cơ chế, chính sách về đào tạo, sử dụng, trọng dụng cán bộ khoa học
và công nghệ; xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng các đối tượng hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ và hỗ trợ
phát triển các lực lượng hoạt động khoa học và công nghệ;

c) Phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng cơ chế tài chính trong lĩnh vực khoa học và
công nghệ, kế hoạch vốn ngân sách sự nghiệp khoa học và công nghệ hàng năm;
xác định cơ cấu chi và tỷ lệ chi ngân sách dành cho hoạt động khoa học và công
nghệ hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng kế hoạch vốn ngân sách đầu tư phát
triển khoa học và công nghệ hàng năm. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện phương
án phân bổ dự toán ngân sách dành cho khoa học và công nghệ hàng năm và việc
sử dụng ngân sách dành cho khoa học và công nghệ đối với các Bộ, ngành, địa
phương theo quy định của pháp luật;
d) Hướng dẫn hoạt động thông tin, truyền thông, thư viện, thống kê trong lĩnh vực
khoa học và công nghệ, phát triển thị trường công nghệ; xây dựng hạ tầng thông
tin, thống kê khoa học và công nghệ quốc gia; tổ chức các chợ công nghệ và thiết
bị, các trung tâm giao dịch công nghệ, triển lãm khoa học và công nghệ; xây dựng
hệ thống các cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ; đầu tư phát triển
các mạng thông tin khoa học và công nghệ tiên tiến kết nối với khu vực và quốc tế.
- Về sở hữu trí tuệ:
a) Xây dựng, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định
của pháp luật về sở hữu trí tuệ; quy định quy trình, thủ tục đăng ký và xác lập
quyền sở hữu trí tuệ, quyền sử dụng và chuyển nhượng tài sản trí tuệ của tổ chức,
cá nhân;
b) Quản lý nhà nước về hoạt động sáng kiến;
c) Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc xác lập, chuyển giao quyền sở hữu công
nghiệp; thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức,
cá nhân trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp;
d) Hướng dẫn nghiệp vụ đối với cơ quan quản lý về sở hữu công nghiệp; quản lý
hoạt động đại diện sở hữu công nghiệp, giám định về sở hữu công nghiệp và các
dịch vụ khác về sở hữu trí tuệ; hướng dẫn về nghiệp vụ sở hữu công nghiệp đối với
các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp và cơ sở;

đ) Chủ trì tổ chức giải quyết các tranh chấp về sở hữu công nghiệp và tranh chấp
thương mại liên quan đến sở hữu công nghiệp theo quy định của pháp luật;
e) Phối hợp với Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Thông tin và Truyền thông,
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện quản lý nhà nước về sở hữu trí
tuệ đối với các lĩnh vực liên quan theo phân công của Chính phủ.
- Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng:
a) Quản lý hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam; thẩm định và
công bố tiêu chuẩn quốc gia; hướng dẫn xây dựng và thẩm định quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia; tổ chức xây dựng, hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc gia và xây dựng,
ban hành, hướng dẫn áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thuộc lĩnh vực được
phân công quản lý; tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế; hướng dẫn áp dụng tiêu
chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài ở Việt Nam; hướng dẫn
xây dựng quy chuẩn kỹ thuật địa phương; hướng dẫn xây dựng và công bố tiêu
chuẩn cơ sở; tổ chức, quản lý hoạt động của mạng lưới các cơ quan thông báo và
hỏi đáp của Việt Nam về hàng rào kỹ thuật trong thương mại; quản lý nhà nước về
nhãn hàng hóa, mã số, mã vạch và phân định sản phẩm, hàng hóa;
b) Quản lý việc thiết lập, duy trì, bảo quản và sử dụng hệ thống chuẩn đo lường;
phê duyệt chuẩn đo lường quốc gia; chỉ định tổ chức giữ chuẩn đo lường quốc gia;
tổ chức quản lý về đo lường đối với phương tiện đo, phép đo, lượng hàng đóng gói
sẵn, chuẩn đo lường; tổ chức quản lý hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm
phương tiện đo, chuẩn đo lường;
c) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan tổ chức quản lý nhà nước về
chất lượng sản phẩm, hàng hóa trong sản xuất, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, lưu
thông trên thị trường và trong quá trình sử dụng theo quy định của pháp luật;
hướng dẫn và quản lý về ghi nhãn hàng hóa trên phạm vi cả nước; hướng dẫn và
quản lý hoạt động đánh giá sự phù hợp về tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, công
nhận năng lực của phòng thử nghiệm, phòng hiệu chuẩn, tổ chức chứng nhận sự
phù hợp, tổ chức giám định; chủ trì thực hiện chương trình quốc gia nâng cao năng

suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa; thực hiện các
thỏa thuận và điều ước quốc tế về việc thừa nhận lẫn nhau đối với kết quả đánh giá
sự phù hợp về tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, đo lường và chất lượng sản phẩm,
hàng hóa; quản lý, hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng tiên tiến trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước.
- Về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân:
a) Quản lý nhà nước về an toàn bức xạ, phóng xạ môi trường, an toàn hạt nhân, an
ninh nguồn phóng xạ, an ninh hạt nhân và thanh sát hạt nhân trong các hoạt động
ứng dụng năng lượng nguyên tử trên phạm vi cả nước; hướng dẫn, tổ chức triển
khai hoạt động ứng dụng, năng lượng nguyên tử trong các ngành kinh tế - kỹ thuật,
các dự án xây dựng nhà máy điện hạt nhân theo quy định của pháp luật;
b) Tổ chức quản lý mạng lưới quan trắc và cảnh báo phóng xạ môi trường quốc gia
và hệ thống phòng chuẩn quốc gia trong lĩnh vực đo lường bức xạ và hạt nhân;
c) Quy định và hướng dẫn việc khai báo, cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ;
thanh tra và xử lý vi phạm về bảo đảm an toàn bức xạ và an toàn hạt nhân đối với
các hoạt động trong lĩnh vực năng lượng nguyên tử;
d) Quản lý nhiên liệu hạt nhân, nhiên liệu hạt nhân đã qua sử dụng, vật liệu hạt
nhân, vật liệu hạt nhân nguồn, chất thải phóng xạ và hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng
dụng năng lượng nguyên tử; quản lý xuất nhập khẩu công nghệ, thiết bị bức xạ,
nhiên liệu hạt nhân, nhiên liệu hạt nhân đã qua sử dụng, vật liệu hạt nhân và nguồn
phóng xạ trong phạm vi cả nước;
đ) Quy định việc kiểm soát và xử lý sự cố bức xạ, sự cố hạt nhân.
- Về dịch vụ công:
a) Hướng dẫn các tổ chức sự nghiệp thực hiện dịch vụ công trong các ngành, lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

b) Xây dựng các quy trình, thủ tục, định mức kinh tế-kỹ thuật đối với các hoạt
động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý;
c) Hướng dẫn, tạo điều kiện hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo
quy định của pháp luật.
- Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ:
a) Xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chức thuộc lĩnh
vực khoa học và công nghệ để Bộ Nội vụ ban hành;
b) Quản lý vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Bộ;
c) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh nghề nghiệp viên chức
chuyên ngành khoa học và công nghệ;
d) Quy định cụ thể tiêu chuẩn, điều kiện, nội dung, hình thức thi hoặc xét thăng
hạng và tổ chức việc thi, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối với viên chức
chuyên ngành khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật;
đ) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý của cơ quan
chuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương.
- Về hợp tác quốc tế:
a) Tổ chức thực hiện các chương trình, hiệp định, thỏa thuận hợp tác song phương
và đa phương, đề án hội nhập quốc tế và khu vực về khoa học và công nghệ đã
được phê duyệt; triển khai mạng lưới đại diện khoa học và công nghệ ở nước ngoài
theo chỉ đạo của Chính phủ;
b) Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan đến các lĩnh vực quản lý nhà
nước của Bộ;
c) Đại diện chính thức của Việt Nam tại các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực khoa
học và công nghệ theo phân công, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

- Về công tác thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng:
a) Hướng dẫn, kiểm tra và thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp
vụ về công tác thanh tra chuyên ngành và xử lý các vi phạm pháp luật theo quy
định của pháp luật;
b) Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến ngành,
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; tổ chức việc tiếp dân và thực
hiện công tác phòng, chống tham nhũng theo quy định.
- Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ (gọi tắt là
Hội) hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng
dẫn, tạo điều kiện cho các Hội tham gia vào hoạt động của ngành; tổ chức lấy ý
kiến của Hội để hoàn thiện các quy định của pháp luật về khoa học và công nghệ;
kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với Hội hoạt động
trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến
nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của Hội
theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của Bộ theo
quy định của pháp luật.
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ
khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý.
- Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có
vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định:
a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước theo phân công, phân cấp
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một
thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu và phần vốn nhà nước đầu tư vào các
doanh nghiệp;

b) Trình cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bổ nhiệm, miễn
nhiệm theo thẩm quyền các chức danh lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp;
c) Phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Điều lệ tổ
chức và hoạt động của doanh nghiệp.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính, của Bộ theo chương trình cải
cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức và
số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định việc bổ
nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, cách chức, từ chức, miễn nhiệm, biệt
phái; thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng và tổ chức
thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ và của ngành
khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổng hợp dự toán
thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Khoa học và
Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực hiện quyết toán
ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách nhà nước, tài
chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức của Bộ
Theo Nghị định 20/2013/NĐ-CP, ngày 26/02/2013 cơ cấu tổ chức của Bộ bao
gồm:
- Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;
- Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;
- Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;

- Vụ Công nghệ cao;
- Vụ Kế hoạch - Tổng hợp;
- Vụ Tài chính;
- Vụ Pháp chế;
- Vụ Tổ chức cán bộ;
- Vụ Hợp tác quốc tế;
- Vụ Thi đua - Khen thưởng;
- Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;
- Văn phòng Bộ;
- Thanh tra Bộ;
- Cục Công tác phía Nam;
- Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;
- Cục Năng lượng nguyên tử;
- Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;
- Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;
- Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;
- Cục Sở hữu trí tuệ;
- Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;
- Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;
- Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;
- Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;
- Báo Khoa học và Phát triển;
- Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
- Trung tâm Tin học;

- Trường Quản lý khoa học và công nghệ.
Các đơn vị quy định từ 01 đến 22 là các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện
chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị từ 23 đến 28 là các đơn vị sự nghiệp phục
vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ.
Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên được tổ chức 02 phòng, Vụ Khoa học và
Công nghệ các ngành kinh tế-kỹ thuật được tổ chức 03 phòng, Vụ Tổ chức cán bộ
được tổ chức 03 phòng, Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 04 phòng, Vụ Kế hoạch -
Tổng hợp được tổ chức 03 phòng, Vụ Tài chính được tổ chức 03 phòng, Vụ Pháp
chế được tổ chức 02 phòng.
Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành
các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Ban quản lý Khu công nghệ cao Hòa
Lạc và danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc Bộ Khoa học và Công
nghệ.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ KH&CN quy định về công công
tác văn thư, lưu trữ
Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của Nhà nước quy định về công tác
Văn thư - Lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động về công tác Văn thư – Lưu
trữ; trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và Bộ Nội vụ…
như:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10
ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010
của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ trưởng
Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…
Bộ Khoa học và Công nghệ đã xây dựng và ban hành:
Quyết định số: 4148/ QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc ban hành
Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.
(Xem phụ lục: 01)
2. Mô hình tổ chức văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:
- Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ
(Văn thư Bộ)
- Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân,
con dấu và tài khoản riêng;
- Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ ( đối với các đơn vị
thuộc Bộ nhưng không có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng).
Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thường có 03 hình
thức tổ chức văn thư cơ bản đó là: Hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức

phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp. Với quy mô cơ cấu tổ chức và chức năng
nhiệm vụ của bộ KH&CN thì Bộ Khoa học và Công nghệ đã chọn mô hình tổ
chức văn thư hỗn hợp. Văn thư hỗn hợp: là sự kết hợp cả hai hình thức tập trung và
phân tán. Một số công việc như soạn thảo, in ấn, sao chụp, nhận và gửi công văn
giấy tờ thì tập trung giải quyết ở bộ phận Văn thư Bộ, còn những việc khác vừa
tiến hành ở bộ phận Văn thư, vừa ở các đơn vị chuyên môn.
Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn, cơ cấu tổ chức có nhiều tầng
nấc, tính chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng; cán bộ,
công chức đông đảo; số lượng văn bản đến và đi lớn; địa điểm làm việc của các
đơn vị tương đối phân tán như: Khu Công nghệ cao Hoà lạc; Cục công tác phía
Nam. Chính vì vậy, hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp là đúng đắn và hợp lý nhất
thuận tiện cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản cuả Bộ, nhằm cung cấp đầy
đủ mọi thông tin để cung cấp cho Lãnh đạo Bộ thực hiên quản lý hoạt động của cơ
quan mình.
3. Các hình thức văn bản tại Bộ Khoa học và công nghệ
Các hình thức văn bản tại Bộ bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
4. Các quy định về thể thức văn bản
4.1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
4.2. Đối với văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4.3. Đối với bản chuyên ngành
- Thể thức văn bản chuyên ngành không thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về
khoa học và công nghệ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành tương ứng.
- Thể thức văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ
Khoa học và Công nghệ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoa học
và Công nghệ.
4.4. Đối với văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:
Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài
được thực hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế.
II. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được quản lý
tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ (Quy chế Văn thư - Lưu
trữ của Bộ). Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị,
cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và
“Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản
khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn
bản được đăng ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý
theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, Quy chế bảo

vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và hướng dẫn của Quy chế
Văn thư – Lưu trữ do Bộ ban hành.
1. Công tác soạnthảo văn bản và ban hành văn bản
1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học và
Công nghệ
Văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành bao gồm các loại văn bản
sau:
- Thông tư;
- Thông tư liên tịch;
- Quyết định;
- Công văn;
- Thông báo;
- Báo cáo;
- Biên bản;
- Thông cáo;
- Tờ trình;
- Chương trình;
- Quy hoạch;
- Điều lệ;
- Quy chế;
- Quy định;
- Đề án;
- Giấy chứng nhận;
- Công điện;
- Phiếu gửi;
- Giấy ủy quyền;
- Giấy nghỉ phép;
- Hợp đồng;
Giấy đi đường.
1.2. Số lượng của các loại văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành trong 5
năm trở lại đây:
STT
Tên loại văn bản ban
hành
Số lượng
Năm
2010
Năm
2011
Năm
2012
Năm
2013
Năm
2014
1 - Thông tư – TTLT 27 38 15 27 39
2 - Quyết định của Bộ 3055 4089 3656 4390 3786
3 - Quyết định của VP 181 249 179 149 184

4 - Công văn đi của Bộ 3336 3456 3939 4373 4932
5 - Công văn đi của VP 430 508 201 404 431
6 - Quyết định mật 14 17 23 39 47
7 - Công văn mật 127 89 67 101 105
8 - Giấy chứng nhận 197 137 163 174 186
9 - Quyết định đi máy
bay
137 142 110 163 183
Tổng 7504 8725 8353 9820 9893
1.3. Công tác soạn thảo văn bản
- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn thảo và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm
thực hiện các công việc sau:
 Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
 Soạn thảo văn bản;
 Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Bộ hoặc đơn vị việc
tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp
thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
 Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của quy chế làm việc của Bộ
Khoa học và Công nghệ.
1.4. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

- Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị phê
duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì
đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
1.5. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
- Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành; đề xuất
mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình Lãnh
đạo Bộ quyết định.
- Chánh Văn phòng Bộ (bộ phận Văn thư Bộ được giao trực tiếp) giúp Bộ
trưởng tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ.
- Dự thảo văn bản trình ký có ít nhất phải có 02 bản để người có thẩm
quyền ký trực tiếp: 01 bản có chữ ký tắt để lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản
(chỉ có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) sử dụng để nhân bản
thành các bản chính khi phát hành.
2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học
và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và
Công nghệ.
2.1. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2.2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Bộ KH&CN gồm:
 Sổ đăng ký văn bản đến;
 Sổ đăng ký và chuyển giao bì thư thường không mở;
 Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;
 Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị;
 Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;
 Sổ chuyển fax;
 Sổ nhận fax.
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trước
khi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng - văn bản điện tử, trong
trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận
được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,
ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
- Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nội
bộ của Văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ và giao
cho Văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản khẩn phải báo ngay cho
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý.
- Văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên mạng VP-Net.
- Văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần mềm trên máy vi
tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.
- Văn bản mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo
vệ nội bộ của Văn phòng Bộ chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý.

2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin
ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ
đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối
tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào
sổ chuyển giao văn bản.
- Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị
tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn
phòng xử lý.
2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có
trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ,
thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn
giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.
- Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:
+ Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp
đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
+ Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn
nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng
Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời
hạn quy định.
- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về
tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các
đơn vị liên quan.
- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: (Xem phụ lục: 02)
3. Kiểm soátvà tổ chức thực hiện văn bản đi
3.1.Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
- Lưu văn bản đi.
3.2. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn
bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc
phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn thư
Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

+) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ
thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản
1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+) Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
3.3. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và trên mạng VP-Net.
- Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:
 Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);
 Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);
 Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;
 Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;
 Sổ đăng ký văn bản mật;
 Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi
của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt
động khoa học và công nghệ,...).
- Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống
(đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính khi điều kiện kỹ thuật cho phép (trên
mạng VP-Net)
3.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
3.4.1. Nhân bản
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê
đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn
thư Bộ;
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản
chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực
hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn
bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến
các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian
quy định.
- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ và được thực
hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy
định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
3.4.2. Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ
tươi theo quy định.
- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Bộ Khoa học và
Công nghệ hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn
bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3.4.3. Đóng dấu độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA
TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số12/2002/TT-BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-
CP.
- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
3.5. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
3.5.1. Thủ tục phát hành văn bản
- Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau:
 Lựa chọn bì;
 Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);
 Vào bì và dán bì;
- Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

 Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
 Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp
đối với những văn bản có yêu cầu.
3.5.2. Chuyển phát văn bản đi
- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành
ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn
bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.
- Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG
KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm
tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc
cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản;
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải
gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí
mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
3.5.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định
những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề
xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo
phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn
thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm
văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo
cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
3.6. Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01
bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.
- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: (Xem phụ lục: 03)
CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
I. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT
1. Ưu điểm
1.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Khoa học và Công
nghệ được thực hiện tốt, đúng thể thức và những quy định hiện hành, trình bày
đẹp, đảm bảo được các yêu cầu như: nhanh chóng, chính xác, kịp thời, hiện đại…
1.2. Đối với công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến
Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến tại Bộ được thực hiện
hiệu quả, khoa học, đáp ứng được các yêu cầu của công việc, và yêu cầu của Lãnh
đạo Bộ. Việc chuyển giao văn bản đến ở Bộ đảm bảo được nguyên tắc: Nhanh
chóng, chính xác, kịp thời và thống nhất. Điểm ưu việt là tại Bộ Khoa học và Công
nghệ đã ứng dụng và khai thác hiệu quả phần mềm quản lý văn bản trên mạng nội
bộ VP-Net, việc này giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng, thuận lợi
cho công tác tra tìm, thống kê, báo cáo…Bên cạnh đó hệ thống các sổ quản lý văn
bản đi đến tại Bộ phận Văn thư cũng được thực hiện tốt, được trình bày khoa học
và dễ kiểm soát. Các văn bản đến được Lãnh đạo Văn phòng Bộ đôn đốc thực hiện
thường xuyên nên tiến độ giải quyết công việc được đảm bảo.
2.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị thuộc Bộ khi soạn thảo văn bản chưa tuân
theo đúng quy định, đặc biệt là còn bỏ qua một số trình tự theo quy định hiện hành.
Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản, thể thức
đề ký văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ và trình bày chưa đẹp.
2.2. Đối với công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến
Trong thực tế được chứng kiến trong tuần kiến tập đầu tiên thì đã có trường
hợp văn bản Thông tư do Bộ phát hành sau khi đã làm thủ tục phát hành và chuyển
phát đến các cơ quan, tổ chức khắp các tỉnh thành trong cả nước, cán bộ và đơn vị
soạn thảo mới phát hiện ra lỗi sai về thời gian. Vì vậy, cần phải làm thủ tục chuyển
hoàn văn bản, việc này rất mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như
thời gian để các cơ quan, tổ chức áp dụng và thực hiện.
Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan lớn nên hàng ngày số lượng văn bản
đến và văn bản do cơ quan phát hành rất lớn. Vì vậy, đôi khi việc xử lý văn bản tại

Bộ phận văn thư gặp nhiều khó khăn và tồn đọng. Đồng thời việc đôn đốc, kiểm
tra, giám sát của Lãnh đạo Văn phòng cũng không thể bao quát được toàn bộ.
Một điểm còn tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc
tại Bộ Khoa học và Công nghệ đó là phần mềm quản lý văn bản của bộ VP-Net
còn bộc lộ nhiều thiếu sót. Hiện tại phần mềm mới chỉ dừng lại ở việc cập nhật
thông tin theo dạng số, ký hiệu, tên loại, và trích yếu nội dung văn bản mà chưa
xem được toàn văn của văn bản đi và đến. Chưa hiển thị được sơ đồ và quy trình
giải quyết văn bản như một số phần mềm quản lý văn bản hiện có. Chính vì vậy ở
Bộ Khoa học và Công nghệ vần còn tồn tại song song 2 hình thức quản lý văn bản
đi, đến đó là quản lý bằng hệ thống các sổ đăng ký văn bản và trên phần mềm quản
lý văn bản VP-Net.
Bên cạnh đó, mà tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị
chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm
chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho
việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây
không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan.
Đây chính là hạn chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.
II. ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định, các đề
xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác tổ
chức thực hiện các văn bản không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan
của bản thân. Chính vì vậy, để những đề xuất giải pháp được hoàn thiện hơn, em
rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của của thầy
cô. Về bản thân em xin mạnh dạn đề xuất những giải pháp ngắn gọn như sau:
1. Đối với Lãnh đạoVăn phòng Bộ cần quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời tổ

chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực
thuộc Bộ thường xuyên hơn.
2. Đối với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ cần triển khai và tổ chức thực
hiện nghiêm túc các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác
văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ
của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.
3. Đối với các cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện
nghiêm túc các quy định tại Quy chế Văn thư – Lưu trữ của Bộ và quy định
của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.
4. Bộ Khoa học và Công nghệ cần đầu tư hơn nữa cho công tác xây dựng, phát
triển và hoàn thiện các phần mềm quản lý công việc nói chung và phần mềm
quản lý văn bản nói riêng góp phần tin học hóa công tác văn phòng, công tác
kiểm soát và tổ chức văn bản.
5. Bộ cần đầu tư hơn nữa cho việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ
công tác văn phòng. Quan tâm tới đời sống tinh thần của các cán bộ, công
chức giúp hạn chế những căng thẳng trong công việc, từ đó giúp họ phát huy
được những năng lực, sự sáng tạo trong công tác.
6. Bộ cần thường xuyên đánh giá năng lực, phẩm chất trong việc của các cán
bộ văn phòng. Từ đó khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích,
đồng thời phải nghiêm chỉnh phê bình những cá nhân không hoàn thành
nhiệm vụ. Có kế hoạch bổ sung nhân sự khi cần thiết.

PHẦN PHỤ LỤC

PHỤ LỤC: 01
Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QUY CHẾ
Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN
ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý,
chỉ đạo, điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của Bộ.
a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Khoa học
và Công nghệ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của Bộ Khoa học và Công nghệ.
2. Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các cán bộ, công chức, viên chức
(sau đây gọi là cán bộ, công chức) và các đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công
nghệ.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển
qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học và
Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và
Công nghệ.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức,

cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ
Khoa học và Công nghệ phát hành.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình
soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Bộ Khoa
học và Công nghệ ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Bộ
Khoa học và Công nghệ ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được
trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản
chính.
7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo
thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản sao lục được thực hiện từ bản sao y bản chính.
9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán
bộ, công chức.
10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, thành
hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài
liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công
cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ,
công chức.
13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
14. Lưu trữ cơ quan là đơn vị thực hiện công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của
Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ.
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc quản lý công
tác văn thư, lưu trữ:
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ
Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trực tiếp quản
lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và
Công nghệ, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
cho các đơn vị trực thuộc Bộ.
3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện
các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo
xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình về công tác
văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư,
lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này
và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Hệ thống văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ
1. Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:
a) Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây
gọi là Văn thư Bộ);
b) Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, con
dấu và tài khoản riêng;
c) Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ không thuộc Điểm b, Khoản 1
Điều này.
2. Hệ thống lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:
a) Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây gọi là Lưu trữ
Bộ);
b) Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ (sau đây gọi là Lưu trữ đơn vị).
3. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định
của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng
về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù
hợp với công việc.
Điều 5. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ

1. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được tiến hành định kỳ hàng năm,
tính từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 của năm báo cáo.
2. Các đơn vị gửi báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị
mình cho Văn phòng Bộ trước ngày 15 tháng 01 của năm kế tiếp.
3. Văn phòng Bộ gửi báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ của
Bộ cho Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước trước ngày 15 tháng 02 của năm kế tiếp.
Điều 6. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ
1. Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tổng hợp, Vụ trưởng Vụ Tài chính, Chánh Văn phòng
Bộ, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm bảo đảm kinh phí thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của Bộ và đơn vị. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ được bố trí
vào kế hoạch hàng năm của Bộ và các đơn vị khi xây dựng kế hoạch năm.
2. Kinh phí cho công tác lưu trữ được sử dụng vào các nội dung công việc theo quy
định của Điều 39 Luật Lưu trữ.
Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ và
các đơn vị trực thuộc Bộ phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành
về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 8. Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều 9. Thể thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư số
25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp
luật liên tịch.
2. Văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Quy ước ký hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ theo hướng dẫn tại Phụ lục
I; ký hiệu tên loại văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục II; mẫu chữ và chi tiết trình
bày thể thức văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục III; mẫu văn bản hành chính theo
hướng dẫn tại Phụ lục IV Quy chế này.
3. Văn bản chuyên ngành
a) Thể thức văn bản chuyên ngành không thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về khoa
học và công nghệ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản
lý ngành tương ứng.
b) Thể thức văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa
học và Công nghệ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoa học và
Công nghệ.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:
Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực
hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn thảo và
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Khoa học và Công nghệ, Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực
hiện các công việc sau:
a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị
việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế làm việc của Bộ Khoa
học và Công nghệ. Phiếu trình giải quyết công việc theo Mẫu 9 và 9a Phụ lục V
Quy chế này.
Điều 11. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị phê
duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Bộ KH&CN

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Bộ KH&CN

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Bộ KH&CN

Similar to Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Bộ KH&CN (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Bộ KH&CN