Presentatie workshop Beoordelings- en functioneringsgesprekken door Kristel van Dam le Noble op het Management & Leiderschap congres van IMK Opleidingen op 6 maart 2012

1. 1

2. Beoordelings- en functioneringsgesprekken
voor het behalen van strategische doelen
6 maart 2012
Kristel le Noble-van Dam
2

3. Persoonlijke gesprekken
 Sollicitatiegesprek
 Aanstellingsgesprek
 Taakstellingsgsprek
 Discipline/correctiegesprek
 Voortgangsgesprek
 Functioneringsgesprek
 Verzuimgesprek
 Beoordelingsgesprek
 Salarisgesprek
 Slecht nieuws gesprek
 Loopbaangesprek
 Uitdienstgesprek
Periodiek of Naar behoefte
naar behoefte
3

4. Eens / niet eens
Beoordelings- en functioneringsgesprekken
kosten alleen maar tijd en leveren niets op!
4

5. Eens / niet eens
Door jaarlijks een beoordelings- en/of
functioneringsgesprek te voeren zijn mijn
medewerkers extra gemotiveerd!
5

6. Eens / niet eens
Door een beoordelings- en/of
functioneringsgesprek te voeren leer ik mijn
medewerkers pas echt goed kennen!
6

7. Eens / niet eens
Het functioneren van mijn medewerkers wordt
door het voeren van beoordelings- en
functioneringsgesprekken beter!
7

8. Eens / niet eens
Beoordelings- en functioneringsgesprekken
dragen bij aan het behalen van
strategische doelen!
8

9. Do’s en Dont’s
Overleg 3 minuten met elkaar
Welke goede en slechte ervaringen heb jezelf
opgedaan toen je zelf een functionerings-
beoordelingsgesprek onderging.
9

10. Performance management
Plannen
Organisatiedoelen
Vernieuwen Organiseren
Afdelingsdoelen Performance
Management
cyclus
Individuele doelstellingen
kwantitatief en kwalitatief
Belonen Evalueren
10

11. Eye-openers
• Leiding en medewerker hebben ieder eigen verwachtingen van het
gesprek
• Doel, onderwerpen en aanpak van te voren bespreken
• Planning en review is het uitgangspunt bij mensenmanagement
• Onderscheiden van rolverwachting en rolopvatting en bespreken
• Onderscheiden van bekwaamheid en bereidheid voor
taken/verantwoordelijkheden en de ontwikkeling analyseren en
bespreken.
11

12. Verschillen B&F-gesprek
Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek
Doel Aandacht geven, motiveren Oordeel uitspreken over totaal
oplossingen zoeken om kwaliteit functioneren. Duidelijkheid geven over
van het werk te verbeteren verwachtingen
Tijd Toekomst / vooruit Verleden, meer terugkijken
Karakter Tweezijdig, gelijkwaardige Eenrichting leidinggevende spreekt
partners oordeel uit
Centraal Bespreking (afstemming en Meetresultaat (beoordeling volgens
overeenstemming) criteria en normen)
Inhoud Agenda (punten medewerker en Beoordelingsformulier
leidinggevende)
Consequenties Afspraken capaciteitsontwikkeling Contractuele beslissing, salaris en
motivatieaspect, emolumenten
prestatieverbetering
Sfeer Open, zakelijk sociaal Verwachtingsvol, zakelijk resultaatgericht
Houding Actief Passief
medewerker
Rol leidinggevende Primair Coach Primair scheidsrechter
12

13. Feedback
Informatie van anderen over hoe bepaald
gedrag van jou door hen wordt waargenomen,
ervaren en begrepen en welk effect dat gedrag
op hen heeft.
13

14. Feedback en terugkoppeling
Neutrale (positieve of negatieve) feedback:
• Inhoud staat centraal
• Wat verwachtte je, wat gebeurde er,
hoe te herstellen of te voorkomen
Relationele feedback/persoonlijke kritiek:
• Invloed op samenwerking / persoonlijke verhouding met de
ander
• Gedrag, gevolg, gevoel
Persoonlijke feedback
• Hoe zie jij iemand als persoon functioneren, sterke
en zwakke punten e.d., advies t.a.v. ontwikkeling
14

15. Ontvangen van feedback
 Sta open voor feedback
 Luister actief
 Verdedig niet maar stel vragen
 Beoordeel wat je er mee kunt
 Vraag naar het effect.
15

16. Geven van feedback
 Beschrijvend:
 ‘ Ik begreep uit je woorden dat je wel boos was, maar
niet kon laten zien’ i.p.v.
 ‘Je durfde haar niet de waarheid niet te vertellen’.
 Concreet en specifiek:
 ‘Je luistert nu niet naar mij…’ i.p.v.
 ‘Je luistert nooit’
16

17. Geven van feedback
 Vraag de ander naar haar mening:
 ‘Herken je dat…?’
 Geef het effect van het gedrag aan:
 ‘Daardoor krijg het gevoel
 ´Dat ik beter kan gaan…’
 Hou de informatie functioneel.
17

18. Doel van het gesprek
 Wat: inhoud
 Waarom: aanleiding
 Welk doel: wat bereiken
18

19. Voorbereiden
 Aandachtspunten
 Rustige plek
 Feiten
 Wie is gesprekspartner
 Hoe af te ronden
 Opbouw en structuur
 (Emotioneel) afstand nemen
19

20. Opbouw en structuur
 Kop: intro, kader, doel, tijd et cetera
 Romp: beeldvorming, ordening, meningsvorming/oplossingen
of aanpak
 Staart: afronden, concrete afspraak
20

21. Valkuilen bij het persoonlijke gesprek
 Bevooroordeeld zijn
 Persoonlijk aanvallen
 Incidenten opblazen
 Eenzijdige beoordeling
 Onvoldoende aandacht besteden aan wat je goed, normaal
of niet goed vindt
 Recente voorvallen die de sfeer verzieken
 Te snel willen scoren
 Te snel discussiëren
21

22. Valkuilen bij het persoonlijke gesprek
 Zich mengen in privé- / persoonlijke zaken
 Wel nieuwsgierig maar niet invoelend reageren
 Teveel begrip tonen
 Niet luisteren
 Niet analyseren van wat er echt aan de hand is
 Medewerker niet betrekken in het bedenken van
oplossingen
22

23. Promes: prestatieverbetering door
Prestatiesturing
1. Op welke gebieden moet worden gepresteerd?
Bepalen van verantwoordelijkheidsgebieden
Voorbeelden: kwaliteit, veiligheid, zorgvuldigheid, efficiency,
samenwerking, communicatie en dergelijke
2. Hoe kunnen prestaties meetbaar gemaakt worden?
Prestatie-indicatoren omschrijven
3. Welke prestaties zijn haalbaar?
Prestatie doelen en -eisen vaststellen
4. Welke prestaties levert men? Feedbackrapport opstellen en
resultaten analyseren en bespreken
23

24. Voorwaarde voor succes
• Medewerkers voelen zich verantwoordelijk voor
verantwoordelijkheidsgebieden
• Zij accepteren doelen/ normen en het relatieve belang van de
verschillende indicatoren
• Zij werken mee aan het meten van de prestaties
• Prestatieverbetering wordt beloond (immaterieel/materieel)
a. Minder prestaties dan de norm/ doelniveau:
acties gericht op vermindering van verschillen
b. Prestaties op norm niveau of hoger:
doelen en normen verhogen
24

25. Voorbeeld uit productieomgeving
Verantwoordelijk- Doel-
Indicator Score Waarde
heidsgebied score
1. Tijdsbesteding Draaitijd machine 70% 75% + 40
2. Kwaliteit Handeling volgens voorschrift 98% 95% - 15
Klachten 2% 1% + 10
3. Productiesnelheid Machineslagen per uur 2000 2000 0
4. Materiaalkosten Aantal platen afval 15 15 0
Totaalwaarde + 35
25

26. Wat mag u van uw medewerker eisen?
Eisen Voorwaarden
• Juiste uitvoering werk • Functieomschrijving
• Optimale invulling functie • Werk-/voortgangsgesprekken
• verantwoordelijkheid • Opleiding/instructie
• bevoegdheid • Goede omstandigheden
• resultaat/productiviteit • Persoonlijke gesprekken
• Goede werknemer zijn • Beoordelen/controleren
• Coaching, ruimte geven
• Belonen
• Betrokken zijn
• Informeren/overleggen
• A.O./CAO/reglement
26

27. Wat motiveert jou?
In tweetallen 3 minuten
Wel / Niet
27

28. Drijfveren?
 Hoe vertalen die zich in je huidige werk?
 Rol?
 Taken?
 Doelen?
 Verantwoordelijkheden?
 Omgeving?
 Wat zijn huidige belemmeringen?
 Hoe kun je deze belemmeringen beïnvloeden?
28