Slides Og Referat Til Erfagruppe Den 20. Oktober 2009

Erfagruppen for markedsføring af folkebibliotekerne Erfagruppemøde Den 20. oktober 2009

Dagsorden for erfamødet

08.45-09.00: Kaffe og croissanter

09.00-09.45: Nye markedsføringstiltag, runde i plenum

09.45-09.55: Pause

09.55-10.30: Biblioteksklub – diskussion af oplæg fra arbejdsgruppe

10.30-10:45: Status på erfagrupper og fagligt netværk

10.45-11.30: Oplæg om 2 regionale temasamarbejder

11.30-12.00: Nedsættelse af ad hoc-gruppe opsamling og næste møde

Runde i plenum

Navn

Tiltag

LÅN

Runde i plenum

Julie, Glostrup: intern kampagne for e-resurser, Forårsprogram i samarbejde med AOF

Thomas, Herlev: Ledelsesmøde om markedsføring i gang. Udvikling af strategi.

Dorthe, Lyngby: Arrangement under kultur og klima. Alle arrangementer køres som projekter under NABC. Poseindkøb i bæredygtigt materiale

Gudrun, Tårnby: Fokus – sammenhæng mellem hjemmeside og fysisk bib-rum. Sundhedsdage i samarbejde med AOF/Sundhedshuset. Litteraturside: Vild med litteratur. Holder Bogforum som oplæg til Bogforum. Tårnby har lånt Frederiksberg oplæg til samarbejde med børneinstitutioner.

Pauline, Fredensborg: Sparetider, chipning. Bogen kommer kampagne

Runde i plenum

Lisbeth, Frederiksberg: Klimaet kalder-kampagne. Særudstilling: ikke et ord om klima. Ligesom Tårnby – sammenhæng mellem hjemmeisde og fysisk bib. Bæredygtige bæreposer. Ny sundhedsplejerske-folder. Bibliotekaren ud i rummet med konceptet Den Mobile Bibliotekar.

Sanne, Brøndby: Integration af bibliotek og kulturhus. Fylder pt. aktiviteter i Brønden. Bogstartsprojekt og forårsprogram

Camilla, Rødovre: Ny webmaster, hjemmesideindsats. Hvordan får vi lånerne til at bruge hele side… Storskærmsreklamer

Helle, Furesø-Hareskoven: E-resurser, nye plakater. Ny hjemmeside for personalet – mere fokus på personfremstillingen. 5 o’clock tea – arrangement om victorianske forfattere. Udvikling af quizmoduler til web. Klimaarrangement. Årligt 8.-9.klasses arrangement på biblioteket (3 romaner)

Fælles materialer

Julie, Glostrup: sender materialer om e-resursekampagne

Gudrun, Tårnby: sender materiale om bibliotekets indretningsdag.

Lisbeth, Frederiksberg: sender ny folder til samarbejde med sundhedsplejen+sender billeder af Den Mobile Bibliotekar.

Camilla, Rødovre: sender Visitkort i pdf

Helle, Hareskoven: Sender info om 5 o’clock Tea-arrangement

Biblioteksklub

Baggrund Gentofte Hovedbibliotek har i dag over 1300 tilmeldte til deres facebook-profil, over hundrede faste gængere til læseklub og henmod 350 medlemmer af vores distributionsliste ved navn "Biblioteksklubben" Da disse puljer er fragmenterede, har vi ønsket at ordne dem ind uder et fælles brand – nemlig "Biblioteksklubben". Biblioteksklubben er en gratis, men eksklusiv klub, hvor man får en lang række fordele. Klubben har et stort tilvækstpotentiale, og vil samtidig fungerer som en effektiv markedsføringskanal både for arrangementer og for selve bibliotekets kernekompetencer. Med udgangspunkt i dette pilotprojekt (som er forankret i DBs kursus i markedsføring, forår 2009) har bibliotekslederne bedt erfagruppen for markedsføring om at udfolde konceptet, således det er anvendeligt for alle regionens biblioteker.

Koncept 2:2

Klubkonceptet 2:2

Arbejdsgruppen har vurderet at det er hensigtsmæssigt for den generelle anvendelighed i regionen at dele konceptet op i to dele. Et klubkoncept, der fungerer som en VIP/klassisk loyalitetsklub og et klubkoncept, der retter sig mod børnefamilier.

Erfagruppen har desuden overvejet klubkonceptet i forhold til studerende, men har vurderet at de to andre målgrupper er mere anvendelige i forhold til hele regionen, og at selve klubkonceptet ikke som sådan egner sig til studerende. Det ville i forbindelse være mere brugbart at tænke netværksdannelse og relationelle ydelser (erfagruppen vil muligvis komme ind på dette til forslaget til 2 tematiske samarbejder).

VIP/Loyalitetsklub

Målgruppe:

Biblioteksbrugere, der er interesseret i at modtage tilbud fra biblioteket - det vil typisk være meget loyale brugere som i forvejen benytter sig af bibliotekets mange kulturelle tilbud. Det afgørende for projektgruppen, der går videre med dette vil være at undersøge og udbygge de muligheder, der ligger i at ikke blot biblioteksklubben tilbyder brugerne en række ydelser - men at brugerne også kan give biblioteket noget igen.

Tilgang : En biblioteksklub af denne type vil eks kunne tilbyde:

Invitation til eksklusive arrangementer, som er forbeholdt biblioteksklubbens medlemmer.

Invitation til en årlig medlemsbrunch.

Medlemmet modtager en e-mail om alle bibliotekets events og arrangementer.

Medlemmet får 10% rabat på alle arrangementer.

Medlemmet inviteres til den årlige ”bogbytterdag” på biblioteket.

Medlemmet får eks 10 % rabat i lokale forretninger.

Medlemmet bliver inviteret til kunstudstillinger og ferniseringer på biblioteket.

Medlemmet indgår i et netværk med andre, der hører til biblioteket

VIP/Loyalitetsklub fortsat

Dette netværk kan (som det er tilfældet med facebook-netværk) til gengæld opbygge en konsekvent deltagertilgang til bibliotekets arrangementer. De kan gennem klubben føle sig forbundne med biblioteket og derved ønske at støtte arrangementer og lign.

Det er ikke tanken at der skal lave en række arrangementstiltag ud over hvad det enkelte bibliotek allerede ønsker at entrere med. Derimod at der tænkes en række spin offs af disse, således 'det eksklusive' bliver mindre tillæg til allerede eksisterende arrangementer (formøder, sikring af billetter osv).

VIP/Loyalitetsklub - fortsat

Projektgruppen skal særligt have fokus på udarbejdelse af strategier for følgende punkter:

samarbejde med lokale aviser

Sammenhæng mellem klubben og bibliotekets web

Udarbejde vejledning til frontpersonale (Q&As)

Samarbejde med lokale forretninger

Samarbejde med eksisterende foreninger

Storskærme/slips i bøger

Familieklub

FAMILIEKLUB

Formål: At skabe en tæt kontakt til børnefamilierne og dermed børnene

Demonstrere bibliotekets rummelighed og skabe en tæt kontakt til bibliotekernes vækstlag, børnene

Tilgang:

Familierne inviteres via mail til særlige børnearrangementer

Familierne orienteres evt. om børnearrangementer på andre biblioteker

Familierne får rabat på alle børnearrangementer

Familierne får sikring af adgang til børnearrangementer

Projektgruppen forestiller sig at børnene kan fungere som ambassadører for bibliotekerne i denne sammenhæng. At det er dem der skal opbygges et særligt forhold til. Man kunne forestille sig at de inviteres til at lege med biblioteket - at de kunne fungere som inspiration og brugerpaneler.

Familieklub

Projektgruppen skal særligt have fokus på udarbejdelse af strategier for følgende punkter:

Synlighed på det fysiske bibliotek

Samarbejde med skoler/fritidsinst/kultur- og idrætsinstitutioner

Samarbejde med særlige boligområder

Udarbejde vejledning til frontpersonale (Q&As)

Tilgang

Projektgruppen, der skal sikre konceptudvikling og implementering skal desuden tage sig af følgende områder:

Der udarbejdes en folder med oversigt over biblioteksklubbens tilbud og tilmeldingsprocedure.

Der afholdes intro-møde for publikumsafdelingen i salgsarbejde

Udarbejdelse af Q&As til front/servicepersonale

Udarbejdelse af kommunikationsstrategi for de to klubber (herunder vejledning til medievalg)

Aftale med leverandør om medlemskort

Indgåelse af evt. fællesaftale med trykkeri

Kontakt til og endelig udformning af skabeloner i samarbejde med grafisk bureau

Projektplan

Maj 2009: AØ fremlægger potentiale og koncept på biblioteksledermøde

August-oktober 2009: Gentofte Bibliotekerne kører pilotprojekt

August 2009: SLP fremlægger koncept til Erfagruppen for markedsføring af folkebibliotkerne

August-oktober 2009: Erfa-gruppen arbejder på udbygning til regionalt anvendeligt koncept

November 2009: AØ fremlægger regionalt koncept på biblioteksledermøde på baggrund af erfagruppens arbejde

November 2009: BL afsætter timer+ressourcer af og der nedsættes arbejdsgruppe (med rødder i erfa) til implementering, arbejde med eksternt konsulentbureau og grafisk layouter.

Februar 2010: Koncept tilbydes til region hovedstaden

April 2010: BibLAB-kursus omkring Klub-arbejdet

Maj 2010: klubberne kører selvstændigt i regionen

Budget & Forretningsmodel

Erfagruppen og ad hoc-gruppen ser 2 mulige forretningsmodeller:

1. Finansieret af Styrelsen for B&M og regional egenfinansiering (i henhold til puljen skal der lægges 50.000,- i egenfinansiering)

2. Finansieret 100% af alle deltagende biblioteker i Region Hovedstaden

0 I alt 100.000 Udgifter i alt 25.000 Merchandice 45.000 Layout + skabeloner Grafik 8.800 40 timer a 220 … opfølgende konsulentarbejde fordel på p-grp. 4.400 15 timer a 220 ...biblioteksfalig (medie-indsigt) 4.400 15 timer a 220 ...biblioteksfalig (børn/voksen-kompetenter) 4.400 20 timer a 220 ...kommunikationsansvarlig 8.000 40 timer a 220 ...Projektleder Projektgruppe 100.000 Indtægter i alt 50.000 B&M 50.000 Egenfinansiering Budget

0 I alt 74.300 Udgifter i alt 15.000 Merchandice 45.000 Layout + skabeloner Grafik 3.300 15 timer a 220 ...biblioteksfalig (medie-indsigt) 3.300 15 timer a 220 ...biblioteksfalig (børn/voksen-kompetenter) 3.300 15 timer a 220 ...kommunikationsansvarlig 4.400 20 timer a 220 ...Projektleder Projektgruppe 74.300 Indtægter i alt 74.300 Egenfinansiering Budget uden styrelsens medfinansiering

Til beslutning

Ønsker bibliotekslederne i Region hovedstaden at nedsætte projektgruppe til færdigbearbejdelse af biblioteksklubkonceptet?

Ønsker bibliotekslederne at anvende det fælles koncept?

Hvilken forretningsmodel ønskes? Og i fald der gives et delvist tilsagn eller afslag på forretningsmodel 1, kan vi så viderføre projektet i hht. enten model 2?

Referat

Amalie lægger oplæg til BL på bloggen fredag den 23. oktober – alle kan kommentere

Erfagrupper og faglige netværk

Anbefalinger

Arbejdsgruppen anbefaler overordnet en struktur bestående af :

Biblioteksledermøde,

Netværk for Børneområdet

Netværk for Udlånsekspeditionerne

Netværk for Voksenområdet

Netværkene kan suppleres med projekt eller ad hoc grupper til særlige opgaver og indsatsområder. Arbejdsgruppen anbefaler endvidere:

At der fremover ikke er erfa-grupper på voksenområdet, men at indholdet af disse bliver en aktiv og synlig del af netværksgruppens arbejde.

At Netværkene har forskellig karakter afhængig af fagområde

At netværkene arbejder efter formål og mål som beskrevet i forslaget.

Erfagrupper og faglige netværk

Der er sammenhæng mellem de forskellige netværksgrupper forstået således, at Biblioteksledermødet på sit møde i september kan udstikke et tema eller indsatsområde, man ønsker netværkene skal drøfte det kommende år. Desuden foreslås det, at et årligt Biblioteksledermøde afsættes til at drøfte resultater og tilbagemeldinger fra netværksgrupperne.

Konkrete arbejdsopgaver eller projekter, der udspringer af drøftelser på Biblioteksledermødet eller det øvrige netværk, anbefales placeret i ad hoc - eller projektgrupper, der er dedikeret til den konkrete opgave. Der udarbejdes kommissorium med resurseestimering for denne type opgaver inden de sættes i gang med beskrivelse af hvilke forventninger, der er til rapportering og gennemførelse af konkrete aktiviteter.

Alle netværk er desuden en vigtig del af ”fødekæden” til temadage, kurser og artikler.

Netværksgruppernes arbejde skal desuden tænkes sammen med de øvrige indsatsområder i centralbibliotekskontrakten. Overlap skal undgås og synergien mellem de forskellige former skal være det fremherskende.

2 regionale temasamarbejder