3. Uitgangspunten
• Vertrekpunt: Open Archival Information
System Reference Model
• Opname digitaal object tot ter beschikking
stellen
• Vooropgesteld:
– Flexibel, met oog op partners uit verschillende
omgevingen
– Vanuit bestaande noden en werking
3
6. Uitgangspunten
6
eenvoudige, uniforme en beschreven reeksen :
bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
gestructureerd, geselecteerd en gemetadateerd digital
born archiefmateriaal : uit DMS en
samenwerkingsplatformen
weinig gestructureerd, ongeselecteerd, niet-publiek,
onbeschreven digital born archiefmateriaal : file servers
Ingesttool om ingest te automatiseren
7. 7
Eenvormig materiaal
bv. bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
Kant-en-klare gehelen
bv. DMS, samenwerkingsplatformen
Te bewerken eenheden
bv. file servers
Ingesttool om ingest te automatiseren
14. Eenvormig materiaal
• Gelijkaardige procedure voor het ingesten van
gedigitaliseerde archiefstukken
– Gedigitaliseerde stukken centraal aangeboden
– Generiek ingest- en access rights model
– Unieke referentiecode van bestanddeel in
bestandsnaam
– Linken digitaal object en metadata via ref.code
• Metadata uit scopeArchiv: titel, source,
identifier in digitaal depot
14
17. Eenvormig materiaal
• Uniforme reeksen (formaten, bestandsnamen)
• Uniforme ingest- en toegangsprocedure per
aangeboden lot (ingestovereenkomst)
• Beschrijvende metadata aanwezig in Aleph of
scopeArchiv 17
Joseph Buyens
18. 18
Eenvormig materiaal
bv bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
Kant-en-klare gehelen
bv. DMS, samenwerkingsplatformen
Te bewerken eenheden
bv. file servers
Ingesttool om ingest te automatiseren
19. Kant-en-klare gehelen
• OAIS:
– pre-ingest = Preliminary Phase met als eindpunt
draft Submission Agreement
– Onderhandeling met archiefvormer en validatie
• Afspraken:
– Welke data vooronderzoek en tests
– Planning overdracht
– Welke toegangen
– …
19
20. Kant-en-klare gehelen
• Alle metadata, orde, link object-metadata
• Eén configuratiefile met ingestmodel en
toegang voor set formaten
A B
20
Object Metadata Manifestaties Metadata
21. Kant-en-klare gehelen
• Alles 1 op 1 overgebracht
1 object = 1 beschrijving
• Bepaalde structuur overgenomen
bv. reeksen per jaar
21
24. 24
Eenvormig materiaal
bv. bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
Kant-en-klare gehelen
bv. DMS, samenwerkingsplatformen
Te bewerken eenheden
bv. file servers
Ingesttool om ingest te automatiseren
25. Te bewerken eenheden
• OAIS: onderhandeling met archiefvormer en
validatie
• verwachtingen van archiefvormer en
bestaande praktijk binnen Universiteitsarchief
Leuven en KADOC-KU Leuven
25
26. Te bewerken eenheden
• In de praktijk
– objecten met (beschrijvende) metadata uit een
CMS of DMS
– bestanden in mappenstructuur afkomstig van bv.
file server/pc of meegegeven op cd-rom bij papier
26
27. Te bewerken eenheden
• Overeenkomst met archiefvormers:
– Welke data (en eventueel metadata)
– Minimale orde (geen losse bestanden zonder
context)
– Overdrachtwijze en timing
– Te hanteren overdrachttools
27
Yves SmetsOmniaMaurice Brasseur
28. Te bewerken eenheden
28
- Ordening
- Selectie
- Herbestemming
- Toevoegen metadata
- Linken objecten aan
metadata
29. Te bewerken eenheden
• Pre-ingest
Lias :
bijwerken
of opmaak
van SIP die
geautomati
seerd
geïngest
wordt
29
Institution Archivist
1ste verwerking
met Windows
Explorer
2de verwerking
met SharePoint
• Ingest : automatische creatie AIP op basis van
minimumset aan gegevens
30. Te bewerken eenheden
• Ingestdata
• Beschrijvende
data
•
(selectie, ordeni
ng, oplossen
vreemde
formaten)
Invoer
SharePoint
• Controle
• Ingest :
aanmaken XML,
migratie
objecten en
toevoegen DC
data
Ingest in depot
• Aanmaak
beschrijvings-
eenheden
• Invulling
eenheden
• Linken van XML
en objecten
Ingest in
scopeArchiv
Wijziging in
scopeArchiv
30
• Controle
• Aanvulling
31. Knelpunten
Vragen en knelpunten:
– Hoe linkt men (gebruiksvriendelijk) objecten uit
het digitaal depot aan de juiste beschrijving?
– Hoe worden de complexe objecten opgenomen?
Als platte lijst? Gaat dan niet de oude orde
verloren?
– Hoe visualiseert men de oude orde voor lezers
31
33. Knelpunten: koppeling
33
Eerste piste: mappen worden opgenomen als beschrijving (afdeling,
onderafdeling, rubriek, subrubriek, bestanddeel) in scopeArchiv
Titel
Gebruiksvriendelijkheid
35. Knelpunten: koppeling
• Verschil tussen
– mappen die leiden tot een
beschrijvingseenheid
– mappen die onderdeel zijn
van een
beschrijvingseenheid
• Tweede optie: Definieer
vooraf welke map een
beschrijvingseenheid
wordt
35
36. Knelpunten: oude orde
• Bestanden
AIP’s in e-depot
• Mappen
beschrijvingseenheid in
beschrijvingssysteem
• Waar gaan mappen
naartoe als ze niet tot
beschrijvingseenheid
leiden?
Opname van deze
structuur als XML-
document in het e-depot
36
Voordeel van deze werkwijze: er wordt maar 1 link getoond voor meerdere objecten in inventaris. (Ipv. 100 links naar individuele bestanden) oude orde bewaard en overzicht behouden in inventaris als er later nog aanvullingen op dit bestanddeel komen, worden nieuwe AIP’s opgemaakt en gelinkt in de XML. Er zal een nieuwe link toegevoegd worden aan het bestanddeel. (per ingest een nieuwe link)XML’s worden omgezet naar XSL’s die getoond worden in een HTML-pagina (XML’s kunnen ook gepreserveerd worden)
Vooraf geen afspraken gemaakt, dus weinig uniforme formaten: bepaling per map/doc in pe-ingestDubbel werk vermijden: tijdens selectie en schoning moeten documenten geopend worden. Beschrijving gebeurt best ineens. Automatische koppeling bestanden: 1 AIP of meerdere tegelijk beschreven (oude orde in beschrijving of in digitaal depot)