Successfully reported this slideshow.

Digitaliseer je collectie: praktijkvoorbeeld van een archiefbank

565 views

Published on

GMS

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Digitaliseer je collectie: praktijkvoorbeeld van een archiefbank

  1. 1. Digitaliseer je collectie: praktijkvoorbeeld van een archiefbank
  2. 2. • Wat is het RHCL?
  3. 3. Stappen in digitalisering • Digitaliseringsmatrix (informatieplan)
  4. 4. Niveau 0 Niveau 1 Niveau 2a Niveau 2b Niveau 3 Archief is geordend en toegankelijk (analoog) Archief is digitaal toegankelijk Archief is in digitale vorm en digitaal toegankelijk Archief IS digitaal Het archief is geordend en toegankelijk gemaakt: een analoog proces waarbij het archief materieel verzorgd en geordend is, met een papieren toegang of inventaris De in analoge vorm tot stand gekomen toegangen (inventarissen) zijn naar een database omgezet (MAIS-Flexis) Inhoud van het archiefstuk is digitaal overgenomen (transcriptie in een database) De digitale toegangen zijn gekoppeld met digitale reproducties (scanafbeel dingen) vd papieren archief- stukken Digitaal geboren archief
  5. 5. Van niveau 0 naar niveau 1
  6. 6. Implementatie archiefbeheersysteem • Toegangen digitaliseren in een databank en website (MAIS-Flexis/archieven.nl -> De Ree) • Plaatsregistratie op stukniveau + gekoppeld aan digitale toegangen • Voordeel archiefbeheersysteem: dwingt structuur af
  7. 7. Van niveau 1 naar niveau 2
  8. 8. Bedreigingen • Doelstelling digitaliseren bedreigd: – Bezuiniging – Personele capaciteit en competentie
  9. 9. Kansen • Bezuiniging leidde tot inkrimping publieke dienstverlening (studiezaal) – overschot personele capaciteit elders inzetten: digitalisering
  10. 10. Implementatie Archiefbank • ‘Slapende’ investering in ontwikkeling van archiefbankapplicatie • Door gestructureerd te werken = – Vereenvoudiging implementatie archiefbank – Vereenvoudigt de werking van de archiefbank
  11. 11. • Eenvoudige en gestructureerde werking van de archiefbankapplicatie = minder personele capaciteit nodig dan ingeschat = competentie-eisen aan personeel kunnen gedifferentieerd worden
  12. 12. GMS Digitaliseert Scanning on Demand • Voorstel van GMS aan (Nederlands-) Limburgse archiefdiensten uitgangspunten: – Relatief kleine hoeveelheden archief – Regelmatig geraadpleegde archiefstukken – Specifieke behoefte van de klant (= archiefdienst)
  13. 13. Voorstel behelst • Maandelijks transport (vaste dag) • Standaard = 1 m’ (maar kan eenvoudig van worden afgeweken)(geen afname verplichting) • Digitale reproducties (scans) na een week beschikbaar via FTP • of op externe harde schijf bij retour originelen, bij nieuwe maandelijkse ronde •
  14. 14. GA Weert GA Roermond EHC Sittard-Geleen RHC Limburg (Maastricht) Oostende
  15. 15. • Diverse vormen van archiefmateriaal en collecties : – Bouwtekeningen, perkament, los/ingebonden, fotoafdrukken, negatieven, … tot A2-formaat – Reproducties: rolfilms, microfiches – Groter dan A2 formaat = nadere afspraken
  16. 16. • Digitaliseren volgens maandelijkse instructie : ene archiefstuk is het andere niet • Nabewerking op basis van standaard afgesproken specificaties • Afspraken over bestandnamen t.b.v. archiefbank • Volledige inventarisnummer (band, dossier…) wordt digitaal beschikbaar • Tiff – JPEG ; 300 dpi • Opdrachten publiek (bij voldoende omvang)
  17. 17. Pluspunten • Schaalvoordeel door participatie meerdere archieforganisaties • Engagement voor langere periode: vaste prijsafspraken, offertes overbodig, eenvoudige facturatie • Met beperkt (scan)budget toch op regelmatige basis aan de slag met het scannen van archieven
  18. 18. • Organisatie leert omslag naar digitaal aanbod, naar digitale dienstverlening maken – Werkprocessen – Verwerken van achterstallige voorraden digitaal materiaal (bv. Metamorfoze)
  19. 19. Voorbeeld: • Toegang/archiefblok met bijhorende code, (uniek) inventarisnummer per toegang
  20. 20. Toekomst • Visie: (publiek betaalt mee?) • Groeimodel digitaliseren - archiefbank
  21. 21. Vragen ?
  22. 22. GMS Digitaliseert Informatie aan Zee 12 & 13 september 2013 Ing. H. (Bert) Koopman Commercieel Directeur
  23. 23. Agenda GMS in het kort... Afdelingen Referenties GMS in het kort...  Opgericht in 1982  Specialist in digitalisering  Ca. 40 enthousiaste werknemers  Gespecialiseerd in maatwerk  Duurzaam en sociaal produceren  Twee kernafdelingen;  Cultureel Erfgoed (CE)  Industrial Scanning (IS)
  24. 24. Agenda GMS in het kort... Afdelingen Referenties  Digitalisering van (ingebonden) historische collecties  Kranten, tijdschriften, boeken, akten  Charters, foto’s, negatieven, dia’s  Notarieel archief, kaarten, registers  Grootformaat kaarten > A0  Handschriften, schilderijen  Prentboeken  Metamorfozeprojecten Afdeling CE
  25. 25. Agenda GMS in het kort... Afdelingen Referenties  Digitalisering van overheidsarchieven  Bouwtekeningen, WMO dossiers  Bouw- en milieuvergunningen  Personeels- en cliëntendossiers  Persoonskaarten  Digitaliseren van bedrijfsarchieven  Financieel archief, microfilm fiches  Vensterponskaarten, Well logs  Rapporten, Technische tekeningen  Declaraties, Instructiemanuals Afdeling IS
  26. 26. Referenties Archieven
  27. 27. Referenties Gemeenten
  28. 28. Referenties Bibliotheken en Musea

×