Business Process Management - Dries Moreels

1. Business Process
Management
als hefboom voor
Bibliotheekvernieuwing

2. lib.ugent.be

8. Click here!

9. Gebruiker centraal
1. elke knop op de website hetzelfde gedrag
• uitlening verlengen
• boek laten klaarleggen uit het depot
• artikel laten scannen uit een tijdschrift
• uitgeleend boek reserveren voor later
2. geen foutmeldingen tonen aan gebruikers
3. meerdere back office systemen integreren
4. dashboard voor bibliotheekmedewerkers

11. Werkprocessen
1. versterkte samenwerking
2. consistente dienstverlening
3. uitgewerkte procedures
4. nieuwe dienstverlening mogelijk maken

12. BPMN 2.0
• internationale standaard
• werkprocessen beschrijven en sturen
• keuze aan open source en commerciële software

16. Processen
1. boek laten klaarleggen uit het depot
2. artikel laten scannen uit een tijdschrift
3. uitgeleend boek reserveren voor later
4. uitlening verlengen

19. Succes
van concept naar productie in 4 maanden
1. fantastisch team
2. agile development
3. process definities kunnen snel bijgewerkt worden
4. beperkte investering vooraf
in een jaar ruim 80.000 hoofdprocessen gestart, elk met
meerdere subprocessen

20. Team
Rosemie Callewaert: voice of the customer
Xavier Bertels: UX designer
Patrick Hochstenbach: architect
Nicolas Steenlant: development (interface)
Nicolas Franck: development (intranet)
Yannick Spillemaekers (Inuits): BPMN engine
Frank Vandepitte & Paul Bastijns: library systems
Omar Reygaert: sysadmin
Jan Collijs/Peter Leemans (Inuits): IT support

24. Logistiek
1. elk volume heeft zijn „juiste” plaats in het depot
2. stelselmatig de data over de collectie aanvullen
3. introductie van dozen en doosbarcodes
4. introductie van formaatplaatsing
5. logboek van alle activiteit in het depot

27. BPMN project
1. toevoegen van één proces definitie
2. integratie met logistiek systeem
3. verberg complexiteit ondergronds depot op website
4. werken in het depot ondersteunen met handheld

33. Veranderingen
Renovatie van het gebouw stelt deadlines voor
aanpassingen van de dienstverlening…
1. BPMN helpt ons nu om aanpassingen voor te bereiden
en door te spreken
2. BPMN modellen kunnen wijzigen zonder dat de
gebruiker het merkt op de website
3. Bibliotheekmedewerkers houden het overzicht
Open Source BPMN engine ‚Activiti’ heeft dit voor ons
mogelijk gemaakt

35. COUNTER
• Gestandaardiseerde meetmethode van gebruik
• Gestandaardiseerde weergave van de cijfers
• E-bronnen: artikels via databanken/aggregatoren
• Journal Report
• Database Report
• Onderscheid tussen succesvolle "request" en "access
denied"

36. Toepassing
artikels scannen on demand
uit een papieren tijdschrift
!
is erg vergelijkbaar met
digitale artikels leveren uit een tijdschrift
en
kan op dezelfde manier gemeten worden

37. JR1A, JR2, JR5

39. Credits
• Drawings
by
Patrick
Hochstenbach
• Photographs
by
Michiel
Hendryckx,
Geert
Roels
• Architecture
drawings
&
3D
model
by
Robbrecht
&
Daem
/
Barbara
van
der
Wee
/
daedalus
…