Lippens Grondwerken, een aannemer met vijf administratieve medewerkers, koos voor Microsoft Dynamics NAV als ERP-systeem. Softwarepartner Astena installeerde het pakket Astena Comfort dat het op basis van Dynamics NAV ontwikkelde met specifieke aanpassingen voor de bouwsector. Zo kon Lippens Grondwerken zonder enig maatwerk snel met de software van start gaan.

1. Lippens Grondwerken werkt efficiënter en
professioneler met Dynamics NAV
tel. +32 (0)9 272 73 60
info@astena.be
land: België
sector: bouw
profiel
Familiebedrijf Lippens Grondwerken is opgericht in
1967. De onderneming ontstond als een loonwerkbedrijf maar is uitgegroeid tot een gezond aannemingsbedrijf met een eigen container- en transportdienst en een terrein voor grondopslag en
recyclage van bouw- en slooppuin. Lippens Grondwerken telt 30 medewerkers van wie vijf op het
kantoor in Zulte.
uitdaging
De klanten van Lippens Grondwerken eisen een
steeds snellere reactie op hun vragen. Het werd
stilaan moeilijk om aan die eisen te voldoen, door-
Lippens Grondwerken, een aannemer met vijf administratieve medewerkers, koos voor Microsoft Dynamics
NAV als ERP-systeem. Softwarepartner Astena installeerde het pakket Astena Comfort dat het op basis van
Dynamics NAV ontwikkelde met specifieke aanpassingen voor de bouwsector. Zo kon Lippens Grondwerken
zonder enig maatwerk snel met de software van start
gaan.
Vroeger waren de boekhoudsoftware en de software
voor projectbeheer bij Lippens Grondwerken niet met
elkaar geïntegreerd, zodat er heel wat tijd verloren ging
met het opvragen van informatie aan collega’s. De gebruikers werkten ieder op hun eigen manier, wat het
nog moeilijker maakte om documenten terug te vinden. Tegelijk eisen de klanten een steeds snellere reactie op hun vragen.
Met Dynamics NAV en Astena Comfort beschikt Lippens Grondwerken nu over een centraal systeem waarin alle gebruikers op een gestructureerde, efficiënte
manier werken en informatie snel kunnen terugvinden.
Bovendien kan de software gemakkelijk meegroeien
met de toekomstplannen van de onderneming.
Dynamics NAV

2. dat de organisatie werkte met niet-geïntegreerde
Aannemersbedrijf Lippens Grondwerken gebruikt Micro-
en verouderde software voor administratie en
soft Dynamics NAV als centraal administratief systeem. IT-
boekhouding.
partner Astena installeerde Astena Project Comfort, een
door hen aangepaste standaardversie van Dynamics NAV
oplossing
De bouwonderneming koos als KMO voor de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft Dynamics
NAV samen met Astena Project Comfort, het standaardpakket van Astena voor de bouwsector. Door
te kiezen voor een standaardproduct kon Lippens
er meteen efficiënt mee werken. De software wordt
stapsgewijs geïmplementeerd volgens de prioriteiten van de organisatie.
specifiek voor de bouwsector.
“We bieden Astena Project Comfort al jaren aan”, verklaart
Wim Vandesompele, Managing Director van Astena.
“Klanten willen meer en meer zekerheid en ze willen de
risico’s vermijden die vaak geassocieerd worden met een
ERP-traject. Vandaar dat we een standaardproduct ontwikkelden. In Dynamics NAV 2013 is het mogelijk om onderdelen die je niet nodig hebt weg te laten, zodat de
software nog toegankelijker is voor kleinere ondernemin-
voordelen
Û versneld terugverdieneffect door de productaanpak
Û documenten sneller terugvinden
Û professionele uitstraling
Û betere klantenservice
Û toekomstgericht platform
Û integratie met Microsoft Office
Û kostenstroom beter beheren
Û overal beschikken over de nodige informatie
Û één systeem en één partner
gen zoals Lippens Grondwerken. Met slechts vijf administratieve medewerkers is het immers niet nodig om processen zoals goedkeuringsprocedures te automatiseren.”
Voor Lippens Grondwerken betekent Dynamics NAV een
belangrijke stap in de professionalisering van het bedrijf.
De vorige software voor boekhouding en administratie
was immers verouderd en was bovendien niet met elkaar
geïntegreerd. Dat veroorzaakte heel wat tijdverspilling
omdat collega’s telkens naar elkaars bureau moesten lopen om informatie te vragen.
Meer gestructureerd werken
software&services
“Met Microsoft Dynamics NAV beschikken we over een
Servers
centraal systeem waarin al onze bureaumedewerkers zelf
Developer Tools
Windows
Desktop Applications
Business Solutions
Dynamics NAV
Online Services
Microsoft Services
Microsoft Technologies
Microsoft Security
alle informatie kunnen terugvinden”, vertelt zaakvoerder
Marleen Lippens. “Zo kunnen we ook dubbel werk – het
twee keer invoeren van dezelfde informatie – vermijden.
Iedereen werkt meer gestructureerd en op dezelfde manier. Uiteindelijk is het onze bedoeling om onze projecten
en de kostenstroom nog beter te gaan beheren. Door een
duidelijker overzicht kunnen we de knelpunten beter
blootleggen. Ook potentiële klanten merken de professionele manier van werken. Op een vraag van een klant of
een potentiele klant kunnen we nu nog sneller en accurater antwoorden.”
Meer dan een boekhoudpakket
Oorspronkelijk dacht de zaakvoerder dat een ERP-systeem
te uitgebreid en te complex zou zijn voor een KMO. “We
waren er op dat moment nog niet aan toe”, bevestigt
Marleen Lippens. “Toen we echter op zoek gingen naar
een nieuw boekhoudpakket zijn we ons gaan realiseren
dat we het ruimer moesten zien en meteen al onze admi-

3. Marleen Lippens, zaakvoerder Lippens Grondwerken: “Met Dynamics NAV en Astena Project Comfort krijgen we alle faciliteiten van een ruim platform, afgestemd op ons niveau.”
nistratieve processen moesten integreren. Het vroeg
ming al heel snel van start gaan met haar nieuwe
gewoon ook wat tijd om daarbij stil te staan en alles
ERP-systeem. “We wilden maatwerk vermijden en zo
op een rijtje te zetten.”
veel mogelijk binnen de standaardmogelijkheden
blijven”, beklemtoont Marleen Lippens.
Toen Astena een uitnodiging mailde voor een webinar over Microsoft Dynamics NAV, besliste Lippens
Door te kiezen voor een standaardpakket kon Lip-
om deel te nemen. “Zo’n online demo is ideaal om-
pens Grondwerken niet alleen snel operationeel zijn
dat je je niet hoeft te verplaatsen maar je alles kan
maar beperkte men ook de risico’s van de imple-
volgen op je eigen bureau. Zo krijg je op een paar
mentatie. “We willen een kant en klaar product leve-
uur tijd heel wat informatie”, aldus Marleen Lippens.
ren dat de noden van een klein of middelgroot
Na een aantal gesprekken met Astena, besliste de
bouwbedrijf 100% afdekt”, aldus Wim Vandesompe-
bouwonderneming om voor het eerst met hen sa-
le. “Dit laat ons toe om onze aandacht toe te spitsen
men te werken.
op het introduceren van het pakket in het bedrijf,
wat aan de CEO sneller een hogere ROI biedt met
“We krijgen alle faciliteiten van een ruim platform,
meer zekerheid. We zien ook dat de KMO-markt
dat perfect te integreren is in onze bestaande Mio-
vragende partij is voor deze aanpak en meer en
crosoft-omgeving, maar wel afgestemd op ons ni-
meer terughoudend wordt tegenover de traditione-
veau”, verklaart Marleen Lippens. “Als we dat in de
le werkwijze waar vaak heel wat maatwerk bij komt
toekomst willen, kunnen we het systeem toch uit-
kijken.”
breiden en laten evolueren met onze behoeften. Die
integratiemogelijkheden, rijke functionaliteit en
Brug tussen business en IT
flexibiliteit vonden we niet bij andere softwarepak-
Binnen die standaardfuncties blijft het wel perfect
ketten voor de bouwsector.”
mogelijk om het pakket aan te passen aan de specifieke manier van werken bij elk bedrijf. “Het vertalen
Geen maatwerk, snelle start
van business naar IT blijft wel een moeilijk punt voor
Lippens Grondwerken koos dus voor Astena Project
ons, maar daarvoor overleggen we met de mensen
Comfort omdat het pakket toonde wat het bedrijf
van Astena”, zegt Marleen Lippens. “Zij hebben er-
nodig had. Op die manier kon de bouwonderne-

4. varing met de technologie en in de bouwsector, wat voor
ons ideaal is.”
Stap voor stap invoeren
Het invoeren van de ERP-software bij Lippens Grondwerken gebeurt stap voor stap. In de eerste fase schakelde de
boekhouding over naar het nieuwe systeem. Het opzetten
van het systeem en de opleiding van de gebruikers namen
een 5-tal dagen in beslag. In een volgende fase ging ook
het administratieve projectbeheer over naar Dynamics
NAV. Dat projectbeheer is behoorlijk complex en omvat
onder meer het bijhouden van prestaties en goederen die
op de werven worden gebruikt. Die gegevens dienen ook
als basis voor de facturatie. “De huidige gebruikers zijn al
Wim Vandesompele
erg enthousiast”, zegt Marleen Lippens. “Uiteindelijk zullen onze oude softwarepakketten volledig verdwijnen.
“We willen een kant en klaar product leveren dat de noden van een klein of middelgroot bouwbedrijf 100% afdekt. Dit laat
ons toe om onze aandacht toe te spitsen
op het introduceren van het pakket in het
bedrijf, wat aan de CEO sneller een hogere
ROI biedt met meer zekerheid.”
Astena blijft de verdere stappen begeleiden en zorgt
daarna nog voor ondersteuning bij onze toekomstplannen.”
Toekomstplannen
Lippens Grondwerken denkt eraan om Dynamics NAV in
de toekomst ook te gebruiken voor tijdregistratie en documentbeheer. Ook de weegbonnen van het tweede depot, die nu nog manueel worden ingevoerd, wil men in
het ERP-systeem integreren, net als de aankoop van
brandstof. Op termijn zullen de werfleiders mogelijk op
tablet pc’s al hun projectinfo op afstand kunnen inkijken.
“Dit is echt een verhaal op lange termijn, een andere manier van werken die de ontwikkeling van onze onderneming ondersteunt”, besluit Marleen Lippens.
voor meer informatie
Voor
meer
informatie
over
de
beschreven
producten en diensten van Microsoft, bel naar
+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/
cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke
toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over Astena, bel naar +32 (0)
9 272 73 60 of bezoek www.astena.be.
Voor meer informatie over Lippens Grondwerken,
bezoek www.lippensgrondwerken.be.