Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Uitdaging
FoodDrinkEurope wil zoveel
mogelijk processen
automatiseren om efficiënter te
kunnen werken met collega’s,
leden...
“Zodra de vakantiedagen zijn goedgekeurd,
activeert Lotus Notes al automatisch een out of
office bericht voor die bepaalde...
“De mensen van EASI hebben niet alleen een
grondige kennis van hun eigen producten maar ook
van de producten waarmee we vr...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Food Drink Europe kiest voor EASI!

221 views

Published on

Food Drink Europe kiest voor EASI!

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Food Drink Europe kiest voor EASI!

  1. 1. Uitdaging FoodDrinkEurope wil zoveel mogelijk processen automatiseren om efficiënter te kunnen werken met collega’s, leden en partners. Daarbij wil ze de meest geavanceerde technologieën gebruiken, maar de budgetten zijn beperkt. Oplossing Informaticabedrijf EASI bouwde stap voor stap de IT- infrastructuur uit. Vandaag werkt FoodDrinkEurope met een reeks toonaangevende toepassingen voor o.a. e-mail, planning, HR, CRM, boekhouding en videoconferencing, ondersteund door stabiele servers. Voordelen Efficiënter en goedkoper vergaderen met RadVision, “out of office” en elektronische handtekening applicaties, vereenvoudiging van planning en takenbeheer met EASI APM, doorsturen van documenten via een beveiligd extranet naar de leden, professionele service, dichte relatie met de cliënt. FoodDrinkEurope professionaliseert haar werking dankzij de toegankelijke informatica-oplossingen van EASI FoodDrinkEurope is een professionele organisatie die de belangen van de voedings- en drankenindustrieën van de eerste en tweede transformatie vertegenwoordigt, zowel op Europees als internationaal niveau. Het permanent secretariaat in Brussel is het belangrijkste aanspreekpunt voor de Europese en internationale instellingen voor vragen omtrent de ontwikkeling van de voedingindustrieën. FoodDrinkEurope coördineert de activiteiten van meer dan 800 experts die zetelen in verschillende werkgroepen die de bescherming van de consument, onderzoek en ontwikkeling, eerlijke concurrentie, de omgeving en duurzame ontwikkeling behandelen. Van internet en e-mail was amper sprake, maar toen Régine Mynsberghe 20 jaar geleden bij FoodDrinkEurope als Office Manager aan de slag ging, koos ze resoluut voor informatica om een professionele wind te laten waaien door de organisatie. Ze liet Lotus Notes installeren en kwam bij IBM-partner EASI terecht. EASI bleek de ideale partner om Mynsberghe te helpen bij haar ambitie om van FoodDrinkEurope een paperless office te maken. “Om de samenwerking te verbeteren, hebben we een extranet opgezet, waar alle informatie en bestanden netjes bij elkaar staan, ingedeeld volgens de interessegroepen”, vertelt Régine Mynsberghe. “We publiceren dergelijke documenten via een externe server. Die is gekoppeld aan onze e-mail toepassing Lotus Notes en onze contactendatabase EASI Contact. Alle contactgegevens, zowel ons persoonlijke adresboek als de contacten uit de database, zijn toegankelijk via e-mail en onze BlackBerry. Als je ergens iets wijzigt, wordt het overal aangepast. Wanneer iemand nu een nieuw document op het intranet of extranet post, krijgen de mensen die hiervan op de hoogte moeten zijn automatisch een e-mail met een hyperlink naar een externe server. Door daarop te klikken kunnen ze het document downloaden en raadplegen, nadat ze zich hebben aangemeld via een gebruikersnaam en wachtwoord.” FoodDrinkEurope hoeft dus niet langer grote bijlagen te verzenden, waardoor het e-mailverkeer optimaal verloopt en een stuk lichter wordt. En met EASI Contact kan men ook gepersonaliseerde mailings organiseren en alle bestemmelingen die men wenst te bereiken in een keer mailen. Out of office gebeurt vanzelf Voor het boekhoudpakket Cubic, waarmee FoodDrinkEurope werkte, gebeurden niet langer bijkomende ontwikkelingen. Nochtans noodzakelijk, aangezien de wetgeving af en toe verandert, dus koos FoodDrinkEurope voor EASI BS Financial & Purchase Management om haar volledige boekhouding te regelen. Daarnaast installeerde EASI ook zijn HR-pakket, waarmee FoodDrinkEurope de lonen en evaluaties van het personeel snel kan opvolgen of de goedkeuring voor vakantieaanvragen regelt, wat vandaag een totaal papierloos proces is geworden. Als medewerkers vakantie aanvragen, vertrekt die aanvraag naar de juiste personen voor goedkeuring. Zelfs het sociaal secretariaat wordt hiervan verwittigd. “Met name de koppeling met de out of office functie in Lotus Notes is hierbij zeer handig”, vindt R. Mynsberghe.
  2. 2. “Zodra de vakantiedagen zijn goedgekeurd, activeert Lotus Notes al automatisch een out of office bericht voor die bepaalde vakantiedagen. Dergelijke eenvoudige functies maken het werken aangenamer. Niemand vergeet zijn out of office in te stellen.” Erg praktisch is ook de module “signature” in Lotus Notes. Zo worden de handtekeningen met een URL- link of afbeelding onder aan de e-mails aangepast, bijvoorbeeld aan actuele campagnes of evenementen zoals congressen. Régine Mynsberghe maakt dan een model aan die ze naar iedereen binnen de organisatie doorstuurt. De collega’s hoeven er alleen maar op te klikken en hun persoonlijke gegevens aan te passen. Régine Mynsberghe, Office Manager bij FoodDrinkEurope Vereenvoudigd plannen FoodDrinkEurope haalde ook EASI’s APM-toepassing in huis, wat staat voor Activity & Planning Management. Een noodzaak voor een organisatie als FoodDrinkEurope, waarin men voortdurend vergaderingen heeft. Voorheen werd de kalender in Lotus Notes gebruikt, samen met een kleine applicatie voor interne vergaderingen, maar met EASI APM werkt men een stuk professioneler. Vergaderingen vastleggen gaat veel sneller omdat de beschikbaarheid van collega’s meteen zichtbaar is, via een verbinding tussen APM met Lotus Notes en de contactendatabase. Maar met EASI APM kan je ook privéafspraken in je agenda onzichtbaar maken voor buitenstaanders. En er is meer. “Onze voorzitter wenst elke maand een samenvatting te ontvangen van de contacten die we gehad hebben met belangrijke leden, partners en andere contacten. Vroeger moesten de secretaresses van elk departement alle agenda’s van alle collega’s afzonderlijk overlopen en de belangrijke afspraken samenbrengen in een Excel file. Een gigantisch werk. Met APM hebben ze vandaag in een paar keer klikken zo’n lijst opgeroepen”, aldus R. Mynsberghe. “Het Excel- document voor de voorzitter wordt samengesteld op basis van opgegeven queries, zo geprogrammeerd door EASI. Lunchafspraken en privéafspraken komen bijvoorbeeld niet in het document terecht en medewerkers kunnen achteraf, bij controle van de lijst, eventueel nog correcties aanbrengen. We gebruiken APM ook om onze taken te beheren. Je ziet elke morgen onmiddellijk wat je moet doen.” RadVision Mobiliteit is een van de grote aandachtspunten voor FoodDrinkEurope, dus beschikken alle medewerkers vandaag over een eigen laptop. Dankzij de moderne IT-infrastructuur kunnen ze in principe van overal werken. Een internetverbinding volstaat om aan alle informatie op de server te kunnen. Recent investeerde FoodDrinkEurope nog in RadVision voor videoconferencing. Door haar vele contacten met internationale mensen en organisaties, is het voor FoodDrinkEurope immers niet altijd even simpel om snel een 1-1 vergadering te organiseren. Régine Mynsberghe: “Telefoongesprekken zijn niet altijd een valabel alternatief: het geluid is vaak niet goed en je kan de contactpersoon niet zien. Daarom kiezen we voor bepaalde types vergaderingen voortaan voor videoconferencing. Het interessante aan RadVision is dat de deelnemers zelf niet over speciale software hoeven te beschikken om het te gebruiken. Een webcam en een telefoon volstaan. Wij investeerden in twee full HD schermen. Onze secretaresses kregen een opleiding om de vergaderingen op te zetten en ook de leden kregen een beknopte handleiding. De schermen kunnen opgedeeld worden, zodat je alle deelnemers ziet. Wie aan het woord is, komt op de voorgrond van het scherm. We moeten er nog wat leren mee werken, maar in elk geval kunnen wij en onze leden er tijd en geld mee sparen.” Dicht bij de klant Vandaag levert EASI bij FoodDrinkEurope alles wat met IT te maken heeft: de hardware, de software en de achterliggende infrastructuur. IT evolueert constant, en FoodDrinkEurope groeit daarin mee. Zo koos men onlangs voor virtuele servers waardoor men plaats wint en kosten spaart om te koelen. Verder heeft FoodDrinkEurope nu meer opslagcapaciteit en kan EASI sneller hulp bieden van op afstand, indien nodig.
  3. 3. “De mensen van EASI hebben niet alleen een grondige kennis van hun eigen producten maar ook van de producten waarmee we vroeger werkten. Bij de installaties leiden ze ons op, zodat we zelf eenvoudige problemen kunnen oplossen. Zo delen ze echt hun kennis met ons. Natuurlijk kunnen we voor ingewikkelder zaken altijd een beroep doen op hun helpdesk. EASI levert bij ons al vijftien jaar professionele service en kent ons daardoor zeer goed: ze staan dicht bij ons. Er is weinig verloop, wat ook een zeer belangrijke troef is. Ze doen inspanningen om te begrijpen hoe wij werken, zodat ze ons de technologieën kunnen leveren die we nodig hebben om onze werking nog te optimaliseren. En dat lukt aardig”, besluit Régine Mynsberghe. Copyright © EASI. All rights reserved Website: www.easi.net Mail: info@easi.net Blog: blog.easi.net Tel. - EASI Nijvel: +32 67 28 10 00 - EASI Mechelen: +32 15 28 75 00 - EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11 - EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89 Please Recycle

×