ABC - Domotica Projects schakelde, geholpen door Heens IT, over naar Office 365. Dat blijkt zo’n 20 procent goedkoper dan de investering in een eigen Exchange Server. Met 25 GB per mailbox is er ruim voldoende capaciteit om een lange historiek bij te houden. De pc-gebruikers, die vaak op de werven in binnen- en buitenland werken, kunnen nu via hun laptop of smartphone heel efficiënt hun werk opvolgen en communiceren met collega’s.

1. ABC Domotica werkt efficiënter en flexibeler
via de cloud
ABC - Domotica Projects schakelde, geholpen door Heens IT, over
naar Office 365. Dat blijkt zo’n 20 procent goedkoper dan de investering in een eigen Exchange Server. Met 25 GB per mailbox is er
ruim voldoende capaciteit om een lange historiek bij te houden. De
tel. +32 (0)474 97 10 12
sales@heens-it.be
pc-gebruikers, die vaak op de werven in binnen- en buitenland wer-
land: België
opvolgen en communiceren met collega’s.
ken, kunnen nu via hun laptop of smartphone heel efficiënt hun werk
sector: domotica
Heens IT hielp ABC - Domotica Projects al bij de overstap van de
eigen Exchange Server naar e-mail in de cloud. Na amper een jaar
profiel
besliste men om over te gaan naar een ander Office 365-
ABC - Domotica Projects is sinds 1995 actief in het
topsegment van de woningbouw voor particulieren. De onderneming installeert onder meer verlichting, beveiligingssystemen, centrale automatise-
abonnement dat ook Office via de cloud aanbood. Heens IT creëerde
daarvoor eerst een tweede mailomgeving en migreerde alle Outlookgegevens, zodat de gebruikers niet gehinderd werden.
ring en home cinema. ABC - Domotica Projects
België,
ABC - Domotica Projects beschikt nu over e-mail, Lync, SharePoint en
Nederland en Zuid-Frankrijk, en telt 21 medewer-
Office via de cloud. De Office-licenties zijn niet langer gebonden aan
kers.
de hardware, zodat ze geen verloren investering zijn wanneer een
werkt
voornamelijk
aan
projecten
in
laptop verloren gaat. Bovendien werken de gebruikers altijd met de
uitdaging
De 14 pc-gebruikers bij ABC - Domotica Projects
communiceren heel intensief via e-mail. Ze moeten
nieuwste softwareversie. Na de eerste focus op e-mail gaan ze nu
ook intensiever samenwerken via SharePoint en Lync, voor nog meer
efficiëntie.
dus altijd over hun e-mail kunnen beschikken, ook
wanneer ze in het buitenland zijn. Die beschikbaar-
Microsoft Office 365

2. heid was niet altijd optimaal. Daarnaast spendeerde
men heel wat tijd aan de wekelijkse opkuis van de
mailboxen. Wanneer een laptop verloren ging of
vervangen werd, moest ABC - Domotica Projects
telkens investeren in een nieuwe Office-licentie.
oplossing
Heens IT, de vaste IT-partner van ABC - Domotica
Projects, begeleidde ABC - Domotica Projects bij de
overstap naar Office 365. Na enige tijd migreerde
het alle mailboxen naar een nieuwe abonnementsformule van Office 365, waarmee ABC - Domotica
Projects nu werkt met Office via de cloud.
voordelen
Û Gegarandeerde beschikbaarheid van e-mail
Û Grote mailboxcapaciteit (25 GB)
Û Minder hardware- en onderhoudskosten
Û Softwarelicenties losgekoppeld van hardware
Û Altijd de meest recente versie
Û Efficiënter samenwerken
Û Voorspelbare IT-kosten
software&services
Online Services
Microsoft Office 365
ABC - Domotica Projects, installateur van high-end domoticasystemen in het segment van residentiële villa’s,
werkt met Office 365. Daardoor beschikken de pc-gebruikers altijd over hun e-mail via de cloud. Aangezien alles op
de externe servers van Microsoft wordt bewaard, betekent
een verloren of defecte laptop ook niet meer dat mails of
gegevens onherroepelijk kwijt zijn.
“E-mailen via de cloud is ongeveer 20 procent goedkoper
dan werken met een eigen Exchange Server”, stelt Kris Van
den Kieboom, Managing Director van ABC - Domotica
Projects. “Zelfs als we geïnvesteerd hadden in een nieuwe,
meer energiezuinige server zou het niet goedkoper zijn
om alles in huis te houden. Je moet immers ook blijven
investeren in opslagcapaciteit en ondersteuning.”
Grotere flexibiliteit
Kostenbesparingen zijn mooi meegenomen, maar ABC Domotica Projects koos vooral voor de cloud vanwege de
grotere flexibiliteit. “Door via de cloud te werken, zijn onze
licenties niet meer gebonden aan de laptops”, vertelt Kris
Van den Kieboom. “Daardoor zijn we veel minder afhankelijk van onze hardware. Vroeger kochten we altijd laptops
waarbij een Office-licentie hoorde. Normaal gezien gaat
een laptop echter langer mee dan zo’n licentie – voor de
computer is afgeschreven, komt er al een nieuwe Officeversie uit. Nu we Office gebruiken via de cloud hebben we
altijd de meest recente versie van de software, zonder dat
we daarvoor nieuwe licenties moeten kopen. Je komt dus
ook niet voor onverwachte IT-kosten te staan.”
Overstap van het ene naar het andere Office 365
-abonnement
ABC - Domotica Projects gebruikte aanvankelijk een Office
365-versie die alleen e-mail, SharePoint en Lync omvatte,
en geen andere Office-kantoortoepassingen. Na ongeveer
negen maanden wou de organisatie toch investeren in een
andere abonnementsformule die dat wel zou aanbieden.
Ze deed daarvoor een beroep op Heens IT, sinds jaren de
vaste IT-partner van het bedrijf.
“Er bestaan heel wat verschillende abonnementen voor
Office 365”, zegt Filip Heens van Heens IT. “Microsoft heeft
ze verdeeld in verschillende groepen, zoals Office 365 voor
Professionals en Kleine Bedrijven of Office 365 Enterprise.
Binnen die groepen kan je zonder problemen van het ene
naar het andere abonnement overstappen, maar het is niet
mogelijk om zomaar van de ene naar de andere groep te

3. Kris Van den Kieboom, Managing Director van ABC - Domotica Projects: “De overstap gebeurde zonder
hinder voor de eindgebruikers”
gaan. Dat was het geval bij ABC - Domotica Projects.”
Office ook lokaal installeren op vijf toestellen
Toen de laptops van ABC - Domotica Projects aan
vervanging toe waren, moest het bedrijf weer investeren in nieuwe toestellen met Office-licenties.
Heens IT stelde echter voor om over de stappen
naar een ander Office 365-abonnement waardoor
ook Office via de cloud beschikbaar zou zijn. ABC Domotica Projects mag hiermee per abonnee ook
Office Pro (inclusief Access) lokaal installeren op vijf
laptops of smartphones.
voor de eindgebruikers”, aldus een tevreden Kris
Van den Kieboom. “We moesten eerst een nieuwe
account aanmaken en ervoor zorgen dat beide omgevingen synchroon liepen”, aldus Filip Heens.
“Daarna begonnen we alle gegevens – e-mails, maar
ook contacten en agenda’s - over te hevelen van de
ene naar de andere omgeving. Bij de overschakeling
moesten we er ook op letten dat geen enkele mail
verloren ging. We hebben alles dus heel grondig
voorbereid. De eindgebruikers leverden op vrijdag
hun oude laptop in en kregen op maandag een andere, waarop ze meteen met de nieuwe omgeving
konden werken.”
Mailboxen van 25 GB per gebruiker
“We zijn een organisatie met niet meer dan 21 medewerkers van wie 14 computergebruikers”, zegt
Kris Van den Kieboom. “Zij beschikken nu altijd over
de meest recente, snelste versie van Office. Als er
updates zijn, verschijnt er een pop-upvenstertje en
dan starten de gebruikers de installatie zelf door
daarop te klikken – heel eenvoudig en snel.”
De e-mail is heel belangrijk voor ABC - Domotica
Projects. Het is het belangrijkste communicatiemiddel, vooral tussen collega’s. Aangezien de medewerkers vaak in het buitenland aan projecten werken,
moeten ze ook daar hun mails kunnen lezen en beantwoorden. E-mailen via de cloud is dan een perfecte oplossing. Ook de gedeelde mappen zijn een
handige manier om samen te werken met collega’s.
Geen hinder voor de eindgebruikers
Aangezien het niet mogelijk was om naadloos van
de ene naar de andere abonnementsformule over
stappen, creëerde Heens IT eerst een tweede mailomgeving. “De overstap gebeurde zonder hinder
“De mailboxen hebben nu een capaciteit van 25 GB
per gebruiker, terwijl dat vroeger maar 500 MB was.
Toen moesten de gebruikers elke vrijdag hun mailbox opkuisen maar dat is nu niet langer nodig. We

4. kunnen een grote mailhistoriek bewaren en snel mails terugvinden. Zulke grote mailboxen van 25 GB zouden we
niet op een eigen Exchange server kunnen aanbieden, omdat je dan zelf ook over heel veel capaciteit, zware lijnen
en een uitgebreide back-up en ondersteuning moet beschikken”, verklaart Kris Van den Kieboom. “Nu de hele
omgeving bewaard en onderhouden wordt op de servers
van Microsoft, zijn we zeker van een optimale ondersteuning en beschikbaarheid.”
Nog efficiënter samenwerken met Lync en
SharePoint
Kris Van den Kieboom
“E-mailen via de cloud is ongeveer 20 procent goedkoper dan werken met een eigen
Exchange Server”
voor meer informatie
Voor
meer
informatie
over
de
beschreven
producten en diensten van Microsoft, bel naar
+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/
cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke
toepassingen gebruiken.
Voor meer informatie over Heens IT, bel naar
+32 (0)474 97 10 12 of bezoek www.heens-it.be
Voor meer informatie over ABC - Domotica
Projects, bezoek www.domotica.be
ABC - Domotica Projects heeft zich in eerste instantie toegelegd op de e-mailomgeving in Office 365. In het najaar
van 2013 wil de onderneming ook het gebruik van
Microsoft Lync en SharePoint gaan uitbouwen. “Op dat
moment zal Office 365 echt onze bedrijfsprocessen beïnvloeden”, zegt Kris Van den Kieboom. “Het is de bedoeling
om met behulp van SharePoint meer gestroomlijnd, productiever en efficiënter te gaan werken. Het risico op fouten zal ook verkleinen en het wordt eenvoudiger om in
teams samen te werken aan projecten, zonder telkens documenten heen en weer te mailen. Ook Lync zal vooral
dienen voor intern gebruik, onder meer om te zien wanneer en via welk communicatiekanaal een collega beschikbaar is. We willen zeker ook gebruikmaken van de chatfunctie. Het is een sneller en meer efficiënt communicatiemiddel voor een korte vraag. Daarna kan je altijd nog
overschakelen naar een conference call of videoconferentie. Ook de historiek van de chatcommunicatie wordt overigens bijgehouden in Outlook.”