Kokousfasilitoinnin perusteiden valmennus - ongelmien analysointi, vaihtoehtojen luominen, eri tapoja valita vaihtoehto - pieniin projekteihin toimenpiteiden suunnittelu, aikataulutus ja vastuunjako - asioiden esittely ja parannusehdotusten kerääminen - yhteisymmärryksen testaamiseen ja yhteisen päätöksen tekemiseen - vinkit sujuvaan aloitukseen ja lopetukseen - haastavien tilanteiden hoitaminen - yhteistyötä edistävät roolit - tilan asettelu vuorovaikutuksen tukemisessa - käsimerkit Valmennus toteutettiin 9.92015 yhteistyössä Turun lähimmäispalveluyhdistyksen kanssa.

1. SUJUVIEN KOKOUSTEN FASILITOINTI
9.9.2015
Lari Karreinen
www.karreinen.org

2. TUTUSTUMINEN
COCTAILS
1. Ota pari jota et tunne
2. Minuutti aikaa tutustua pariisi
3. Kellon soidessa vaihtakaa vuoroa

3. TUTUSTUMINEN
COCTAILS
● Käydään seisten lyhyitä parikeskusteluja kuten coctail-kutsuilla
● Keskustelun pituus 1 - 5 minuuttia, useampia kierroksia
● Liike energisoi osallistujia
● Sopii aloitukseen, tutustumiseen, ideointiin, mielipiteiden vaihtoon ta
ryhmän ajatusten kartoittamiseen
● Vertaa pikatreffeihin

4. ALOITUS
JA TUTUSTUMINEN
● turvallisuus: tutustuminen ja luottamuksen rakentaminen, hyvän
työskentelyilmapiirin rakentaminen, oma esittely
● läsnäolo: virittäytyminen tilaisuuteen
● fokusointi aiheeseen: miksi olemme täällä, mitä minulta odotetaan?
Tavoitteet, roolit ja työskentelytavat, dokumentointi ja miten tuloksia
hyödynnetään.
● ohjelman läpikäynti

5. TUTUSTUMINEN
VIRITTÄYTYMINEN AIHEESEEN
1. Ota pari jota et tunne
2. Kysy mikä olisi parasta, mitä tässä valmennuksessa
voisi tapahtua?
3. Kysy mitä hän voisi tehdä itse, jotta näin tapahtuisi?

6. AIKATAULUSTA
SOPIMINEN
9 - 9.30 Aloitus ja tutustuminen
9.30 - 10 Fasilitaattorin tehtävät
10.00 -11.345 Ideoiva ja ymmärtävä keskustelut
11.45 - 12.45 lounas
12.45 - 13.30 Päätöksentekokeskustelu
13.30 - 14 Suunnittelu ja pienryhmät
14 -14.30 Kahvit
14.30 – 15.30 Konkretisointi, asioiden esittely ja kommentointi
seurantapalaveri
15.30 - 16 päivän lopetus

7. MIKSI
PARIKESKUSTELUJA?
● parikeskustelu rohkaisee hiljaisempia osallistumaan
● tasaa ulospäinsuuntautuneiden ja pohdiskelijoiden
vuorovaikutustyylejä
● turvallisempaa kun ei tarvitse sanoa kaikille omaa
mielipidettä vaan parin näkemys
● tasaa vuorovaikutusta ja aktivoi koko ryhmän

8. PARIKESKUSTELUN
LUONNE
● haetaan kompromissia, turvallisia molemmille sopivia
ratkaisuja
● vältetään kritiikkiä
● isommissa ryhmissä kritiikki nousee esiin

9. AJANKÄYTTÖ
PARIKESKUSTELUJA?
● Tutustuminen, ekat ideat 1 - 5 min
● Lyhyt reflektointi 5 - 10 min
● Varaa arviointiin, jäsentämiseen, ideointiin 10 - 20 min

10. RYHMÄMUISTI ON
FASILITAATTORIN APURI
● Vahvistaa kuulluksi
tulemista
● Pitää ryhmän aiheessa
● Helppo palata aiemmin
puhuttuun

11. PARKKIPAIKKA
MUILLE ASIOILLE
● Kirjataan muistiin ne asiat, jotka eivät kuulu
aiheeseen, mutta on hyvä muistaa

12. FASILITAATTORI
NEUTRAALI PROSESSIN OHJAAJA
Tieto
Prosessin
ohjaus
Puheen-
johtaja
Fasili-
taattori

13. FASILITAATTORIN
ROOLI
● Vastaa keskustelun tavoitteen saavuttamisesta
● Osallistumista rohkaisevan vuorovaikutuksen luominen
● Ryhmän pitäminen tietoisena ajankäytöstä ja omasta
tilastaan
● Energiatason tarkkailu ja ylläpito

14. MITÄ FASILITAATTORI
TEKEE?
● Vahvistaa avointa ja kuuntelevaa ilmapiiriä ryhmässä:
tutustuminen, kuulluksi tulemisen vahvistaminen
● Valitsee tarkoituksenmukaiset menetelmät keskusteluihin
● Huolehtii ryhmän energiatasosta

15. MITEN ISTUMAJÄRJESTYS
VAIKUTTAA KESKUSTELUUN?

16. MITEN ISTUMAJÄRJESTYS
VAIKUTTAA KESKUSTELUUN?

17. MITEN ISTUMAJÄRJESTYS
VAIKUTTAA KESKUSTELUUN?

18. 1. Keskustelua tyky-päivästä
ESITYSLISTASTA
KYSYMYSLISTAKSI

19. 1. Millainen olisi paras mahdollinen tyky-päivä tälle
porukalle?
Ketkä haluavat vuorostaan ilahduttaa
työyhteisöämme järjestämällä ikimuistoisimman
tyky-päivän?
Ideoimme tyky-päivän ja sovimme aikataulusta ja
työnjaosta.
ESITYSLISTASTA
KYSYMYSLISTAKSI

20. TEHTÄVÄNANTO
● Kerro ohjeet ensin
● Ja sitten vasta kehotus lähteä liikkeelle
● ”Seuraavaksi teemme...”
● ”Nyt ottakaa pari”

21. 1. Käännä kysymys kielteiseksi.
2. Kirjoita kysymys fläpille ja jaa se
kahteen palstaan
3. Kirjaa ajatukset vasemmalle.
4. Käännä kielteiset ideat myönteisiksi
ja kirjoita ne oikeaan sarakkeeseen.
Voit myös ensin valita pahimmat tavat ja
kääntää vain ne.
NEGATIIVINEN AIVORIIHI
IDEOINTIIN

22. SUORAVIIVAINEN
PÄÄTÖKSENTEKO
ideointiymmärtäminen ideointi valinta
konkretisointi

23. 1. kirjoita
ratkaistava
ongelma
kalanruodon
päähän
2. kirjoita ongelman syyt
selkäruodosta lähteville
poikittaisruodoille
3. Valitkaa lopuksi tärkein
tai tärkeimmät ongelmat ja
ideoikaa ratkaisut niihin.
KALANRUOTO
ILMIÖNYMMÄRTÄMISEEN

24. 1. kirjoita
ratkaistava
ongelma tai
tavoite
kalanruodon
päähän
2. kirjoita ongelman syyt tai
vaikuttavat asiat
selkäruodosta lähteville
poikittaisruodoille
3. Valitkaa lopuksi tärkein
tai tärkeimmät ongelmat ja
ideoikaa ratkaisut niihin.
MIKÄ TEKEE
VIRKISTYSPÄIVÄSTÄ ONNISTUNEEN?

25. ME -WE - US
SYVEMPIIN KESKUSTELUIHIN
Menetelmä tasaa hiljaisten ja äänekkäiden osallistumista ja
aktivoi koko porukan
1. Oma pohdinta
- hiljaisemmat pääsevät mukaan
2. Parikeskustelu
- turvallinen tila ajatuksille kehittyä
3. Yhteiskeskustelu
- yhteinen ymmärrys aiheesta

26. ME -WE - US
AJANKÄYTTÖ
Menetelmä tasaa hiljaisten ja äänekkäiden osallistumista ja
aktivoi koko porukan
1. Oma pohdinta
- 1 - 5 minuuttia
2. Parikeskustelu
- 5 - 20 minuuttia
3. Yhteiskeskustelu
- Yhteiskeskustelu 10 - 45 minuuttia

27. ME -WE - US
1. Oma pohdinta
- 1 - 5 minuuttia
2. Parikeskustelu
- 5 - 20 minuuttia
3. Yhteiskeskustelu
- Yhteiskeskustelu 10 - 45 minuuttia
Millainen olisi tämän porukan
unelmien virkistyspäivä?

28. KESKUSTELUN KAKSI VAIHETTA
KANNATTAA EROTTAA KOKOUKSISSA
Avaavat: lisää
ymmärrystä,
vaihtoehtoja, ei
kritiikkiä
Sulkevat:
valinta,
arviointi,
kritiikki

29. Viisi keinoa:
● Hiljainen ryhmittely: Ryhmitellä laput puhumatta mitään!
● Ryhmittely kriteerikenttään: harvoin - usein tarvittu,
käytettävissä paljon aikaa - vähän aikaa
● Pisteytys: jokainen merkitsee kolme tärkeimmäksi kokemaansa
aihetta.
● Parit valitsevat tärkeimmän. (5 min) Sitten ryhmä yhdessä
valitsee parien esitysten pohjalta keskustellen tärkeimmät.
● Kahvikuppianalyysi: :), mukiinmenevä, :|
NOPEA
VALINTA

30. KRITEERIKENTTÄ
HAHMOTTAMINEN
Helppo
toteuttaa
Vaikea
toteuttaa
Jotkut
tykkää
Monet tykkää

31. AIKAA MONIMUTKAISTEN
ASIOIDEN PÄÄTTÄMISEEN
ideointi
ymmärtäminen
ideointi valinta
konkretisointi
kysymykset
huolet

32. 1 2 3 4 5 6 7 8
Täydel
listä!
90 %
samaa
mieltä
Voin
elää
tämän
kanssa
Ei
kosketa
minua
Avoimia
kysymyk
-siä,
pitää
keskus-
tella
vielä
En pidä
mutta
voin
sopeutu
a
En ole
mukana
Vastus-
tan!
RYHMÄN
YHTEISYMMÄRRYS

33. VIISISORMIÄÄNESTYS
TESTAAYHTEISYMMÄRRYSTÄ
Olemmeko valmiita? Nosta
viisi sormea, jos olet samaa
mieltä. Yksi sormi jos et ja
kolme, siltä väliltä.
Muut käsimerkit?

34. RATKAISUKESKEISET
KYSYMYKSET
Mikä auttaisi ratkaisun löytymiseen?
Mikä voisi olla pieni askel kohti...
Mistä huomaisit ongelman ratkenneen?
Mikä neuvon antaisit/ X antaisi?
Mitä et ole vielä kokeillut?
Mitä kolmea asiaa voisit kokeilla?
Mistä olemme samaa mieltä?

35. PIIRTELY
AUTTAA HAHMOTTAMISEEN

36. GRAAFINEN
FASILITOINTI ON ERI JUTTU...
Tiina Hoskari/Kuvitellen

37. 4. KERRO
MITÄ
HAVAITSET,
TARKISTA
6. EHDOTA
TOIMINTAA,
TARKISTA
2.
POHDI MITÄ
HAVAITSET
VAIKEISSA TILANTEISSA
MITEN PUUTTUA
Lean for nonprofits-malli
1.
TARKKAILE
5.
JAA
PÄÄTELMÄ,
TARKISTA
3.
PÄÄTÄ
TEETKÖ
JOTAIN

38. Tunneilmasto
Jaksaminen
Kellokalle
Lyhennevahti/selkokielisyys
ROOLIT
KOKOUSTILANTEISSA

39. Kesto 10 – 30 min
Mahdollistaa syvällisemmän käsittelyn
PIENRYHMÄT
SYVÄLLISEMMÄT KESKUSTELUT

40. JANAHARJOITUS
TOIMENPITEIDEN SUUNNITTELU 1
Valmis
Tehdään
Rinki
Frans fasi
ohjeistaa
Puhuvan kepin
seremonia
Fiona tuo kepin
Kaikki kertovat
tunnelmansa
Tarvikkeet:
paperia, teippiä,
liimalappuja ja
tussia

41. TAULUKKO
TOIMENPITEIDEN SUUNNITTELU 2
Mitä tehdään Kuka tekee Milloin Muuta

42. EHDOTUSTEN
ESITTELY JA KOMMENTOINTI
Tiiviin (3 min)esittelyn jälkeen osallistujilta
kysytään:
Positiiviset seikat?
Mahdollisuudet?
Mikä mietityttää? (huolet, kritiikki)
Parannusehdotukset

43. KOKOUKSEN
FASILITOINNIN SUUNNITTELU
Aika Asia Käsittelytapa Tarvikkeet
5 min Sisäänkirjautuminen coctails
15 min Virkistyspäivän sisällön
ideointi
Negatiivinen
aivoriihi
Fläppi, tussi,
teippiä
5 min Valinta Kolme suosikkia
5 min
5 min
Jaetaan suunnitteluvastuut
Uloskirjautuminen
Keskustelu
Mitä minä teen?
Fläpille

44. Jokainen kertoo minuutissa:
Mitä tein eilen
Mitä teen tänään?
Mitä esteitä minulla on?
Kesto 15 minuuttia seisten, kahvikuppi kädessä :)
projektipäällikön tehtävänä on poistaa esteet
parkkipaikka aihetta sivuaville huomioille
PROJEKTITAPAAMINEN
NOPEA KATSAUS

45. MIETI KOKOUS TAI TILAISUUS,
JOKA SINULLA PARHAILLAAN TYÖN
ALLA TAI TULOSSA.
VALMISTAUDU KERTOMAAN
SIITÄ 1 min:
Mitä olen jo tehnyt sen valmisteluihin?
Mitä teen seuravaksi?
Mitä esteitä minulla on?

46. PUHUVAN KEPIN
● Se jolla on puhe-esine saa puhua, muiden tehtävä keskittyä kuuntelemaan
● Muotona piiri
● Tehtävänä voi olla oma esittely, mielipiteen kertominen, reflektointi,
odotukset, tuntemukset, palaute
● Kierrokseen käytettävä kokonaisaika auttaa tiivistämään sanottavaa
● Puhe-esine auttaa keskittämään huomion puhujaan
SEREMONIA

47. KIRJOJA
● Fasilitaattorin käsikirja, Pepe Nummi
Kaikki perusmenetelmät lyhyesti ja kattavasti.
● Fasilitaattorin työkirja, Terhi Summa ja Kaisu Tuominen
Monia kevyitä ja muutama raskaampi menetelmä sekä myös lämmittelyharjoitteita.
Järjestöprojektien suunnittelijoille ja yhteisöjen rakentajille
● Lisää fasilitointioppaita
FASILITOINNISTA