1. Surat tersebut dibuat dengan tujuan untuk menagih tagihan filling fee (biaya pengisian)
SP (P) BE PSO/NPSO Periode Bulan Juli 2014. Hal ini dapat dilihat pada bagia ‘perihal’
yang mengungkapkan secara eksplisit hal tersebut. Berdasarkan substansinya, maka surat
tersebut termasuk jenis surat tagihan.
Style surat yang digunakan adalah full block style. Namun, ada kesalahan dalam
penggunaan model surat tersebut pada penulisan tanggal. Dalam surat, tanggal ditulis rata
kanan yang seharusnya jika surat tersebut merupakan surat model full block style, penulisan
tanggal surat ditulis rata kiri.
Surat tersebut juga belum lengkap, terbukti belum adanya kop surat yang terdiri dari logo
perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap perusahaan, nomor telepon, nomor faksimile
dan alamat surel. Dalam surat tersebut hanya terdapat logo perusahaan di sudut kiri atas
(DPU – PT Dinar Prabawa Utama).
Kami menemukan banyak sekali ejaan atau penulisan kata yang tidak sesuai dengan
Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), antara lain:
1. Penulisan alamat surat
Dalam surat, alamat surat ditulis sebagai berikut:
Kepada Yth.
Finance M&T Off-Site Supp Reg IV Manager
Jl. Pemuda No. 114, Semarang
Penulisan alamat surat tersebut adalah salah. Kata “Kepada” tidak boleh dibarengi
dengan kata “Yth”. Penulis hanya perlu menggunakan salah satu kata tersebut.
Penulisan alamt surat juga salah. Alamat surat seharusnya ditulis “Jalan Pemuda 114,
Semarang”. Kata jalan tidak boleh disingkat dan nomor gedung seharusnya ditulis
langsung, tanpa dibubuhi kata “No.”
2. Penulisan kalimat “Dengan Hormat”
Penulisan kalimat “Dengan Hormat” seharusnya ditulis “Dengan hormat,” di mana huruf
pada kata “hormat” ditulis dengan huruf kecil dan setelahnya dibubuhi tanda koma (,).
3. Penulisan kalimat penutup surat
Dalam kalimat penutup pada surat tersebut, penulis menggunakan partikel “nya” untuk
merujuk pada subjek penerima surat. Hal ini adalah salah. Seharusnya partikel “nya”
tersebut diganti dengan kata “Saudara” sebagai kata sapaan penulis surat pada penerima
surat.
2. Analisa di atas mengindikasikan masih banyak kekurangn yang terdapat pada surat, baik
pada penggunaan model yang tidak sesuai standar, kekurang-lengkapan surat, dan
penggunaan EYD yang masih kacau.
Meskipun demikian, maksud surat tersebut tersampaikan dengan baik dan tidak ada
ambiguitas pada setiap diksi yang digunakan.
3. Surat tersebut merupakan surat edaran yang dikirim melalui mesin faksimile dari
Direktorat Pemasaran dan Niaga kepada seluruh pimpinan SP(P)BE/SPPEK, Konsorsium
opsido Tanjungmas Semarang, dan OH Depot LPG Cilacap. Surat internal tersebut dikirim
dengan tujuan untuk menyampaikan kebijakan perusahaan terkait tetap beroperasinya
SP(P)B/SPPEK pada hari libur.
Model surat yang digunakan yaitu full block style yaitu penulisan surat dengan rata kiri
penuh. Penggunaan model full block style pada surat sudah sesuai standar.
Ada beberapa kesalahan penulisan yang kami temukan dalam surat, antara lain:
1. Penulisan kata asing
Menurut EYD, kata-kata asing harus ditulis miring pada teks. Namun pada surat kami
menemukan kata “build up stock”, “skid tank”, “Supply Point” dan “Schedule
Agreement” yang ditulis seperti biasa, yang seharusnya ditulis build up stock, skid tank,
Supply Pointdan Schedule Agreement.
2. Penulisan tanggal
Dalam surat kami menemukan penulisan tanggal 25.10.2014. Penulisan tanggal yang
benar sesuai EYD yaitu 25 Oktober 2014.
3. Penulisan singkatan
Penulisan singkatan gabungan kata yang terdiri dari dua huruf masing-masing harus
diikuti tanda titik. Namun dalam surat tersebut, penulis menulis singkatan “sampai
dengan” tanpa titik (sd). Penulisan yang benar yaitu s.d.
Penulisan singkatan didahulukan bentuk lengkap baru diikuti bentuk singkatnya. Hal ini
menunjukkan kesalahan penulisan singkatan yang dilakukan oleh penulis yakni SA
(Schedule Agreement) di mana seharusnya ditulis Schedule Agreement (SA).
4. Ketidakefektifan kalimat.
Ketidakefektifan kalimat kami temukan pada kalimat berikut:
“Kami instruksikan juga kepada SP(P)BE dan SPPEK yang memiliki SA (Sechedule
Agreement) ditanggal 25 dan 26 Oktober tetap buka operasional seperti biasa…”
Pemilihan kata tetap buka membuat kalimat menjadi rancu. Menurut kami, kaliamt di
atas seharusnya:
“Kami instruksikan juga kepada SP(P)BE dan SPPEK yang memiliki SA (Sechedule
Agreement) ditanggal 25 dan 26 Oktober agar tetap melakukan kegiatan operasional
seperti biasa…”
Kesalahan penulisan juga ditemukan pada kaliamt penutup, yang dalam surat berbunyi:
“Demikian disampaikan, atas pelaksaannya kami ucapkan terimakasih.”
4. Kalimat di atas seharusnya ditulis:
“Demikian kami sampaikan, atas pelaksanaan Saudara kami ucapkan terima kasih.”
5. Dalam surat terdapat typo atau kesalahan penulisan kata, yakni pada kata “scedule” yang
seharusnya ditulis “schedule”.
Kami menemukan banyak kesalahaan ejaan pada surat. Hal ini menunjukkan bahwa
bahkan perusahaan besar sekelas Pertamina pun masih memiliki keterbatasan dalam kegiatan
administratif. Tujuan dari penulisan surat tersebut, yakni untuk menyampaikan pesan kepada
komunikan, memang tercapai. Namun, penulisan surat resmi di kantor harus mematuhi
standar yang telah ditetapkan yang sayangnya belum mampu dipenuhi Pertamina dengan
baik.
5. Surat tersebut merupakan surat yang diberikan BNI kepada nasabahnya sebagai ucapan
selamat datang kepada penerima (nasabah). Surat juga menginformasikan fasilitas-fasilitas
dan fitur-fitur yang disediakan untuk nasabah.
Penulisan surat menggunakan model full block style atau rata kiri penuh. Model full
block style teraplikasikan dengan sempurna pada surat tersebut.
Kesalahan penulisan ejaan terdapat pada penulisan alamat surat yaitu penulisan “Kepada
Yth.” Penulisan alamat surat seharusnya hanya menggunakan salah satu dari kedua kata
tersebut, yaitu “Kepada” atau “Yth”.
Keunggulan dari surat ini terletak pada pilihan katanya. Sebagai perusahaan jasa, BNI
berusaha memuaskan konsumen dan menjaga hubungan harmonis dengan nasabahnya.
Pilihan kata yang digunakan membuat nasabah merasa diperhatikan, disanjung, dan sangat
bersahabat. Misalnya pada:
“Nasabah BNI yang terhormat,”
“Kami mengucapkan selamat kepada Anda yang telah…”
“Salam hangat,”
BNI juga berusaha meyakinkan nasabah mengenai kinerja BNI dan menjamin kepuasan
nasabah. Hal ini dapat dilihat pada kalimat:
“Dengan komitmen tinggi kami akan memberikan layanan terbaik sehingga Anda bangga
menjadi Pemegang Kartu Pegawai/Anggota persembahan dari BNI.”
Dalam pandangan kami, surat yang ditulis BNI kepada nasabah tersebut merupakan surat
yang sangat bagus, komunikatif dan bersahabat terlepas dari satu kesalahan ejaan yang kami
temukan.
