Buku ini membahas manajemen biaya proyek perangkat lunak yang meliputi empat proses utama: 1) perencanaan sumber daya untuk menentukan kebutuhan sumber daya proyek, 2) perkiraan biaya untuk memperkirakan biaya proyek, 3) penganggaran biaya untuk mengalokasikan biaya ke item kerja, dan 4) kendali biaya untuk memantau kinerja biaya proyek.

1. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
BAB 7
Manajemen Biaya
Kompetensi Dasar :
Mahasiswa memahami maksud dari manajemen biaya dan dapat
menerapkannya pada proyek perangkat lunak.
Akuntan sering mendefinisikan biaya sebagai suatu sumber daya
yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu. Ada juga
yang mendefinisikan biaya sebagai sesuatu yang diberikan dalam
pertukaran. Biaya sering diukur dalam jumlah mata uang, yang
harus dibayar untuk memperoleh barang atau jasa.
Manajemen biaya proyek meliputi proses yang dibutuhkan untuk
memastikan bahwa tim proyek melengkapi proyek bersama
anggaran yang disetujui. Berikut ini adalah pekerjaan manajer
proyek untuk mencukupi stakeholder proyek sementara terus-
menerus bekerja keras untuk mengurangi dan mengendalikan
biaya-biaya. Ada empat proses manajemen biaya proyek :
 Perencanaan sumber daya meliputi menentukan sumber
daya apa yang akan digunakan oleh tim proyek untuk
mengerjakan aktifitas proyek dan jumlah setiap sumber daya.
Output dari perencanaan sumber daya adalah daftar
kebutuhan sumber daya.
 Perkiraan biaya meliputi membangun suatu pendekatan atau
perkiraan biaya dari sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek. Output utama dari proses perkiraan
biaya adalah perkiraan biaya, rincian penunjang dan suatu
rencana manajemen biaya.
 Anggaran biaya meliputi pengalokasian keseluruhan
perkiraan biaya pada item kerja individu untuk menetapkan
satu garis besar untuk mengukur kinerja. Output utama dari
proses penganggaran biaya adalah sebuah garis besar
biaya.
 Kendali biaya meliputi pengendalian perubahan pada
anggaran proyek. Output utama dari proses kendali biaya
77

2. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
adalah perkiraan biaya yang telah direvisi, update anggaran,
tindakan korektif, perkiraan pada penyelesaian dan hasil
pengkajian.
1. Prinsip dasar manajemen biaya.
Keuntungan adalah pendapatan dikurangi pengeluaran.
Untuk meningkatkan keuntungan, sebuah perusahaan dapat
meningkatkan pendapatan, mengurangi pengeluaran, atau
mencoba melakukan keduanya. Kebanyakan eksekutif lebih
tertarik pada keuntungan daripada masalah lain.
Pembiayaan siklus hidup memungkinkan untuk melihat
pemandangan biaya proyek sepanjang siklus hidupnya. Ini
membantu mengembangkan proyeksi yang akurat sebuah
keuntungan finansial proyek. Pembiayaan siklus hidup
mempertimbangkan biaya total kepemilikan, atau biaya
pengembangan ditambah biaya pendukungnya untuk suatu
proyek. Contoh, sebuah perusahaan akan melengkapi suatu
proyek untuk mengembangkan dan mengimplementasikan
sebuah layanan pelanggan baru dalam satu atau dua tahun,
tetapi sistem baru bisa pada tempatnya selama sepuluh
tahun. Manajer proyek harus membuat perkiraan biaya dan
keuntungan proyek untuk seluruh siklus hidupnya.
Analisis aliran dana adalah metode untuk menentukan
perkiraan biaya tahunan dan keuntungan proyek dan
menghasilkan aliran dana tahunan. Manajer proyek harus
melakukan analisis aliran dana untuk menentukan nilai tunai
bersih.
Biaya atau keuntungan yang terukur adalah biaya atau
keuntungan yang dapat diukur dengan mudah oleh suatu
organisasi dalam satuan mata uang. Biaya atau keuntungan
tak terukur adalah biaya atau keuntungan yang sulit diukur
dalam hal moneter.
Biaya langsung adalah biaya yang berhubungan dengan
proyek yang mana suatu organisasi dapat melacak kembali
dalam sebuah cara biaya efektif. Contoh, gaji pekerja full
time dan biaya pembelian hardware dan software.
Biaya tidak langsung adalah biaya yang berhubungan
dengan proyek yang mana suatu organisasi tidak dapat
melacak kembali dalam sebuah cara biaya efektif. Contoh,
biaya listrik.
78

3. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
Biaya tenggelam adalah uang yang telah dibelanjakan yang
dianggap hilang. Ketika memutuskan apakah proyek
diinvestasikan atau dilanjutkan, biaya tenggelam hendaknya
tidak dimasukkan. Contoh, dalam permulaan suatu proyek,
suatu organisasi telah membelanjakan uang $ 1 juta pada
proyek pembuatan sistem informasi geografis tiga tahun yang
lalu, tetapi dalam proyek tersebut tidak menghasilkan apapun
yang berharga. Jika pemerintahnya mengevaluasi proyek
apa yang dibiayai pada tahun berikutnya dan seseorang
menyarankan untuk tetap mendanai proyek sistem informasi
geografis karena telah menelan biaya $ 1 juta, maka ia telah
menggunakan biaya tenggelam ini secara tidak benar dalam
mengambil keputusan pemilihan proyek. Banyak orang jatuh
ke dalam jebakan mempertimbangkan banyaknya uang
yang telah dibelanjakan pada proyek yang gagal, walaupun
tidak menyukai untuk menghentikan pembelanjaan uang
padanya. Jadi biaya tenggelam ini harus dilupakan.
Cadangan adalah uang yang termasuk dalam perkiraan
biaya untuk meringankan biaya risiko dengan memungkinkan
situasi mendatang sulit diprediksi.
2. Perencanaan sumber daya.
Perencanaan sumber daya adalah bagian yang sangat
penting dari manajemen biaya proyek. Untuk memperkirakan,
menganggarkan dan mengendalikan biaya, manajer proyek
dan timnya harus menentukan sumber daya fisik apasaja dan
berapa jumlah yang dibutuhkan dari semua sumber daya
untuk menyelesaikan proyek. Sifat alami proyek dan organisasi
akan mempengaruhi perencanaan sumber daya. Ini penting
bahwa orang yang membantu menentukan sumber daya
apa yang diperlukan adalah termasuk orang yang
berpengalaman dan ahli dalam proyek-proyek serupa dan
dengan organisasi yang mengerjakan proyek.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
perencanaan sumber daya :
 Tingkat kesulitan tugas-tugas tertentu pada proyek ini.
 Adanya sesuatu yang unik dalam pernyataan lingkup
proyek yang akan mempengaruhi sumber daya.
 Sejarah organisasi yang berhubungan dengan tugas
serupa.
 Penyelesaian tugas serupa yang pernah dikerjakan.
79

4. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
 Tingkat personil yang mengerjakan pekerjaan itu.
 Kemampuan dan ketersediaan orang-orang, peralatan
dan bahan untuk mengerjakan pekerjaan itu.
 Adanya kebijakan organisasi yang dapat berpengaruh
pada ketersediaan sumber daya.
Output utama proses perencanaan sumber daya adalah
daftar kebutuhan sumber daya, meliputi orang, peralatan
dan bahan. Sebagai tambahan untuk menyediakan dasar
untuk perkiraan biaya, anggaran dan kendali biaya,
kebutuhan sumber daya menyediakan informasi penting
untuk manajemen sumber daya manusia dan manajemen
prasyarat.
3. Perkiraan biaya.
Setelah membangun daftar kebutuhan sumber daya dengan
baik, manajer proyek dan timnya harus membangun
beberapa perkiraan biaya untuk sumber daya ini.
Salah satu output utama manajemen biaya proyek adalah
perkiraan biaya. Manajer proyek biasanya mempersiapkan
beberapa tipe perkiraan biaya untuk banyak proyek. Rough
order of magnitude, penganggaran dan definitif
memperkirakan tanggal penyelesaian, bagaimana akan
digunakan dan tingkat akurasi.
 Perkiraan Rough Order of Magnitude (ROM) menyediakan
ide dasar dari pembiayaan suatu proyek. Tipe perkiraan
ini dilakukan sangat awal dalam suatu proyek bahkan
sebelum proyek secara resmi dimulai. Manajer proyek dan
manajemen puncak menggunakan perkiraan ini untuk
membantu membuat pilihan keputusan.
 Perkiraan anggaran digunakan untuk mengalokasikan
uang ke dalam anggaran organisasi. Banyak organisasi
membangun anggaran sedikitnya dua tahun ke depan.
Perkiraan anggaran dibuat satu atau dua tahun sebelum
proyek diselesaikan.
 Perkiraan pasti (definitif) menyediakan suatu perkiraan
yang akurat bembiayaan proyek. Perkiraan definitif
digunakan untuk membuat beberapa keputusan
pembelian untuk perkiraan akurat yang dibutuhkan dan
untuk meperkirakan biaya akhir proyek.
Dua output tambahan dari proses memperkirakan biaya
adalah perincian yang mendukung dan suatu rencana
80

5. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
manajemen biaya. Perincian yang mendukung meliputi
aturan dasar dan asumsi yang digunakan untuk membuat
perkiraan, sebuah deskripsi dari proyek yang digunakan untuk
memperkirakan, dan perincian pada peralatan dan teknik
memperkirakan biaya yang digunakan untuk membuat
perkiraan.
Rencana manajemen biaya adalah sebuah dokumen yang
menggambarkan bagaimana organisasi akan mengatur
berbagai biaya pada proyek.
Ada tiga teknik dasar untuk memperkirakan biaya, yaitu :
 Perkiraan analog, juga disebut perkiraan top-down, yaitu
menggunakan biaya aktual sebelumnya, proyek yang
mirip sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek
yang sedang dikerjakan. Teknik ini membutuhkan
keputusan yang baik dari seorang ahli pengambil
keputusan dan biasanya lebih sedikit dalam pembiayaan
dan juga lebih tidak akurat. Perkiraan analog lebih andal
ketika proyek sebelumnya mirip dengan kenyataan, tidak
hanya dalam penglihatan.
 Perkiraan bottom-up meliputi memperkirakan item kerja
individu dan menyimpulkannya untuk mendapatkan total
proyek. Ukuran item kerja individu dan pengalaman orang
yang membuat perkiraan membawa akurasi perkiraan.
Jika sebuah WBS terperinci tersedia untuk proyek, manajer
proyek mendapatkan bahwa orang yang bertanggung
jawab untuk suatu paket kerja telah membangun
perkiraan biayanya sendiri untuk paket kerja itu. Manajer
proyek dapat menambahkan semua perkiraan biaya
untuk setiap item WBS yang lebih tinggi dan akhirnya
untuk seluruh proyek.
 Pemodelan parametrik menggunakan karakteristik
(parameter) dalam sebuah model matematis untuk
memperikirakan biaya proyek. Sebuah model parametrik
yang populer adalah Constructive Cost Model
(COCOMO) yang digunakan untuk memperkirakan biaya
pembangunan berdasar pada beberapa parameter
seperti LOC source atau function points.
4. Anggaran proyek.
81

6. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
Penganggaran biaya proyek meliputi mengalokasikan
perkiraan biaya proyek pada item kerja individu. Item kerja ini
berdasar pada WBS proyek. Oleh karena itu dibutuhkan input
untuk proses penganggaran biaya. Demikian juga jadwal
proyek dibutuhkan untuk mengalokasikan biaya lintas waktu.
Tujuan utama dari proses menganggarkan biaya adalah
mempersiapkan perkiraan anggaran dan untuk menghasilkan
sebuah garis besar biaya untuk mengukur kinerja proyek.
Sebagai tambahan untuk menyediakan input untuk perkiraan
anggaran, menganggarkan biaya menyediakan sebuah garis
besar. Satu garis besar biaya adalah sebuah time-phased
budget yang digunakan oleh manajer proyek untuk mengukur
dan memantau kinerja biaya. Memperkirakan biaya untuk
setiap aktifitas utama proyek lintas waktu menyediakan
manajer proyek dan manajemen puncak sebuah dasar untuk
mengendalikan biaya proyek.
5. Kendali biaya.
Pengendalian biaya proyek meliputi pemantauan kinerja
biaya, memastikan bahwa hanya perubahan proyek yang
sesuai yang termasuk dalam garis besar biaya yang direvisi,
dan menginformasikan pada stakeholder proyek dari
perubahan pada proyek yang disetujui bahwa akan
mempengaruhi biaya. Garis besar biaya, laporan kinerja,
perubahan permintaan dan rencana manajemen biaya
adalah input untuk proses kendali biaya. Output proses ini
adalah perkiraan biaya yang telah direvisi, update anggaran,
tindakan pembetulan, perkiraan yang telah direvisi untuk
penyelesaian proyek dan pengkajian.
Rangkuman
Manajemen biaya proyek meliputi proses yang dibutuhkan untuk
memastikan bahwa tim proyek melengkapi proyek bersama
anggaran yang disetujui. Berikut ini adalah pekerjaan manajer
proyek untuk mencukupi stakeholder proyek sementara terus-
menerus bekerja keras untuk mengurangi dan mengendalikan
biaya-biaya. Ada empat proses manajemen biaya proyek :
 Perencanaan sumber daya meliputi menentukan sumber
daya apa yang akan digunakan oleh tim proyek untuk
mengerjakan aktifitas proyek dan jumlah setiap sumber daya.
82

7. Buku Ajar Rekayasa Perangkat Lunak
Output dari perencanaan sumber daya adalah daftar
kebutuhan sumber daya.
 Perkiraan biaya meliputi membangun suatu pendekatan atau
perkiraan biaya dari sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek. Output utama dari proses perkiraan
biaya adalah perkiraan biaya, rincian penunjang dan suatu
rencana manajemen biaya.
 Anggaran biaya meliputi pengalokasian keseluruhan
perkiraan biaya pada item kerja individu untuk menetapkan
satu garis besar untuk mengukur kinerja. Output utama dari
proses penganggaran biaya adalah sebuah garis besar
biaya.
 Kendali biaya meliputi pengendalian perubahan pada
anggaran proyek. Output utama dari proses kendali biaya
adalah perkiraan biaya yang telah direvisi, update anggaran,
tidakan korektif, perkiraan pada penyelesaian dan hasil
pengkajian.
Latihan/Tugas/Test Mandiri
1. Mengapa manajemen biaya diperlukan dalam proyek
perangkat lunak ?
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan manajemen biaya
proyek !
3. Lakukan langkah-langkah manajemen biaya pada judul
proyek yang telah ditetapkan sebelumnya !
83