Buku panduan penggunaan modul POS ERP sistem OfficeCentral, manual user ini untuk mempermudah dalam mempelajari fungsi dari menu-menu yang ada didalam sistem OfficeCentral modul POS

1. SOLUSI AWANI ASIA
MANUAL USER POS
© 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621)

2. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 1
DAFTAR ISI
POINT OF SALE (POS) ............................................................................................................................................................ 2
OFFICECENTRAL ................................................................................................................................................................. 2
POS (POINT OF SALE) ......................................................................................................................................................... 2
FUNGSI MENU POS ............................................................................................................................................................... 3
KONFIGURASI..................................................................................................................................................................... 3
KESELURUHAN .............................................................................................................................................................. 3
KONTER......................................................................................................................................................................... 4
KATEGORI...................................................................................................................................................................... 6
CUSTOMER.................................................................................................................................................................... 7
MEMBERSHIP................................................................................................................................................................ 7
ACCOUNT TYPE ............................................................................................................................................................. 9
POINT COLLECTION..................................................................................................................................................... 10
STOCKROOM.................................................................................................................................................................... 11
BACK OFFICE .................................................................................................................................................................... 12
PINT OF SALE (POS).......................................................................................................................................................... 14

3. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 2
POINT OF SALE (POS)
OFFICECENTRAL
OfficeCentral adalah sistem yang menggunakan internet berbasis cloud (perangkat lunak berbasis cloud) dan
mencakup modul penting untuk mengelola perusahaan seperti HRMS, Penggajian, Akun, Keuangan, Manajemen
Pelanggan (CRM) Pengadaan, Tempat penjualan (POS), Distributor (Distributor).
OfficeCentral adalah aplikasi web yang dirancang khusus untuk perusahaan industri kecil dan menengah untuk
membantu mereka mengelola perusahaan mereka dengan lebih mudah dan lancar
POS (POINT OF SALE)
Point of sale adalah modul untuk melakukan transaksi penjualan di konter, ini lebih diperuntukan bagi anda jika anda
memiliki toko yang menjual barang-barang retail.
Tab menu yang ada di POS adalah konfigurasi, stock, receipt penjualan dan point of sale (konter).
Transaksi yang dilakukan di POS ini akan lebih mudah karena hanya dengan klik item gambar dari barang yang akan
kita jual atau dengan meggunakan barcode scanner, karena manajemen inventory yang ada didalam modul CRM sdh
terkait sehingga pencatatan keluar masuk barang akan tercatat secara otomatis.

4. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 3
FUNGSI MENU POS
KONFIGURASI
Dalam menu konfigurasi ini terdapat beberapa tab menu yang harus kita setup terlebih dahulu yaitu keseluruhan,
konter, kategori, customer, membership, jenis akun dan kategori jenis point.
KESELURUHAN
Dalam sub menu ini berfungsi untuk membuat pengaturan secara umum di POS seperti format nomor surat struk
POS.
Klik tab tersebut maka akan diarahkan kehalaman selanjutnya

5. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 4
• Kolom “Invoice Reverence Number” adalah untuk membuat format penomoran invoice yang dikeluarkan
dari POS. Indikator format penomoran sudah tersedia dibawah dengan kode masing-masing kegunaan.
(CTR) adalah menunjukan kode untuk konter.
(X) adalah menunjukan sebagai nomor urut atau nomor berjalan dari setiap invoice yang dikeluarkan.
(YYYY) adalah menunjukan sebagai tahun berjalan dikeluarkannya invoice.
(MM) menunjukan bulan berjalan dikeluarkannya invoice.
(dd) menunjukan tanggal.
(LOC) menunjukan lokasi kantor sebagai cabang atau pusat.
• Tombol Disable dan Unable itu berfungsi untuk membolehkan atau tidaknya POS melakukan transaksi
dan membuat invoice dalam keadaan inventori kosong.
• Receipt Size adalah untuk memilih ukuran kertas invoice yang akan digunakan.
KONTER
Menu konter ini adalah halaman untuk membuat konter yang akan anda gunakan untuk melakukan transaksi
dalam POS ini.

6. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 5
Pada konter ini terdapat beberapa tab konter lagi, yaitu:
- Konter Keseluruhan yaitu untuk melihat list seluruh konter yang anda miliki jika anda memang memiliki
beberapa konter di lokasi yang berbeda-beda.
- Konter Admin Lokasi untuk melihat list konter hanya yang ada dilokasi kantor anda saja.
- Konter by User ini akan hanya menampilkan konter yang ada pegang atau anda sebagai PIC nya.
Dan pada halaman list konter terdapat beberapa menu lagi yaitu: edit, delete, go to POS, deactive counter
dan adjust counter balance.
- Edit untuk setup ulang pengaturan konter yang sudah ada.
- Delete untuk untuk menghapus konter yang tidak ingin anda gunakan.
- Go to POS adalah untuk membuka konter yang anda miliki.
- Deactivate untuk menonaktifkan konter yang sudah tidak anda gunakan.
- Close Counter untuk menutup konter di akhir transaksi untuk melihat ringkasan penjualan yang sudah
dilakukan.
- Adjust Counter Balance adalah untuk menyesuaikan uang yang disediakan untuk konter sebagai uang
kembalian atau modal awal konter.

7. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 6
KATEGORI
Kategori ini sama halnya dengan halaman kategori pada modul CRM, karena ini sama berkaitan dengan list
produk yang ada di CRM. Maka dari itu anda dapat memilihnya untuk melakukan pengaturan kategori ini baik
di lakukan di modul CRM atau anda juga dapat melakukan pengaturan kategori ini di dalam modul POS.
Tampilan halaman kategori pada modul CRM

8. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 7
Tampilan halaman kategori pada modul POS.
CUSTOMER
Tab Customer ini akan menampilkan data daftar customer yang anda miliki yang sudah anda input di modul
CRM sebelumnya. Namun pada fitur ini anda juga akan tetap mendapatkan fungi yang sama sperti halnya di
CRM yaitu anda dapat menambahkan data customer jika anda memiki data baru, atau juga anda dapat
memperbaharui data customer yang sudah anda input dalam list.
MEMBERSHIP
Membership ini adalah untuk mengelompokan data customer yang masuk kedalam kategori member, ini
untuk mempermudah dalam penilaian terhadap customer anda, sehingga anda akan lebih mudah dalam
mengetahui sejauh mana loyalitas customer anda.

9. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 8
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menambahkan kategori membership dalam system ini adalah
sebagai berikut:
1. Klik “membership” pada sub menu konfigurasi.
2. Setelah tampil halaman category, klik tombol “Add”
3. Maka akan tampil halaman isian untuk membuat kategori
Isi kolom yang bertanda merah dengan kategori yang ingin anda tambahkan.
4. Setelah selesai Klik tombol “Save” di pojok kanan atas.

10. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 9
ACCOUNT TYPE
Ini merupakan page untuk membuat jenis pilihan akun untuk data base customer atau supplier anda. Ini
bertujuan untuk memudahkan anda ketika dalam menginput data base customer maka anda hanya tinggal
memilih type apa data yang sedang anda input tersebut, customer atau supplier.
Untuk membuat ini langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Pilih Tab “Account Type” lalu klik. Anda akan diarahkan ke page list account yang sudah ada di dalam
system, anda hanya tinggal menambahkan saja yang sekiranya anda perlukan atau menghapus yang tidak
anda perkukan.
2. Lalu setelah itu, anda klik tombol “Add” untuk menambahkan list lain yang ingin anda tambahkan. Anda
akan diarahkan ke page seperti berikut

11. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 10
3. Isikan nama type akun yang anda inginkan pada kolom yang bertanda merah diatas, seperti: customer,
supplier, competitor dll.
4. Setelah anda isi klik tombol “Save” di pojok kanan atas.
POINT COLLECTION
Tab ini difungsikan untuk membuat category Poin yang akan anda terapkan untuk mengumpulkan poin customer
anda yang telah berbelanja ditoko anda.
Untuk membuatnya yaitu degan langkah sebagai berikut:
1. Pilih dan klik tab “Point Collection” pada sub menu konfigurasi.
2. Maka anda akan di arahkan ke page list poin.
3. Klik “Add” untuk menambahkan kategori poin yang akan anda buat, makan anda akan ke page selanjutnya.
4. Dalam membuat kategori point ini terdapat dua jenis pont yaitu:
1. Fixed Point
fixed point adalah jenis point yang menghitung point berdasarkan jumlah barang dan tidak
memperhatikan harga barang, jumlah point akan sama dengan jumlah barang yang dibeli oleh customer
dan setiap barang anda dapat menentukannya disini dengan angka yang anda inginkan. Contoh 1 barang
sama dengan angka poin 1 dst).

12. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 11
- Kolom 1 anda isi dengan nama kategori poin yang anda inginkan.
- Kolom 2 anda pilih jenis poin yang akan anda terapkan, dan pilih fixed point.
- Kolom 3 itu untuk isian angka point yang ingin anda tentukan untuk setiap barangnya. Per point sama
dengan per barang. Contoh: 1, 2, 3, 4 dst.
- Kolom 4 adalah untuk menentukan barang apa saja yang masuk dalam kategori yang memiliki point, jadi
tidak semua barang memiliki point jika di beli oleh customer melainkan anda dapat menentukanya
dengan leluasa barang yang anda kehendaki untuk diberikan point.
2. “Currency Equivalent Points” ini berbeda dengan fixed point yaitu jenis point ini berdasarkan harga
barang dengan menentukan nilai point berdasarkan nilai rupiah harga barang. Contoh: Rp. 1.000 sama
dengan 1 point atau Rp. 100 sama dengan 1 point dst. Lihat gambar diatas.
- Kolom 1 anda isi dengan nama kategori poin yang anda inginkan.
- Kolom 2 anda pilih jenis poin yang akan anda terapkan, dan pilih fixed point.
- Kolom 3 adalah untuk menentukan barang apa saja yang masuk dalam kategori yang memiliki point, jadi
tidak semua barang memiliki point jika di beli oleh customer melainkan anda dapat menentukanya
dengan leluasa barang yang anda kehendaki untuk diberikan point
- Kolom 4 itu isian untuk menentukan harga yang akan menjadi point dari setiap harga barang. Contoh Rp.
1.000 maka akan sama dengan 1 point. Jadi jika harga barang adalah Rp. 100.000 maka point yang akan
di dapat adalah 10 point dst.
5. Setelah anda selesai membuat jenis point, klik tombol “Save” dipojok sebelah kanan atas untuk menyimpan.
STOCKROOM
Sub menu ini merupakan lanjutan dari pengaturan POS, yaitu sudah kepada manajemen inventori. Dalam sub
menu ini terdapat katalog produk dan manajemen keluar masuk barang dan history keluar masuk barang yang
dapat dilihat dengan beberapa metode yaitu dilihat secara keseluruhan, by lokasi dan by staff.
1. Keseluruhan yaitu untuk melihat transaksi keluar masuk barang dari semua toko yang berbeda-beda
lokasi.
2. By lokasi yaitu untuk melihat histori transaksi penjualan berdasarkan lokasi yang dipilih atau by admin
lokasi. Dengan ini jika memiliki banyak banyak toko di lokasi yang berbeda-beda maka anda dapat
membatasi setiap adminya sehingga setiap admin di masing-masing lokasi tidak dapat saling melihat
transaksi mereka dan haya anda yang sebagai owner yang dapat melihat setiap lokasi masing-masing
sebagai monitoring. Atau adminpun dapat melihat juga jika anda memberikan role untuk boleh
melihatnya, itu dapat di atur dalam pengaturan role user.
3. By staff yaitu untuk melihat transaksi by staff, sehingga anda akan mengetahui penjualan setiap staffnya
masing-masing.

13. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 12
BACK OFFICE
Sub menu ini adalah sebagai laporan dari hasil penjualan yang sudah dilakukan. Terdapat beberapa fitur yaitu:
invoices, receipt, statement, dashboard dan report.
1. Invoices
Dalam tab ini kita dapat melihat invoices penjualan yang sudah kita buat dan dapat dilihat dengan 3
metode yaitu secara keseluruhan, by admin lokasi dan by staff dan semuanya dapat difilter berdasarkan
penjualan menurut staff, menurut lokasi, tanggal dan berdasarkan customer.
2. Dalam tab ini kita dapat melihat receipt yang sudah kita buat, dan untuk melihatnya sama halnya dengan
invoice yaitu secara keseluruhan, by admin lokasi dan by staff dan semuanya dapat difilter berdasarkan
penjualan menurut staff, menurut lokasi, tanggal dan berdasarkan customer.

14. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 13
3. Statement, dalam tab statement ini untuk melihat kegiatan setap konter yang ada di semua toko kita, kita
bias memantau pendapatan yang didapat di tiap-tiap konter yang ada disemua toko disemua lokasi, mulai
dari pendapatanya dan membuka dan menutup konternya.
Dan untuk melihatnya sama halnya dengan invoice yaitu secara keseluruhan, by admin lokasi dan by staff
dan semuanya dapat difilter berdasarkan penjualan menurut staff, menurut lokasi, tanggal dan
berdasarkan customer.
4. Dashboard, dalam tab ini kita dapat melihat semua dari hasil penualan dengan metode grafik yang sangat
memanjakan mata. Laporan apa saja yang dapat kita lihat dalam tab ini dengan berbentuk dashboard
grafik, diantaranya yaitu: trend, sales, inventory, produk yang sering terjual, margin profit setiap produk,
penjualan by staff, total sales turnover, stok harian dan penjualan produk per jam.
5. Report, tab ini untuk melihat penjualan berdasarkan keselurahan invoice dan setiap per produk dengan
dua metode ini kita dapat mengetahui penjualan barang berdasarkan invoice secara keseluruhan dan
berdasarkan produk yang ada.

15. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 14
POINT OF SALE (POS)
Pada tab fitur ini adalah fungsi utama dalam modul POS, yaitu untuk melakukan transaksi penjualan kasir. Didalamnya
terdapat beberapa konter yang sudah kita setup pengaturanya masing-masing sesuai dengan lokasi dan jumlah konter
untuk setiap kasirnya.
1. Pilih konter yang ingin kita gunakan sesuai konter yang ditugaskan.
2. Klik Adjust Counter Balance, untuk menyesuaikan modal untuk saldo dikonter yang disiapkan untuk berjualan.
3. Maka akan menuju halaman pengaturan seperti

16. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 15
4. Lalu seuaikan saldo yang diinginkan dan klik “Adjust Balance”.
5. Setelah selesai mengatur saldo, konter tersebut bias digunakan.
6. Kemudian pilih “Go To POS” maka akan tampil halaman seperti berikut
Pada halaman ini akan ditampilkan icon dari semua produk, dan dapat di filter berdasarkan kategori ketika
anda ingin melihat beberapa produk saja.
Untuk melakukan transaksi penjualan, ikuti langkah berikut:
1. Klik icon produk yang akan di jual.
2. Lalu akan muncul list produk yang dipilih dan disana dapat kita tambahkan diskon jika ada.

17. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 16
3. Setelah selesai menerapkan diskon pada masing-masing produk dan sudah sesuai dengan total harganya,
maka klik tombol “PAY”
4. Maka akan di arahkan ke halaman pembayaran
5. Isi jumlah uang sesuai yang diberikan oleh customer anda, jika lebih dari pada total harga maka system
akan dengan otomatis menghitung kembalian yang harus diberikan kepada pelanggan.
6. Jika sudah memasukan jumlah uang, klik tombol “Checkout”.
7. Lalu akan muncul resit yang dapat anda print
1. Klik icon gunting
2. Lalu tentukan diskon pada
halaman selanjutnya.
3. Buat diskon berdasarkan
persentase atau nilai rupiah.
4. Pilih amount untuk nilai rupiah,
dan pilih icon % untuk persentase.
5. Setelah selesai klik “Apply Diskon”

18. © 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 17
Ulangi langkah diatas jika ada transaksi baru lagi.
Note:
1. Jika customer anda baru dan belum ada data customer tersebut didalam system maka anda lakukan
langkah tersebut.
2. Pada transaksi dengan customer baru, jika anda ingin menyimpan data customer tersebut sebagai
database anda maka anda dapat menyimpanya dengan cara menekan tombol +
Lalu anda isi data customer tersebut pada halaman selanjutnya.
3. Jika customer anda adalah merupakan customer yang sudah bertransaksi dengan anda dan anda
sudah pernah menyimpannya kedalam database system, maka anda dapat memanggil datanya
dengan memasukan awalan Namanya, cukup dengan 2 huruf awal nama dari cutomer tersebut pada
kolom pencarian
4. Maka akan muncul jika memang sudah pernah di input dan dengan kata kunci yang sesuai dengan
nama customer anda.
5. Jika anda belum pernah menyimpanya maka datanya tidak akan mucul ketika and acari walaupun
sudah pernah bertransaksi sebelumnya.
6. Anda dapat bertransaksi tanpa harus menyimpan data customer anda terlebih dahulu.