HRD Manual

© 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621)
SOLUSI AWANI ASIA
MANUAL USER HRD

© 2021 – Solusi Awani Asia. Revision 4 (030621) 2
CONTENTS
KONFIGURASI ..........................................................................................................................................................4
SETTING AWAL MODUL HRD...............................................................................................................................4
SETTING DEPARTEMEN........................................................................................................................................5
SETTING JABATAN ...............................................................................................................................................6
SETTING PENGGOLONGAN KERJA .......................................................................................................................6
SETTING CUTI KARYAWAN...................................................................................................................................7
SETTING LEMBUR ..............................................................................................................................................10
SETTING PERGERAKAN ......................................................................................................................................10
KARYAWAN............................................................................................................................................................11
MENAMBAHKAN DATA KARYAWAN BARU .......................................................................................................11
MELENGKAPI DATA KARYAWAN........................................................................................................................12
IMPORT DATA KARYAWAN................................................................................................................................13
CUTI .......................................................................................................................................................................15
MENGAJUKAN CUTI...........................................................................................................................................15
MENGAJUKAN CUTI UNTUK KARYAWAN LAIN (ADMIN)...................................................................................16
MENYETUJUI CUTI .............................................................................................................................................17
TRAINING...............................................................................................................................................................17
MEMBUAT TRAINING ........................................................................................................................................17
MENDAFTAR TRAINNG (STAFF).........................................................................................................................18
MENYETUJUI TRAINING.....................................................................................................................................19
ABSENSI .................................................................................................................................................................20
CARA ABSEN ......................................................................................................................................................21
LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN...................................................................................................................21
LEMBUR.................................................................................................................................................................22
MENGAJUKAN LEMBUR.....................................................................................................................................22
MENYETUJUI LEMBUR.......................................................................................................................................23

SUB MENU PERGERAKAN ......................................................................................................................................23
MEMBUAT PERGERAKAN ..................................................................................................................................23
MENYETUJUI PERGERAKAN...............................................................................................................................24

KONFIGURASI
SETTING AWAL MODUL HRD
Setting terlebih dahulu hal-hal yang ada di tab konfigurasi, mulai dari departemen, jabatan, penggolongan
kerja, benefit, kategori pergerakan dan disiplin.
Lengkapi semua hal-hal diatas, jika ingin tahu apa saja yang wajib di lengkapi lihat di onboarding modul
HRD di tab paling atas. Lihat gambar di bawah untuk memperjelas:
Klik onboarding modul HRD maka akan ditampilkan halaman apa saja yang wajib anda lengkapi. Lihat
gambar berikut:
Lihat pada kolom status, jika status OK itu artinya sudah lengkap atau sudah diisi, jika statusnya tertunda
artinya belum lengkap atau belum diisi.

Maka klik setup yang ada di kolom Tindakan, maka akan diarahkan ke halaman pengisian untuk melengkapi hal
yang diperlukan.
SETTING DEPARTEMEN
Untuk menambahkan departemen, pilih menu konfigurasi, lalu pilih tab departemen lalu klik tambah:
Maka akan ditampilkan halaman berikut:
Lalu klik simpan jika sudah selesai mengisi kolom yang diperlukan.
Note:
Untuk kolom dibawahnya mulai dari, Chart of Account Staff's Claims Account (Current Liabilities Account), Chart
of Account Staff's Advance Account (Current Asset Account), Chart of Account Staff's Wages Payable Account

(Current Liabilities - Wages Payable Account), Chart of Account Staff's Salary Expense Account (Overhead - Payroll
Expenses) dan Chart of Account Staff's OT Expense Account (Overhead - Payroll Expenses), itu adalah setting
lanjutan untuk automation ke modul akuntansi dan untuk panduannya terpisah khusus untuk panduan
automation dan hanya dapat disetting jika modul akuntansi sudah lengkap disetting.
SETTING JABATAN
Di dalam OfficeCentral, masing-masing staf harus memiliki Jabatan. Oleh karena itu, Anda juga dapat
menambahkan jabatan yang tersedia di dalam perusahaan Anda dalam page "Designation".
Banyak perusahaan memiliki lebih dari satu jabatan yang berbeda. Dengan menambahkan jabatan baru
berdasarkan kebutuhan dalam perusahaan Anda, maka Anda dapat menempatkan staff dalam suatu jabatan
dengan mudah dan benar.
Ikuti langkah-langkah berikut:
1. Pergi ke "Global Setting" dan klik pada tab "Setting" lalu pilih "Jabatan" lalu pilih "Tambah Baru" untuk
menambah baru atau Klik "Lihat Daftar" untuk melihat yang sudah ada.
Isi kolom yang diperlukan lalu klik simpan.
2. Jika klik "Lihat Daftar" maka sistem akan menampilkan daftar jabatan saat ini yang tersedia dalam perusahaan
yang sudah Anda buat sebelumnya.
Dalam list ini anda dapat melakukan perubahan data dengan cara edit, menghapus jika tidak diperlukan dengan
cara klik delete.
SETTING PENGGOLONGAN KERJA
Untuk menambahkan penggolongan kerja, pilih menu konfigurasi, lalu pilih tab penggolongan kerja lalu klik
tambah.

Isi kolom tersebut dengan mana penggolongan kerja, Contoh: Top Manajemen, Executive, Staff.
Setelah selesai klik simpan.
SETTING CUTI KARYAWAN
Untuk dapat melakukan setting Cuti karyawan anda perlu terlebih dahulu memasukan data karyawan kedalam
system, maka setelah selesai input data karyawan, setting ini akan dapat anda lakukan.
Jadi setelah anda selesai melakukan setting departemen, jabatan dan penggolongan kerja anda lanjutkan ke
tahap input data karyawan sebelum melakukan setting cuti karyawan.
Untuk cuti karyawan ada 3 hal yang harus disetting yaitu:
• Jenis Cuti
Untuk mengakses modul ini, silahkan pergi ke Modul HRD, lalu pilih "Jenis Cuti" lalu klik Lihat daftar.
Dalam OfficeCentral Anda akan melihat berbagai jenis cuti yang tersedia sesuai dengan Undang-Undang
Ketenagakerjaan yang telah disetujui oleh Pemerintah.
Jika Anda ingin menambahkan cuti jenis lain, klik "Tambah" untuk menambahkan jenis cuti.

Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut
Nama
Isi dengna nama cuti yang ada di perusahaan anda. Contoh Tahunan,
Melahirkan, Sakit dll.
Deskripsi
Isi keterangan dari cuti yang akan ditambahkan
Minimal Hari untuk
Mengajukan Cuti
Isi dengan angka sesuai dengan berapa hari minimal pengajuan, contoh 3
jika 3 hari sebelum cuti harus sudah mengajukan dst.
Jenis Kelamin
Pilih jenis kelamin jika cuti ini dikhususkan, contoh pilih female untuk cuti
melahirkan.
Pengalokasian Cuti
Pilih jenis cuti yang dinginkan contoh: Tahunan
Klik simpan jika sudah selesai.
• Pengaturan Hak Cuti
Pilih menu cuti, lalu pilih tab Pengaturan Hak Cuti dan klik tambah.

Setelah selesai klik simpan.
• Hak Cuti
Pilih menu cuti, lalu pilih tab Hak Cuti dan klik tambah.
Klik tampilkan daftar jika ingin menampilkan data karyawan yang belum memiliki hak cuti.

Lalu pada halaman tersebut terdapat tombol Membuat hak untuk karyawan, anda klik maka hak cuti
akan di buat untuk masing-masing karywan sesuai dengan penggolongan pekerjaanya.
SETTING LEMBUR
Dalam menu lembur kita perlu membuat category apa saja yang akan digunakan untuk lembur, berikut cara
membuat categorinya:
1. Pada menu konfigurasi pilih dan klik tentang lembur, maka akan ditampilkan halaman berikut:
2. Klik tombol ADD untuk menambah jenis category yang diinginkan, misalnya Produksi Tambahan,
Bongkar muatan dll.
3. Setelah diisi klik simpan
SETTING PERGERAKAN
Dalam menu pergerakan juga kita perlu menambahkan jenis kategori apa saja yang akan digunakan untuk
mencatat pergerakan. Berikut Langkah-langkah membuat kategorinya:
1. Pilih menu konfigurasi, lalu kategori pergerakan, klik tambah maka akan ditampilkan halaman seperti
berikut.

2. Isi kolom nama dengan nama kategori yang anda inginkan, misalnya Pergi ke Bank, Keperluan Keluarga
dll.
3. Setelah selesai klik simpan.
KARYAWAN
Dengan memasukkan data karyawan anda ke sistem OfficeCentral, semua data-data penting yang disimpan di
dalam sistem akan mempermudah anda untuk mengaksesnya di kemudian hari. Ini akan menghemat waktu anda
karena semua data dapat ditemukan secara digital dan anda tidak perlu membuka file fisik.
MENAMBAHKAN DATA KARYAWAN BARU
1. Pilih menu “Karyawan” kemudian klik “Tambah”.
2. Isi semua informasi pada kolom yang disediakan yang berkaitan dengan karyawan Anda.
3. Pada setiap kolom yang ditandai dengan bintang merah itu wajib anda isi agar dapat disimpan.
Note:
Jika anda tidak dapat menyimpan data setelah menekan tombol simpan atau keluar notifikasi peringatan
tulisan yang berwarna merah, mohon untuk di periksa kembali karena kemungkinan terdapat kolom yg
wajib diisi yang belum dilengkapi.

4. Setelah selesai klik “Simpan”
5. Atau klik “Data Karyawan”, maka anda dapat melihat daftar karyawan saat ini yang tersedia di
perusahaan anda. Lalu klik tombol “Tambah”, maka akan sama yaitu menuju halaman entry data
karyawan baru.
MELENGKAPI DATA KARYAWAN
1. Pergi ke "Daftar Karyawan,
2. Pilih karyawan yang akan di edit, lalu
klik "Edit" di kolom sebelah kanan
3. Lalu pergi ke “Informasi Lebih” di sisi kiri
bawah halaman. Hal ini untuk menambahkan
informasi lain dari karyawan baru dan untuk
mempermudah CEO atau personil lain untuk
menghubunginya.
4. Kemudian kamu akan melihat kotak dialog
seperti ini. Klik “Tambah Baru” untuk
menambah informasi karyawan.
5. Isi informasi yang diperlukan pada halaman tersebut.

6. Setelah selesai klik “Simpan”.
IMPORT DATA KARYAWAN
Fungsi import data karyawan ini adalah fitur yang difungsikan untuk memudahkan user dalam melakukan input data
karyawan ke system dalam jumlah yang banyak dengan mudah dan cepat, dari data yang tersedia dalam format excel.
Berikut Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Siapkan data karyawan dalam format excel mengikuti format yang tersedia dalam system. Dapat anda dapatkan
format tersebut dengan mengunduhnya dari system di page import.
2. Masuk ke dalam modul HRD lalu pilih menu karaywan dan klik import, maka akan ditampilkan halaman import
seperti berikut.

3. Setelah membuka halaman import, silahkan anda copy data karyawan dari file excel yang sudah anda siapkan
sebelumnya, lalu paste ke dalam kolom yang tersedia dihalaman tersebut seperti gambar diatas yang bertanda
merah.
4. Setelah data masuk ke dalam kolom silahkan klik simpan, maka akan ditampilkan halam selanjutnya.
5. Sesuaikan setiap title kolom yang ada di atas masing-masing data.
6. Klik Import Data setelah anda selesai menyesuaikan setiap kolomnya. Jika berhasil maka aka nada keterangan
seperti berikut

CUTI
Dalam menu ini, anda dapat mengelola informasi perijinan cuti karyawan termasuk cuti tahunan dll. Sistem OfficeCentral
memungkinkan karyawan untuk mengajukan permohonan cuti secara online yang akan disetujui oleh supervisor.
MENGAJUKAN CUTI
Untuk mengajukan cuti anda dapat mengikuti Langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pergi ke sub menu “Cuti” pilih “Daftar Cuti Saya” lalu klik Mengajukan.
2. Setelah itu anda akan dihadapkan dengan page isian tentang cuti, lalu anda isi semua kolom yang diperlukan
terutama kolom yang diberi tanda bintang merah.

3. Setelah selesai klik Simpan.
MENGAJUKAN CUTI UNTUK KARYAWAN LAIN (ADMIN)
Sebagai admin selain mengajukan cuti untuk sendiri, juga bisa mengajukan cuti untuk karyawan yang tidak memiliki akses
ke system, yaitu dengan cara sebagai berikut:
1. Pilih menu cuti lalu klik "Tambah".
2. Kemudian isi semua kolom yang ada terutama yang bertanda bintang merah.
3. Setelah selesai klik “Simpan”.

MENYETUJUI CUTI
Tujuannya adalah untuk menyetujui permohonan cuti yang diajukan oleh karyawan. Dan hanya admin dan pemberi
persetujuan berwenang saja yang dapat menyetujui cuti.
Untuk menyetujui permohonan cuti yang diajukan oleh karyawan anda dapat melakukannya dengan mengikuti langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Pergi ke sub menu “Cuti” lalu klik “Setujui Cuti”.
2. Untuk menyetujui permohonan cuti, klik tombol “Setujui” atau klik tombol "Tolak" untuk menolaknya, dan
untuk melihat detailnya klik tombol "Rincian" pada kolom “Action”.
TRAINING
Dalam OfficeCentral, anda dapat menggunakan fitur ini sebagai manajeman training untuk karyawan anda. Anda dapat
membuat training sehingga semua karyawan yang memiliki akses untuk login kedalam system akan mendapatkan
notifikasi pengumuman tentang training tersebut.
MEMBUAT TRAINING
1. Pada menu “Training, pilih dan klik “Membuat Training”, maka akan ditampilkan halaman detail training yang harus
kita lengkapi.

2. Isi semua informasi yang diperlukan dalam kolom yang tersedia, terutama kolom yang diberi tanda bintang merah
karena itu wajib diisi.
3. Seteleh selesai, klik “Simpan”.
MENDAFTAR TRAINNG (STAFF)
Jika training sudah dibuat oleh admin atau oleh bagian HRD maka list training akan tersedia dan dapat kita lihat training
apa saja yang tersedia dan dapat di lihat oleh semua karyawan yang memiliki akses login kedalam system, sehingga semua
yang ingin mengikuti training dapat mendaftar untuk mengikutinya.
Setelah mendaftar mengikuti training kita menunggu persetujuan apakah kitab oleh mengikuti training atau tidak, dengan
cara melihat status pengajuan mengikuti training dari list pengajuan kita dalam system.
Untuk mendaftar training berikut Langkah-langkahnya:
1. Pilih menu training, lalu klik lihat daftar, maka akan ditampilkan list training yang sudah dibuat oleh admin atau
oleh bagian hrd sebelumnya.
2. Pilih training yang akan diikuti, lalu klik detail pada training yang dipilih, maka akan diarahkan ke rincian training.
Maka anda akan dapat mengajukan training pada halaman tersebut dengan cara klik ajukan pada kolom yang
tersedia.
3. Jika anda berhasil mengajukan makan akan terdapat notofikasi seperti gambar berikut

4. Lalu anda dapat melihat semua daftar pengajuan training anda, untuk memastikan pengajuan anda disetujui
atau ditolak oleh admin atau oleh bagian hrd terkait. Dengan cara klik tombol Kembali kedaftar, maka akan
diarahkan ke daftar training anda.
5. Atau dengan cara pilih menu training lalu klik Daftar Training Saya
Note:
- Jika status pending, pengajuan anda belu dilihat oleh admin atau bagian hrd terkait.
- Jika status disetujui makan anda dapat mengikuti training yang sudah diajukan.
- Jika status ditolak artinya anda tida diijinkan untuk mengikuti training tersebut.
MENYETUJUI TRAINING
Untuk semua training yang diajukan oleh setiap karyawan maka perlu ada persetujuan admin atau bagian hrd terkait.
Untuk langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Pilih menu training lalu klik menyetujui training, maka akan ditampilkan semua daftar pengajuan yang sudah
diajukan oleh karyawan.

2. Klik tombol Setujui pada kolom tindakan untuk menyetujui pengajuan atau klik tombol Tolak untuk
menolaknya.
3. Jika anda klik setujui makan akan ada kolom untuk memberikan pesan yang akan disampaikan kepada
karyawan terkait yang mengajukan training tersebut seperti gambar diatas. Bagitu juga Ketika anda klik Tolak
akan muncul kolom pesan seperti diatas.
4. Jikan anda sudah mengisi pesan atau alasan kenapa menyetujui atau menolaknya, klik tombol setujui atau
tolak dibawahnya.
ABSENSI
Menu absensi yang ada di versi website ini adalah sebenarnya diperuntukkan bagi admin atau HRD yang berwenang
memegang data absen untuk memonitoring ataupun merekap kehadiran karyawan. Namun masih tetap bisa digunakan
juga untuk absen.
Fitur absensi yang disediakan yang paling efisien adalah di mobile apps itu akan lebih memudahkan bagi karyawan
ataupun staff lainnya yang yang ingin mencatat absen.
Note:
Jika computer atau PC anda tidak memiliki GPS kemungkinan lokasi tidak akan sesuai. Lebih disarankan menggunakan
mobile apps dan gunakan handphone untuk melakukan absen.
Terkadang di PC atau computer terdapat PC namun tidak lebih akurat dibandingkan dengan handphone.

CARA ABSEN
1. Pilih tab “Absensi” lalu klik “Check In” untuk mencatat jam masuk.
2. Maka akan ditampilkan halaman sebagai berikut:
3. Jika lokasi dalam map sudah sesuai, anda klik tombol check ini, maka lokasi anda akan otomatis tercatat dalam
sistem.
4. Begitu juga ketika sudah masuk jam keluar anda pilih tab check out dan lakukan hal yang sama seperti hal nya
langah check in diatas.
LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN
Dalam OfficeCentral, anda dapat melihat daftar kehadiran karyawan yang sudah tercatat dalam sistem. Dalam modul ini,
anda dapat mencatat jam masuk dan jam keluar dari karyawan anda. Informasi dari modul ini dapat digunakan untuk
perhitungan gaji jika diperlukan.
Untuk melihat rekapannya dapat anda lihat dalam tab laporan keseluruhan.

Pilih view berdasarkan harian mingguan atau bulanan, makan akan ditampilkan rekapan yang berbeda-beda tampilan.
Gunakan sesuai yang anda butuhkan.
LEMBUR
Menu lembur ini adalah fitur khusus untuk pabrik yang biasanya memiliki karyawan yang harus melakukan lembur. Dan
untuk mendapatkan fitur ini anda harus memiliki lisensi tambahan dalam officecentral agar memiliki akses ke fitur ini,
karena fitur ini tidak tersedia dalam lisensi yang standard.
MENGAJUKAN LEMBUR
Untuk mencatat lembur anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Anda ajukan lembur anda terlebih dahulu ke admin hrd anda dengan cara membuat pengajuan dalam system.
2. Masuk ke dalam menu lembur, lalu pilih dan klik Pengajuan Lembur maka akan ditampilkan halaman seperti
gambar berikut.
3. Klik overtime purpose lalu pilih salah satu tujuan anda untuk lembur.

4. Overtime type pilih jenis lembur hari biasa atau hari libur.
5. Overtime rate pilih Hourly jika hanya libur dalam hitungan jam, sesuai kebutuhan.
6. Atur waktu yang akan anda gunakan untuk lembur
7. Setelah selesai mengisi kolom yang tersedia, klik simpan.
MENYETUJUI LEMBUR
Untuk lembur yang diajukan oleh karyawan memerlukan persetujuan, maka kita dapat menyetujuinya melalui fitur
approver, berikut Langkah-langkahnya:
1. Buka menu lembur, lalu pilih dan lembur maka akan ditampilkan halaman list pengajuan lembur seperti
berikut;
2. Pilih pengajuan yang akan disetujui
3. Klik approve.
SUB MENU PERGERAKAN
Dalam OfficeCentral, anda dapat melihat daftar catatan aktifitas pergerakan yang telah dicatat oleh karyawan anda.
Karena karyawan dapat mencatat aktifitas pergerakan mereka Sendiri dalam OfficeCentral.
Dengan menggunakan modul ini, anda dapat memantau pergerakan karyawan anda. Hal ini akan memudahkan anda
dalam mengawasi pergerakan karyawan ketika mereka berada di luar kantor, modul ini juga dapat dihubungkan ke dalam
modul "Keuangan" jika ada reimburse yang dapat karyawan ajukan.
MEMBUAT PERGERAKAN
1. Pada sub menu “Pergerakan” pilih tab “Tambah.
2. Atau klik “Daftar Pergerakan” lalu anda akan melihat seluruh daftar pergerakan yang dibuat oleh karyawan,
kemudian klik tombol “Tambah”.
3. Isi semua informasi yang diperlukan.
4. Contoh :
Staff Name : Saepul Anwar
Movement type : Company purpose (Keperluan Kantor)
Purpose : Meeting bersama client
Start date : 12 Feb, 2016 10:00
End date : 12 Feb, 2016 14:00

Picture 5.22: Isi semua kolom yang berkaitan dengan pergerakan.
5. Setelah selesai, klik “Simpan”.
MENYETUJUI PERGERAKAN
Semua pergerakan yang dibuat disistem harus memalui proses persettujuan dari user yang berwenang, maka adanya
fitur approver untuk menyetujuinya.
Berikut Langkah-langkahnya:
1. Buka menu pergerakan, lalu klik Daftar Pergerakan maka akan ditampilkan halaman berikut
2. Pilih pergerakan yang akan disetujui
3. Lalu klik tombol approve pada kolok keterangan
4. Atau dapat menyetujui beberapa pergerakan sekaligus dengan cara pilih centang yang akan disetujui
5. Klik tombol Approve biru diatas table.
--- Selesai ---

HRD Manual

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to HRD Manual

Similar to HRD Manual (20)

More from venturesmarketing

More from venturesmarketing (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (11)

HRD Manual