OPTIMALKAN HUBUNGAN PELANGGAN

OfficeCentral CRM
Panduan Penggunaan OfficeCentral
© 2017 – Solusi Awani Asia. Revision 2 (260517)
PT SOLUSI AWANI ASIA

© 2015 - Authentic Venture Sdn Bhd. All Rights Reserved. 1
DAFTAR ISI
CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT ......................................................................................................................... 2
1 PILIHAN KATEGORI......................................................................................................................................................... 2
2 KATEGORI PRICEBOOK ................................................................................................................................................... 3
3 KEY PERFORMANCE INDEX (KPI).................................................................................................................................... 3
4 PRICEBOOK .................................................................................................................................................................... 5
5 INVENTORY .................................................................................................................................................................... 5
6 CONTACT BOOK ............................................................................................................................................................. 6
PROSPEK ....................................................................................................................................................................... 6
CARA MEMBUAT AKUN ................................................................................................................................................ 7
CARA MEMBUAT KONTAK ............................................................................................................................................ 8
7 POTENTIAL SALES / PROJECTS........................................................................................................................................ 9
8 COMMUNICATIONS ....................................................................................................................................................... 9
CARA MEMBUAT PERTEMUAN (MEETING) ................................................................................................................ 10
CARA MEMBUAT TELEVON.............................................................................................Error! Bookmark not defined.
9 INVOICING.................................................................................................................................................................... 11
CARA MEMBUAT QUOTATION.................................................................................................................................... 11
CARA MEMBUAT ORDER ACCEPTANCE (PENERIMAAN PESANAN) ............................................................................ 12
CARA MEMBUAT DELIVERY ORDER (PERMINTAAN PENGIRIMAN) ............................................................................ 13
CARA MEMBUAT (FAKTUR) INVOICE .......................................................................................................................... 13
CARA MEMBUAT TANDA TERIMA (RRECEIPT) ............................................................................................................ 15

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
Di dalam Officecentral kita juga bias menemukan manajemen hubungan pelanggan atau lebih dikenal dengan
Customer Relationship Management (CRM). Dalam modul ini, Anda dapat mengelola informasi dan data yang
berhubungan dengan pelanggan Anda dan juga memonitor hubungan antara perusahaan dan pelanggan Anda.
Untuk mengakses modul ini, Anda perlu pergi ke menu “Customer Relationship Management”. Pertama, Anda
perlu mempersiapkan konfigurasi yang tepat untuk memungkinkan Anda untuk menggunakan sistem ini secara efektif
dan sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
1 PILIHAN KATEGORI
Untuk bagian CRM ini, pertama-tama, Anda harus membuat pilihan. Klick bagian “Setting”, kemudian pilih
“Pilihan” dan klick pada “Lihat Daftar”. Jika Anda ingin menambahkan klick “Tambah”.
Gambar 9.1: CRM “Pilihan Kategori”
1. Selanjutnya, Anda dapat melihat semua informasi seperti Gambar berikut.
Gambar 8.1: Informasi pada bagian “Pilihan”
2. Anda dapat menentukan nama baru dan juga memilih jenis yang cocok seperti jenis account, sumber prospek
dan yang lainnya.
Gambar 8.2: Informasi pada “Selections”

2 KATEGORI PRICEBOOK
“Kategori Produk” adalah kategori produk atau jasa. Anda perlu mendefinisikan kategori yang cocok untuk nama
produk dalam perusahaan anda agar penggunaan sistem lebih efektif dan cocok dengan kebutuhan perusahaan.
1. Untuk melakukannya, klick pada “Produk” pilih dan klik “Kategori Produk”.
2. Klick “Tambah” untuk membuat kategori produk baru.
3. Klick “Edit” untuk memodifikasi item yang dipilih.
4. Klick “Delete” untuk menghapus item yang dipilih.
Gambar 8.3: Informasi Pricebook Category.
5. Anda dapat menentukan “Nama” dan “Keterangan” dalam kategori baru.
6. Setelah selesai klik simpan.
3 KEY PERFORMANCE INDEX (KPI)
Modul ini adalah modul untuk menilai secara individual kemampuan seorang sales untuk mencapai target yang telah
ditentukan dalam sistem OfficeCentral.
1. Klick pada “KPI” untuk melihat rincian KPI mereka atau untuk memperbarui KPI mereka.
Gambar 8.4: Staff KPI information
2. Klick “Details” untuk melihat status KPI seorang sales.
3. Klick “Update KPI” untuk update.
4. Anda dapat menentukan target bulanan dan target tahunan.
 “Leads” akan dihitung berdasarkan jumlah lead yang ditambahkan ke sistem.
 “Accounts” akan dihitung berdasarkan jumlah rekening baru ditambahkan ke sistem.

 “Meetings” akan dihitung berdasarkan jumlah pertemuan yang dihadiri dan dicatat dalam "Rapat" dalam
sistem.
 “Potentials” akan dihitung berdasarkan potensi jumlah proyek disimpan di "Kantor Pusat".
 “Sales” akan dihitung berdasarkan jumlah penjualan.
Gambar 8.5: Catatan KPI Staff
Anda juga dapat melihat KPI pencapaian staf Anda melalui timeline mereka sepeti berikut:
Gambar 8.6: KPI Staf direkam dalam format garis waktu
Dari data yang tercatat di OfficeCentral, sistem ini juga akan mampu menghasilkan dashboard pada keseluruhan
tampilan dari kinerja perusahaan.
Gambar 8.7: Tampilan Dashboard pada pencapaian penjualan, pelanggan dll.

4 PRICEBOOK
“Pricebook” ini adalah fitur untuk membuat daftar produk yang disediakan oleh perusahaan.
Gambar 8.8: Pricebook
1. Pada sub menu “produk” pilih “produk”, lalu pilih dan klik “Lihat Daftar” atau Klik "Tambah" untuk menambah
item baru.
2. Kemudian isi kolom-kolom yang tersedia beserta foto dari produk yang berkaitan, berikut kolom yang sekiranya
perlu diisi:
3. Setelah selesai klik “Simpan”.
5 INVENTORY
Inventory (persediaan) adalah fitur untuk manajemen stok produk anda. Pada fitur ini persediaan produk akan
bertambah ketika ada pembelian baru dan sistem akan secara otomatis mengurangi jumlah dalam persediaan ketika ada
penjualan dari penerbitan "Delivery Order".
Daftar stok hanya akan terpotong ketika anda telah melakukan Finalized Delivery Order (D.O) yang dikeluarkan
dari Order Acceptance (O.A).
Gambar 8.8: Pricebook
Click here to add product
Click here to add inventory
transaction

1. Klick pada "Tambah" untuk membuat transaksi inventori baru.
2. Kemudian isi kolom yang tersedia, anda dapat memasukan berapa jumlah produk yang ditambah dan dapat
menyesuaikan produk yang ada dalam daftar produk yang ada.
“Pricebook” pilih item pricebook.
“Location” Pilih lokasi transaksi inventori.
“Number Of Units” Masukkan angka positif untuk menambah persediaan dan angka negatif untuk
mengurangi persediaan.
“Cost Price Per Unit” Silahkan memasukkan biaya harga setiap unit.
6 CONTACT BOOK
PROSPEK
Gambar 8.9: Leads
1. “Prospek” adalah potensi penjualan (perusahaan atau individu) yang dikumpulkan dari beberapa sumber selama
proses pemasaran.
2. Pada modul CRM, Klik "Buku Kontak" dan pilih "Prospek" kemudian Klick "Tambah".
3. Isi semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan Anda.
Click on “Add New” to add
new “Leads”.

4. “Prospek” dapat berubah menjadi “Account” ketika prospek berpotensi membuat kesepakatan dengan
perusahaan Anda dan menjadi customer.
Gambar 8.10: “Convert Lead to Account”
5. Pada daftar prospek klik detail pada data prospek yang dipilih.
6. Lalu klik tombol “Convert Leads to Account”, lalu klik “Back to list” untuk melihat perubahannya. Anda dapat
melihat pada gambar berikut:
Gambar 8.11: Leads  Details
7. Gunakan “Filter” untuk menyaring informasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
CARA MEMBUAT AKUN
1. “Akun” adalah Perusahaan atau individu yang memiliki potensi penjualan dan sudah menjadi customer. Mereka
mungkin pelanggan sebelumnya, atau mereka juga mungkin pelanggan masa depan Anda.
2. Semua “Akun” adalah customer anda tergantung pada bisnis perusahaan anda. “Akun” digunakan untuk input
data informasi individu atau perusahaan yang membayar untuk layanan Anda.
3. Untuk menambahkan, mengedit atau menghapus informasi yang tidak diinginkan, klik pada kolom “Add New”,
“Edit” atau “Delete”.
Click here to
“Convert Lead to Account”
Filter
Details

Gambar 8.12: Fill in information related to “Account Information”
CARA MEMBUAT KONTAK
Kontak adalah data individu yang terkait dengan data “Akun” Anda.
1. Pada sub menu “Buku Kontak” pilih “Kontak” lalu pilih dan klik “Tambah”.
Gambar 8.13: Isi informasi yang dibutuhkan pada bagian “Contact Information”
2. Kemudian isi semua kolom yang tersedia sesuai dengan yang anda perlukan (kolom yang bertanda bintang
wajib diisi).
Gambar 8.14: Semua informasi tambahan dapat diisi di link biru.
*Note: Semua riwayat informasi yang ditambahkan ke “Kontak” juga akan memperbaharui “Akun”.
Send an email to “Contact”
Add note to “Contact”
Record any phone call made.
Record any meetings conducted

7 POTENSI PENJUALAN
Sub menu Potensi adalah daftar potensi penjualan atau proyek-proyek yang sedang dijalankan di perusahaan
Anda.
Cara membuat potensi penjualan sebagai berikut:
1. Pada sub menu “Potensi” pilih dan Klick “Tambah” untuk membuat daftar potensi penjualan baru atau proyek.
2. Isi semua informasi terkait di kolom yang disediakan, seperti gambar di bawah ini.
Gambar 8.15: “Potential Informations”
3. Setelah selesai, klick “Simpan” untuk menyimpan data anda.
4. Anda dapat menambahkan catatan untuk memperbaharui perkembangan "Projek atau potensi" yang ada.
5. Di halaman “Daftar Potensi”, anda dapat melihat potensi yang ada.
6. Kemudian pada kolom tindakan klik “Rincian” untuk memberbaharui perkembangan atau progress projek.
Gambar 8.16: Informasi pada “Potentials”
8 KOMUNIKASI
Di dalam modul “Komunikasi”, anda dapat mencatat semua kegiatan pertemuan atau jadwal pertemuan dan
panggilan telepon yang telah anda lakukan dengan “Customer” anda.
Choose a potential company from
your company “Accounts” list.

MENCATAT JADWAL PERTEMUAN (MEETING)
Dalam fitur ini, anda dapat mencatat semua jadwal pertemuan anda dengan client anda sesuai tanggal dan
keperluan yang anda inginkan.
Berikut adalah cara membuat atau mencatat jadwal pertemuan anda dengan client:
1. Pada sub menu “Komunikasi”, pilih “Meeting” dan Klick “Tambah”.
2. Kemudian isi semua kolom yang ada, sebelum mengisi informasi pada kolom “Meeting”, pastikan bahwa anda
telah selesai memasukan semua data customer anda dalam sub menu “Buku Kontak”.
3. Setelah mengisi informasi pada “Buku Kontak”, isi informasi tentang pertemuan yang akan anda buat, lalu klik
“Simpan”.
Gambar 8.17: Membuat jadwal meeting
MENCATAT RINGKASAN PANGGILAN TELEPON
Cara membuat catatan panggilan telfon yang ada dalam sub menu “Komunikasi”:
1.Pada sub menu “Komunikasi” pilih “Panggilan Telepon” pilih dan klik “Tambah”.
2.Kemudian anda isi semua kolom yang tersedia sesuai dengan yang anda perlukan.
3.Setelah selesai anda input informasi yang terkait, klik “Simpan”.
Ketik nama meeting anda sebagai informasi
Pilih nama kontak yang akan meeting dengan anda

9 INVOICING
Proses invoicing dalam CRM officecentral:
Gambar 8.19: Alur proses “Invoicing”
*CATATAN PENTING
Untuk mengikuti alur proses CRM dalam officecentral ini opsional, karena anda dapat langsung ke proses
pembuatan invoice jika anda hanya perlu membuat invoice untuk customer anda, sehingga anda tidak memerlukan
Quotation, Order Acceptance atau Delivery Order.
CARA MEMBUAT PENAWARAN (QUOTATION)
Penawaran (Quotation) adalah sebuah dokumen yang anda kirimkan kepada customer berpotensi untuk penawaran
harga produk Anda. Hal ini juga dikenal sebagai penawaran produk.
Berikut ini cara untuk membuat penawaran dalam CRM officecentral:
1. Pada sub menu “Invoicing” pilih “Penawaran” lalu pilih dan klik “Tambah”
2. Kemudian silahkan isi kolom yang tersedia sesuai dengan yang anda perlukan.
3. Pilih “Akun” yang akan anda kirimkan penawaran produk yang terkait dengan keperluan akun tersebut.
Gambar 8.20: Isi informasi yang berkaitan dengan bagian ini.
4. Setelah selesai mengisi informasi yang diperlukan, klik “Simpan”.
Quotation
Order
Acceptance
Delivery
Order
Invoice Receipt

List daftar “Penawaran”:
Gambar 8.22: Quotations
Details : Untuk melihat rincian kutipan.
Edit : Untuk mengubah informasi penawaran (harga barang, tanggal dll)
Delete : Untuk menghapus penawaran yang ada.
Finalize : Untuk menyelesaikan penawaran, yang berarti penawaran ini tidak dapat diubah,
kecuali dengan cara “Unfinelized”.
Generate Order Acceptance : Untuk secara otomatis membuat “Order Acceptance” berdasarkan rincian data
penawaran yang ada.
CARA MEMBUAT ORDER ACCEPTANCE (PENERIMAAN ORDER)
“Order Acceptance” setara dengan “Purchase Order” di mana order customer dapat dikonfirmasi
berdasarkan quotation atau penawaran yang disampaikan.
Dengan “Order Acceptance”, anda dapat mencatat pesanan dari customer anda jika customer anda tidak
mempersiapkan “Purchase Order” sebagai pesanannya. Namun, jika customer membuat “Purchase Order”
sebagai pesanannya, maka anda tetap dapat mencatat nomor Purchase Ordernya sebagai referensi ketika
membuat Order Acceptance.
Berikut cara membuat “Order Acceptance”:
1. Klick pada “Invoicing”, pilih “Order Acceptance” lalu Klick “Tambah”.
2. Isi semua kolom yang tersedia dengan informasi yang diperlukan.
3. Anda dapat menambahkan item detail dalam “Order Acceptance” setelah itu klick "Simpan".
Gambar 8.23: Order Acceptance

4. Keterangan:
Details : Untuk melihat detail Order Acceptance.
Edit : Untuk mengedit detail Order Acceptance.
Delete : Untuk menghapus Order Acceptance.
Finalize : Untuk menyelesaikan (finalize) Order Acceptance, ini berarti Order
Acceptance tidak lagi akan diubah.
Generate Delivery Order : Untuk secara otomatis membuat “Delivery Order” berdasarkan pada
Order Acceptance information.
CARA MEMBUAT SURAT PENGIRIMAN (DELIVERY ORDER)
1. Pada sub menu “Invoicing”, pilih “Delivery Order” lalu pilih dan klik “Tambah”.
2. Pilih “Account” dan Klick pada “Delivery Order”.
3. Isi semua informasi yang dibutuhkan pada kolom.
4. Anda dapat menambahkan detail item dalam “Delivery Order” setelah mengeklik link "Create".
5. Di Halaman ini, Anda dapat melihat untuk memilih item dari “pricebook” atau untuk menambah item.
6. Anda dapat menambahkan lebih dari satu item dalam satu “Delivery Order”.
Gambar 9.23 : Delivery Order
CARA MEMBUAT (FAKTUR) INVOICE
1. Klick pada “Invoicing”, pilih “Invoices” dan Klick “Add New”. Sebuah halaman “create” akan ditampilkan
bersama dengan invoice informasi di bagian atas

2. Isi informasi yang diperlukan. Jika Anda tidak menghasilkan Order Acceptance melalui OfficeCentral, Anda dapat
memasukkan nomor Purchase Order (P.O) atau Local Order (L.O) dari pelanggan anda.
3. Di bawah kotak Informasi Invoice, Anda dapat melihat kotak lain, yang merupakan Faktur Produk.
4. Jika Anda menjual item yang PPn-inklusif, centang (cek) pada pilihan Is the unit price inclusive of GST?.
5. Jika Anda memiliki item di Pricebook, pilih itemnya. Informasi tentang nama, deskripsi dan harga akan secara
otomatis terpilih.
6. Jika anda tidak punya item di Pricebook, isi kolom Nama (wajib), Code (opsional) dan Deskrition (opsional).
7. Anda dapat mengisi Satuan ukur/Unit of Measurement (UoM) di kolom Unit. Sebagai contoh: 100 box, kg, pcs
8. Centang pada "Proforma Invoice" jika itu faktur Profoma (pelanggan tidak berutang uang kepada perusahaan
sampai mereka membayar karena item akan hanya dikirimkan setelah menerima pembayaran).
9. Setelah membuat faktur (invoice), ada beberapa pilihan yang Anda miliki ketika Anda melihat daftar invoices:
Details : Untuk melihat rincian invoice
Edit : Untuk mengedit informasi item dan faktur (invoice)
Delete : Untuk menghapus faktur (invoice)

Finalize : Untuk menyelesaikan faktur (invoice), yang berarti faktur (invoice) dapat
tidak lagi diubah setelah selesai.
Generate Receipt : Untuk secara otomatis menghasilkan penerimaan berdasarkan rincian
faktur (invoice).
CARA MEMBUAT TANDA TERIMA (RRECEIPT)
1. Klick pada “Invoicing”, pilih “Receipt” dan Klick “Add New”.
Gambar 9.25 : Receipt
2. Isi informasi yang dibbutuhkan pada kolom.
3. Anda dapat menambahkan rincian item faktur setelah Klick link "Create".
4. Ketika penerimaan telah dibuat, Anda akan dapat melihat rincian penerimaan.
Semua transaksi memerlukan finalisasi (klik tombol “Finalize” untuk mengunci transaksi yang telah dibuat
agar tidak terjadi perubahan data yang tidak sesuai dengan keinginan. Dengan mengklik “Finalize” maka
pilihan untuk edit dan hapus akan hilang.

OPTIMALKAN HUBUNGAN PELANGGAN

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to OPTIMALKAN HUBUNGAN PELANGGAN

Similar to OPTIMALKAN HUBUNGAN PELANGGAN (20)

More from Authentic Venture Sdn Bhd

More from Authentic Venture Sdn Bhd (20)

OPTIMALKAN HUBUNGAN PELANGGAN