1. ..........
. . . . . . . . . .
UserGuideGERBERA
Registrasi, Order Processing dan Finance,
Distribusi, Data Maintenance dan Telemarketing

2. Registrasi Module
About Registrasi Module
Module ini digunakan untuk input data pelanggan dan data transaksi. Module ini hanya bisa
digunakan oleh orang-orang yang tergabung dalam kelompok Operator(Data Entry)
How To Use Registrasi Module
Untuk menggunakan modul ini terlebih dahulu anda harus terdaftar sebagai user aplikasi
GERBERA pada Group Operator. Mintalah username dan password kepada Administrator.
Dengan username dan password itu anda boleh akses ke aplikasi GERBERA untuk module
Registrasi.
Cara menjalankan module Registrasi adalah sebagai berikut:
1) Jalankan aplikasi yang sudah diinstall di komputer anda. Di layar monitor anda akan
tampil jendela untuk login seperti gambar berikut:
2) Masukkan username dan password anda selanjutnya tekan tombol Login
3) Jika sukses maka tampilan di layar anda akan seperti berikut ini:
Chapter
1

3. 4) Tekan tombol Retrive untuk melihat data sekaligus untuk mengaktifkan tombol-tombol
yang lain, kecuali tombol Save. (Tombol Save pada saat awal akan nonaktif dan akan
aktif kembali apabila telah mengisi field pada data master ). Tampilan di layar akan
seperti berikut ini :
5) Untuk menambah data baru tekan tombol Insert Row. Kemudian isilah field-fieldnya.
(yang berwarna putih). Untuk Data master (bagian atas), ada beberapa field yang tidak
boleh dikosongkan (yang berwarna hitam) seperti Firstname,zip,addres,mail dst.
6) Setelah field-field tersebut terisi maka tekan tombol Save.

4. 7) Untuk mengisi data detail pelanggan, klik pada tab page Detail Pelanggan, kemudian isi
field-field yang kosong. Data Detail pelanggan boleh dikosongkan (optional).
8) Untuk mengisi data transaksi, klik pada tab page Transaksi. Tampilan dilayar akan
seperti berikut ini:
9) Kemudian tekan tombol Add Item. Tampilan di layar akan seperti berikut ini:

5. 10) Isikan type pembayaran yang digunakan oleh pelanggan dengan memilih type yang ada
(Cash, transfer,credit card)
?? Jika memilih Cash maka isikan jumlah uang yang dibayarkan pada field Rp.
?? Jika memilih Transfer maka isikan No rekening (No. Acc), Bank dan kota tempat dia
membayar pada field yang disediakan.
?? Jika memilih Creditcard maka isikan No Kartu Kredit yang digunkan
11) Pilihlah type pelanggannya, apakan dia New Subscriber (pelanggan baru), Renewal
Subscriber (pelanggan yang memperpanjang masa berlangganannya) atau
Merchandising (untuk KPU)
12) Isikan nama sumber form yang digunakan oleh pelanggan. Apakah dari majalah Femina,
AyahBunda atau yang lain. (optional)
13) Isikan nama sumber informasi yang didapat oleh pelanggan. Apakah dari Telemarketing
atau dari program Renewal atau program Reguler. (tidak boleh dikosongkan)
14) Kemudian pilih nama program yang diikuti oleh pelanggan pada field Program ID
15) Setelah terisi semua maka tombol Update untuk menyimpannya. Lalu tekan tombol
Cancel untuk kembali ke window sebelumnya.
16) Tekan tombol Save untuk menyimpan semua data yang telah diisikan.
17) Untuk mengisi data pelanggan yang lain ulangi langkah-langkah diatas.

6. OrderProcessingdanFinanceModule
About Order Processing dan Finance Module
Module ini digunakan untuk validasi data pelanggan dan data transaksi. Module ini hanya
bisa digunakan oleh orang-orang yang tergabung dalam kelompok Finance.
How To Use Order Processing dan Finance Module
Untuk menggunakan modul ini terlebih dahulu anda harus terdaftar sebagai user aplikasi
GERBERA pada Group Finance. Mintalah username dan password kepada Administrator.
Dengan username dan password itu anda boleh akses ke aplikasi GERBERA untuk module
Registrasi.
Cara menjalankan module Registrasi adalah sebagai berikut:
1) Jalankan aplikasi yang sudah diinstall di komputer anda. Di layar monitor anda akan
tampil jendela untuk login seperti gambar berikut
2) Masukkan username dan password anda selanjutnya tekan tombol Login
3) Jika sukses maka tampilan di layar anda akan seperti berikut ini:
Chapter
2

7. 4) Menu Rekening untuk input rekening koran, sedangkan validasi untuk untuk validasi data
pelanggan dan data transaksi.
5) Untuk melakukan validasi pilih menu validasi. Pada layar anda akan tampil sebagai
berikut :
Cara melakukan validasi
1) Entry nomor PO yang ada dalam form berlangganan yang sudah dientry oleh operator pada
field search.

8. 2) Tekan tombol search untuk menampilkan data transaksi yang akan divalidasi.
3) Tekan tombol Add Payment untuk input pembayaran ( hal ini dilakukan apabila rekening
koran belum dimasukkan). Jika rekening koran sudah dimasukkan maka anda tinggal
melakukan drag and drop dari rekening koran ke payment history.
4) Setelah rekening masuk ke payment history maka tekan tombol Evaluate.
5) Tekan tombol save untuk menyimpan data yang sudah divalidasi.
6) Untuk proses validasi yang lain ulangi langkah tersebut.
Cara entry rekening koran
1) Pada meu File pilih menu Rekening Koran, maka dimonitor anda akan tampil seperti
berikut:
2) Untuk insert record baru tekan tombol Add kemudian isilah field-field yang kosong sesuai
dengan rekening koran yang diperoleh dari bank
3) Setelah itu tekan tombol Save untuk menyimpan rekening koran yang telah anda masukkan
tersebut.
4) Apabila ingin menambah record baru lagi ulangi langkah-langkah diatas.

9. DistribusiModule
About Distribusi Module
Module ini digunakan untuk mencetak label dan tanda terima serta untuk pengaturan kurir.
Module ini hanya bisa digunakan oleh orang-orang yang tergabung dalam kelompok Distribusi.
How To Use Distribusi Module
Untuk menggunakan modul ini terlebih dahulu anda harus terdaftar sebagai user aplikasi
GERBERA pada Group Distribusi. Mintalah username dan password kepada Administrator.
Dengan username dan password itu anda boleh akses ke aplikasi GERBERA untuk module
Distribusi.
Cara menjalankan module Distribusi adalah sebagai berikut:
1) Jalankan aplikasi yang sudah diinstall di komputer anda. Di layar monitor anda akan
tampil jendela untuk login seperti gambar berikut
2) Masukkan username dan password anda selanjutnya tekan tombol Login
Cara untuk mencetak label
1) Pada menu Printing ,menu Print Label. Dilayar anda akan tampil jendela seperit berikut ini:
Chapter
3

10. 2) Pada combobox Brand pilih nama majalah yang akan dicetak dan pada combobox Year pilih
tahun majalah yang akan dicetak.
3) Tekan tombol Retrieve untuk menampilkan semua nomor edisi majalah tersebut.
4) Pilih nomor edisi yang akan dicetak lalu tekan tombol Print Label. Di layar monitor anda
akan seperti berikut ini:

11. 5) Untuk mencetak label ukuran A4 pilih A4 pada option Label lalu tekan tombol Retrieve
maka semua pelanggan pada nomor edisi tersebut akan ditampilkan dilayar. Selanjutnya
tekan tombol Print untuk mencetak label tersebut ke printer.
6) Untuk mencetak label ukuran Tom&Jerry pilih Tom&Jerry pada option Label lalu tekan
tombol Retrieve maka semua pelanggan pada nomor edisi tersebut akan ditampilkan dilayar.
Selanjutnya tekan tombol Print untuk mencetak label tersebut ke printer.
7) Untuk mencetak tanda terima maka pilih TTHadiah pada option Label lalu tekan tombol
Retrive maka semua pelanggan pada nomor edisi tersebut akan ditampilkan dilayar.
Selanjutnya tekan tombol Print untuk mencetak tanda terima tersebut ke printer.
8) Untuk mencetak label atau tanda terima satu pelanggan maka tekan tombol Retrieve
kemudian lakukan searching pelanggan yang akan dicetak pada field disebelah tombol
search lalu tekan tombol Search. Maka sistem akan menunjukkan pelanggan tersebut ada di
halaman berapa. Kemudian tekan cetak halaman tersebut ke printer.
9) Untuk mencetak suatu hadiah tertentu maka pilih option TTHadiah lalu pilih hadiah yang
akan dicetak diinginkan pada combobox Gift lalu tekan tombol Retrieve. Lalu tekan tombol
Print untuk mencetaknya.

12. 10) Apabila anda ingin mencetak label dengan pesan tertentu maka ketikkan pesan anda pada
editor General Message lalu tekan tombol Retrieve. Selanjutnya tekan tombol Print.
Cara mengatur kurir
1) Pada menu File pilih menu Manage Kurir, maka dimonitor anda akan tampil seperti berikut:
2) Untuk mengatur wilayah seorang kurir maka tekan tombol Insert maka dilayar akan tampil
seperti berikut ini:

13. 3) Pilih nama kurir yang akan dialokasikan pada kode pos yang dimaksud kemudian pilih jenis
item yang akan di-handle.
4) Isilah Kodepos yang akan dialokasikan untuk kurir tersebut (Kodepos berapa sampai
berapa). [By maksudnya increment dari kodepos tersebut. Jika 1 berarti kodepos awal
ditambah 1 sampai batas akhir, jika 10 berarti kodepos awal ditambah 10 samapi batas akhir]

14. Data Maintenance Module
About Data Maintenance Module
Module ini digunakan untuk menambah data referensi (seperti referensi untuk data
pelanggan, refrensi untuk data finance, referensi untuk data distribusi) serta untuk me-manage
user. Module ini hanya bisa digunakan oleh orang-orang yang tergabung dalam kelompok
Administrator
How To Use Data Maintenance Module
Untuk menggunakan modul ini terlebih dahulu anda harus terdaftar sebagai user aplikasi
GERBERA pada Group Administrator. Dengan username dan password itu anda boleh akses ke
aplikasi GERBERA untuk module Data Maintenance.
Cara menjalankan module Data Maintenance adalah sebagai berikut:
1) Jalankan aplikasi yang sudah diinstall di komputer anda. Di layar monitor anda akan
tampil jendela untuk login seperti gambar berikut:
2) Masukkan username dan password anda selanjutnya tekan tombol Login
3) Dalam module ini terbagi menjadi beberapa menu seperti dalam gambar berikut:
Chapter
4

15. 4) Untuk menambah referensi data pelanggan gunakan menu Referensi - Customer. Klik
menu tersebut maka akan keluar jendela untuk menambah referensi data pelanggan
seperti berikut ini:
5) Untuk menambah referensi data finance gunakan menu Referensi - Finance. Klik menu
tersebut maka akan keluar jendela untuk menambah referensi data finance seperti
berikut ini:

16. 6) Untuk menambah referensi data program gunakan menu Referensi - Program. Klik menu
tersebut maka akan keluar jendela untuk menambah referensi data program seperti
berikut ini:
7) Untuk me-manage user maka gunakan menu Referensi - User. Klik menu tersebut maka
akan keluar jendela untuk menambah referensi data pelanggan seperti berikut ini:

17. Cara manambah atau merubah data referensi untuk Pelanggan
1) Pilih tab yang akan berkaitan dengan data yang akan ditambah. Misalnya akan
menambah referensi tentang Religion maka pilih tab Religion
2) Tekan tombol Insert maka keluar jendela insert. Untuk referensi Religion jendela
insertnya adalah sebagi berikut:
3) Untuk merubah data referensi caranya adalah sebagai berikut :
a) Pilih record yang akan diubah
b) Tekan tombol Update atau double click pada record tersebut, maka akan keluar
jendela update seperti berkut:
c) Update record tersebut kemudian tekan tombol Save
d) Tekan tombol Cancel untuk kembali ke jendela utama.
4) Untuk referensi yang lain lakukan langkah yang sama.

18. Cara manambah atau merubah data referensi untuk Finance
1) Pilih tab yang akan berkaitan dengan data yang akan ditambah. Misalnya akan
menambah referensi tentang Payment Type maka pilih tab Program.
2) Tekan tombol Insert maka keluar jendela insert. Untuk referensi Payment Type jendela
insertnya adalah sebagi berikut:
3) Untuk merubah data referensi caranya adalah sebagai berikut :
a) Pilih record yang akan diubah
b) Tekan tombol Update atau double click pada record tersebut, maka akan keluar
jendela update seperti berkut:
c) Update record tersebut kemudian tekan tombol Save
d) Tekan tombol Cancel untuk kembali ke jendela utama
4) Untuk referensi yang lain lakukan langkah yang sama.
Cara manambah atau merubah data referensi untuk Program
1) Pilih tab yang akan berkaitan dengan data yang akan ditambah. Misalnya akan
menambah referensi tentang Program maka pilih tab Program.
2) Tekan tombol Insert maka keluar jendela insert. Untuk referensi Program jendela
insertnya adalah sebagi berikut:

19. 3) Untuk merubah data referensi caranya adalah sebagai berikut :
a. Pilih record yang akan diubah
b. Tekan tombol Update atau double click pada record tersebut, maka akan keluar
jendela update seperti berkut:
c. Update record tersebut kemudian tekan tombol Save
d. Tekan tombol Cancel untuk kembali ke jendela utama.
4) Untuk referensi yang lain lakukan langkah yang sama.

20. Cara manambah atau merubah data referensi untuk User
Menu untuk maintenance user adalah sebagai berikut :
1) Untuk menambah user baru pilih menu User – New User, jendela insert akan tampil
seperti berikut:
2) Isilah field-field yang kosong kemudian tekan tombol Save.
3) Untuk merubah data referensi caranya adalah sebagai berikut :
e) Pilih record yang akan diubah
f) Tekan tombol Update atau double click pada record tersebut, maka akan keluar
jendela update seperti berkut:

21. g) Update record tersebut kemudian tekan tombol Ok
h) Tekan tombol Cancel untuk kembali ke jendela utama
4) Untuk referensi yang lain lakukan langkah yang sama.

22. Telemarketing Module
About Telemarketing Module
Module ini digunakan untuk lookup data pelanggan. Module ini bisa diakses oleh siapa saja
yang terdaftar dalam user aplikasi GERBERA.
How To Use Telemarketing Module
Untuk menggunakan modul ini terlebih dahulu anda harus terdaftar sebagai user aplikasi
GERBERA. Mintalah username dan password kepada Administrator. Dengan username dan
password itu anda boleh akses ke aplikasi GERBERA untuk module Telemarketing.
Cara menjalankan module Telemarketing adalah sebagai berikut:
1) Jalankan aplikasi yang sudah diinstall di komputer anda. Di layar monitor anda akan
tampil jendela untuk login seperti gambar berikut:
2) Masukkan username dan password anda selanjutnya tekan tombol Login.
3) Setelah sukses maka tampilan layar adalah sebagai berikut:
Chapter
5

23. Cara melihat data seorang pelanggan
1) Pilih kriteria field yang akan akan dicari misalnya Name.
2) Ketikkan nama pelanggan pada kolom search.
3) Tekan tombol Search
4) Maka akan ditampilkan data yang dimaksud, baik data personal maupun data
transaksinya.
5) Untuk melihat detail dari data transaksi lakukan click kanan pada mouse maka
tampilan layar akan sebagi berikut: