Quản lý - Quản lý Y tế

1. QUẢN LÝ – QUẢN LÝ Y TẾ
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng:
1. Phân tích được các khái niệm và định nghĩa về quản lý.
2. Phân tích và vận dụng được các nội dung về quản lý (y tế) theo quan điểm
hệ thống và theo mục tiêu.
3. Mô tả và vận dụng được các chức năng chính của quản lý
NỘI DUNG
KHÁI NIỆM – ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN LÝ
Mặc dầu quản lý có từ lâu đời và phổ biến nhưng vẫn chưa có một khái
niệm/định nghĩa thống nhất. Ở những góc độ khác nhau, quản lý có thể được định
nghĩa sao cho phù hợp với mục đích và hoàn cảnh của nó.
1. Quản lý là làm cho mọi việc được thực hiện.
Nói một cách khác: phải làm những việc cần làm. Như vậy, quản lý khẳng
định ngay từ ban đầu phải xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng; phải nêu cụ thể cái
gì cần phải đạt được và sau đó phải tiến hành các hoạt động để đạt được điều đó.
Thí dụ: Tính hiệu qủa.
2. Quản lý là làm cho mọi người làm việc.
Làm thế nào để mọi người trong tổ chức, trong cơ quan đều làm việc; nghĩa là
những cá nhân, những thành viên trong cộng đồng, những tổ chức cũng có trách
nhiệm với công việc nào đó và phải làm để hoàn thành công việc ấy.
Thí dụ: Tính hiệu suất (năng suất)
Điều này không có nghĩa là nhà quản lý ra lệnh và những người khác làm
những việc mà họ bị ra lệnh để làm. Nó có nghĩa rằng, có lẽ con người là nguồn
lực quan trọng để làm cho công việc được thực hiện.
3. Quản lý là sử dụng hiệu qủa các nguồn lực.
Các nguồn lực khác nhau để hoàn thành mục tiêu phải được cân đối một
cách thận trọng. Các nguồn lực khác nhau phải được quản lý từ nhân lực – vật lực
– tài lực đến thời gian.

2. Thí dụ: Nếu các nguồn lực đều đềy đủ và tự do thì khái niệm về tính hiuệ
suất không còn quan trọng. Trên thực tế, một số và phần lớn nguồn lực thiếu thốn
và đắt đỏ.
Thí dụ: Hiện tượng không đồng bộ trong các hoạt động còn đang khá phổ
biến, gây ra tình trang nghèo mà lảng phí.
Thí dụ: Người quản lý giỏi phải biết sử dụng các nguồn lực của cơ quan
một cách hợp lý để hoàn thành các mục tiêu có hiệu quả nhất.
4. Quản lý là đưa ra những quyết định đúng
Định nghĩa này tổng quát hơn so với những định nghĩa nêu trên. Nó nhấn
mạnh đến yếu tố quan trọng nhất của quản lý, đó là ra quyết định.
Trong thuật ngữ quản lý, một quyết định là một câu trả lời cho một câu hỏi
về hàng loạt các hoạt động có thể xảy ra. Một câu trả lời cho một câu trả lời có thể
đơn giản: vâng, không; nhiều hơn; không có;…
Quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng có thể định nghĩa một
cách đơn giản là: các quyết định mà nhân viên này có thể ra được.
Một thất bại thông thường của quản lý là không chịu trách nhiệm rõ ràng về
những quyết định cần thiết,, đúng lúc hoặc người được phân công trách nhiệm
nhưng không được giao quyền hạn thích hợp để thành động.
Thí dụ: Một yếu tố quan trọng cuả ra ra quyết định là: đảm bảo một khi
quyết định đã được đưa ra thì tất cả mọi người liên quan phải được biết, kể cả làm
thế nào để quyết định đó được thực hiện cũng nên đề cập đến. Đó chính là truyền
thông tin.
5. Quản lý là làm cho mọi người cùng làm việc hăng hái với nhau, sử
dụng một cách hiệu quả nguồn lực để đạt mục tiêu.
Định nghĩa này nhấn mạnh đến nhu cầu để chắc chắn rằng mọi người làm
việc tốt và hợp tác với nhau. Mối quan hệ giữa mọi người được gọi là mối quan hệ
về chức năng và cấp bận.
Quan hệ chức năng xuất phát trực tiếp từ bản tâhn công việc và nó được
làm theo trình tự nào, ở đâu, khi nào.
Thí dụ:Quan hệ cấu trúc (cấp bậc) tuân theo các nguyên tắc chuẩn mực về
quản lý, về quyền lực và trách niệm phân công cho từng cá nhân.
Thí dụ:Hai khái niệm này nhấn mạnh mối quan hệ theo trách nhiệm và
quyền hạn mà thường rất khó được đề cập một cách rõ ràng trong việc quản lý
hàng ngày tại một đợn vị.
MỘT VÀI KHÁI NIỆM KHÁC VỀ QUẢN LÝ
6. Quản lý là đưa ra những mục tiêu, chỉ tiêu đúng.
Mục tiêu đúng là mục tiêu sát hợp, vừa sức (tương xứng với các nguồn
lực), để có khả năng thực thi không gây lãng phí và phát triển. Sau khi xác định

3. mục tiêu đúng người quản lý tổ chức thực hiện để đạt được mục tiêu rồi đánh giá
kết quả.
7. Quản lý là phân công/ điều hành/ phối hợp hài hoà giữa các thành
viện với các công việ các nguồn lực trong cơ quan trong cộng đồng để hoàn thành
một cách hiệu quả các nhiệm vụ, các mục tiêu, các kế hoạch.. đã được nêu lên.
8. Quản lý là phải biết đào tạo, bồi dưỡng, chia xẻ trách nhiệm và
quyền hạn và phải biết uỷ quyền.
Người quản lý phải chú ý bồi dưỡng các thành viên dưới quyền, nhất là
người kế cận, người thay thế (lực lượng kế thừa). Phải tin tưởng đồng nghiệp.
Không độc đoán, bao biện, nhất là phải chia xẻ trách nhiệm và uỷ quyền khi cần
thiết.
9. Quản lý là phải biết thay thế các nguồn tài nguyên
Khi các nguồn tài nguyên đang sử dụng bị thiếu hoặc đắt, cần tìm nguồn tài
nguyên thích hợp thay thế. Kể cả nguồn tài nguyên quý nhất là con người cũng cần
được lưu ý: đào tạo liên tục, thay thế vị trí cho thích hợp hoặc trẻ hoá....
10. Quản lý là dám chịu trách nhiệm
Việc dân chủ hoá, tôn trọng và lắng nghe ý kiến mọi người là rất cần thiết
và quan trọng, nhưng không “ba phải”, không “mỵ dân”. Người quản lý có bản
lãnh là phải dám chịu trách nhiệm vào những lúc khó khăn, khi thành công cũng
như thất bại.
Tóm tắt:
Quản lý là: phải làm những gì, được bao nhiêu, ở đâu, ai làm, bằng nguồn
tài nguyên nào, bằng cách nào, khi nào, và bao giờ xong, những sản phẩm là gì,
với hiệu quả cao nhất.
NĂNG LỰC CẦN THIẾT ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN LÝ
Quản lý là một nghệ thuật. Nghệ thuật bao giờ cũng dựa trên một sự hiểu biết khoa
học làm nền tảng. Khoa học và nghệ thuật quản lý không đối lập mà bổ sung cho
nhau. Khoa học phát triển thì nghệ thuật quản lý cũng được cải tiến theo. Một số
điển hình của nghệ thuật quản lý như: sử dụng nhân sự, lắng nghe, khai thác tiềm
năng, ra quyết định, kiểm ra, kiểm soát, sử dụng thời gian, phê bình, giao tiếp,
giáo dục,…
Năng lực cần thiết mà nhà quản lý khi điều hành công việc cần có thể chia làm 3
loại.
1. Năng lực về tri thức và kỹ thuật:
Năng lực này mang tính chuyên môn trong chức năng nghiệp vụ.

4. 2. Năng lực tạo quan hệ hay kỹ năng nhân sự:
Năng lực chỉ đạo cấp dưới, năng lực tao quan hệ với người khác và năng lực
xây dựng tập thể
3. Năng lực phán đoán tổng hợp (kỹ năng tư duy)
Năng lực nắm bắt tình hình, nhận thức quan hệ tương hỗ trong và ngoài, xem
xét bản chất của sự việc, tư duy và đưa ra vấn đề cần giải quyết.
Người càng ở tầng cao trong tổ chức quản lý thì càng cần có năng lực phán
đoán, tổng hợp cao. Ngược lại ở cấp quản lý thấp (tuyến đều, tuyến cơ sở) thì càng
cần kỹ năng chuyên môn kỹ thuật. Năng lực về tạo quan hệ, kỹ năng và nhân sự
thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng quan trọng… trong thời đại mà sự trao đổi
về chính trị, kinh tế, văn hoá, y học… xảy ra dồn dập như ngày nay thì chìa khoá
góp phần vào việc đạt thành công là ở cấp trung gian và người ta mong đợi vào
khả năng phán đoán tổng hợp của cấp trung gian, làm cho nhà quản lý thực hiện
thành công các loại kỹ năng khác của mình.
BIỂU ĐỒ KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÁC CẤP
Nguồn: Giáo sư ROBARTO, Đại học HARVARD
QUẢN LÝ (Y TẾ) THEO QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG
1. Định nghĩa một hệ thống:
Hệ thống là một phức hợp những yếu tố:
a. Tạo thành một tổng thể.
b. Có mối liên lạc tương tác.
c. Tác động lẫn nhau để nhằm đạt một hay nhiều mục tiêu. Một số
yếu tố có thể hợp thành một tổng thể nhưng không phải là một hệ
0 50 80 100%
0 20 50 100%
Cấp quản lý cao Năng lực
phán đoán
tổng hợp
Năng lực tạo
về tri thức và
kỹ thuật
Cấp quản lý trung gian
Cấp quản lý bậc thấp
Năng lực
tạo quan
hệ

5. thống nếu không thỏa điều kiện b, mà chỉ là một tổng cộng các yếu
tố.
Một hệ thống có thể là một hệ thống con của một hệ thống cao cấp hơn
(môi trường của hệ thống ) và cũng có nhiều hệ thống con cấp dưới.
2. Những yếu tố chủ yếu của hệ thống:
2.1 Môi trường được xác định
2.2 Các nguồn lực có thể đo lường được (đầu vào).
2.3 Mạng lưới thông tin rõ ràng và rộng khắp.
2.4 Sản phẩm (đầu ra) đạt được các mục tiêu.
2.5 Quá trình vận hành và chuyển đổi các yếu tố.
Sơ đồ một hệ thống và các yếu tố:
Theo cách nói giải phẩu học thì 5 yếu tố của hệ thống là các bộ phận của
một cơ thể
Theo cách nói sinh lý học thì các y tố đó phụ thuộc lẫn nhau. Mỗi thay đổi
của một bộ phận đều rung động các bộ phận khác. Độ phụ thuộc càng cao thì hệ
thống gắn với nhau càng chặt
2.1 Môi trường của hệ thống:
Đó là tất cả những biểu hiện mà hệ thống không khống chế trực tiếp nhưng
lại chịu tác động nhiều và có thể khai thác được.
Thí dụ với một trung tâm y tế huyện, môi trường là:
- Cấu trúc kinh tế xã hội,chính trị ở huyện liên quan đến công tác y
tế.
- Cấu trúc dân số.
- Chiến lược tổng thể về phát triển kinh tế xã hội của huyện.
- Cơ cấu chính quyền liên quan đến các quyết định, đến sự phân phối
nguồn lực và quá trình quản lý.
Moâi tröôøng
Ñaàu vaøo Ñaàu ra
Thoâng tin
Quaù trình

6. - Cơ cấu các đoàn thể xã hội liên quan đến việc xã hội hóa công tác
y tế.
- Các luật lệ và chính sách áp dụng ở huyện
- Kiến thức, thái độ và thực hành (KAP) của dân trong huyện về các
vấn đề sức khỏe.
- Lịch sử, truyền thống phát triển chăm sóc sức khỏe.
- Sự phát triển khoa học kỹ thuật ở huyện.
- Khả năng động viên nhân lực và các nguồn lực khác.
- Hệ thống giao thông vận tải.
- Hệ thống các dịch vụ xã hội.
- Hệ thống sản xuất và phân phối các sản phẩm cho y tế.
- Đạo đức, tôn giáo, tập quán của dân trong huyện …
2.2 Đầu vào (Inputs):
Đó là những nguồn lực đưa vào hệ thống cung cấp năng lượng cơ bản cho
sự vận hành. Khác với những biểu hiện môi trường, những biểu hiện của đầu vào
lệ thuộc vào sự khống chế trực tiếp của bộ phận xử lý. Người xử lý trong khi lệ
thuộc vào ép buộc của môi trường lại tự do quyết định các nguồn lực là gì, bao
nhiêu, khi nào, ở đâu và ra sao.
Thí dụ: Đầu vào trung tâm y tế huyện là:
- Nhân lực: Bác sĩ, Dược sĩ, y sĩ, y tá, nữ hộ sinh, kỹ thuật viên, cán
bộ quản lý, nhân viên hậu cần, nhân lực của cộng đồng tham gia, bệnh
nhân.
- Vật lực: Tiền Nhà nước cấp, tiền viện trợ, tiền dân nộp …
- Thời gian: dành cho từng việc, từng chương trình.
2.3 Đầu ra (Outputs):
Có hai loại sản phẩm riêng biệt nhưng phụ thuộc lẫn nhau do hệ thống tạo
nên.
- Đầu ra mong muốn (desired outputs) là những sản phẩm mà hệ
thống định ra. Loại đầu ra đó liên quan trực tiếp và tích cực tới mục tiêu
của hệ thống.
Thí dụ: tỷ lệ tiêm chủng cao, dân số hạ, bệnh nhân khỏi, tỷ lệ mắc bệnh
giảm, tỷ lệ tử vong giảm …
- Đầu ra ngẫu nhiên (incidental outputs). Trong quá trình thu hoạch
sản phẩm mong muốn thì có một loại sản phẩm phụ của hệ thống, đó là
ngẫu nhiên.
Thí dụ: chất thải của bệnh viện gây ô nhiễm môi trường. Người quản lý tốt
lường trước mọi đầu ra ngẫu nhiên.
2.4 Mạng lưới thông tin:
Trong hệ thống quản lý, thông tin có chức năng như thần kinh hay giác
quantrong cơ thể con người. Sự truyền đạt thông tin cũng giống như liên hệ giữa

7. bộ phận nầy với bộ phận khác trong cơ thể. Điều đó giúp cơ thể điều chỉnh, đương
đầu và hưởng sự phát triển mới, mạng lưới thông tin rộng khắp, chính xác và nhạy
bén đảm bảo sự vận hành có hiệu qủa và cả sự sống còn của hệ thống. Mạng lưới
thông tin có 3 kênh chính thức:
- Kênh chính thức: qua sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, tạo nên
những báo cáo và số liệu chính thức. Đó là thống kê, báo cáo của Trung
tâm y tế huyện.
- Kênh không chính thức, có tổ chức: Không lệ thuộc vào sự kiểm
soát trực tiếp của quản lý Nhà nước. Đó là thông tin của các nhà khoa học
hay báo chí.
- Kênh không chính thức, không có tổ chức: thường là những dư
luận, tin đồn hoặc phát ngôn cá nhân.
2.5. Quá trình (process):
- Làm cho môi trường thuận lợi hơn cho sự phát triển của hệ thống.
Khai thác được nhiều nguồn lực của môi trường.
- Cuốn hút các nguồn lực một cách hợp lý vào hệ thống.
- Huy động đầu vào trong thời gian tốt nhất cho các chương trình sức
khỏe.
- Đảm bảo các số liệu của mạng lưới thông tin kịp thời được xử lý có
hiệu qủa - Giúp cho hệ thống được tinh tế và nếu cần, xem lại các
mục tiêu dưới ánh sáng của các thông tin mới.
QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU
Mục tiêu là cái đích mà mọi hoạt động hướng tới, các mục tiêu được coi là
xác đáng nếu sau này ta có thể nhìn lại và nói các mục tiêu đó được hoàn thành
hay không. Các nhà quản lý có thể xác định một cách tốt nhất số lượng các mục
tiêu mà họ phải đặt ra cho mình bằng cách xác định bản chất của công việc và xét
xem họ có thể tự đảm nhận được bao nhiêu, có thể ủy thác cho cấp dưới bao nhiêu.
Cách quản lý theo mục tiêu được sử dụng rộng rãi để đánh giá việc thực
hiện nhiệm vụ và là động cơ thúc đẩy nhân viên nhưng trong thực tế đó là một hệ
thống quản lý. Theo cách tiếp cận nầy, các mục tiêu có dạng định lượng hay định
tính.
Qúa trình quản lý theo mục tiêu bao gồm việc đề ra các mục tiêu ở cấp cao
nhất của tổ chức như Ban giám đốc bệnh viện, phân định rõ ràng những vai trò
riêng biệt của những người chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu, đề ra và sủa
đổi các mục tiêu cho cấp dưới.
Quản lý theo mục tiêu giúp cho công tác quản lý đạt được kết qủa tốt hơn,
buộc các nha quản lý phải phân định rõ cơ cấu tổ chức, khuyến khích mọi người
cam kết gắn bó với mục tiêu và giúp cho việc triển khai các biện pháp kiểm tra có
hiệu qủa.
Đôi khi nhà quản lý quên giải thích tính khoa học của quản lý theo mục tiêu
cho cấp dưới và hướng dẫn họ đề ra các mục tiêu của mình. Việc thiết lập các mục

8. tiêu cũng thường rất khó khăn nên thường có xu hướng thiên về những mục tiêu
ngắn hạn làm cho chúng cứng nhắc, tách biệt, không quán xuyến được những thay
đổi trong môi trường hoạt động của kế hoạch.
Danh mục kiểm tra các mục tiêu của người quản lý (nếu các mục tiêu thỏa
mãn các tiêu chuẩn thì đánh dấu (+) trong khung ở bên phải của câu. Nếu không
thỏa mãn thì đánh dấu (-))
STT Nội dung Có Không
1 Liệt kê các nội dung phải hoàn thành năm 199.. của
bệnh viện
2 Các mục tiêu có bao hàm các nội dung chính trong
công việc của bệnh viện ?
3 Danh mục các mục tiêu:
-Có dài?
-Nếu dài ta có thể kết hợp một vài mục tiêu với
nhau?
4 Các mục tiêu có chỉ ra được:
-Số lượng?
-Chất lượng (tốt như thế nào hoặc có đặc tính riêng
gì ) ?
-Thời gian (khi nào) ?
-Nếu bản chất là định tính, chúng có xác đáng ?
5 Các mục tiêu này:
-Có được phối hợp với các mục tiêu của các nhà
quản lý và đơn vị tổ chức khác ?
-Nếu có, thì các mục tiêu đó phù hợp với mục tiêu
của Bộ Y tế, Sở Y tế, Uỷ ban nhân dân huyện?
6 Cá mục tiêu ngắn hạn có phù hợp với các mục tiêu
dài hạn
7 Các mục tiêu có khả năng thực thi ?
8 Các giả thiết làm cơ sở cho các mục tiêu có được
xác định rõ ràng
9 Các mục tiêu có được trình bày rõ ràng và bằng văn
bảng ?
10 Các mục tiêu có được thông báo cho những người
cần được thông báo ?
11 v.v...

9. CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA QUẢN LÝ
1. Lập kế hoạch
Để làm được việc này cần tiến hành một số công việc sau:
− Thu thập thông tin
− Xác định vấn đề, các yếu tố ảnh hưởng trự tiếp và gián tiếp đến các vấn
đề
− Lực chọ ưu tiên
− Nêu các mục tiêu
− Nêu giải pháp rồi lựa chọn giải pháp thích hợp
− Xác định các nguồn lực cần thiết và khả năng có được
− Dự kiến kế hoạch đánh gí
− Từ những dữ kiện trên viết kế hoạch hành động
2. Tổ chức thực hiện kế hoạch
Thực hiện kế hoạch là quá trình đưa kế hoạch vào vận hành.
Thực hiện một kế hoạch là thực nhiện một công việc, một nhiệm vụ, thông
qua một tổ chức. Đó là một quá trình hoạt động và hti hành công việc theo kế
hoạch để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch là ứng phó với “tương lai”, còn thực
hiện kế hoạch là ứng phó với “hiện tại”, với thực tế cuộc sống về các mặt: nhân
lực, vật lực, ngân sách, trình độ quản lý và thời gian. Triển khai, điều phối, hướng
dẫn, giám sát cũng như việc theo dõi ghi lại báo cáo sự cải thiện/tiến bộ các hoạt
động....Trên thực tế quá trình này diễn ra không thuận buồm xuôi gió, mà chúng ta
cũng phải ứng phó với các điều xảy ra ngoài dự kiến.
Thực hiện có mặt: khởi động, vận hành, và theo dõi giám sát thực hiện kế
haọch. Giai đoạn vận hành là một giai đoạn rất quan trọng của quá trình thực hiện.
Nó là quá trình đảm bảo cho kế hoạch tổng thể và chi tiết một khi đã được duyệt
rồi được thể hiện bằng hành động. Việc quản lý hàng ngày các hoạt động phải
được thực hiện ở giai đoạn này và tất cả các phương pháp quản lý đều được ứng
dụng để đạt được mục tiêu đề ra.
Đó là một quá trình tổ chức điều hành, giám sát, điều chỉnh, tăng cường,
kiểm tra, đôn đốc.... cung cấp nguồn lực để hoạt động thực hiện kế hoạch đã đề ra.
3. Đánh giá
Có nhiều bước đánh giá có thể có: đánh giá ban đầu, đánh giá kết thúc.... để
xác định hiệu quả đạt được so với mục tiêu, so với các nguồn lực bỏ ra. Từ đó rút
ra những kết luận, kinh nghiệm, những sự điều chỉnh những tư liệu cho các kế
hoạch khác.
Muốn đánh giá một cách khoa họ phải có các chỉ tiêu đánh giá.

10. CHU TRÌNH QUẢN LÝ
Các bước quản lý còn được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ñaùnh giaù
Laäp keá hoaïch
Thöïc hieän
Chuùng ta ñang ôû ñaâu?
– Ñaùnh giaù tình hình hieän taïi
– Xaùc ñònh caùc vaán ñeà caàn giaûi
quyeát
Chuùng ta ñang muoán ñeán ñaâu?
– Xaùc ñònh muïc tieâu
Chuùng ta ñaõ ñeán nôi ñònh ñeán
nhö theá naøo?
– Ñaùnh giaù
Laäp keá hoaïch ñeå ñeán nôi chuùng
ta ñònh ñeán
– Löïa choïn giaûi phaùp
– Xaây döïng keá hoach hoaït ñoäng
cuï theå

11. TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Andrew Cassels & Katja Janocsky. Tăng cường kỹ năng quản lý tuyến
huyện và tỉnh
2. Bộ Y tế: Quản lý chăm chăm sóc sức khỏe ban đâu ở tuyến y tế cơ sở. NXB
Y học 1994
3. Bộ y tế: hướng dẫn chăm sóc sức khỏe ban đầu tuyến huyện. NXB Hà Nội
4. D. Mercado: Reading in Health system management, đề án 03 SIDA dịch.
NXB Yhọc 1994
5. E. Tarimo: towards a healthy district. Organizing and managing district
health systems based on primary health care, WHO, 1991
6. Elsine La Monica: Management in health care. A theorectical and
experiental Approach-Macmillan-1994
7. Lê Hùng Lâm: quản lý –quản lý y tế. Trường CBQLYT, Hà Nội-1998
8. Phan Văn Tường: quản lý bệnh viện huyện. Trường CBQLYT, Hà Nội-
1998
9. Rosemary McMahon: on being in charge. A guide to management in
primary health care. WHO, 1992, Second Edition.
10.Harold Knootz: Essentials of management (đã dịch). NXB KHKT 1992.