SIVIDOC.COM Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.doc

Khóa luận tốt nghiệp GVHD:ThS Phan Thị Hải Hà
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
----- -----
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề Tài:
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG -
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOÀNH SƠN HÀ TĨNH
Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:
ThS. Phan Thị Hải Hà Nguyễn Thị Thủy
Khóa học: 2009 – 2013
SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán
1

Lời Cảm Ơn
Sau 4 năm học tập tại trường Đại học kinh tế Huế và qua
quá trình thực tập tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn em
đã tiếp thu được rất nhiều kinh nghiệm chuyên môn cũng như
kinh nghiệm thực tiễn từ phía quý thầy cô giáo và từ phía các
cán bộ, nhân viên tại đơn vị thực tập.
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám
hiệu nhà trường, quý thầy cô giáo trường Đại học kinh tế Huế
đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em ọc tập trong 4 năm qua,
đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Th.S. Phan Thị Hải Hà đã
tận tình giúp đỡ, dành thời g an và công sức giúp em hoàn
thành tốt khóa luận này.
Đồng thời, em cũng xin chân thành cảm ơn đến các anh
chị phòng ban tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn đã tạo
điều kiện giúp em trong suốt thời gian thực tập tại công ty
cũng như trong quá trình t u thập số liệu thực hiện đề tài
nghiên cứu.
Lời cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình và bạn bè, những
người luôn ở bên cạnh, động viên, khích lệ, làm động lực lớn
giúp em vượt qua khó khăn và thực hiện tốt khóa luận tốt
nghiệp, dấu mốc chốt lại quãng đời sinh viên.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực bản thân
còn nhiều hạn chế, yếu kém nên đề tài nghiên cứu mà em thực
hiện không thể không tránh những sai sót. Vì vậy, kính mong
quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để em có thể hoàn
thiện khóa luận hơn nữa.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hà Tĩnh, ngày 1 tháng 5 nam 2013.
Sinh viên
Nguyễn Thị Thủy
2

MỤC LỤC
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ............................................................................................................................. 1
I.1. Tính cấp thiết của đề tài...................................................................................................................... 1
I.2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................................................. 1
I.3. Đối tượng nghiên cứu.......................................................................................................................... 2
I.4. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................................................. 2
I.5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................................... 2
I.5.1. Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................................................... 2
I.5.2. Thiết kế nghiên cứu .......................................................................................................................... 2
I.5.2.1. Phương pháp lập luận trong nghiên cứu.............................................................................. 2
I.5.2.2. Loại hình nghiên cứu.................................................................................................................... 3
I.5.3. Phương pháp nghiên cứu................................................................................................................ 3
I.5.4. Giá trị của đề tài ................................................................................................................................. 4
I.6. Kết cấu đề tài........................................................................................................................................... 4
PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU............................................................... 6
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN......................................................... 6
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ............................................................... 6
1.1.1. Khái niệm ............................................................................................................................................. 6
1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................... 7
1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ........................................................................... 8
1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ............................................................. 9
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát.................................................................................................................. 9
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro............................................................................................................................. 11
1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát................................................................................................................. 12
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông...................................................................................................... 12
1.1.4.5. Giám sát.......................................................................................................................................... 13
1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền................. 13
1.2.1. Các khái niệm liên quan.............................................................................................................. 13
1.2.2. Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền ............................................. 14
3

1.2.3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.......... 16
1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ............................................ 17
1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền ......................................... 17
1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.......17
1.2.4.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền........................................ 20
1.3. Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua .................................................................. 23
CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –.................................... 24
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN................................. 24
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.......................................................... 24
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty..................................................................... 24
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty...................................................................................... 25
2.1.3. Nguồn lực kinh doanh.................................................................................................................. 26
2.1.3.1. Tình hình lao động của công ty............................................................................................ 26
2.1.3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty................................................................... 28
2.1.3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty..................................................................... 30
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý.............................................................................................................. 31
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán............................................................................................................ 34
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán.......................................................................................................... 34
2.1.5.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty .................................................................. 36
2.1.5.3. Tổ chức chế độ kế toán............................................................................................................ 36
2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần tập đoàn Hoành Sơn................................................................................................................. 40
2.2.1. Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập
đoàn Hoà h Sơn............................................................................................................................................ 40
2.2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm hàng hóa của công ty................................................................ 40
2.2.1.2. Các phương thức tiêu thụ tại công ty................................................................................. 40
2.2.1.3. Các phương thức thanh toán tại công ty........................................................................... 40
2.2.1.4. Các bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần tập đoàn Hoành Sơn................................................................................................................. 40
2.2.2. Nội dung công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập
đoàn Hoành Sơn .......................................................................................................................................... 41
4

2.2.2.1. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần
tập đoàn Hoành Sơn................................................................................................................................... 41
2.2.2.2. KSNB nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn ................ 42
2.2.2.3. KSNB đối với khoản phải thu khách hàng...................................................................... 54
2.2.2.4. KSNB nghiệp vụ thu tiền........................................................................................................ 58
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HOÀNH SƠN............................................................................................................................................... 68
1. Đánh giá..................................................................................................................................................... 68
1.1.Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................................................... 68
1.1.1. Ưu điểm.............................................................................................................................................. 68
1.1.2. Nhược điểm...................................................................................................................................... 69
1.2. Đánh giá về chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phầ tập đoàn Hoành Sơn
..............................................................................................................................................................................69
1.2.1. Ưu điểm.............................................................................................................................................. 69
1.2.2. Nhược điểm...................................................................................................................................... 70
1.2.3. Nguyên nhân .................................................................................................................................... 70
2. Đề xuất giải pháp................................................................................................................................... 70
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ........................................................................................ 72
III.1. Kết luận................................................................................................................................................ 72
III.2. Kiến nghị............................................................................................................................................. 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................................... 74
5

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối
với nghiệp vụ bán hàng ............................................................................................................................ 20
Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối
với nghiệp vụ thu tiền ............................................................................................................................... 22
Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012...................................... 26
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011 -2012............. 28
Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011- 2012.................. 30
6

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý........................................................................................ 31
Sơ đồ 2.2- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................................ 34
Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán máy.............................................. 39
7

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC Báo cáo tài chính
BTC Bộ tài chính
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
CCDC Công cụ dụng cụ
DN Doanh nghiệp
ĐVT Đơn vị tính
GĐ Giám đốc
GTGT Giá trị gia tă g
HĐQT Hội đồng quản trị
HTK Hàng tồn kho
HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB Kiểm soát nội bộ
KH Khách hàng
LN Lợi nhuận
NVL Nguyên vật liệu
PXK Phiếu xuất kho
SXKD Sản xuất kinh doanh
TK Tài khoản
TSCĐ Tài sản cố định
TSNH Tài sản ngắn hạn
TSDH Tài sản dài hạn
VND Việt nam đồng
8

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
I.1. Tính cấp thiết của đề tài
Hòa chung với tiến trình phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt
Nam cũng đang vươn mình trỗi dậy một cách mạnh mẽ và vững chắc với sự quản lý cả
về phương diện vi mô lẫn vĩ mô theo định hướng XHCN. Đặc biệt, việc Việt Nam gia
nhập WTO vào tháng 11/ 2007 đã tạo ra nhiều thuận lợi đối với sự phát triển của các
doanh nghiệp. Bên cạnh những thuận lợi đem lại thì cũng tạo ra những thách thức lớn
đối với các DN trong nước, trong cơ chế mới sự cạnh tranh khắc nghiệp luôn là mối đe
dọa cho những doanh nghiệp yếu kém. Vì vậy, các doanh nghiệp đã và đang không
ngừng chú trọng vào hoạt động quản lý nhằm nâng cao vị thế cạnh ranh cho công ty.
Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt động
bán hàng – thu tiền, đảm bảo cho DN đạt được doa h thu đã đặt ra và hạn chế các rủi ro
không đáng có nhằm hướng tới mục tiêu chung của DN. Chính vì vậy, việc hoàn thiện
và đẩy mạnh kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền là một trong những vấn đề
hết sức cần thiết đối với các DN.
Để tăng khả năng cạnh tranh giúp cho DN có thể đứng vững và phát triển trên
thị trường, bên cạnh việc định ướng các chiến lược, chính sách phát triển cũng như
những mục tiêu đúng đắn thì ban lãnh đạo của công ty cần phải xây dựng được một
quy trình kiểm soát ho t động bán hàng – thu tiền hiệu quả. Có như vậy mới hạn chế
được các thất thoát và đảm bảo hoạt động phân phối của đơn vị diễn ra theo đúng kế
hoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đem lại lợi ích cho công ty. Vì vậy, em
chọn thực hiệ đề tài “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ
phần tập đoàn Hoành Sơn” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền hiện có tại đơn vị này.
I.2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng –
thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.
- Trên cơ sở lý luận và việc tìm hiểu thực tế tiến hành so sánh, đánh giá những
ưu và nhược điểm của hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
1

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và
nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.
I.3. Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ
phần tập đoàn Hoành Sơn.
I.4. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong 2 năm
2011, 2012.
- Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi công ty, tập trung chủ
yếu vào phòng tài chính - kế toán.
- Về nội dung: đề tài tập trung vào hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình
bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoà h Sơn.
I.5. Phương pháp nghiên cứu
I.5.1. Câu hỏi nghiên cứu
Câu hỏi nghiên cứu chính: Làm thế nào để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình
bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?
Từ câu hỏi nghiên cứu c ính đó, ta có thể có các câu hỏi phụ như sau:
1. KSNB là gì? Chu trình bán àng – thu tiền là gì? KSNB chu trình bán hàng
bao gồm những công việc gì?
2. Các cách thức để tìm hiểu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?
3. Điểm mạnh, điểm yếu trong KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty
cổ phầ tập đoàn Hoành Sơn là gì?
4. Nguyên nhân nào dẫn đến các điểm yếu đang tồn tại trong hệ thống KSNB
chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty?
5. Các biện pháp nào có thể giúp công ty hoàn thiện hơn nữa hệ thống KSNB
chu trình bán hàng – thu tiền?
I.5.2. Thiết kế nghiên cứu
I.5.2.1. Phương pháp lập luận trong nghiên cứu
Một đề tài nghiên cứu có thể thực hiện theo phương pháp diễn dịch hoặc
phương pháp quy nạp, ta có thể định nghĩa ngắn gọn 2 phương pháp này như sau:
2

- Phương pháp diễn dịch: Là phương pháp đi từ cái chung đến cái riêng, từ cái
tổng thể đến cái chi tiết.
- Phương pháp quy nạp: Là phương pháp đi từ cái riêng tới cái chung, từ cái chi
tiết tới cái tổng thể.
Đề tài mà em nghiên cứu sử dụng phương pháp diễn dịch, đó là từ nhận thức về
lý thuyết, cở sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền để tìm hiểu
thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn
Hoành Sơn. Qua đó so sánh lý thuyết và thực tế, đánh giá việc áp dụng lý th yết vào
quy trình thực tế tại đơn vị, nhận định những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và
đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.
I.5.2.2. Loại hình nghiên cứu
Loại hình nghiên cứu khoa học sử dụng để nghiên cứu đề tài này là nghiên cứu
triển khai – thực nghiệm.
- Nghiên cứu triển khai – thực nghiệm: sử dụng loại hình nghiên cứu này để
khảo sát thực tế, tìm hiểu thực trạng KSNB hu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ
phần tập đoàn Hoành Sơn.
I.5.3. Phương pháp ng iên cứu
- Phương pháp ngh ên cứu tài liệu: tham khảo các chuẩn mực kế toán, chuẩn
mực kiểm toán Việt Nam, các g áo trình kiểm toán...để làm cơ sở hình thành phần cơ
sở lý luận về KSNB, chu trình bán hàng – thu tiền cũng như làm nền tảng tìm hiểu
thực tế hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tiến hành phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân
viên tại phò g kế toán tài chính, phòng kinh doanh, đặc biệt là những đối tượng cung
cấp thông tin và số liệu có liên quan đến đề tài. Việc phỏng vấn trực tiếp giúp giải đáp
được những thắc mắc trong quá trình tiếp cận thông tin tại đơn vị. Nhờ đó ta có được
cái nhìn tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, qua đó giúp thực hiện
được tốt đề tài.
- Phương pháp quan sát: thực hiện trong quá trình thực tập tại đơn vị bằng cách
quan sát những nhân viên phụ trách các mảng lĩnh vực trong đơn vị, từ đó tích lũy kiến
thức và kinh nghiệm.
- Phương pháp thu thập số liệu:
3

+ Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ những nguồn có sẵn bên trong đơn vị như BCTC,
các sổ sách, chứng từ...; từ các phương tiện truyền thông như báo chí, tập san, internet,
website.
+ Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại đơn vị.
- Phương pháp xử lý, phân tích, so sánh số liệu: thực hiện xử lý những số liệu
thô đã được đơn vị cung cấp, tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu giữa các năm, sự tăng
giảm các chỉ tiêu. Từ đó xác định được vị trí, tốc độ tăng giảm và rút ra được nhận xét
về những sự thay đổi đó tại đơn vị.
- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: từ những thông tin, số liệu thu thập được kết
hợp với quá trình quan sát hoạt động KSNB chu trình bán hàng – hu iền tại đơn vị để
đưa ra những nhận định, đánh giá những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và từ
đó đề xuất các giải pháp.
I.5.4. Giá trị của đề tài
Đối với thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn. Trong quá trình tìm hiểu và
tiếp cận thực tế người đọc có thể nhận thấy một số điểm khác biệt giữa các vấn đề lý
luận và các vấn đề thực tế, điều này được làm rõ trong các giải pháp mà đề tài đưa ra
nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. Chính vì
vậy, đề tài mang tính thực tiễn cao, là nền tảng cho nghiên cứu các mảng đề tài khác
liên quan được thực hiện sau này.
Đối với đơn vị: đề tài được thực hiện dựa trên các vấn đề cơ sở lý luận về
KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Trên cơ sở lý luận đó và việc tìm hiểu
thực tế về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn
Hoành Sơn tiến hành so sánh giữa lý luận và thực tiễn. Từ đó thấy được những điểm
mạnh và điểm yếu, tìm ra nguyên nhân và đề xuất được các giải pháp nhằm hoàn thiện
hơn nữa hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
I.6. Kết cấu đề tài
Bố cục của đề tài nghiên cứu gồm 3 phần:
- Phần I: Đặt vấn đề
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
4

Gồm 3 chương:
+ Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng thu tiền
+ Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn
+ Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn
- Phần III: Kết luận và kiến nghị
5

PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.1. Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm
KSNB là bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm vi đơn vị, phục vụ
yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị, hệ thống KSNB chính là công cụ chủ yếu của KSNB.
Nói đến KSNB thì có rất nhiều định nghĩa khác nhau, có thể kể đến một vài định nghĩa
như sau:
Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và hủ ục do Ban Giám
Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và iệu quả của các hoạt
động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏ việc tuân thủ các chính sách quản
lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và
đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong
muốn.”
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị và
toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo.
HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo
trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an
toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính
xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”
Việ kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau: “KSNB
bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lư ng được
thừa nhận trong DN để bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin
cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc
thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “HTKSNB là các quy
định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm
đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
6

KSNB theo quan điểm của COSO: “KSNB là quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một
sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà k
toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra như sau: “Hệ thống
kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị
của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị
đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trậ ự và có hiệu quả bao
gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát
hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiệ số liệu hạch toán, xử lý kịp
thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ
còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế
toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của
hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ.”
Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau :
“Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau
được thành lập bởi Ban quản lý nhằm:
- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả.
- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị.
- Giữ an toàn tài sản.
- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần
riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động
kiểm tra nội bộ.”
Như vậy, HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để
đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Thạc sĩ Lê Văn Luyện (2009), mục tiêu và nhiệm vụ của HTKSNB được
trình bày như sau:
7

a. Mục tiêu:
Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động
- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác.
- Hạn chế rủi ro.
- Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh
nghiệp để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán.
- Tránh được các chi phí không đáng có hay việc đặt các lợi ích khác (của nhân
viên, của khách hàng…) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.
Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính
và quản lý.
- Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định nội
bộ trong doanh nghiệp.
- Thông tin gửi đến Ban GĐ, HĐQT, các cổ đô g và các cơ quan giám sát phải
có đủ chất lượng và tính nhất quán.
- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa
trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng.
Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định. Đảm bảo mọi hoạt động
của doanh nghiệp đều tuân thủ.
- Các luật và quy định.
- Các yêu cầu về g ám sát.
- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
b. Nhiệm vụ:
- N ăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.
- Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.
1.1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao
động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có HTKSNB, người lao
động dễ vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của
toàn tổ chức, của người sử dụng lao động. Để biết được tổ chức đang phải đối mặt với
những rủi ro tiềm ẩn nào, đảm bảo việc phân công phân nhiệm, ủy quyền, giao việc
cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học thì đều dựa trên HTKSNB.
8

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và các báo cáo tài chính của
công ty.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc
nhân viên của công ty gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây hại cho công ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa
đầy đủ.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt các
mục tiêu đặt ra.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy rình hoạt động của tổ
chức và các quy định của pháp luật.
- Giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD.
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị doanh nghiệp
vững mạnh, điều này rất quan trọng đối với ông ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà
đầu tư thường trả giá cao hơn cho những ông ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.4. Các bộ phận cấu t ành ệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu, quy mô của từng đơn vị mà HTKSNB
được sử dụng với mục đích khác nhau, nhưng thông thường thì để hoạt động hiệu quả
hệ thống này bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động
kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trườ g kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
KSNB.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ
chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và các yếu tố bên ngoài.
 Đặc thù quản lý
Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN
của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh
9

lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trung
thực của BCTC và những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi
trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không vận hành một cách có
hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần
tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống x yên
suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định
cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó. Đồng thời, cơ cấu tổ
chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót rong hoạt động tài
chính kế toán của DN. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức t ích ợp và có hiệu quả, các nhà
quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN,
không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạ h ác chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ
và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
 Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một HTKSNB nào cũng là con người. Sự
phát triển của DN luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một
nhân tố quan trọng trong HTKSNB. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt
năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một
HTKSNB đú g đắn và chặt chẽ thì các gian lận và sai sót vẫn xảy ra. Ngược lại, nếu
đội ngũ này hoạt động tốt sẽ giúp DN giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB.
 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữa
chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm các ước tính cân đối tình hình tài
chính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng
trong quá trình kiểm soát.
10

 Ủy ban kiểm soát
Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồm
những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty. Ủy ban kiểm soát đảm
nhiệm chức năng và quyền hạn như sau:
- Giám sát việc chấp hành pháp luật của công ty.
- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban GĐ và các kiểm toán viên bên ngoài.
 Các yếu tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong ở trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng
của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh
hưởng của chủ nợ, khách hàng…Tuy nhiên các nhân tố này k ông thuộc tầm kiểm soát
của ban quan lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến
HTKSNB, trong đó nhân tố chủ yếu đóng vai trò quan trọng nhất là đặc thù về quản lý
của các nhà quản lý trong đơn vị.
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
Rủi ro là khả năng DN k ông đạt mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình
thực hiện mục tiêu. Các rủ ro p át sinh rất nhiều, nó có thể từ bên trong, cũng có thể từ
bên ngoài đơn vị. Nó cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan.
Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, trong thực tế không có biện pháp nào có thể loại bỏ
hoàn toàn các rủi ro. iều này có nghĩa, có những rủi ro chúng ta phải thừa nhận sự tồn
tại của nó và có biện pháp phù hợp để giảm thiểu tác động của chúng. Để thực hiện
điều này, các hà quản lý của tổ chức cần tiến hành theo các bước sau:
- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu riêng
của từng hoạt động.
- Nhận diện và phân loại rủi ro, các yếu tố khiến mục tiêu không đạt được.
- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra.
- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục thích hợp đối với từng loại
rủi ro.
- Theo dõi, đánh giá và có sự điều chỉnh nếu cần thiết.
11

1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
Là các chính sách và các thủ tục do các nhà quản lý xây dựng để quản lý được
các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu theo đúng nội
dung và tiến độ mà tổ chức đã đặt ra. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:
- Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một hệ thống KSNB thì thông thường một
cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những nhiệm vụ này cùng nằm trong
quy trình của một hoạt động cụ thể. Ví dụ người có quyền phê duyệt mua sắm tài sản
thì không kiêm bảo quản hoặc sử dụng tài sản đó, hoặc cá nhân theo dõi ghi sổ tài sản
thì không giữ nhiệm vụ bảo quản tài sản... Đây là nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Ủy quyền các nghiệp vụ và các hoạt động: khi mức độ hoạt động của một tổ
chức phát triển thì nhà quản lý không có đủ thời gian cũng như năng lực để quản lý và
kiểm soát toàn bộ mọi hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, n à quản lý cần trao quyền
cho một hay nhiều người khác thực hiện một hoạt độ g oặc một quyết định nào đó.
- Bảo vệ tài sản: tài sản ở đây có thể là tài sản vật chất hoặc phi vật chất. Đối
với tài sản vật chất, các thủ tục kiểm soát thường bao gồm các phương pháp hạn chế sự
tiếp cận với tài sản bằng các chính sá h và ác thủ tục.
- Kiểm tra độc lập: là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối với
nghiệp vụ mà không phải do cá n ân đó thực hiện. Hay nói một cách khác, người kiểm
tra và đối tượng được kiểm tra t uộc ai bộ phận khác nhau.
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
Tất cả các cấp quản lý và các bộ phận trong một tổ chức đều cần thông tin để có
thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì sẽ có nhu cầu về
thông tin khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin là thu thập, nhận dạng, xử lý và
báo cáo các thô g tin cần thiết cho người xử lý thông tin. Truyền thông là sự chuyển
giao và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin, bao gồm cả bên trong
lẫn bên ngoài tổ chức. Truyền thông sử dụng các hình thức như: các tài liệu kế toán,
các báo cáo kế toán (BCTC hay báo cáo quản trị). Thông tin và truyền thông đảm bảo
cho việc kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả và ngược lại, việc kiểm
soát tốt sẽ đảm bảo được sự trung thực của các thông tin. Trong các phân hệ của hệ
thống thông tin trong một tổ chức thì hệ thống thông tin kế toán chiếm một vai trò
quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được xây dựng tốt sẽ hạn chế được tối đa
các gian lận và sai sót có thể xảy ra.
12

1.1.4.5. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện KSNB một cách liên tục,
giúp cho KSNB luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau.
Tổ chức của một đơn vị thay đổi thì phương thức kiểm soát cũng thay đổi theo. Trong
điều kiện này, giám sát giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống KSNB cần thay đổi
những gì, đánh giá các thiết kế và các hoạt động kiểm soát, đồng thời thực hiện các
điều chỉnh khi cần thiết. Giám sát bao gồm sự giám sát thường xuyên và sự đánh giá
độc lập. Giám sát thường xảy ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và
các nhà quản lý thực hiện. Sự đánh giá độc lập có thể được thực hiện thông qua kiểm
toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ.
1.2. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu rình bán hàng –
thu tiền
1.2.1. Các khái niệm liên quan
- Chu trình bán hàng thu tiền: là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa
qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ. Nó
bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khá h hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng
hóa thành tiền.
- Chiết khấu thương mại: là k oản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng
mua hàng với khối lượng lớn.
- Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu
thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Các phương thức bán hàng:
+ Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp tại
kho, tại phân xưởng của DN và DN chuyển quyền sở hữu cho người mua.
+ Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến
địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người
mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
+ Phương thức bán hàng qua đại lý (ký gửi): DN sẽ chuyển hàng bán đến đại
lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ DN, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên
doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước.
+ Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho
khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy định của DN.
13

1.2.2. Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền
Chu trình bán hàng – thu tiền có vai trò to lớn, là một bộ phận có liên quan đến
nhiều chỉ tiêu trên BCTC, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu
kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
- Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền gồm:
a) Xử lý đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu m a hàng, là
yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua – bán hàng hóa, dịch
vụ...Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác
định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quy định bán qua phiếu
tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
b) Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay
từ thỏa thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phần
hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này ó thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế
như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua – bán trong hợp đồng. Việc
xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến
khích người mua trả tiền nhanh t eo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán.
Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanh
toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu.
c) Chuyển giao hàng
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu
thụ” thì vậ chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của quy trình nên thường
là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng
được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển. Đối với các công ty có
quy mô lớn có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận
chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế thường quy
định: khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa
đơn bán hàng được lập đồng thời với hóa đơn vận chuyển hoặc kiêm chức năng chứng
từ vận chuyển.
14

d) Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ
Việc gửi hóa đơn tính tiền cho khách hàng là một phương tiện mà qua đó khách
hàng biết được thông tin về số tiền nợ của số hàng hóa nên nó phải được làm một cách
chính xác và đúng lúc. Khía cạnh quan trọng nhất của việc gửi hóa đơn tính tiền là
đảm bảo rằng tất cả hàng hóa gửi đi đều được tính tiền, không có chuyến hàng gửi đi
nào được tính hai lần và từng chuyến hàng gửi đi được tính chính xác. Việc tính đúng
số tiền phụ thuộc vào việc số lượng hàng hóa gửi đi với giá được phê chuẩn. Giá được
phê chuẩn bao gồm những xem xét về cưới phí vận chuyển, bảo hiểm và phương thức
thanh toán. Quá trình ghi sổ đúng đắn doanh số vào sổ nhật ký bán hàng và sổ cái TK
phải thu cũng là một phần quan trọng của quá trình kế toán.
e) Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Nếu như bốn chức năng nói trên có chức năng đưa àng óa đến tay người tiêu
dùng, tính tiền chính xác và phản ánh thông tin vào sổ sách kế toán thì đến giai đoạn
này liên quan đến quá trình thu và ghi sổ tiền mặt cùng các phương tiện khác làm giảm
các khoản phải thu.
Trong quá trình xử lý và ghi sổ ác khoản thu tiền, vấn đề quan trọng nhất đó là
khả năng bị mất cắp. Sự mất cắp có thể xảy ra trước hoặc sau khi các khoản phải thu
được ghi vào sổ. Vấn đề của việc quản lý các khoản thu tiền mặt là ở chổ tất cả các
khoản tiền mặt phải được ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt, sổ phụ các khoản phải thu và
ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng thời điểm.
f) Xử lý hàng bán bị trả lại
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thõa mãn về hàng
hóa, khi đó n ười bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá bán. Trường hợp này phải lập
bả g ghi hớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản
phải thu.
g) Xóa sổ nợ phải thu khó đòi
Việc một số khách hàng mua hàng không thanh toán được hóa đơn đối với công
ty là điều bình thường xảy ra trong quá trình bán hàng thu tiền. Khi một công ty đã đi
đến kết luận là số tiền bán hàng không còn thu hồi được thì số tiền đó sẽ được xóa sổ.
Điều này thường xảy ra khi khách hàng đệ đơn xin phá sản hoặc tài khoản đó được
giao cho một người khác. Chính vì vậy đòi hỏi kế toán cần có một sự điều chỉnh đúng
đắn đối với các tài khoản không thu được này.
15

h) Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà công
ty không thể thu hồi được trong tương lai. Đối với hầu hết các công ty thì dự phòng đại
diện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó đòi của
Ban quản trị.
1.2.3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu
tiền - Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của KH
+ Không nhận được đơn đặt hàng của KH vì đơn đặt hàng do người không có
nhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào.
+ Đơn đặt hàng của KH không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
+ Bán hàng cho KH chưa được phê duyệt.
+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong k o.
+ Đồng ý bán hàng nhưng không cung cấp.
+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loạ , số lượng, đơn giá hay một số
điều khoản bán hàng khác.
- Đối với việc xét duyệt bán chịu:
+ Bán hàng cho KH có tình hình tài hính không tốt.
+ Bán hàng cho KH k ông có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việc
thanh toán.
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh
doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa.
+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng.
+ Hà g hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt.
+ Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua.
+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng.
+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng.
+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.
+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định
được người chịu trách nhiệm.
+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng.
16

+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiều
hóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển.
+ Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn.
+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng.
+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn.
+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người có thẩm
quyền.
- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại
+ Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từ
phía khách hàng.
+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng.
1.2.4. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán àng – t u tiền
1.2.4.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán à g – t u tiền
- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót.
- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệt đúng
đắn.
- Hóa đơn được lập đúng quy định.
- Hàng bán vận chuyển đến k ách hàng là có thật, đúng theo các điều kiện ghi
trong đơn đặt hàng.
- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn.
- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng.
- Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.
1.2.4.2. Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiề
Hệ thống kế toán:
Những chứng từ, sổ sách sử dụng chủ yếu trong quy trình bán hàng – thu tiền
bao gồm:
Đơn đặt hàng: là hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là
những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa DN và khách hàng về loại
hàng hóa, dịch vụ mà DN có khả năng cung cấp. Đồng thời đơn đặt hàng cũng là cơ sở
pháp lý ràng buộc giữa hai bên
- Khách hàng phát hành
17

- Chữ ký: có ít nhất 2 chữ ký
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đặt hàng).
+ Người có thẩm quyền (ký để phê duyệt việc bán
hàng). - Số liên: 2 liên
+ 1 liên gốc lưu để theo dõi việc thực hiện việc bán hàng.
+ 1 liên chuyển cho bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất
Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa xuất bán.
- Bộ phận bán hàng phát hành
- Chữ ký: có 5 chữ ký
+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)
+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp hời và đúng số tiền)
+ Giám đốc (ký để xác nhận việc xuất bán)
+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)
+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)
- Số liên: 4 liên
+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu.
+ 1 liên thủ kho giữ lại xem như là lệnh xuất kho.
+ 1 liên chuyển cho kế toán để t eo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…
+ 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu việc nhập kho tại kho của KH.
Phiếu vận chuyển: là lo chứng từ được lập lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã của
hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác. Phiếu vận chuyển còn được sử dụng như
là một cách tính tiền của người mua.
Hóa đơn GTGT (mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK): là chứng từ do
đơn vị bán lập để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm,
hàng hóa cho người mua.
- Bộ phận kế toán lập hóa đơn
- Chữ ký: có 3 chữ ký
+ Người lập (ký để xác nhận việc lập hóa đơn).
+ Thủ trưởng (ký và đóng dấu phê duyệt hoặc xác nhận việc bán hàng nhất là
với các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàng
của mình là hoàn toàn hợp pháp).
18

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở để
chứng minh việc bán hàng)
- Số liên: 3 liên
+ 1 liên gốc (liên tím) lưu tại bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu và công nợ.
+ 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng.
+ 1liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công
nợ phải thu.
Hóa đơn bán hàng: là chứng từ của đơn vị bán xác nhận mẫu mã, số lượng,
chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua. óa đơn bán hàng
là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho
người mua vận chuyển hàng đi đường, lập phiếu mua hàng, hanh toán tiền mua hàng
và ghi sổ kế toán.
Bảng thanh toán đại lý: là chứng từ phản ánh tì ì t anh toán hàng đại lý (ký gửi)
giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng. Là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị
nhận đại lý ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán.
Bảng quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng và và cung cấp dịch vụ: là chứng
từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại.
Thẻ quầy hàng: là chứng từ t eo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình
nhập và bán tại quầy hàng, g úp c o người bán hàng thường xuyên nắm bắt được tình
hình nhập, xuất, tồn. Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bán hàng
từng ngày (kỳ).
Các hợp đồng, khế ước tín dụng: là các văn bản về chính sách tín dụng thương
mại của công ty với khách hàng như chính sách bán hàng, phương thức bán
hàng…Các chứ g từ, tài liệu trên đều có vai trò nhất định trong doanh thu.
Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, báo
cáo hàng tháng…
19

1.2.4.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với các mục tiêu:
 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ
yếu đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Doanh thu bán hàng ghi sổ có căn cứ hợp
lý (Mục tiêu là tính có thực)
Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn
đúng đắn (sự phê chuẩn)
Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ y u
- Quá trình vào sổ doanh thu được chứng
minh bằng các chứng từ vận ch yển và các
đơn đặt hàng đã được phê duyệt của
khách hàng.
- Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ
tự trước và được t eo dõi ghi sổ đúng đắn.
- Các báo cáo àng tháng được gửi đều đặn
cho khách hàng, các xung đột kinh tế xảy
ra được theo dõi độc lập.
- Các khoản tiền ghi sổ bao gồm doanh
thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, các
khoản phải thu KH, tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng...
- Sự phê chuẩn cụ thể hoặc phê chuẩn
chung phải có ba đặc điểm chính, thông
qua các thể thức đúng đắn:
+ Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửi
hàng.
+ Gửi hàng.
+ Xác định giá, phương thức thanh toán,
cước phí vận chuyển và các khoản chiết
khấu.
+ Các khoản chiết khấu được hạch toán
vào TK 521 và giảm trừ doanh thu.
- Các chứng từ vận chuyển (hóa đơn vận
20

được ghi sổ (tính đầy đủ)
Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá
đúng đắn (sự đánh giá)
Doanh thu bán hàng được phân loại đúng
đắn (sự phân loại)
Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc
(thời gian tính)
Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh
đúng đắn vào các sổ phụ và được tổng
hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và
tổng hợp)
chuyển) được đánh số trước và ghi sổ.
- Hóa đơn bán hàng được đánh số trước
và ghi sổ.
- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hóa đơn và
chuyển sổ, quá trình kiểm tra này được
thực hiện bởi một người độc lập.
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.
- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ.
- Các thủ tục quy định việc tính tiền và
vào sổ doanh thu theo căn cứ hàng ngày
và càng gần ngày phát sinh càng tốt.
- Kiểm tra nội bộ.
- Cách ly trách hiệm giữa nhiệm vụ ghi sổ
nhật ký bán hàng với nhiệm vụ ghi sổ phụ
các tài khoản phải thu.
- Gửi báo cáo hàng tháng đều đặn cho
khách hàng.
21

Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ
yếu đối với nghiệp vụ thu tiền.
Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền
công ty thực tế nhận được (tính có căn cứ
hợp lý)
Các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê
chuẩn (sự phê chuẩn)
Tiền mặt nhận được đều được ghi vào sổ
nhật ký thu tiền (tính đầy đủ)
Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được đem
gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được (sự
đánh giá)
Các khoản thu tiền mặt được phân loại
đúng đắn (tính phân loại)
Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn
cứ theo thời gian (thời gian tính)
Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ
- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền
mặt với ghi sổ kế toán.
- Cân đối độc lập các tài khoản ngân
hàng.
- Tồn tại một chính sách về chiết khấu
tiền mặt.
- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu
tiền mặt.
- Cách ly trách hiệm giữa quản lý tiền mặt
vớ ghi sổ kế toán.
- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc các
bảng kê trước tiền mặt.
- Ký tắt ngay đằng sau các chi phiếu gửi
đến.
- Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổ
các khoản thu tiền mặt.
- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn cho
khách hàng.
- Về cơ bản giống với mục tiêu đầy đủ.
- Điều hòa đều đặn với tài khoản ngân
hàng.
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản.
- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.
- Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu
tiền mặt hàng ngày.
- Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi
22

phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác
(chuyển sổ và tổng hợp)
sổ nhật ký thu tiền mặt với nhiệm vụ ghi
sổ phụ các tài khoản phải thu.
- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn cho
khách hàng
1.3. Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua
Hiện nay, trong khoa Kế toán – Tài chính có rất nhiều nghiên cứu, khóa luận,
chuyên đề viết về đề tài kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, các đề tài chủ yếu là kiểm soát
nội bộ hàng tồn kho, TSCĐ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm
toán báo cáo tài chính tại một công ty kiểm toán hay là kiểm soát nội bộ cho vay, tín
dụng tại các ngân hàng còn về kiểm soát nội bộ chu trình bán àng – thu tiền tại một
doanh nghiệp thì có ít nghiên cứu, khóa luận, chuyên đề tìm hiểu. Hơn nữa, công ty mà
em chọn là một công ty tương đối mới, đã có các đề tài làm về công ty này nhưng phần
lớn tập trung vào lĩnh vực vốn bằng tiền, HT , TSCĐ....Về kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng – thu tiền tại công ty ổ phần tập đoàn Hoành Sơn thì chưa có chuyên đề,
khóa luận nào nghiên cứu.
23

CHƯƠNG 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn
- Trụ sở chính: Huyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh
- Điện thoại: 093.833.053 – Fax: 0393 575 999
- Mã số thuế: 30002440065
Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn có trụ sở đóng ại khối 11 phường Đức
Thuận, Thị xã Hồng Lĩnh, Tỉnh Hà Tĩnh. Trụ sở của doanh ng iệp nằm ngay trên quốc
lộ 1A, tuyến đường quốc lộ mạch máu nối liền Bắc Tru g Nam. Vị trí địa lý như vậy
tạo điều kiện thuận lợi cho giao thông, thương mạ , g ao lưu hàng hóa và đáp ứng mọi
yêu cầu của khách hàng trên địa bàn Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng và cả nước nói chung.
DN được cấp giấy phép kinh doanh theo số 2801000057 vào ngày 19/01/2001
và thay đổi lần thứ 3 vào ngày 18/9/2006. Khởi đầu từ một doanh nghiệp tư nhân
chuyên về dịch vụ vận tải doanh ng iệp đã nhanh chóng vươn lên trở thành một trong
những doanh nghiệp dẫn đầu về dịch vụ vận tải, kinh doanh phân bón, lương thực,
nông sản thực phẩm và lĩnh vực xây dựng dân dụng, cầu đường tại Việt Nam. Năm
2001, công ty được thành lập với lĩnh vực kinh doanh chính là dịch vụ vận tải, kinh
doanh phân bón, lương thực, nông sản, thực phẩm. Trụ sở chính của công ty đặt tại
huyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh. Năm 2004, sau 3 năm hoạt động công ty đã nhanh
chóng khẳ g đị h được vị thế của mình tại khu vực Miền Trung và đã triển khai được
hệ thống dịch vụ vận tải khắp các tỉnh Miền Trung. Tháng 12/2008, công ty chuyển trụ
sở về khối 10, phường Đức Thuận –thị xã Hồng Lĩnh – Tỉnh Hà Tĩnh nhằm mở rộng
quy mô và hoạt động kinh doanh. Năm 2009 doanh nghiệp thành lập thêm 2 công ty
con là Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công thương Hoành Sơn và Công ty Cổ
phần đầu tư và phát triển Vũng Áng. Năm 2011 đánh dấu một bước ngoặt lớn của công
ty với sự kiện công ty chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn
“HOANH SON GROUP,JSC”. Kể từ đó công ty không chỉ kinh doanh dịch vụ vận tải,
kinh doanh phân bón, lương thực, nông sản thực phẩm mà còn mở rộng sang khai thác
24

khoáng sản, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, thi công xây dựng công trình dân dụng,
công nghiệp, giao thông thủy lợi. Mục tiêu phấn đấu của công ty là đến năm 2015 sẽ
trở thành một Tập đoàn kinh tế vững mạnh.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn là một doanh nghiệp có đầy đủ tư cách
pháp nhân, chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, được mở TK tại Ngân hàng và sử
dụng con dấu riêng. Chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng,
phân bón và vận tải.
Doanh nghiệp là đại lý phân phối cho các nhà máy lớn ở phía Bắc như: Nhà
máy xi măng Hoàng Mai, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, Đạm Phú Mỹ, Nhà máy phân
bón Lâm Thao...Ngoài ra DN còn nhập về xuất bán các mặ hàng như thạch cao, quặng
sắt.
Một khoản thu nhập chiếm tỷ trọng khá lớn của DN là thu từ dịch vụ chạy cước,
hiện tại công ty có hơn 100 xe vận tải các loại lớn nhỏ khác nhau, nhưng phần lớn là
các xe vận tải có trọng tải từ 70 đến 100 tấn. Bên cạnh đó, DN cũng nhận thầu các công
trình xây dựng các gói thầu vừa và nhỏ, ác công trình giao thông, trạm, đường điện
dưới 35KV.
Hoạt động kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm tốt, công ty đạt lợi nhuận cao, góp
phần xây dựng địa phương, đất nước ngày càng vững mạnh.
25

2.1.3. Nguồn lực kinh doanh
2.1.3.1. Tình hình lao động của công ty
Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012
Chỉ tiêu
Tổng số lao động
1. Phân theo công việc
2011
Số LĐ %
1120 100
2012
Số LĐ %
1400 100
So sánh
2012/2011
+/- % 280
25
Lao động trực tiếp
Lao động gián tiếp
2. Phân theo HĐLĐ
856
264
76,43
23,57
990
410
70,71
29,29
134
146
15,7
55,3
Không xác định thời hạn
Có xác định thời hạn
3. Phân theo trình độ
Đại học
Trung cấp
Từ 9/12 đến
12/12 Dưới 9/12
4. Phân theo giới tính
Nam
Nữ
785
335
195
145
700
80
910
210
70,1
29,9
17,41
12,95
62,5
7,14
81,25
18,75
779
621
300
225
820
55
1010
390
55,64
44,36
21,43
16,21
58,57
3,9
72,14
27,86
-6
286
105
80
120
-25
100
180
-0,8
85,4
53,9
55,2
17,1
-26
11
85,7
(Nguồn: phòng kế toán công ty)
Nhận xét:
Qua bảng số liệu trên, ta thấy tổng lao động của công ty tăng dần qua 2 năm. Cụ
thể, năm 2012 tăng so với năm 2011 là 280 người tương ứng với 52%.
- Nếu phân theo công việc: Số lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn, cơ
cấu lao động cũng có nhiều thay đổi, hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên
tục nên số lao động trực tiếp của công ty vì thế mà tăng lên.
26

- Nếu xét theo trình độ: chất lượng lao động không ngừng tăng cao, trình độ
chuyên môn của người lao động không ngừng được cải thiện. Do đặc thù về loại hình
kinh doanh nên số lượng lao động phổ thông luôn chiếm tỷ trọng lớn, chiếm gần 60-
70%.
- Nếu xét theo giới tính: do đặc trưng của công ty chủ yếu là phân phối các loại
vật liệu xây dựng và khối lượng công việc khá lớn đòi hỏi nhân viên phải có sức khỏe
và chịu áp lực lớn nên số lao động nam chiếm tỷ trọng khá lớn, chiếm hơn 70-80%
trong các năm.
Qua phân tích tình hình lao động của công ty cổ phần tập đoàn oành Sơn, ta
thấy rằng lãnh đạo của công ty đang có hướng đi đúng đắn, đó là đào tạo nâng cao
trình độ chuyên môn của người lao động từ đó nâng cao chấ lượng dịch vụ và hiệu quả
kinh doanh, ngày càng củng cố và gia tăng vị thế của mình trên thị trường.
27

2.1.3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011-2012
Chỉ tiêu
1.Tài sản ngắn hạn
Tiền và các khoản tương
đương tiền
Các khoản phải thu
Hàng tồn kho
Tài sản ngắn hạn khác
ĐVT: VND
2011 2012
2012/2011
Chênh lệch %
12,019,852,101 14,345,066,156 3,325,214,055 19,34
13,944,367,197 16,020,256,039 2,075,888,842 14,89
-9,665,877,498 -6,950,000,000 -2,715,877,498 -28,1
4,992,834,032 1,738,886,922 -3,253,947,110 -65,17
2,748,528,400 3,535,923,195 787,394,795 28,65
2.Tài sản dài hạn
Tài sản cố định
Các khoản đầu tư tài
chính dài hạn
Tài sản dài hạn khác
4,181,518,982
2,113,670,210
1,200,000,000
867,848,772
8,686,315,844
5,211,553,200
200,000,000
3,274,762,644
4,504,796,862 107,73
3,097,882,990 146,56
-1,000,000,000 -83,33
2,406,913,872 277,34
Tổng Tài sản
1. Nợ phải trả
2. Vốn chủ sở hữu
Tổng Nguồn vốn
16,201,371,083 23,031,382,000 6,830,010,917 42,16
8,399,371,083 5,452,720,000 -2,946,651,083 -35,08
7,802,000,000 17,578,662,000 9,776,662,000 125,31
16,201,371,083 23,031,382,000 6,830,010,917 42,16
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Nhận xét:
Tài sản của DN là một bộ phận rất quan trọng, nó giúp các DN có thể hoạt động
một cách bình thường. Do đó, khi thay đổi kết cấu của tài sản, nhà quản trị phải cân
nhắc kỹ lưỡng sao cho có lợi nhất bởi đây là quyết định mang tính dài hạn ảnh hưởng
rất lớn đến kết quả kinh doanh hay chi phí của DN.
Theo số liệu ở bảng 1, ta thấy tình hình tài sản của công ty tăng đều qua 2 năm,
điều này do hai nguyên nhân chính:
28

Thứ nhất: Do TSDH của công ty tăng mạnh, năm 2011 chỉ có 4,181,518,982
đồng nhưng đến năm 2012 nó đã tăng lên 8,686,315,844 đồng, tương ứng với tăng
4,504,796,862 đồng, tỷ lệ tăng là 107,73%. Đây là một tỷ lệ rất lớn. Hơn nữa, TSDH
lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên nó làm cho tổng tài sản của công ty tăng
mạnh. Nhìn vào bảng số liệu trên, ta có thể thấy việc tăng mạnh TSNH chủ yếu là do
các khoản tiền và tương đương tiền tăng (từ 13,944,367,197 đồng năm 2011 lên
16,020,256,039 đồng năm 2012 tương ứng với tỷ lệ tăng 14,89% , tăng t yệt đối là
2,075,888,842 đồng). Bên cạnh đó, các TSNH khác cũng tăng lên đáng kể từ
2,748,528,400 đồng lên thành 3,535,923,195 đồng năm 2012, tương ứng với tăng
787,394,795 đồng, tỷ lệ tăng 28,65%.
Thứ hai: TSCĐ của DN năm 2011 là 2,113,670,210 đồng nhưng đ n năm 2012
là 5,211,553,200 đồng. Như vậy TSCĐ của công ty đã tăng lên 3,097,882,990 đồng,
tương ứng với tỷ lệ tăng 146,56%. Sự gia tăng TSCĐ là do ăm 2012 công ty đã đầu tư
mua sắm thêm nhiều trang thiết bị mới như máy vi tính, máy điều hòa, sửa chữa lại
nhà xưởng và một số thiết bị khác...
Bên cạnh đó, NPT của công ty qua 2 năm giảm từ 8,399,371,083 đồng xuống
còn 5,452,720,000 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 35,08% còn VCSH thì tăng lên đáng
kể, VCSH tăng lên từ 7,802,000,000 đồng (2011) lên thành 17,578,662,000 đồng
(2012), tăng 9,776,662,000 đồng tương ứng với tỷ lệ 125,31%. Đây là một dấu hiệu tốt
vì nó cho thấy khả năng bảo đảm nợ vay bằng nguồn vốn chủ sở hữu tăng.
Nhìn chung, so với năm 2011 thì năm 2012 DN đã có nhiều biến chuyển tích
cực trong công tác quản lý tài sản, tài sản của DN tăng lên cả về TSNH, TSDH và
VCSH, điều này cho thấy tình hình tài chính của công ty hiện tại là tương đối tốt.Tuy
nhiên, DN ên xem xét lại cơ cấu tỷ trọng giữa TSNH và TSDH sao cho có sự cân đối
hơn, từ đó làm tiền đề phát triển cho DN trong tương lai.
29

2.1.3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011-2012
ĐVT: VND
STT Chỉ tiêu 2011 2012
2012/2011
Chênh lệch %
1 Doanh thu thuần 138,781,959,518 194,588,812,177 55,826,852,659 40,21%
2 Giá vốn hàng bán 11,927,826,078 13,771,453,378 1,843,627,300 15,46%
3 Lợi nhuận gộp 126,834,133,440 180,817,358,799 53,983,225,359 42,56%
4 Doanh thu từ HĐTC 1,370,808,816 1,597,842,709 85,806,852,659 16,56%
5 Chi phí tài chính 41,137,718,988 37,446,948,338 1,843,627,300 -8,97%
6 Chi phí BH 20,982,339,578 36,360,857 83,963,225,359 -99,83%
7 Chi phí QLDN 14,481,398,886 11,869,635,000 -2,611,763,886 -18,04%
8 LN thuần 51,603,484,804 133,062,257,313 81,458,772,509 157,86%
9 Thu nhập khác 7,775,165,798 10,658,187,587 2,883,021,789 37,08%
10 Chi phí khác 1,358,183,814 3,224,447,561 1,866,263,747 137,41%
11 LN khác 6,416,981,984 7,433,740,026 1,016,758,042 15,84%
12 Tổng LN trước thuế 58,020,466,788 140,495,997,339 82,475,530,551 142,15%
13 Thuế TNDN phải nộp 14,505,116,697 35,123,999,335 20,618,882,638 142,15%
14 LN sau thuế 43,515,350,091 105,371,998,004 61,856,647,913 142,15%
(Nguồn: phòng kế toán công ty)
30
SVTH: Nguyễn hị hủy – K43B Kiểm toán

Nhận xét:
Qua bảng số liệu trên, ta thấy các chỉ tiêu doanh thu, chi phí có sự biến đổi rõ
rệt qua các năm.
Doanh thu thuần và giá vốn năm 2012 đều tăng so với năm 2011, đồng thời chỉ
tiêu lợi nhuận trước thuế của công ty đạt được tăng đáng kể qua các năm. Vì vậy, sau
khi đã nộp thuế thu nhập doanh nghiệp thì lợi nhuận sau thuế cũng tăng lên một cách
đáng kể qua 2 năm. Đây là một dấu hiệu tốt, chứng tỏ công ty đang kinh doanh hiệ quả
bởi lợi nhuận là chỉ tiêu tài chính tổng hợp phản ánh hiệu quả của toàn bộ q á trình
mua hàng, bán hàng và những giải pháp kỹ thuật, quản lý kinh tế tại công ty.
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý
HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
TỔNG GĐ
PHÓ GĐ
PHÒNG PHÒNG PHÒNG TỔ PHÒNG KẾ
TÀI CHÍNH KINH CHỨC HOẠCH
KẾ TOÁN DOANH HÀNH KỸ THUẬT
CHÍNH
KHO VẬT TƯ, BỘ PHẬN ĐỘI XE VẬN ĐỘI THI
HÀNG HÓA CÂN HÀNG TẢI, MÁY THI CÔNG CÔNG
CÔNG CÔNG TRÌNH
TRÌNH
Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
31

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
- HĐQT: quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của công ty,
quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với GĐ
hoặc Tổng GĐ, kế toán trưởng và người quản lý khác theo quy định tại Điều lệ của
công ty.
- Tổng GĐ: là người đứng đầu DN chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi
hoạt động, quản lý tài sản, là chủ quản của DN, có chức năng và nhiệm vụ như:
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động SXKD của công ty theo nghị
định, quyết định của HĐQT, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật.
+ Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo các phương án kinh doanh đã được
HĐQT phê duyệt.
+ Quyết định giá mua, bán NVL, sản phẩm (trừ những sản phẩm do Nhà nước
quy định), quyết định các biện pháp tuyên truyền quả g cáo, tiếp thị, khuyến khích mở
rộng SXKD.
+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật đối với các cán bộ,
công nhân viên dưới quyền, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động hoặc cho thôi việc
đối với nguồn lao động phù hợp với Bộ luật lao động.
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế t eo quy định.
- Phó giám đốc: là ngườ t am mưu, trợ giúp cho Tổng GĐ trong quá trình hoạt
động kinh doanh, thay thế tổng GĐ điều hành công ty khi Tổng GĐ đi vắng, tư vấn
cho tổng GĐ về mặt kỹ thuật, quản lý và ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác.
- Phòng tài chính kế toán: có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ đảm bảo nguồn vốn
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, giám sát vốn hiện có, tạm ứng
vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý TSCĐ, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài
chính, lập các BCTC theo quy định.
- Phòng kinh doanh: tham mưu cho Tổng GĐ và thực hiện chức năng trong các
lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm; tham gia nghiên cứu, khảo sát và mở rộng thị trường.
Đồng thời, ký kết các hợp đồng kinh tế nằm trong phạm vi thẩm quyền, đề xuất các
chính sách bán hàng trình lên Tổng GĐ...
- Phòng tổ chức hành chính: là bộ phận tham mưu giúp GĐ tổ chức lao động
theo quy mô sản xuất, tuyển chọn các cán bộ công nhân có năng lực. Ngoài ra, phòng
32

tổ chức hành chính còn phụ trách việc tổ chức công tác quản lý, bảo vệ tài sản, phương
tiện mua sắm giúp DN thực hiện những công việc hành chính.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật:
+ Quản lý, điều hành máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các bộ phận kỹ
thuật nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, tránh lãng phí cho DN.
+ Thiết kế kỹ thuật các công trình xây dựng, đảm bảo chất lượng công trình
theo đúng yêu cầu của khách hàng.
+ Quan hệ ký kết các hợp đồng xây lắp, lập dự toán, định mức chi tiết, hồ sơ dự
thầu và chỉ định dự thầu công trình.
+ Duyệt và tổ chức phương án thi công cho các đội sản xuất, chỉ đạo việc thực
hiện các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng mẫu mã của công trình và hạng mục công trình
để lập phương án tổ chức thi công công trình trúng thầu và chỉ định thầu, trình tư vấn
giám sát duyệt.
+ Tổ chức nghiệm thu, bàn giao khối lượng xây lắp hoàn thành các công trình
với chủ đầu tư, lập hồ sơ thanh toán quyết toán công trình...
33

2.1.5. Tổ chức công tác kế toán
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN
TỔNG HỢP
KẾ
TOÁN
VỐN
BẰNG
TIỀN
KẾ
TOÁN
CÔNG
NỢ
KẾ
TOÁN
THUẾ
KẾ
TOÁN
CHI
PHÍ
KẾ
TOÁN
BÁN
HÀNG
KẾ
TOÁN
NVL
CCDC
KẾ
TOÁN
TIỀN
LƯƠNG
THỦ KHO
Sơ đồ 2.2- Sơ đồ tổ hứ bộ máy kế toán
 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể ủa ác phần hành trong bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng: là người giúp việc cho GĐ, điều hành trực tiếp việc tổ chức
công tác kế toán phù hợp vớ quá trình kinh doanh, tổ chức kiểm tra, duyệt BCTC đảm
bảo lưu trữ tài liệu kế toán. Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra sổ tổng hợp, sổ theo
dõi TSCĐ, sổ theo dõi nguồn vốn, các loại sổ chi tiết tiền mặt, tiền vay và sổ theo dõi
các loại thuế, tính toán và hạch toán giá thành sản phẩm. Đồng thời có nhiệm vụ quản
lý điều hành các nhân viên trong phòng kế toán, phân công công việc cho từng kế toán
viên sao cho đạt hiệu quả cao nhất, thường xuyên thông báo cho GĐ tình hình kinh
doanh của DN để kịp thời đưa ra phương án giải quyết có lợi cho DN.
- Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ
phận kế toán trong phòng, là người có thể thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng
đi vắng. Cuối tháng, cuối kỳ kế toán có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, sổ sách, BCTC và
thông báo cho kế toán trưởng.
- Kế toán vốn bằng tiền:
+ Phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử
dụng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.
34

+ Kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý nguồn vốn bằng
tiền.
+ Thông báo cho cấp trên về tình hình nguồn vốn bằng tiền của DN để có kế
hoạch kinh doanh kịp thời, không để ứ đọng nguồn vốn, đảm bảo chu kỳ kinh doanh
được thông suốt và đạt hiệu quả cao.
- Kế toán công nợ: Theo dõi sổ sách công nợ của khách hàng và thanh toán nội
bộ DN. Qua đó phản ánh được đâu là khách hàng tiềm năng, đâu là khách hàng chi n
lược của DN, giúp DN nhận biết được khách hàng tốt và khách hàng xấ để đề ra chiến
lược bán hàng hiệu quả.
- Kế toán thuế: Theo dõi các khoản phải nộp ngân sách, thu XNK, thuế GTGT,
cuối kỳ có nhiệm vụ tổng hợp các khoản thuế thu nhập cá nhân, hu hu nhập DN, lập
bảng kê nộp thuế trình lên cho cơ quan thuế và tập hợp các óa đơn chứng từ của hàng
hóa, dịch vụ mua vào để được khấu trừ thuế của hà g óa dịch vụ bán ra, từ đó xác định
được số thuế phải nộp nhà nước theo quy định hiện hành.
- Kế toán chi phí: tập hợp chi phí theo số liệu phát sinh ngày, bao gồm các chi
phí như chi phí đầu vào của hàng hóa, dị h vụ mua vào, chi phí bán hàng, chi phí quản
lý DN, giá vốn hàng bán và các chi phí khác...Cuối kỳ kế toán chi phí tiến hành tập
hợp các khoản chi phí của DN để xác định kết quả kinh doanh.
- Kế toán bán hàng: Là phần ành kế toán quan trọng của DN có nhiệm vụ lập
các hóa đơn chứng từ phát s nh hàng ngày của hàng hóa, dịch vụ bán ra, cuối kỳ kế
toán xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Kế toán bán hàng sẽ cung cấp
số liệu chi tiết về khách hàng thường xuyên mua hàng và hình thức thanh toán của
khách hàng đó để có chính sách ưu đãi hợp lý.
- Kế toán NVL, CCDC: Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách
chính xác, đầy đủ và kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị vật tư cố định hiện có,
tình hình nhập, xuất tồn NVL, CCDC nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, sử
dụng và bảo quản vật tư ở DN.
- Kế toán tiền lương: Theo dõi và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên,
trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định, hạch toán các khoản tiền
lương, tiền thưởng, tiền ăn và các khoản phải trả cho người lao động.
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ hợp pháp để tiến
hành xuất, nhập quỹ, ghi sổ... Trong ngày đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của kế toán
35

thanh toán tiền mặt, theo dõi ghi sổ quỹ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đối chiếu
số dư tồn quỹ giữ sổ sách và số tiền tồn thực tế tại quỹ.
- Thủ kho: Phản ánh tình hình xuất, nhập tồn kho hàng hóa.
2.1.5.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
- Niên độ kế toán: niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: VND
- Phương pháp kế toán TSCĐ: phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và
xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp nhập trước – xuất trước.
- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2.1.5.3. Tổ chức chế độ kế toán
a. Tổ chức hệ thống tài khoản
- Tài khoản kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.
- Danh mục hệ thống tài khoản sử dụng tại đơn vị (Phụ lục 1)
b. Tổ chức hệ thống chứng từ
Với các ngành nghề và mặt àng kinh doanh chủ yếu trên, Công ty cổ phần tập
đoàn Hoành Sơn sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương:
+ Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL)
+ Bả g thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 05-LĐTL)
+ Bảng trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10-LĐTL)
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL)
- Chỉ tiêu TSCĐ:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01-TSCĐ)
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02-TSCĐ)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04-TSCĐ)
+ Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ)
36

SIVIDOC.COM Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.doc

SIVIDOC.COM Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to SIVIDOC.COM Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.doc

Similar to SIVIDOC.COM Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.doc (20)

More from Dịch Vụ Viết Bài Trọn Gói ZALO 0917193864

More from Dịch Vụ Viết Bài Trọn Gói ZALO 0917193864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

SIVIDOC.COM Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn.doc