2. Prosedur Pelaksanaan RM Menurut Juknis
Penyeleanggaraan Medical Record Rumah sakit di
Indonesia (Depkes RI, 1991) add Depkes RI 2011
1. Penerimaan Pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan Data
4. Penyimpanan Rekam
Medis
5. Pengambilan Kembali
6. Pengawasan dan
Pengendalian
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penerimaan pasien
1. Penerimaan pasien sebagai
admission office tenang,
ramah, sopan
2. Petugas harus teliti mencatat data
ID pasien
3. Harus terdapat petunjuk
tertuliscara
pencatatan/penulisan yg harus
diikuti oleh seluruh petugas. Ex :
cara penulisan nama, nomor, dll
4. Pencatatanpendokumentasian segala
informasi medis ke dalam dokumen rekam medis
Data Rekam Medis=
1. Data administratifdata
sosial pasien
2. Data klinisdata setelah
pasien mendapat
pelayanan kesehatan
Kegiatan pencatatan melibatkan
seluruh unit pelayanan yang
memberikan layanan/tindakan
5. Bentuk catatan menurut sifatnya :
1. Catatan yang bersifat kolektif
kumpulan catatan pasien-pasien yang
datang pada unit pelayanan
kesehatanbuku register, sensus
harian
2. Catatan yang bersifat individual
dokumentasi hasil pemeriksaan serta
tindakan medis yang diberikan oleh
pemberi yankes kepada pasien.
6. Prosedur Dasar Rekam Medis
- Sistem dan Prosedur
Identifikasi Dokumen
Rekam Medis
- Sistem dan Prosedur
Pelayanan Rekam Medis
- Sistem dan Prosedur
Pengelolaan Rekam Medis
7. Dokumen Dasar Rekam Medis
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
- Cara memperlancar pelayanan
pasien jika tidak membawa KIB
- Berisi data sosial pasien
- Dibuat saat pasien mendaftar jadi
pasien baru
- Perkembangan sekarang : KIUPIUP (data tersimpan selamanya
dengan sistem back-up oleh SIRS
sehingga terjamin kerahasiaan
dan keamanan data.
8. Registrasi
- Pengumpulan data pertama
kali baik di RJ/ pelayanan
lain (RI, GD, IPP)
- Proses registrasi : butiran
kegiatan petugas melakukan
pencatatan sebagai dasar
informasi pasien yang
dibutuhkan untuk
identifikasi, pengobatan
dan pembayaran
9. URJ/ IRJ/ Poli Umum
Poli Kandungan
Poli Bedah
Poli THT
PPRJ
Poli lain-lain
Bangsal Jiwa
MRI
Laboratorium
PPPP
Pendaftraran
Pasien
PPRI
Rontgen, dll
Bangsal Anak
Bangsal lain-lain
Observasi
PPGD
Kandungan,dll
Triage
11. Tugas Pokok
• Menerima pendaftaran pasien RJ
• Melakukan pencatatan pendaftaran
(registrasi) RJ
• Menyediakan formulir – formulir rekam
medis dlm folder DRM bagi pasien yg
baru pertama kali berobat (pasien baru)
& pasien yg datang pada kunjungan
berikutnya (pasien lama)
• Mengarahkan pasien ke IRJ/URJ/Poli
sesuai dengan keluhannya
• Memberi informasi tentang pely di
RS/PKM tsb
12. Fungsi
• Pencatat identitias ke form IRJ, data dasar
pasien, KIB, KIUP dan buku register pasien
• Pemberi & pencatat NRM sesuai dengan
kebijakan penomoran yg tlh ditetapkan
• Penyedia DRM u/pasien baru
• Penyedia DRM lama u/ p.lama
• Penyimpan & pengguna KIUP
• Pendistribusian DRM ke IRJ
• Penyedia informasi jml kunjungan pasien
IRJ
• Penyedia informasi pelayanan RJ yang ada
13. Dekripsi Kegiatan
• Menyiapkan form & catatan serta
NRM yg diperlukan u/ pely. Meliputi :
– KIUP
– KIB/KaPas
– Form DRM IRJ
– Bugu register pendaft pasien RJ
– Buku cat penggunaan NRM
– Tracer
– Buku ekspedisi serah terima DRM
dari TPPRJ
– Karcis pendaftaran pasien
14. • Bertanya apakah pernah berobat
sebelumnya ?
• Pelayanan pasien baru
• Pelayanan pasien lama
• Mempersilahkan pasien
baru/membayar di loket
• Pely askes disesuaikan dng peraturan &
prosedur ass penanggung biaya pely
kes
15. Pelayanan Pasien Baru
• Menanyakan identitas lengkap
• Mencatat identitas pd buku register
pendaftaran pasien IRJ
• Menanyakan keluhan utama mengarahkan
poli yg sesuai
• Menanyakan apakah ada surat rujukan ? Bila
ada, baca isinya ditujukkan kpd siapa
(diagnosa) poli yg ditujukan & tempelkan pd
form RJ
• Membuat dan Menyerahkan KIB ingatkan u/
dibawa setiap berobat
• Membuat dan Menyimpan KIUP sesuai urut
abjad
• Mempersilahkan pasien menunggu di ruang
tunggu
• Mendistribusikan DRM ke poliklinik yg sesuai
dng menggunakan buku ekspedisi
16. Pelayanan Pasien Lama
• Menanyakan terlebih dahulu
membawa KIB/tdk ?
• Bila membawa KIB, catatlah nama &
NRM pada tracer u/ diminta DRM
lama ke bag filling
• Bila tdk membawa KIB, maka
tanyakanlah nama & alamatnya u/
dicari di KIUP
• Mencatat nama & NRM yg ditemukan
di KIUP pd tracer u/ dimintakan DRM
lama ke bag filling
• Mencatat identitas pd buku register
pendaftaran pasien IRJ
17. • Setelah akhir pely kegiatan adalah :
– Mencocokkan jml pas dng jml pendapatan
pendaftaran IRJ dng kasir IRJ
– Membuat laporan harian ttg :
– Alokasi nomor RM
– Alokasi penggunaan form
– Rekapitulasi jml kunjungan pas baru & lama
18. Fungsi yang Terkait dg
TPPRJ
• Fungsi assembling alokasi
nomor, pengendalian form RM
Assembling
• Fungsi filling penyimpanan &
penyediaan DRM
• Fungsi pely pencatatan data
hasil pely klinis, serah terima
DRM ke IRJ
• Fungsi penerima pembayaran
pencocokan data jml pasien
& jml pendapatan
19. Informasi yang dihasilkan
•
•
•
•
Identitas pasien
Identitas keluarga pasien
Cara pembayaran pely
Kunjungan baru, lama &
rekapitulasi
• Grafik laporan (kunjungan
pasien & cara pembayaran)
20. Formulir, Catatan &
Laporan yang digunakan
•
•
•
•
•
KIUP
KIB
Form data dasar pasien baru
Buku register pendaftaran
Buku cat penggunaan form RM
(untuk pengendali form)
• Buku cat penggunaan NRM
• Tracer
• Buku ekspedisi serah terima DRM
21. Jaringan Prosedur
• Prosedur penerimaan &
pendaftaran pasien RJ baru & lama
• Prosedur permintaan folder DRM
u/ pas lama ke bag filling
• Prosedur pendistribusian folder
DRM baru & lama ke IRJ/Poli yg
sesuai
• Prosedur pencocokkan jml pasien
& pembayaran dng kasir RJ
22. Unsur pengendali pada
pelayanan di TPPRJ
• Diserahkannya KIB kpd pasien baru
• Dicatatanya identitas lengkap di KIB, KIUP, data
dasar, form RM pasien RJ, buku register pendaft
pasien IRJ
• Dicatatnya jumlah pemakaian form RM pada
akhir pelayanan
• Disimpannyua KIUP urut abjad
• Digunakkannya KIUP u/ mencari NRM bagi
pasien lama yg tdk membawa KIB
• Digunakannya tracer u/meminta folder DRM
lama ke filling
• Digunakannya buku ekspedisi u/ serah terima
DRM
24. Pengertian
• Instalasi Rawat Jalan (ambulatory care / outpatient care)
adalah semua pelayanan yang diberikan kepada pasien yang
tidak dirawat.
• Instalasi rawat jalan adalah suatu instalasi yang mempunyai
visi dan misi dalam menjalankan kegiatan pelayanan prima di
bidang gangguan kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan
pasien dalam pelaksanaannya yaitu antara lain :
• Melaksanakan pelayanan tepat waktu
• Melaksanakan sistem rujukan
• Melaksanakan pelayanan kepada pasien sesuai dengan
kebutuhan
• Memberikan informasi yang akurat dan tepat kepada setiap
pasien yang membutuhkannya misalnya informasi jam
praktek dokter.
• Bentuk ambulatory care antara lain :
–
–
–
–
–
Klinik spesialis bersama
Klinik kesehatan masyarakat
Klinik industri
Klinik pelayanan satu hari
Unit rawat jalan RS
25. • Jenis pelayanan ambulatory care
meliputi emergency care, outpatient
diagnostic, homecare, outpatient
surgery dan phycisian practice. Instalasi
rawat jalan dianggap penting karena :
–
–
–
–
–
Jumlah terbanyak pelayanan pasien yang
dibutuhkan di rumah sakit.
Fungsi kelanjutan pelayanan rumah sakit untuk
tindak lanjut
Pusat rujukan untuk ke institusi kesehatan lainnya
Rawat jalan adalah profit centre
Gerbang masuk pasien / citra rumah sakit
26. Tugas pokok
• Mencatat data pely klinis
•
•
•
•
•
•
•
•
Anamnesa
Pemeriksaan fisik
Pemeriksaan penunjang (lab, rontgen, EKG, EEG, dll)
Diagnosis
Therapy
Tindakan (bila ada)
Hasil akhir pely
Mencatat kegiatan pely rawat jalan
• Bbrp kemungkinan yg mungkin terjadi :
• Operasi rujukan ke OK
• Persalinan dirujuk OK Kebidanan
• Perawatan intensif ICU, ICCU, PICU, NICU
28. Deskripsi Pokok Kegiatan (1)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menerima DRM dr TPPRJ menandatangani buku
ekspedisi serah terima
Mencatat data pely klinis
1.
Hasil anamnesa
2.
Hasil pemeriksaan fisik
3.
Hasil pemeriksaan penunjang
4.
Diagnosis dengan kodenya
5.
Terapi
6.
Tindakan (bila ada)
7.
Hasil akhir pely
Membuat surat rujukan internal ke IPP (penunjang medis)
Lab, Rad, Fisioterapi, Fisiologi Medis, dll
Menempelkan hasil pemeriksaan penunjang pada DRM
Melampirkan semua form RM hasil pely dari seluruh
pemeriksaan yg ada (bila dilakukan)
Bila pasien dikonsultasikan ke dr lain maka lampirkan hasil
pemeriksaan konsultasi
29. Deskripsi Pokok Kegiatan (2)
7. Bila pasien dirawat, maka lampirkan
surat pengantar rawat inap disertai dng :
Identitas pasien
Diagnosis awal
Terapi yg sdh diberikan
Perintah terapi di bangsal
8. Bila pasien dirujuk, maka lampirkan surat
pengantar rujukan meliputi :
Surat rujukan
Form Rm yg menyatakan kemana pasien dirujuk dng
indikasi & alasan
30. Deskripsi Pokok Kegiatan (3)
9. Setelah selesai kegiatan :
Menyerahkan laporan SHRJ dan
serah terima DRM pasien
kepada bagian RM
Mencatat keg pely di URJ pd
register pely pasien RJ
Membuat laporan keg pely URJ
berdasarkan register pely
pasien RJ
10)Melengkapi data pd RM yg
blm lengkap isinya setelah
diteliti o/ fungsi assembling
31. Fungsi terkait
• TPPRJ
– Ketersediaan form pely pasien RJ
– Penulisan identitas pd form pely pasien RJ
– Kesesuaian jenis poliklinik yg dituju dng keluhan
pasien RJ
• TPPRI penerimaan & pendaftaran pasien RI
• Assembling
– Penerimaan drm pasien RJ yg tdk dirawat inap
bersama SHRJ dari fungsi URJ dengan bukti serah
terima dlm buku ekspedisi
– Penelitian kelengkapan isi data form RJ
– Pengembangan drm RJ yg isi datanya tdk lengkap
– Pengendalian drm RJ yg isi datanya tdk lengkap
– Penyediaan form,c atatan & laporan terbaru
tambahan yg diperlukan u/ pely RJ
• Filling penyediaan drm bila diperlukan o/ dr RJ
u/ mengetahui riwayat keluarga pasien yg
bersangkutan
• IPP pencatatan hasil pemeriksaan penunjang
berdasar permintaan dr
32. Formulir, Catatan & Laporan
• Formulir :
– RM yg diperoleh dari TPPRJ (pasien baru/lama)
– RJ tambahan (baru) dari assembling
– Resep
• Surat :
–
–
–
–
–
–
Keterangan sehat
Ket sakit
Ket kematian
Permintaan pemeriksaan penunjang
Rujukan
Jwbn rujukan
34. Unsur – unsur pengendalian
• Dicatatnya data hsl pely RJ
scr lengkap pd form RM RJ
• Dicatat & diserahkannya
SHRJ (bersama DRM) setiap
hari ke fungsi assembling
38. Menurut America Psychiatric Association,
Catatan
kesehatan
jiwa
harus
mencerminkan evaluasi, pengobatan dan
perjalanan penyakit pasien. Dokumentasi ini
merupakan cara komunikasi antara dokter
dengan staf yg merawat pasien. Catatan
kesehatan jiwa merupakan sumber dasar
informasi
untuk
mempelajari
dan
mengevaluasi asuhan yg telah diberikan dan
untuk menetukan pembayaran pihak ketiga.
39. Catatan kesehatan jiwa harus berisi semua informasi yg
berhubungan, dan sedikitnya terdiri dari :
1. Data identifikasi
2. Sumber rujukan
3. Alasan rujukan
4. Status hukum pasien
5. Semua persetujuan yg sesuai baik untuk admisi, pengobatan,
evaluasi atau asuhan pasca keperawatan.
6. Diagnosa fisik pada waktu admisi
7. Riwayat psikiatrik
8. Catatan pemeriksaan menyeluruh, termasuk orang lain tentang
pasien dan pendapat pasien sendiri.
9. Riwayat medis, laporan pemeriksaan fisik dan catatan semua
obat yg diberikan.
10. Diagnosa sementara berdasarkan pemeriksaan yang mencakup
penyakit yg ada di samping diagnosa psikiatrik
11. Rancangan pengobatan tertulis untuk masing-masing pasien.
