Rob Kuijpers geeft aan de hand van 6 jaar ervaring in het Westfriesgasthuis zijn visie op het EPD.

1. Werken met het EPD bij het
6 jaar ervaring
Ing. Rob Kuijpers Implementatie van een
Sr. unithoofd Informatisering Elektronisch patiëntendossier
Seminar:
Dingen waarvan u dacht
dat ze niet konden in EZIS

2. Seminar: Dingen waarvan u dacht dat ze niet konden in Ezis
Introductie Blik op Jaarlijkse
We stfriesgasthuis 6 jaar EPD Proje ct EPD e nquête
De eerste stap is gewoon beginnen…
4 5 6
CS-Maps
nu e n straks
Himss
analytics EMRAM 6
Strategie
kome nde jaren
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 2

3. – …maar niet zonder hobbels
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 3

4. Introductie
Westfriesgasthuis
middelgroot ziekenhuis in Hoorn….
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 4

5. Westfriesgasthuis
– Middelgroot ziekenhuis – cijfers 2011
• 506 erkende bedden / 358 capaciteit
• 26 specialismen/126 leden Medische Staf
• 106.282 eerste polikliniek bezoeken per jaar
• 168.907 overige polikliniekbezoeken
• 18.638 opnamen
• 1.383 fte’s (1.955 medewerkers) incl. MS
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 5

6. Situatie Westfriesgasthuis
– Poli’s in Enkhuizen en Heerhugowaard
– Samenwerking op onderdelen:
• Kaakchirurgie – MCA
• Nuges met MCA en Gemini
– Samenwerkingsverbanden:
• MCA, ZMC, WFG: Symbiant (pathologie)
• Waterland, ZMC, WFG:
– Esperanz (oncologie)
Codia (Dialyse)
– Stichting Diagnostisch Centrum
am
West-Friesland (DCWF) (HA+ziekenhuis)
– Gezamenlijk regionaal netwerk:
• ZorgRing NHN (RSP)
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 6

7. 24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 7

8. Blik op
6 jaar EPD project….
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 8

9. 24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 9

10. Strategische koers
2010
Methoden en technieken
Volledig EPD Projectmatig werken aan verbeteringen
Verbeterprojecten kwaliteit
•POWI Verbeterprojecten logistiek
•Decubitus Verbeterprojecten •Procesherinrichting
•VIM (Sneller Beter) •Werken zonder wachtlijst
2011 •MedV
NEN7510 Integrale logistiek en
capaciteitsplanning
Klanttevredenheid Kwaliteit/
IGZ audit ++ •Periodieke metingen
•Spiegelgesprekken
Veiligheid
Logistiek •Toegangstijden
•Doorlooptijden
•Betere benutting
..resources
Kwaliteitsprojecten MS
ICT-ondersteunde logistieke projecten
•Elektronisch dossier
ICT-ondersteunde kwaliteitsprojecten ICT •Elektronische ordercommunicatie
•Elektronisch voorschrijven medicatie
•Workflow
Huisartsencommunicatie
Technische infrastructuur
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 10

11. Huidige stand van zaken EPD
– EPD (basis) integraal ingevoerd
• Anamnese/decursus specifiek per vakgroep
• Alle patiënten informatie digitaal beschikbaar
– Workflow ondersteuning
• Elektronisch aanvragen en plannen
– Planningsprocessen geautomatiseerd incl. online plannen
– Meeste orders geautomatiseerd (laboratoria, radiologie, ICC’s, etc)
• Direct gekoppeld aan deelsystemen
• Elektronische overzichten of afdruk orders
• Medicatie voorschrijven en toedieningsregistratie
• Elektronische zorgprogramma-ondersteuning
– Voorzichtige start zorgpaden (mammastraat, hartfalen, MDL etc.)
• De verpleegafdeling volledig met ICT ondersteund
(verpleegkundig dossier en activiteitenplan)
• PDMS (OK, recovery, Neonatologie, CCU, ICU)
– Volledige inzage huisartsen
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 11

12. 6 jaar EPD – zomer 2006-zomer 2011
– Jaar 0 Voorbereiding (va zomer 2005)
– Conclusie jaar 0: draagvlak Medische Staf essentieel (+ 6mnd)
– Jaar 1 Dieptedossiers (SEH, MDL, Kind en Jeugd, Neurologie, Urologie)
• Conclusie jaar 1: Last van hybride situatie  basisdossier
– Jaar 2 EPD-basisdossier
Decursus/Ordercom/EVS + EMD/DCR/VD/Online plannen/Digitalisering
• Conclusie jaar 2: Tempo te laag, parkeren onderdelen
– Wat valt op:
• Overzicht verkrijgen is nieuw leerproces i.r.t. papier
• Performance essentieel
• Rekening houden met productieverlies in 1 e 3 maanden
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 12

13. 6 jaar EPD – zomer 2006-zomer 2011 (2)
– Jaar 3 Uitgekleed EPD-basisdossier + PDMS ICU
• Gelijk als Jaar 2 met dit verschil:
– EVS + EMD - beperkt tot enkele vakgroepen
– Diagnose en Complicatieregistratie - alleen landelijke lijsten
– Online plannen - even geparkeerd
• Verpleegkundig activiteitenplan
• Start met genereren brieven
• Start apparaat koppelingen
• Grote monitoren voor artsen
• Conclusie jaar 3: alle vakgroepen dossier digitaal
Klinisch, Poliklinisch, Verpleegkundig, Paramedisch
(muv oogheelk.)
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 13

14. 6 jaar EPD – zomer 2006-zomer 2011 (3)
– Jaar 4 en 5
Nieuw PACS, apparaatkoppelingen, prestatieindicatoren, EVS en
toedieningsregistratie, NoodEPD, PDMS uitbreiding Couveuse en
CCU, CSMAPS, Digitale verwijzing, Strippenkaarten
– Jaar 5
Stop uitlenen dossiers, papieren dossiers gescand,
medisch archief nu medisch archief digitaal (MADI)
• Conclusie jaar 4 en 5: voortgang en verdieping EPD
mondjesmaat
– Projecten NEN7510 en andere verplichtingen eisen veel capaciteit
– Bezuinigingsronde overheid heeft
effect op de innovatieplannen
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 14

15. EPD-dossier oogheelkunde
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 15
15

16. Gastro/endoscopiedossier
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 16

17. En dan 2011… een EPD voor iedereen
– Do’s
• Zorg voor draagvlak Medische staf – dokter in ‘the lead’
• Ziekenhuis brede denktanks
– Medisch – Verpleegkundig – (Poli)
• Vier je successen (taart, pr, trots zijn!)
– Dont’s
• Onvoldoende afgekaderde projecten
• Bang zijn om je nek uit te steken (snel anticiperen!)
• Pas op voor extra registraties (ambitie EPD-dokter ≠ dokter)
– Geniet vooral van een prachtig project!
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 17

18. Jaarlijkse
EPD enquête….
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 18

19. Bevindingen deelnemers EPD 2011
Voor- en nadelen EPD
100%
80%
60% Nadeel
40% Voordeel
20%
0%
TOTAAL MEDISCH SPECIALISTEN VERPLEEGKUNDIGEN
Voor- en nadelen EPD Voor- en nadelen EPD Voor- en nadelen EPD
100% 100% 100%
80% 80% 80%
60% Nadelen 60% Nadelen 60% Nadelen
40% Voordelen Voordelen 40% Voordelen
40%
20% 20% 20%
0% 0% 0%
2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 19 19

20. Kwaliteit & veiligheid
TOTAAL 2011
Algemene kwaliteitsbeleving
Afgenomen Geen mening TOTAAL MEDISCH SPECIALISTEN VERPLEEGKUNDIGEN
4% 6% Algemene kwaliteitsbeleving Algemene kwaliteitsbeleving Algemene kwaliteitsbeleving
100% 100% 100%
90% 90%
80% Toegenomen 80% Toegenomen 80% Toegenomen
70% 70%
Gelijk gebleven 60%
Gelijk gebleven
60%
Gelijk gebleven
60%
Gelijk gebleven
Geen mening Geen mening Geen mening
19% 40%
50%
40%
50%
40%
Afgenomen Afgenomen Afgenomen
30% 30%
Toegenomen 20% 20% 20%
71% 0%
10%
0%
10%
0%
2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011
TOTAAL 2011
Algemene veiligheidsbeleving
TOTAAL MEDISCH SPECIALISTEN VERPLEEGKUNDIGEN
Afgenomen Algemene veiligheidsbeleving Algemene veiligheidsbeleving Algemene veiligheidsbeleving
15% 100% 100% 100%
90% 90%
Toegenomen 80% 80% 80%
42% Geen mening Toegenomen
70% 70%
60% Toegenomen Toegenomen
60% 60%
9% Gelijk gebleven 50% Gelijk gebleven 50% Gelijk gebleven
40% Geen mening 40% Geen mening 40% Geen mening
Afgenomen 30% Afgenomen 30% Afgenomen
20% 20% 20%
Gelijk gebleven 10% 10%
0% 0% 0%
34% 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011
TOTAAL 2011
Overzichtelijkheid van patientinformatie
TOTAAL MEDISCH SPECIALISTEN VERPLEEGKUNDIGEN
Afgenomen Overzichtelijkheid van patientinformatie Overzichtelijkheid van patientinformatie Overzichtelijkheid van patientinformatie
100% 100% 100%
15%
90%
80% 80% 80%
Geen mening
70%
7% 60% Toegenomen
60% Toegenomen 60% Toegenomen
Gelijk gebleven Gelijk gebleven 50% Gelijk gebleven
40% Geen mening 40% Geen mening 40% Geen mening
Gelijk gebleven Afgenomen Afgenomen 30% Afgenomen
Toegenomen 20% 20% 20%
18%
60% 10%
0% 0% 0%
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam
2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009
20 20
2010 2011

21. Procesondersteuning
TOTAAL 2011 TOTAAL 2011
Ondersteuning zorgproces Gestandaardiseerd werken
Verslechterd Verslechterd
2% 2%
Geen mening Geen mening
17%
17%
Verbeterd Gelijk gebleven Verbeterd
Gelijk gebleven
57% 24% 53%
28%
MEDISCH SPECIALISTEN MEDISCH SPECIALISTEN
Ondersteuning zorgproces Gestandaardiseerd werken
100% 100%
90% 90%
80% 80%
70% 70%
Verbeterd Verbeterd
60% 60%
50% Gelijk gebleven 50% Gelijk gebleven
40% Geen mening 40% Geen mening
30% Verslechterd 30% Verslechterd
20% 20%
10% 10%
0% 0%
2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 21 21

22. Efficiency TOTAAL 2011
Doorloopsnelheid patienten
Afgenomen
9% MEDISCH SPECIALISTEN
TOTAAL 2011 Toegenomen
21%
100%
90%
Doorloopsnelheid patienten
80%
Administratieve last Geen mening
30%
70%
60%
50%
Toegenomen
Gelijk gebleven
40% Geen mening
30% Afgenomen
Gelijk gebleven 20%
10%
40%
0%
2007 2008 2009 2010 2011
Toegenomen Afgenomen
35% 35% TOTAAL 2011
Spreekuurvoorbereiding
Toegenomen
8%
MEDISCH SPECIALISTEN
Gelijk gebleven Spreekuurvoorbereiding
12% Afgenomen 100%
23% 90%
Gelijk gebleven 80%
70%
25% 60%
Toegenomen
Gelijk gebleven
Geen mening 50%
40% Geen mening
30%
5% Geen mening 20%
Afgenomen
10%
57%
0%
2007 2008 2009 2010 2011
MEDISCH SPECIALISTEN
Administratieve last
100% TOTAAL 2011
90% Doorlooptijd maken patientenbrief
Toegenomen
80% 9%
70% Gelijk gebleven MEDISCH SPECIALISTEN
Toegenomen 9%
60% Doorlooptijd maken patientenbrief
50% Gelijk gebleven Afgenomen
100%
90%
26% 80%
40% Geen mening 70%
Toegenomen
60%
30% Afgenomen 50% Gelijk gebleven
40% Geen mening
20% Geen mening 30% Afgenomen
20%
10% 56%
10%
0%
24 januari 2013
0%
2007 2008 2009 2010
Seminar Furore Amsterdam
2011
2007 2008 2009 2010
22 22
2011

23. ICT
TOTAAL 2010
Gebruikersvriendelijkheid
TOTAAL 2011 Geen mening
3%
Onvoldoende
10%
MEDISCH SPECIALISTEN
Gebruikersvriendelijkheid
Snelheid van het systeem 100%
90%
Geen mening Goed
80%
70%
31% Goed
3% 60%
50% Voldoende
40% Geen mening
Voldoende
30% Onvoldoende
56% 20%
Goed 10%
0%
14% 2007 2008 2009 2010 2011
Onvoldoende
27%
TOTAAL 2011
Voldoende Beschikbaarheid van het systeem
56% Geen mening
Onvoldoende MEDISCH SPECIALISTEN
7%
3% Beschikbaarheid van het systeem
100%
90%
80%
Goed 70%
Goed
24% 60%
50% Voldoende
40% Geen mening
30% Onvoldoende
Voldoende 20%
MEDISCH SPECIALISTEN 66% 10%
0%
Snelheid van het systeem 2007 2008 2009 2010 2011
100%
90%
80%
70%
Goed
60%
50% Voldoende
40% Geen mening
30% Onvoldoende
20%
10%
24 januari 2013 2007
0%
2008 2009
Seminar Furore Amsterdam
20102011
23 23

24. Veranderingsbereidheid
TOTAAL 2011 TOTAAL 2011 TOTAAL 2011
Ervaring ontwikkeling EPD EPD geleid tot (meer) enthousiasme
Niet leuk, mee
Nee
Wil terug naar papierendossier
stoppen Ja
0% 8% 2%
Niet leuk, maar
noodzakelijk
14%
Inspirerend,
maakt het werk Neutraal
leuker Ja 33%
46% 59%
Neutraal
Nee
40%
98%
MEDISCH SPECIALISTEN MEDISCH SPECIALISTEN MEDISCH SPECIALISTEN
Ervaring ontwikkeling EPD EPD geleid tot (meer) enthousiasme Wil terug naar papierendossier
100% 100% 100%
90% 90%
80% Inspirerend, maakt het werk 80% 80%
70% leuker 70%
60% Neutraal 60% Ja 60%
50% 50% Nee
Neutraal
40% Niet leuk, maar noodzakelijk 40% 40% Ja
(onontkombaar) Nee
30% 30%
20% Niet leuk, mee stoppen 20% 20%
10% 10%
0% 0% 0%
2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 24 24

25. te·vre·den (bijvoeglijk naamwoord, bijwoord) 1 niet meer begerend; voldaan
zeer belangrijk
En wat ook
en plezierig is?
Tevreden medewerkers.
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 25

26. 4 CS-Maps
Nu en straks….
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 26

27. CS-Maps
– Dashboard en werklijst in één:
• gehele afdeling in dynamische plattegrond afgebeeld
• zien welke acties nog uitgevoerd moeten worden rondom
– patiënten, bedden en kamers
• acties worden ‘just in time’ op de Map getoond
– te starten vanuit deze plattegrond
– relevante registraties direct in de juiste dossiers opgeslagen
– Goed voor het halen van PI’s
– Gebruikers zijn enthousiast (nog steeds)
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 27

28. CS-Maps Chirurgie kliniek (CS-Ezis)
Op de verpleegafdelingen hangt een ‘read-only’ scherm in de teampost. Het werk in CS-Maps
wordt gedaan op de werkplekken/COW’s
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 28

29. CS-Maps SEH (CS-SEH)
Op de SEH wordt binnen het maps-scherm gesleept met de patiënten naar de betreffende kamers.
De SEH heeft geen aparte cs-map voor de werkplek/COW, maar doen alles vanuit de centrale cs-map
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 29

30. CS-Maps – Dialyse (CS-Dialyse)
Op de dialyse verslepen ze de patiënten niet, dit heeft gevolgen voor de opname registratie en
daarmee eventueel ook voor de PDMS-registraties
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 30

31. CS-Maps nabije toekomst
– Met RFID-tag kunnen
volgen van
• Apparatuur (zoals bijv.
infuuspompen)
• Patiënten?
• Personeel?
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 31

32. 5
Himss
Analytics EEmrAM 6….
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 32

33. European EMR Adoption Model
Speerpunten beoordeling Stage 6
• Volledigheid gestructureerd EPD
• Beschikbaarheid (intern/extern) van patiënt
informatie
• Relatie tot protocollen en signalering
• Zorgpaden
• Closed loop medication
Benchmarking
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 33

34. 6
Strategie
Komende jaren….
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 34

35. ICT-doelstellingen 2013 – 2016
– Op basis van de Strategische Koers, recente regionale
ontwikkelingen en de jaarlijkse ICT-enquête is in dit
onderzoek een vijftal ICT-doelstellingen geformuleerd
voor het ziekenhuis:
• Veiligheid voorop
• Patiënt tevreden
• Doelmatig zorgproces
• Samenwerking in de regio
• Werkbaar voor de professionals
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 35

36. ICT-doelstellingen 2013 – 2016
– Veiligheid voorop
• ICT inzetten om de patiëntveiligheid te vergroten door
geautomatiseerde controles en alarmeringen.
– Patiënt tevreden
• ICT aanwenden om de patiënttevredenheid te verhogen: de
patiënt beter informeren en meer regie in het zorgproces.
– Doelmatig zorgproces
• ICT mede inzetten om te streven naar maximale doelmatigheid
van het zorgproces en financieel gezond blijven.
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 36

37. ICT-doelstellingen 2013 – 2016
– Samenwerking in de regio
• De toegenomen samenwerking met het Waterlandziekenhuis
en het Zaans Medisch Centrum vragen om een strategie
waarbij het gebruik van één gezamenlijk EPD hoge prioriteit
krijgt. Ook de heroriëntatie van de huisartsen op hun
geautomatiseerde ondersteuning biedt ICT-kansen op een
betere gegevensuitwisseling tussen huisartsen en ziekenhuis.
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 37

38. ICT-doelstellingen 2013 – 2016
– Werkbaar voor de professionals
• De ICT-enquête onderstreept de tevredenheid van de
gebruikers over het EPD, maar vraagt ook aandacht voor het
ontlasten van de professionals in de alsmaar toenemende
administratieve taken.
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 38

39. Toekomstblik 2013-2016
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 39

40. Vragen?
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 40

41. Dank voor uw aandacht!
24 januari 2013 Seminar Furore Amsterdam 41
Sint Jans Gasthuis 1563 Westfriesgasthuis 2003