HR aspects in (out)sourcing

1. HR ASPECTEN BIJ
UITBESTEDINGEN

2. Agenda
• Welke fasen onderscheiden we bij
uitbestedingen?
• Belangrijke HR aspecten per fase.
• Transitie: factoren die een rol spelen
bij de overgang van de medewerkers
• De aanpak van AjnaFactory kiest het
medewerkerperspectief als basis.
• Wat AjnaFactory voor u kan
betekenen.

3. Procesfasen Uitbesteding
Contract
Sourcing Due
Selectie onderhan- Transitie
Strategie Diligence delingen

4. Sourcing Strategie
• Consequenties voor medewerkers per sourcing-optie
• Is ARD/WOO van toepassing?
• Wat is de scope? Op welke medewerkers is het van
toepassing?
• HR evaluatie:
– Wie doet wat?
– Beoordelen employabiliteit
– Arbeidsvoorwaarden en kosten
• Wat zijn de HR beperkingen?
• Definieer transitie-strategie (ontheching/integratie)
• Adviesaanvraag voor de voorgenomen sourcing
• Communicatieplan in grote lijnen
• Communicatie: informeer medewerkers

5. Selectie
• Wat willen we van de inbesteder weten? En waarom?
• Welke vragen stellen we in de RfI/RfP (RfQ)?
• Hoe beoordelen we de inbesteder?
• Hoe zwaar wegen de HR-aspecten?
• Welke aspecten wegen het zwaarst:
– Kosten?
– Arbeidsvoorwaarden?
– Werkgelegenheid?
– Garanties?
– Ontwikkelmogelijkheden?
– Begeleiding en ondersteuning?
– Etc.
• Rollen en verantwoordelijkheden: business/HR/OR
• Communicatieplan is klaar.
• Communicatie: informeer medewerkers

6. Due Diligence
• Welke informatie willen we beschikbaar stellen? En
waarom?
• Wie zorgt voor het beschikbaar komen van de informatie?
• Hoe willen we de informatie beschikbaar stellen?
• Welke vragen van de inbesteder beantwoorden we (nu)
niet? En waarom?
• Rollen en verantwoordelijkheden: het HR team voor de
uitbesteding is geformeerd:
– Arbeidsrechtspecialist (juridisch adviseur)
– Arbeidsvoorwaardenspecialist
– Salarisadministrateur/comp&ben specialist
– Pensioenspecialist
– Vakorganisatie-onderhandelaar
– Contract-onderhandelaar
– Communicatie-specialist
• Bepaal de kosten voor onthechting/integratie
• Tranisitieplan is klaar (onthechting en integratie)
• Communicatie: informeer medewerkers

7. Contract-onderhandelingen
• Start onthechting en integratie
• Bereid ook de latende organisatie voor!
• Bepaal waarden en kosten van de betrokken medewerkers.
• Bepaal employabiliteit bij de inbesteder.
• Adviesaanvraag OR.
• Onderhandelingen met inbesteder over:
– Juridische overgang
– Arbeidsvoorwaarden-overgang (inclusief pensioen)
– Buitenwettelijke afspraken
– Kosten
– Garanties: werkgelegenheid? Terugkeer?
– Hercontractering (tweede generatie outsourcing)
• Onderhandelingen met vakbonden (arbeidsvoorwaarden).
• Communicatie: informeer en betrek medewerkers

8. Tekenen contract Ingang contract
Emotioneel
 Omgaan met weerstand
 Omgaan met angst en
onzekerheid
 Start Transfer-Programma
 Start voorbereiding integratie: Organisatie
medewerkers
 Start voorbereiding integratie:
ontvangende unit:  Kennismaken nieuwe locatie
o Management  Kennismaken nieuwe
o Collega’s werkplek
 persoonlijke aandacht  Nieuwe HR manager
 voorbereiding nieuwe cultuur  Nieuwe manager
 de do’s en don’ts, vooral de  Nieuwe Way of Working Hygiëne
onbeschreven
 Start Individueel
 van interne naar externe Ontwikkelplan (POP)
leverancier
 Uitnodiging eerste  Correcte overgang
 van kostenpost naar kernactiviteit werkoverleg arbeidsvoorwaarden

Transitie:
Correcte salarisstrook
 Welkomstactiviteit
 Correcte overgang
onthechting en integratie 
personeelsdossier
Introductieprogramma
 Toegangsbadge; emailaccount,
etc.

9. Onze aanpak
Het is aan te bevelen om vanaf het begin het
medewerkerperspectief in uw strategie en
veranderproces mee te nemen.
Onze aanpak hiervoor is ontwikkeld rond de
“3 C’s”: Cultuur, Communicatie en Coaching

10. De 3 C’s: Cultuur
• Cultuur
Onze aanpak is gericht op de perceptie van cultuur. We
maken inzichtelijk hoe die perceptie tot stand komt en
dus beïnvloed kan worden. We kijken naar de aspecten
die weerstand veroorzaken en werken aan
bewustwording van wat weerstand met onszelf, met
onze ziel, met ons gevoel van geluk doet. Onze aanpak
ondersteunt de medewerkers in hun proces naar
veranderbereidheid en maakt ze bewust van hun eigen
verantwoordelijkheid hierin.

11. De 3 C’s: Communicatie
• Communicatie
Communicatie dient, in onze visie, plaats te vinden
vanuit het perspectief van de medewerker. Het gaat
hierbij om het creëren van betrokkenheid, zodanig dat
een medewerker zich verbonden voelt met het
veranderproces. In onze aanpak is “communicatie”
gericht op het wegnemen van twijfel, onzekerheid en
angst en het (her)krijgen van vertrouwen.

12. De 3 C’s: Coaching
• Coaching
Afscheid nemen van het vertrouwde (onthechten) en
zich thuis gaan voelen in het nieuwe (hechten) zijn twee
elementen in het veranderproces van individuen waarbij
begeleiding gewenst is; zeker als het gaat om een
verandering die niet vrijwillig gekozen is, maar door
“een ander” (bijv. de werkgever) opgelegd wordt. In
onze visie heeft het goed afscheid nemen van het
vertrouwde een significant positief effect op het zich
thuis gaan voelen bij het nieuwe. Onze aanpak is
gebaseerd op het gedachtegoed van LifeCoaching,
geïnspireerd door de positieve psychologie (de weg naar
geluk). De begeleiding van medewerkers vindt zowel
collectief als individueel plaats.

13. HR consulting (out)sourcing
AjnaFactory adviseert over alle HR aspecten die een rol spelen
bij uitbestedingen en andere strategische sourcing vraag-
stukken: juridisch, organisatorisch en emotioneel.
Met Sourcing wordt bedoeld:
• Het verplaatsen van activiteiten naar leveranciers;
bijvoorbeeld het uitbesteden van IT-activiteiten aan IT-
leveranciers.
• Het verplaatsen van activiteiten naar een Shared Service
Center; bijvoorbeeld klantencontact-activiteiten; HR-
activiteiten of de financiële administratie.
• BPO (Business Process Outsourcing); bijvoorbeeld HR-
processen of administratie-processen worden
ondergebracht bij een gespecialiseerde organisatie.
• Off Shoring, nearshoring, closeshoring: activiteiten worden
verplaatst naar een andere regio, een ander land of een
ander continent (lage(re) lonen-gebieden).

14. HR consulting (out)sourcing
AjnaFactory verzorgt advies, coaching en training op het
gebied van:
• Relevante wetgeving (Aquired Rights Directive, Wet op
Overgang Ondernemingen).
• Het definiëren, plannen, faseren en uitvoeren van HR-
projecten, zoals:
– Het arbeidsvoorwaarden-project (rol van vakbonden)
– Het communicatie-project
– Het transitie-project
– Het OR-advies-project
• Emotionele aspecten, zoals het afscheid nemen van het
bekende (rouwproces) en de integratie in de nieuwe
organisatie (onzekerheid, angst).

15. Lilian Smits
06-53414181
lilian@ajnafactory.nl
www.ajnafactory.nl