Terug en vooruitblik van het project management office als vakgebied.

1. Trends in PMO vakgebied
Mertine Middelkoop
20 februari 2013

2. Agenda
2 Trends in PMO vakgebied
Titel 1
PMO vakgebied terugblik
PM solutions survey
Trends

3. De PMO-er en de Babylonische spraakverwarring
3
Project secretaris
Manager Project Beheersing
Trends in PMO vakgebied

4. De PMO-er en de Babylonische spraakverwarring
4
Project secretaris
Manager Project Beheersing
Helaas blijft dit nog wel zo.
In Nederland verstaan veel mensen
iets anders onder PMO dan in
Engeland of Amerika.
P3O spreekt ook van PMO voor
diverse soorten van PMO’s en
functies
Trends in PMO vakgebied

5. Steeds meer vakliteratuur

6. Het PMO vakgebied is 3 dimensionaal
Organisatie-, Taak- en Mens niveau
Controle
Richting
Support
6
Junior
Medior
Senior
Portfolio
Programma
Project
Trends in PMO vakgebied

7. 1. PMO in welk gebied?
7
Directie (met CPO)
Portfoliobureau
Programmamanager
Project A Project B Project C
Programmabureau
Team b.1Team a.2Team a.1 Team b.2 Team c.1 Team c.2
Projectbureau
CentraalPMOénexpertisecentrum
Projectbureau
Trends in PMO vakgebied

8. 2. Voor welke project processen?
8 Trends in PMO vakgebied

9. 2. Wat doe je voor die project processen?
Controle
Richting
Support
9 Trends in PMO vakgebied

10. 2. Controle - PMO politie valkuil !
10
Controle
Richting
Support
Trends in PMO vakgebied

11. 3. De mens
Wat voor soort PMO – er ?
11 Trends in PMO vakgebied

12. 3. IPMA competentie gebieden
(zie zwart kader)
12 Trends in PMO vakgebied

13. 13 Trends in PMO vakgebied
3. Projectmanager en PMO-er zitten in dezelfde
business, maar …
… met andere competenties.
Een toprestaurant met ster moet
twee zaken op orde hebben:
- Een goede kok, en
- Een goede gastheer/-vrouw/sommelier.
Beiden moet vertrouwen hebben in
elkaar en zaken durven los te laten.

14. 3. … hebben verschillende aandachtsgebieden
Projectmanager: focus op
Primaire aandacht op delivery van
projectdoelen/producten
Externe focus
Stakeholder management
Grote lijnen
Afstemming werkzaamheden met
opdrachtgever / stuurgroep
Verantwoordelijk voor planning,
control & budget
PMO-er: focus op
Primaire aandacht op borging van
projectproducten
Interne focus
Team- en lijncommunicatie
Detaillist
Afstemming werkzaamheden met
projectmanager
Doet checks op: Volgt project de
governance van het bedrijf?
Is project compliant?
14 Trends in PMO vakgebied

15. 3. IPMA-PMO interesse groep heeft taken en
competenties in kaart gebracht.
15 PMO visie en proposities

16. 3. Steeds meer trainingen voor PMOers
IPMA-PMO heeft PMO trainingen in kaart gebracht
16 Trends in PMO vakgebied

17. 17 Training: Een praktische PMO
Reclame blok: Praktische PMO training KPN consulting
We gebruiken een mix aan bouwblokken & leervormen per proces / functie
Theorie (korte opfris)
Expert webcast praktijkPersonal toolkit
Voorbeeldn
Oefenen
Templates,
checklisten

18. PM solutions survey
18
Titel 1
1 Survey conclusies
2 Uitdagingen
Trends in PMO vakgebied

19. 2012 PMO survey
2012 survey PM Solutions (maart 2012)
554 respondenten
• 70% USA
• 12% Europe
Veel bedrijven hebben inmiddels PMO
(Amerika)
Van diegene die geen PMO hebben
is 40% zich aan het oriënteren op PMO
implementatie
Grootste groei nu in kleinere organisaties
Bestaan gemiddeld nu 3 jaar
5% projectbudget naar PMO (3 – 25%)
Gemiddeld 7 mensen
5 dagen per jaar PMO staf training,
10 jaar project management ervaring

20. Organisaties die succesvolle project leveren .. ..
hebben PMO’s die:
Projecten alignen met business doelen
(portfolio & benefits management)
Doen aan resource planning & forecasting
Meer projectmanagers managen & deze
rapporteren aan PMO
Verzorgen zelf trainingen aan de project
organisatie (kennis herbruik)
Zijn continue bezig met monitoren & verbeteren
van alle project, programma en portfolio
processen organisatie breed.
Dubbel budget hebben t.o.v. laag presterende
PMO’s. Bestaan 4 jaar. Hebben veel
verantwoordelijkheid.

21. Uitdagingen van PMO’s komende tijd
21
Toegevoegde waarde bewijzen en verzilveren
Hoe groter de capaciteit van het PMO
hoe kleiner de kans dat de waarde niet gezien wordt
Verbeteren van resource planning & forecasting
Consistente levering van gedefinieerde processen
Implementeren / verbeteren core project management
processen (gehele governance)
Implementeren / verbeteren van performance metingen,
analyse, tooling, benefits tracking
Trends in PMO vakgebied

23. Trends
23
Titel 1
1 Rollen PMO
2 Projectmanager
3 Meer Virtueel werken
4 PMO als expertise centrum
5 Agile PMO
Trends in PMO vakgebied

24. 1. PMO rol:
Van project administratie naar ….
24
organisatie
• Communicatie
• Planning
• Resource mgt
• Project setup &
closure
Reporting
• Risk management
• Issue management
• Change mgt
• Informatie & conf
mgt
• Finance
• QA
• Transitie mgt
Project secretariaat

25. 2. En de PM?
Complexere projecten & Programma’s
Meer tijd voor stakeholder management en communicatie, waardoor kans
op slagen project vergroot wordt

26. 3. Virtual Project teams en PMO’s
26
People:
• Trust & zelfstandigheid
• Communicatie van rollen,
verantwoordelijkheden & verwachtingen
• (klein en betrokken) Team
Proces:
Technology:
Onafhankelijk van:
• Tijd
• Locatie
• Organisatie
Trends in PMO vakgebied

27. 27
Een Cultuur Perspectief
Coachende leiders
in plaats van
Managers
Flexibiliteit en vrijheid
Werk versus privé
Bereikbaarheid
en beschikbaarheid
Controle versus
vertrouwen
Openheid en
transparantie
Aanwezigheid versus
resultaat
Zelfvertrouwen
en zelfsturing
Ratio versus geloven in
ieders kracht
Angst versus lef
en passie
Verbinden en
samenwerken

28. 3. Virtual Project teams en PMO’s
28
People:
• Trust
• Communicatie van rollen, verantwoordelijk-
heden & verwachtingen
• Team
Proces:
• Communicatie plannen
• Informatie en configuratie afspraken
• Quality monitoring
Technology:
• Collaboration
• Communicatie middelen
Trends in PMO vakgebied

29. 29
3. Alle collega’s en partners zijn wereldwijd
met elkaar verbonden

30. 4. PMO als expertise centrum
30
Planner
Reporting
Resource
manager
Secretariaat /
administratie
Risico
manager
Project
Controler
Communicatie
manager
Quality officer

31. 31
4. PMO neemt voortouw in delen van informatie;
leren en informeren -> Online & Training
Kennis in documenten
en mensen

32. 5. Agile (bijvoorbeeld Scrum)
32
Agile = iteratief (herhalend) Voordelen:
• Overzichtelijk
• Snel aan de slag
• Verkleining van risico’s
• Niet pas testen in laatste fase (hogere
kwaliteit, groter operationele bewustzijn)
• Grotere betrokkenheid klanten / gebruikers

33. 5. Agility
33
Collectief gebruik van
intelligentie
Continue
Her configureren
van processen
Intensief gebruik
Nieuwe technologieën
Lean BPM
NICT
Agility
Elimineren van
processen die niets
toevoegen
Proces verbeteringen
door permanent PMO
New ICT
Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden op
basis van kennis/expertise i.p.v. functies

34. 5. Agility PMO uitdagingen
34
Run het PMO als een Scrum team:
• Snel en flexibel kunnen schakelen
• Elimineer processen die niets toevoegen
Ondersteun en empower scrum teams:
• Training, coaching,
• Onderhouden van consistentie tussen de scrum teams
• Competenties van scrum master lijken op die van PMO-er
Maak corporate governance zichtbaar:
• Herdefinieer waterval processen
• Verminder zware sign-off
• Focus op halen business baten i.p.v. betekenisloze deadlines
(benefits management)
Portfolio management:
• Split grote projecten
• Verminder werk in uitvoering

35. 5. Agile PMO tools
35
PMO reporting:
• Reduceer rapportages (death by excel)
• Definieer en verzamel zinvolle metingen
Tools:
• Implementeer flexibele PPM tool
• Stel collaboratie (samenwerking) tools beschikbaar
Trends in PMO vakgebied

36. 36
Het iteratief laten zien van praktische toepasbaarheid
en directe waarde vergroot de acceptatie PMO
ONWETENDHEID
WEGNEMEN
ONBEGRIP
WEGNEMEN
ONKUNDE
WEGNEMEN
VERANDERING
VAN GEDRAG
Help project medewerkers
zelf ervaren wat de
toegevoegde waarde van
PMO is.
Hier beginnen
projecten te
renderen
Trends in PMO vakgebied

37. Contact:
Twitter: @dePMOer
Pinterest:
http://pinterest.com/depmoer/
Blog:
http://PMOportal.blogspot.com
Mertine.middelkoop@kpn.com

38. 38
Bedankt voor uw aandacht
Trends in PMO vakgebied
http://www.kpn.com/corporatemarket/consulting/kennis-en-
oplossingen/project-en-programmamanagement.htm