De sprekers tijdens de kennissessie Contractmanagement gedurende TOPSHELF Open zijn: Allard van Veelen (Market Development Manager, Ricoh) verzorgt het openingswoord. Dick van der Meer (Eigenaar en Consultant bij Mercante Consulting) spreekt over ‘Trends en ontwikkelingen’ van Contractmanagement. De presentatie ‘Ketenintegratie en Supplier Relation Management’ wordt verzorgd door John Veldhoen (Voorzitter NEVI Kring Zuid). De ervaringen uit de praktijk komen van Richard de Groot (Contract & Vendor Manager bij Mammoet Holding BV) en Erik Trapman (Manager IT&S Bedrijfsbureau bij Quion (Onderdeel van De Hypotheker)).

1. Contract
management
Welkom
19 juni 2013
Allard van Veelen
26/06/2013 1

2. Agenda
 Welkom
26/06/2013 2
 12:45 – 13:15 Trends & Ontwikkelingen
Dick van der Meer, Mercante
 13:15 – 14:00 Ketenintegratie & Supplier Relation Management
John Veldhoen, Nevi
 Afsluiting
 Sportieve wedstrijd & Borrel
 14:00 – 14:15 Pauze
 14:15 – 15:00 En nu de praktijk!
Erik Trapman & Richard de Groot, Quion

3. Trends &
Ontwikkelingen
19 juni 2013
Dick van der Meer, Eigenaar Mercante Consultant
26/06/2013 3

4. Agenda
 Contractmanagement (= CM) in de loop der jaren
 Contractmanagement als proces
 Verantwoordelijkheden CM
 van Inkoop naar Contract tot betaling
 Visie CM 2021
26/06/2013 4

5. Definitie CM 1998
26/06/2013 5

6. Definitie CM 2011
26/06/2013 6

7. Definitie CM LinkedIn Group
26/06/2013 7

8. Geschiedenis en verder
26/06/2013 8need2have  nice2have
Bron: Contractmanagement

9. Trends & Ontwikkelingen
Algemeen
 Globalisering
 Digitalisering
 Automatisering
 Ergonomie
26/06/2013 9

10. Wat gebeurt er rond het contract?
Geschiedenis in stappen van 7 jaren vanaf 1986
1986 – 1993 Typemachines weg, iedereen faxt, intrede pc
Contracten verspreid over kasten, bureaus, etc.
Overzicht in register, soms in maatwerksoftware
1993 – 2000 Contracten enigszins geïnventariseerd, gerubriceerd
Spreadsheet, algemeen toepasbare software
Angst voor internet en web-versies: wie kijkt mee?
2000 – 2007 Van geïnstalleerde programma’s naar “web-based”
Keuzemogelijkheden vergroten: CM centraal of decentraal?
Over grenzen van afdelingen, werkmaatschappijen, landen
Meeste CM-systemen linken naar gescand contract e.d.
2007 – 2014 CM-webapplicaties volwassen, aantal neemt sterk toe
Meer aandacht voor contracten in AO: Standaardisatie
Integrale CM-implementaties blijven bijzonder
26/06/2013 10
Wat
gebeurt
er
rond
het
fysieke
contract

11. CM als proces
 Sluiten van contracten (specificeren, selecteren en contracteren).
– Het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden over
toekomstige prestaties.
 Registreren van contracten (contract zelf of informatie daaruit/-over).
– Het vastleggen en borgen van de gemaakte afspraken, termijnen, ed.
 Beheren van contracten bij wijzigingen (ook wel monitoring).
– Het zorgdragen dat de juiste prestaties, met de juiste kwaliteit, op het juiste
moment, op de juiste plaats en met de juiste hoeveelheden worden gerealiseerd
 Bewaken van bijv. data in het contract (tijdig opzeggen of verlengen).
– Naleven van de gemaakte afspraken en borging hiervan.
 Beëindigen van contracten.
– Op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment en manier
– Inachtneming van bewaartermijnen, contracten vernietigen
26/06/2013 11
Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer

12. CM als vereenvoudigd proces
26/06/2013 12
Afsluiten
Contract
Registratie
Contract
Contract
beheer
Bewaking
Beëindiging
?
Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer

13. Wie is er verantwoordelijk?
 Voor het bestaan, instandhouding, coördinatie van CM:
– Directie ondersteund door Contractcoördinator of Contract Coördinatie
Team
 Voor het bestaan en de inhoud van het contract:
– Contractverantwoordelijke
 Voor de check op juridische positie, risk en compliance:
– Juridische afdeling
 Voor (termijn)bewaking:
– Contractbeheerders
26/06/2013 13

14. Bestellen
Contract  Inkoop  Betaling
Ontvangst
& Invoer factuur
Match
met order
Goedkeuren
Factuur
Betaalbaar
stellen
Specificeren
(wat)
Selecteren
(wie)
Contracteren
(hoe)
Bestellen
Opstellen
Concept
Beoordelen Authoriseren
Vastleggen
&
Registreren
Bewaking Beëindiging
Contractmanagementproces
Bewaken Nazorg
Strategisch inkoopproces
Uitvoeren
Factuurproces
Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer & Strategisch Inkopen, Arjan van Weele

15. Visie: CM 2021
26/06/2013 15

16. Dank u voor uw aandacht!
Vragen?

17. Ketenintegratie
&
Supplier relation
management
19 juni 2013
John Veldhoen, Voorzitter Nevi Kring Zuid
17

18. Agenda (Voorstel onder voorbehoud)
 Strategievorming
 Relatiekenmerken en -typeringen
 Succesfactoren binnen samenwerking
 Ontwikkeling van de samenwerking
26/06/2013 18

19. Relatiekenmerken en -typeringen

20. Relatiekenmerken en typeringen
 Bestaat er een (gemeenschappelijk) belang voor
samenwerking?
26/06/2013 20
Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
]

21. Succesfactoren binnen samenwerking

22. Succesfactoren binnen samenwerking
 Verwachtingen
 Vertrouwen
 Commitment
 Vertrouwen vs. Afhankelijkheid
26/06/2013 22Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

23. Vormen van vertrouwen
 Initieel vertrouwen
 Cognitief vertrouwen
 Affectief vertrouwen
26/06/2013 23Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

24. Mate van afhankelijkheid
 Omvang van de relatie
 Concentratiegraad
 Beschikbaarheid andere leveranciers
 Hoogte van relatie specifieke investeringen
(switching costs)
26/06/2013 24Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

25. Persoonlijke motieven en doelstellingen
 Kennis en vaardigheden
 Persoonlijke relatie uit eerdere samenwerking
 Sociale omgeving
26/06/2013 25Version: [1.0] John Veldhoen NEVI

26. Ontwikkeling van de samenwerking

27. Dank u voor uw aandacht!
Vragen?

28. Contract
management
Ervaringen uit de praktijk
19 juni 2013
Richard de Groot & Erik Trapman
28

29. Quion en Richard de Groot CM2

30. Agenda
 Quion: Wie zijn wij? Wat doen wij?
 Waarom Contractmanagement binnen Quion?
 Van toen naar het heden
 Wat heeft het opgeleverd?
 Lessons learned
3026/06/2013

31. Klanten, Track record & portefeuille
31
Quion Groep26/06/2013

32. Blauwtrust B.V.
Blauwtrust Groep B.V.
De Hypothekers
Associatie B.V.
Quion Groep B.V.
Quion Hypotheek
bemiddeling B.V.Hypotrust
Quion Hypotheek
begeleiding B.V.
Quion Services B.V.
Hypotrust Groep B.V.
Stichting
Aandelenkapitaal Quion
Escrow B.V.
Quion Escrow B.V.
Organisatiestructuur
32
Quion Groep
1970
1985
1993
2002
2010
26/06/2013

33. Waarom CM binnen Quion?
 IBM operationele leasecontract vergeten op te zeggen
 Het in kaart brengen van al de bestaande contracten.
 Om de efficiency en de toegankelijkheid te verbeteren zorg dragen voor een
nieuwe registratie en onderhoudstool voor al de contracten.
 Voorkomen dat er nog ICT contracten worden afgesloten buiten de Service
en Contract Manager om.
 Onderzoek ontbrekende contracten en/of conflicten tussen contracten
onderling.
 Centrale opslag contracten realiseren of perfectioneren.
 Onderzoek marktconformiteit bepaalde contracten. Sterke afwijkingen zullen
resulteren in het starten van onderhandelingstraject of het beëindigen van
het contract.
Gesitueerd binnen ICT. Gericht op inkoop ICT-licenties en contracten
3326/06/2013

34. Situatie op 01-06-2009
 Bussiness en ICT onbewust over # licenties
 Overzicht toen?
– Looptijden, bedragen ontbraken
 Sommige contracten ontbraken
 Wijze van boeken bij Accounting?
– Kosten vs investering
– Hebben we budget?
• Niet in control
• Veel leveranciers
3426/06/2013

35. Van toen naar heden – Een stukje theorie
35
Gecontracteerde
diensten
Benodigde
diensten
Geleverde
diensten
1) IRRELEVEVANT
Afgesproken
Niet geleverd
Niet nodig
2) IN GEBREKE
Afgesproken
Niet geleverd
Wel nodig
3) ACHTERHAALD
Afgesproken
Wel geleverd
Niet (meer) nodig
4) FRICTIE/ KANS
Niet afgesproken
(Nog) Niet geleverd
Wel nodig
6) OVERBODIG
Niet afgesproken
Wel geleverd
Niet (meer) nodig
5) WEGGEVERS
Niet afgesproken
Wel geleverd
Wel nodig
Bron: J v. Beckum, Contractmanagement voor IT op basis van CATS
26/06/2013

36. Van toen naar heden - Situatie 31-12-2012
• Overzicht met stuurinformatie
• Minder stress en werkdruk
• Meer bewustzijn bij business
• Grip op de contractlooptijden
• Minder leveranciers
• Veel uit rol van Lev. vs Klant gestapt
• Meer bewust van risico’s door Juridische Zaken
• Betere communicatie tussen Accounting en ICT
• Actuele managementinformatie (KPI) over de
contracten
3626/06/2013

37. Van toen naar heden – Acties
 Overtollige “lucht“ binnen contracten verwijderd;
 Offerteproces aangepast
– Tendering van Nieuwe aankoop & Renewals;
 Onaangekondigde prijsindexaties bezwaar maken;
 3 Excel sheets (2012)---NU---(2014) voor overzicht gemaakt;
 Reservepotje voor “wisselgeld” geïntroduceerd;
 Contractenagenda in Outlook ingevoerd;
 Meer producten/diensten per leverancier onderbrengen;
– Is goed om scherpere prijsafspraken te maken
– Goed voor overzicht en relatie
 JZ aangehaakt voor risico;
– Fenit / Inkoopvoorwaarden / Intell.eigendom
 Spreadsheet wordt nu dagelijk actueel gehouden! 3726/06/2013

38. Vervolgstappen?
 Proces Borgen
– op bv besparingen, prijzen, condities en prestaties
 Proces Bewaken
– Binnen eigen organisatie, richting leveranciers
– Naleving & opvolging nu gestandaardiseerd
 Processen Integreren
 Processen Automatiseren
– Bv middels een contractmanagementsysteem
3826/06/2013

39. Lessons Learned
 Looptijd en opzegtermijnen zijn te verkorten. Maak het
vóór de opzegtermijn bespreekbaar;
 Leg het contract op tafel en manage dat actief;
 Vooraf bepalen 1 of 3 jr. contract en daarna telkens 1
maand looptijd icm 1 maand opzegtermijn;
 Probeer uit de verhouding leverancier & klant te
stappen. Maak dit bespreekbaar met de leverancier;
 Alles is bespreekbaar zolang het maar over de inhoud
gaat;
3926/06/2013

40. 26/06/2013 40

41. Afsluitende woorden
 Laatste vragen voordat we Tennis gaan kijken.
 Laatste mededelingen
 Wie kunt u aanspreken tijdens de borrel?
26/06/2013 41

42. 26/06/2013 42