Goed Contractmanagement (CM) verdient zichzelf terug is vaste overtuiging van veel (inkoop)managers. Toch komt Contractmanagement, zeker in de publieke sector, niet overal goed van de grond. De vraag van het management is: ‘wat levert het op?’ Het antwoord op deze vraag is niet eenvoudig te geven noch (wetenschappelijk) te onderbouwen. Deze presentatie geeft een handreiking (met praktische voorbeelden) om deze toegevoegde waarde aan te tonen. Doe er inspiratie mee op en als Significant kan meedenken of helpen dan hoor ik dat graag. Paul Jacobs Significant

1. Contractmanagement ja, maar…
wat levert dat dan op?
Handreiking met praktische voorbeelden die de
toegevoegde waarde bewijzen
2013
Paul Jacobs en Alex Buursema

2. Pagina 2 van 21
Contractmanagement heeft de aandacht …
​Het managen van afgesloten contracten levert een organisatie
geld en kwaliteit op
​Goed Contractmanagement (CM) verdient zichzelf terug is vaste
overtuiging van veel inkoopmanagers
​Elke organisatie kan voorbeelden noemen die dat aantonen
​Toch komt Contractmanagement niet overal goed van de grond

3. Pagina 3 van 21
De noodzaak van Contractmanagement
Compliance
zone
Benodigd Geleverd
Gecontracteerd
De noodzaak van
Contractmanagement
Idealiter overlappen de drie cirkels
elkaar geheel: diensten en
leveringen die een organisatie
nodig heeft zijn gecontracteerd en
worden geleverd. Zaak is de
compliance zone te vergroten

4. Pagina 4 van 21
... maar wat levert Contractmanagement op?
​De vraag van het management is: ‘wat levert het op?’
​Het antwoord op deze vraag is niet eenvoudig te geven noch
(wetenschappelijk) te onderbouwen*
​Het antwoord op de vraag is cruciaal om Contractmanagement
op de agenda te krijgen en te houden: zonder overtuigende
argumenten is er geen begrip, geen funding en geen ‘go’ van het
management
* Dit afgezien van enkele kengetallen, bijvoorbeeld:
NEVI: >60% contracten niet actief beheert, 5% facturen niet conform
contract; Gartner: tot 20% besparing mogelijk in ICT contracten.

5. Pagina 5 van 21
Contract-
management
Eerst een stap terug: wat is Contractmanagement?
Kernvraag:
Doen we de goede dingen?
Monitoren van de naleving van de
contractafspraken, optimaal benutten
(van de voorwaarden) van te leveren
producten en diensten en, waar
noodzakelijk, passende maatregelen
nemen
Contract-
management

6. Pagina 6 van 21
Contractmanagement hoort in het spectrum van
‘contracten beheren’ tot het ‘managen van leveranciers’
Kernvraag: Doen we de dingen goed?
Managen van het leveranciersbestand (bekende en
nog onbekende leveranciers) en het optimaliseren
van de prestaties, het proces en de
leveranciersketen om de waarde van de leverancier
voor de organisatie te maximaliseren
Kernvraag: Hebben we de juiste gegevens?
Zorgen voor up-to-date contractgegevens en
bewaken van de expiratiedata van contracten
(de basis voor Contractmanagement)
Kernvraag: Doen we de goede dingen?
Monitoren van de naleving van de
contractafspraken, optimaal benutten (van de
voorwaarden) van te leveren producten en diensten
en, waar noodzakelijk, passende maatregelen
nemen
Leveranciers
management
Contract-
management
Contract-
management
Leveranciers-
management
Contract-
beheer

7. Pagina 7 van 21
En wat zijn de voordelen van Contract- en
Leveranciersmanagement?
Wat is afgesproken
wordt ook geleverd,
continuïteit van de
dienstverlening zonder
kostbare stagnaties
Innovaties en ontwikkelingen
in de markt worden tijdig
geïdentificeerd en geadopteerd
door (intensieve) communicatie
met leveranciers
Besparingen kunnen
worden ingeboekt
Contracten bewegen
mee met veranderende
omstandigheden en de
actuele behoeften van de
organisatie
Rechtmatigheids-
risico’s worden
verminderd door een
betere naleving van de
contracten
Kennis van
leveranciers wordt
gebruikt om de
bestaande
dienstverlening
en producten te
verbeteren en te
vernieuwen
Onderzoek toont aan dat
gecontracteerde
besparingen binnen 2 tot 3
jaar verdampen, omdat
aanbieders opportunistisch
inschrijven

8. Pagina 8 van 21
​Terug naar de vraag ‘Wat levert het op?’
​De argumentatie hoeft niet vanuit de wetenschappelijke hoek te
komen, vanuit een empirisch perspectief kan het ook
​Elke organisatie kent haar ‘eigen’ voorbeelden
​De vraag ‘Wat levert het op?’ kan dus beantwoord worden aan
de hand van voorbeelden uit de eigen organisatie
​Een praktijkcasus!
Wat levert Contractmanagement op?

9. Pagina 9 van 21
​Gedurende het eerste jaar dat Contractmanagement op basale
wijze werd ingevoerd bij een organisatie zijn alle voorbeelden
opgetekend
​“Op basale wijze” wil zeggen: met inzet van circa ¼ fte, een
focus op een tiental contracten en op incidenten
​Inkoopvolume €85 miljoen, 3600 leveranciers, 2400
medewerkers
​De uitwerking van de voorbeelden kent een kwalitatieve en een
financiële inkijk
De casus

10. Pagina 10 van 21
Wat levert het op, voorbeeld 1 van 6
Voorbeeld
Inkooppakket: Onderhoud gebouwen, Elektrotechnisch (totaal €600K)
Situatie: leverancier kondigt prijsverhoging 7% aan middels brief
Actie vanuit CM-rol: toets aan contract: verhoging is niet conform contract,
na één gesprek wordt de prijsverhoging ingetrokken
(nb: voorgaande prijsverhogingen bleken geaccepteerd te zijn)
Resultaat toepassen CM, financieel:
€ 42.000
Resultaat toepassen CM, kwalitatief:
Incident is aanleiding voor betere afspraken omtrent rolverdeling ten
aanzien van contract, er wordt een ‘contracteigenaar’ aangewezen en
periodiek overleg met leverancier wordt opnieuw in gang gezet
Financieel
(cumulatief)
€ 42.000,-

11. Pagina 11 van 21
Wat levert het op, voorbeeld 2 van 6
Voorbeeld
Inkooppakket: ICT
Situatie: Vanuit het contractregister wordt duidelijk dat er al 8 jaar lang
een licentie en onderhoudscontract bestaat voor €30K p. jr. Inzet van
leverancier strookt hier niet mee (zo is er zelden onderhoud nodig)
Actie vanuit CM-rol: Overleg met leverancier, omzetting naar
licentieovereenkomst en de keuze voor ‘onderhoud op afroep’
Resultaat toepassen CM, financieel:
€ 12.000 rekening houdend met incidenteel onderhoud
Resultaat toepassen CM, kwalitatief:
Aanwijzen van een contractbeheerder en een leidraad voor de aanpak van
licentieovereenkomsten in zijn algemeenheid
Financieel
(cumulatief)
€ 54.000,-

12. Pagina 12 van 21
Wat levert het op, voorbeeld 3 van 6
Voorbeeld
Inkooppakket: Facilitair, interne verhuizingen
Situatie: Vanuit de spendanalyse blijkt dat er diverse verhuizingen zijn
georganiseerd buiten de gecontracteerde leverancier om, dit tegen hogere
kosten en ook hogere indirecte kosten (afval, beveiliging, ICT, schades)
Actie vanuit CM-rol: Intern zijn nogmaals de kenmerken en voordelen van
het bestaande contract gecommuniceerd
Resultaat toepassen CM, financieel:
€ 24.000 (na verhogen contractcompliance)
Resultaat toepassen CM, kwalitatief:
Intern zijn nogmaals de voordelen van het bestaande contract
gecommuniceerd en een betere begeleiding vanuit de logistieke afdeling
Financieel
(cumulatief)
€ 78.000,-

13. Pagina 13 van 21
Wat levert het op, voorbeeld 4 van 6
Voorbeeld
Inkooppakket: ICT, Telefonie
Situatie: De (in eerste instantie stroeve) implementatie van het nieuwe
contract heeft geleid tot nauw contact tussen betrokken technici. Een
alternatieve manier van omgaan met vast en mobiel telefoonverkeer, met
een kostenbesparing tot gevolg, is het resultaat
Actie vanuit CM-rol: begeleiden overleggen, bewaken aangeboden
condities, aanpassen van het (flexibel opgestelde) contract middels een
addendum en waken, ook via het contract, voor een technische ‘lock in’.
Resultaat toepassen CM, financieel:
€ 25.000
Resultaat toepassen CM, kwalitatief:
Voor de klant geen kwalitatief gevolg, deze merkt niets van de ‘switch’
Financieel
(cumulatief)
€ 103.000,-

14. Pagina 14 van 21
Wat levert het op, voorbeeld 5 van 6
Voorbeeld
Inkooppakket: Technische materialen
Situatie: ook twee andere organisaties uit dezelfde sector hebben een
contract met déze leverancier van (electro)technische materialen.
Actie vanuit CM-rol: analyse van verschillen in de contracten en
vervolgens afstemming met drie inkopers en de leverancier over één
overeenkomst met betere condities.
Resultaat toepassen CM, financieel:
€ 9.000
Resultaat toepassen CM, kwalitatief:
Betere afspraken over technische handleidingen, betere levercondities en
geen afleverkosten boven een bepaald bedrag. Leverancier gaat daarnaast
een rol spelen bij een jaarlijks ‘technisch event’. Reductie van aantal
vragen over het contract en de bestelwijze.
Financieel
(cumulatief)
€ 112.000,-

15. Pagina 15 van 21
Wat levert het op, voorbeeld 6 van 6
Voorbeeld
Inkooppakket: Facilitair, catering
Situatie: Vanuit de managementrapportage blijkt een afname van het
aantal klanten bij de diverse locaties, een toename van klachten en een
afname van de financiële bijdrage aan de organisatie.
Actie vanuit CM-rol: overleg met leverancier brengt geen soelaas.
Conclusie is dat bestaande contract de verkeerde prikkels geeft aan de
leverancier, een lage klanttevredenheid tot gevolg. Tijdig wordt besloten
het contract niet te verlengen en over te gaan op ‘heraanbesteding’.
Resultaat toepassen CM, financieel:
Ingeschat € 46.000 na de heraanbesteding
Resultaat toepassen CM, kwalitatief:
Een nieuwe inkoopstrategie heeft geleid tot een andere perceelindeling en
contracten met betere prikkels. Klanttevredenheid hoger, de verkoopprijzen
en het aanbod meer gevarieerd. De nieuwe leverancier speelt daarbij meer
in op actuele gebeurtenissen binnen de organisatie.
€ 158.000,-

16. Pagina 16 van 21
​Dit zijn zes voorbeelden van de circa 25 die werden opgetekend
​Totaalresultaat over één jaar in financiële zin was € 265.000,-
(0,3% van inkoopvolume, bij een ‘basale inzet’ van CM dus)
​Daarnaast altijd verbeteringen in het proces en het contract
​De meeste resultaten waren blijvend van karakter (door het
toepassen van Contractmanagement)
​Alle acties gaven input voor volgende onderhandelingen en
aanbestedingen
Wat levert het op: resultaat na één jaar

17. Pagina 17 van 21
​De inzet van ¼ fte vanuit de CM rol en ¼ fte vanuit de
organisatie resulteerde dus in een acceptabele terugverdientijd
​Presenteren van deze casus aan management was aanleiding
voor het aanstellen van 1 fte senior contractmanager
​Bekostiging vond plaats vanuit een korting op de begrotingen
van de 20 business units (naar rato)
​Dit onder de voorwaarde dat de verbeteringen en besparingen
blijvend gerapporteerd zouden worden
Wat levert het op, besluit

18. Pagina 18 van 21
​Kortom, heeft u moeite met de beantwoording van de vraag “Wat
levert Contractmanagement op?”
​…en het verkopen van de boodschap dat het opzetten van
Contractmanagement kwaliteit en middelen oplevert?
​Overweeg dan een dergelijke ‘voorbeeldexercitie’
Wat levert het op in uw organisatie?

19. Pagina 19 van 21
​Significant kan helpen bij:
• Het maken van een start met Contractmanagement (en
Leveranciersmanagement!)
• Het geven van workshops en trainingen over CM
• Het ontwerpen van de processen en de functies
• Het implementeren van duurzaam CM
​Significant heeft dit al gedaan bij diverse klanten binnen de
(Rijks-) overheid, het onderwijs, de zorg en in de private sector
Uw volgende stap?

20. Pagina 20 van 21
​Paul Jacobs
​M +31 6 22 00 06 98
paul.jacobs@significant.nl
nl.linkedin.com/in/jacobspaul
Alex Buursema
​M +31 6 51 11 05 37
alex.buursema@significant.nl
​nl.linkedin.com/in/alexbuursema
​
Meer weten? Neem dan contact op met…

21. Pagina 21 van 21
Significant
Thorbeckelaan 91
3771 ED Barneveld
T +31 342 40 52 40
​www.significant.nl
​of bezoek Significant op Facebook! (link)