Wu Wise heeft gedurende het laatste halfjaar van 2011 onderzoek gedaan naar contractmanagement tools. Al snel werd duidelijk dat het verschil tussen de diverse tools die worden aangeboden groter is dan op het eerste gezicht lijkt. Het kiezen van de juiste tool voor uw organisatie kan een groot verschil maken bij het succes van contractmanagement. Graag deelt Wu Wise de ervaringen die bij deze reis zijn opgedaan, om u te helpen nog succesvoller te selecteren en implementeren. In de presentatie wordt ingegaan op de soorten tools die in de markt te vinden zijn en de verschillende aspecten die komen kijken bij de selectie van een contractmanagement tool. Hierbij wordt ingegaan op zowel de technische aspecten als de meer inhoudelijke kant van de contractmanagement toolselectie. Zo komen aan de orde: • Bij welke aspecten van contractmanagement kan een tool ondersteunen? • Welke functionaliteiten vindt u zoal terug in een contractmanagement tool? • Welke rapportages vindt u zoal terug in een contractmanagement tool? • In hoeverre moet een tool communiceren met andere systemen en hoe gaat dat in zijn werk? • Wat betekent het wanneer de tool ‘in de Cloud’ gehost wordt en wat zijn daarvan de voor- en nadelen? • Welke dienstverlening modellen hanteren de verschillende aanbieders bij implementatie en beheer van de tool? • Welke pricing modellen zijn er? • In hoeverre speelt de inrichting van uw eigen organisatie een rol bij het selecteren van een tool? Na deze presentatie heeft u zicht op de stappen die voor u en uw organisatie noodzakelijk zijn om te komen tot een gedegen selectie en implementatie.

1. CONTR ACTMANAGEMENT
WELKE TOOL PAST?

2. TIJDSINDELING
‣ 18.30 - 19.15: Presentatie
‣ 19.15 - 20.00: Welke tool past voor u? (workshop)
‣ 20.00 - 20.30: Netwerken & napraten
Deze presentatie is georganiseerd door de
© Wu Wise 2012 2

3. INHOUD
‣ Wie ben ik, wie bent u?
‣ Onze zoektocht...
‣ Bepalen en vaststellen
➡ Stap 1: visie op contractbeheer en -management
➡ Stap 2: doel van de tooling
➡ Stap 3: de rest
(functionele / technische wensen & eisen, governance, pricing, etc.)
‣ Supplier overview
‣ Workshop
© Wu Wise 2012 3

4. ONZE
ZOEKTOCHT

5. ONZE ZOEKTOCHT
‣ Onze dienstverlening: full-service IT contractmanagement, -beheer
en -administratie
‣ Onze kracht: besturing, inhoudelijke kennis en dienstverlening
➡ Dus niet: software development, housing of hosting
‣ Voor gedegen administratie en ontsluiting meer nodig dan excel
➡ Conclusie: uitbesteden
‣ Verschillen en mogelijkheden via websites niet helder
➡ Conclusie: uitnodigen partijen
‣ We nemen u graag mee...
© Wu Wise 2012 5

6. BEKEKEN TOOLS
AlertA
Contracked
CRICS
Contracto (onlinecontractbeheer.nl) U krijgt van ons:
Inconto
ProActive Software Geen
Proquro
waarde-oordeel
Protinus Contract Portal
Vendorlink contract rating
Pactum (contractbeheer.com) Wel
Esize input voor eigen
NIC besluitvorming
Hyarchis
2020.vision.nl
Effacts Contract Management
2Agree
© Wu Wise 2012 6

7. ONZE VISIE

8. FULL-SERVICE BUREAU
‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd
rondom de volgende onderwerpen:
- Contractmanagement
- Contractbeheer & -administratie
- Contract Behoeften
- Contract Goverance / Besturing
- Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.)
- Procesinrichting, -audits en -verbetering
‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)
© Wu Wise 2012 8

9. CONTRACT PIRAMIDE - 1
‣ Besturing
- Wens / behoeften
- Contract
- Daadwerkelijke levering
© Wu Wise 2012 9

10. CONTRACT PIRAMIDE - 2
‣ Inhoud
- Financiën
- Dienstverlening
- Relatie en communicatie
© Wu Wise 2012 10

11. ONZE VISIE EN BEHOEFTE
‣ Contractmanagement is afspraken management
‣ Zonder inzicht in de gemaakte afspraken is contractmanagement
zeer lastig
‣ Zonder tussentijdse monitoring, afstemming en bijsturing is een
afspraak zinloos; dit is de kern van contractmanagement
‣ Contractmanagement doe je samen en niet alleen
‣ Wat was voor ons belangrijk in een tool:
➡ Inhoud contracten vastleggen, documenten ontsluiten, notificaties en
bijsturen, meerdere users en rechten, prettige user interface, kosten mogen
geen belemmering zijn, te gebruiken voor zeer veel verschillende typen
klanten.
© Wu Wise 2012 11

12. UW VISIE
‣ Sluiten uw definities aan op de onze?
‣ Ontbreken bepaalde belangrijke elementen?
‣ Welke impact zou dat hebben op uw eisen aan een tool?
© Wu Wise 2012 12

13. HET DOEL
VAN TOOLING

14. 3 HOOFDDOELEN
‣ Rapportage (opleveren stuurinformatie, al dan niet grafisch)
‣ Workflow Management en procuratie (ondersteuning proces van offerte tot
betaalde factuur)
‣ Contract besturing (ondersteuning bij aansturing leveranciers en afstemming met gebruikers)
➡ Looptijd, werkelijke levering (KPI’s), bonus / malus, ontvangen rapportages,
klanttevredenheid etc.
➡ Let op! Veel verschil in diepgang tussen verschillende pakketten
Het schaap met 5 poten bestaat niet.
Waar ligt uw focus?
© Wu Wise 2012 14

15. DE REST

16. FUNCTIONELE REQUIREMENTS
‣ Gebruiksvriendelijkheid en interface
‣ Welke gegevens wilt u vastleggen
➡ Financieel, CRM, Compliance, Performance KPI’s, Looptijd, indexering, etc.
‣ Gebruiker differentiatie (verschillende rollen, afscherming specifieke informatie)
‣ Document management en zoekfunctie
‣ Template contracten
‣ Rapportage mogelijkheden
‣ Beheer mogelijkheden (aanmaken templates, gebruikers etc.)
© Wu Wise 2012 16

17. TECHNISCHE REQUIREMENTS
‣ Performance bij groot aantal contracten / documenten
‣ Hosting
➡ eigen datacenter
➡ in ‘the cloud’ (non-disclosure!?)
‣ Beveiliging, backup & recovery
➡ Sluiten de security maatregelen van de supplier aan op eisen van uw
organisatie?
‣ Welke browsers / cliënts worden ondersteund
➡ iPhone, Blackberry, Android, Windows, Mac, Explorer, Firefox etc.
‣ Zijn er technisch koppelingen mogelijk/wenselijk en werkbaar?
© Wu Wise 2012 17

18. GOVERNANCE
‣ Wie doet wat?
➡ Wie gaat gegevens invoeren
➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht
komen
➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren
➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?
‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht?
➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat?
➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance
afspraken?
➡ Hulpmiddel: restaurantmodel
© Wu Wise 2012 18

19. GOVERNANCE
Demand Supply
Dat zal ik even Nee, maar
voor u navragen Hebben we we kunnen wel...
Heeft u ook... ? ook... ?
Familie
Gast Ober Ober Chef-Kok
RESTAURANT KEUKEN
© Wu Wise 2012 19

20. GOVERNANCE
Demand Supply
Dat zal ik even Dat zal ik even
voor u navragen Hebben we voor u navragen
Heeft u ook... ? ook... ?
Leverancier
Groenten
Garde Leverancier
Familie Vlees
Rotisserie
Gast Ober Ober Chef-Kok Leverancier
Entre metier Patisserie
RESTAURANT KEUKEN
© Wu Wise 2012 20

21. GOVERNANCE
Demand Supply
Prijs en kwaliteit
Kwaliteit
Leverancier
Groenten
Inhoud
Flexibiliteit
Prijs en en
inhoud Garde Leverancier
kwaliteit
Familie Vlees
kwaliteit, Rotisserie
Inhoud flexibiliteit
Gast Ober Ober Chef-Kok Leverancier
Entre metier Patisserie
Flexibiliteit
Kwaliteit, prijs en flexibiliteit
© Wu Wise 2012 21

22. MAATWERK EN ONTWIKKELING
‣ In hoeverre wilt u het systeem kunnen uitbreiden naar eigen wens?
‣ Is dat technisch mogelijk?
‣ Wat zijn de kosten daarvan?
‣ Wie voert dit uit en hoe toekomstvast is deze oplossing?
➡ aantal mensen met kennis
➡ gebruikte onderliggende pakketten
‣ Wat doet de leverancier zelf aan doorontwikkeling en in hoeverre
zijn hieraan verplichtingen danwel kosten verbonden?
➡ Let op verschil tussen licentie en cloud oplossing!
© Wu Wise 2012 22

23. AARD LEVERANCIER
‣ Organisatie
➡ Lokale, nationale of internationale focus
➡ Mate van specifieke aandacht voor u als klant en cultuur van de organisatie
‣ Expertise
➡ Inhoudelijke expertise contractmanagement of software development en
beheer?
‣ Heden en verleden
➡ Oorsprong tool en organisatie
➡ Ontwikkeling tool en organisatie
➡ Wat bij faillissement of stopzetten activiteit (escrow)?
‣ Referenties
© Wu Wise 2012 23

24. PRICING EN METHODIEK
‣ Eenmalige aanschaf, periode contract of combinatie?
‣ Inclusief of exclusief hosting?
➡ Indien laatste: wat zijn de hosting requirements en kosten?
‣ Inclusief of exclusief doorontwikkeling?
➡ Indien laatste: wat zijn daarvan ongeveer de kosten?
‣ Vaste prijs of prijs per eenheid?
‣ Per user, per hardware component, per GB, per contract?
‣ Grote verschillen in zowel pricing als methodiek!
© Wu Wise 2012 24

25. SUPPLIER
OVERVIEW

26. KANTTEKENINGEN
‣ Geen garantie op volledigheid noch correctheid
‣ Betreft een zo objectief mogelijke indruk van onze kant
‣ Grote partijen die contractmanagement als aanvulling op hun pakket
bieden, zoals SAP, Oracle, Topdesk zijn niet meegenomen.
‣ Het is zeer waarschijnlijk dat we een aantal internationale, nieuwe of zelfs
bestaande partijen over het hoofd hebben gezien.
‣ Advies: ga op basis van eerdergenoemde aandachtspunten op zoek naar
het voor uw organisatie geschikte pakket en nodig suppliers uit.
‣ HET beste pakket bestaat niet.
© Wu Wise 2012 26

27. SUPPLIER OVERVIEW
Naam leverancier Focus SaaS of Licentiemodel?
AlertA Rapportage / Contract besturing Licentie
Contracked Rapportage / Contract besturing SaaS
CRICS Rapportage / Contract besturing SaaS
Contracto (onlinecontractbeheer.nl) Rapportage / Contract besturing SaaS
Inconto Rapportage / Contract besturing Beide
ProActive Software Workflow Management SaaS
Proquro Workflow Management Beide
Protinus Contract Portal Rapportage / Contract besturing SaaS
Vendorlink | Contract rating Contract besturing SaaS
Pactum (contractbeheer.com) Rapportage / Contract besturing SaaS
Esize Workflow Management Beide
NIC Rapportage / Contract besturing SaaS
Hyarchis Rapportage / Contract besturing Beide
2020.vision.nl Workflow Management Licentie
Effacts Contract Management Workflow Management SaaS
2Agree Rapportage / Contract besturing Beide
© Wu Wise 2012 27

28. AAN DE
SLAG...