7 voordelen van contractmanagement helder en duidelijk op een rij. Voor diegene die snel een 1e indruk willen krijgen van de toegevoegde waarde en waar de winstpakkers zitten.

1. 7 VOORDELEN
CONTR ACTMANAGEMENT

2. INHOUD
‣ Afspraak is afspraak, of toch niet?
‣ 7 voordelen
‣ Aan de slag
‣ Contact
© Wu Wise 2012 2

3. AFSPRAAK = AFSPRAAK
OF TOCH NIET?

4. HERKENBAAR?
‣ Onbeschikbare en niet-werkende ICT-systemen; enkele voorbeelden
- Diverse storingen internetbankieren (ING, Rabobank, ABNAMRO)
- Grote problemen Basisvoorziening Handhaving (BVH) van de politie
- Website werk.nl (UWV) doet niet wat het moet doen
‣ Bescherming persoons- en bedrijfsgegevens
- Lektober (Webwereld): beveiliging laat te wensen over
- Gegevens Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) op straat
- DigiNotar-affaire; onbetrouwbare digitale certificaten
De genoemde voorbeelden zijn willekeurig gekozen. Vergelijkbare zaken zijn binnen
andere ICT-omgevingen ook aan de orde.
© Wu Wise 2012 4

5. FACTS & FIGURES
‣ ICT gebruik
- 19 miljard kosten per jaar door onkunde of technische problemen
(onbeschikbaarheid systemen) (bron: Universiteit Twente)
‣ Contractmanagement en -beheer
- > 60% van contracten niet actief beheerd (bron: NEVI)
- 43% organisatie geen contractmanagementbeleid (bron: NEVI)
- 39% - 50% organisatie tbv’s nog niet duidelijk belegd (bron: NEVI)
- 5% van de facturen zijn te hoog (bron: Contracked)
- 5% - 20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (bron: Gartner)
- 10% van contracten raakt zoek binnen organisaties
© Wu Wise 2012 5

6. SYMPTOMEN
‣ (On-)tevredenheid over IT Projecten en Beheer
- Projecten altijd te laat opgeleverd of beheer te duur
- Altijd meer werk bij nieuwbouw of migratietrajecten
- Gebruikers niet tevreden over eindresultaat
‣ Ontsluiting contracten
- Wie (her-)kent deze niet: “waar kan ik het contract terugvinden?”
‣ Niet nakomen van afspraken
- Continue discussie over “zit dit wel/niet in het contract”
- Verwijzen naar ‘oude’ contracten, maken afspraken in hier en nu
onbetrouwbaar
© Wu Wise 2012 6

7. 7 VOORDELEN

8. 7 VOORDELEN
1. Standaardiseren van proces en procedures
(zaken in 1x goed doen, voorkomen automatische verlengingen (Evergreens), standaard templates, versnellen contractering)
2. Automatiseren operationele activiteiten
(tijdreductie, voorkomen fouten)
3. Vergroten zichtbaarheid uitgaven / kosten / risico’s
(voorkomen dubbele kosten)
4. Verbeteren compliance
(Vereenvoudigen en versnellen toetsing op naleving, inkoop versus contract, verlagen Maverick aankopen)
5. Fundament voor spend- en performance analyse
(link contract en levering, vereenvoudigen vergelijken leveranciers (bijv. inhuurtarieven, controle facturatieproces)
6. Centralisatie contractdossiers
(vindbaarheid en toegankelijkheid, terugbrengen zoektijd (=geld), voorkomen zoekraken afspraken/contracten)
7. Rebate management
(optimaliseren uitnutting mantels, volumekortingen, discounts, voorkomen Maverick uitgaven, etc.)
© Wu Wise 2012 8

9. WAT LEVERT HET OP?*
Voordeel Verbetering
Compliance Management > 55%
Rebate Management > 25% tot 30%
Uitgaven / kosten < 2% - tot 7%
Contract Renewal Rates > 25%
Opbrengsten > 1% tot 2%
Evergreen Contracts Niet meer van toepassing
* Bron: Aberdeen (Practical Approaches to Contract Management Deployment)
© Wu Wise 2012 9

10. AAN DE SLAG

11. WAAR BEGINT U?
‣ Identificeer crisissen en ergernissen van vandaag de dag
(Inkoop en contractmanagement staat niet op zichzelf; om andere afdelingen mee te krijgen is het van belang om contractmanagement
activiteiten te koppelen aan problemen die door gebruikers, afdelingen, klanten, leveranciers op dit moment worden ervaren)
‣ Stel een Business Case met SMART doelstellingen op
(Concrete en haalbare doelstellingen definiëren om te monitoren en toetsen of voordelen behaald worden en contractmanagement succesvol is/
wordt)
‣ Zorg voor heldere governance en directie / management support
(Draagvlak, commitment en eigenaarschap voor de business case op het hoogste niveau vergroot de kans om de 7 voordelen daadwerkelijk te
realiseren. Daarnaast moet voor alle betrokkenen helder zijn wie voor de uitvoering van de verschillende doelstellingen verantwoordelijk is.)
‣ Start met de basis
(Zorg tenminste voor centrale opslag en ontsluiting van contracten, heldere workflows, en monitoring op te behalen doelen)
‣ Zorg voor overzichtelijke stappen
(Bij te grote stappen is de kans groot dat de inrichting verzandt of mensen niet ‘mee’ gaan. De richting is belangrijker dan de snelheid.)
© Wu Wise 2012 11

12. WU WISE ONTZORGT
‣ Wu Wise is een full-service contractmanagement bureau.
‣ Dit betekent dat we u de volgende werkzaamheden uit handen
nemen (uiteraard naar keuze):
- Contractbeheer & -administratie
- Performance monitoring (levering)
- Contract- en suppliermanagement
‣ Om dit mogelijk te maken ondersteunen we bij:
- Opstellen Business Case
- Inrichting Contract Governance / Besturing
- Behoeften inventarisatie
© Wu Wise 2012 12

13. CONTACT
Wu Wise B.V.
Middenburcht 136
3452 MT Vleuten
+31 (30) 7555322
contact@wuwise.nl
www.wuwise.nl