PENGELOLAAN WAKTU Yang Efektif DALAM KERJA _Materi Training "KESEKRETARIATAN & PERKANTORAN MODERN"

PENGELOLAAN WAKTU
Yang Efektif DALAM KERJA

The Value of Time
A resourceforallleaders
(Timeis) the mostvaluable thing a man can spend.
Theophrastus
“An inch of time cannot be bought with an inch of gold.”
Chineseproverb
Dost thou lovelife? Then do not squandertime, for that’s the stuff life is made of.
BenjaminFranklin
Time is the coin of your life. Itis the only coin you have,and only you candetermine
howit will bespent. Be careful lest you let otherpeople spend it for you.
CarlSandburg
Ω Problem Statement
Ω Mapping Ω Strategic Direction ►►► Conclusion

The Utility of Time …
– There is neverenough time, unless you’re serving it.
MalcolmForbes
– Employ thy time well, if thou meanst to get leisure.
Benjamin Franklin
– To save time is to lengthen life.
AuthorUnknown
– It usually takes a long time to find a short way.
Anonymous
– “It has beenmy observation that most people get ahead during the time that
others waste.” HenryFord

KENALI KARAKTER
SANG WAKTU
Waktu terus berjalan ke depan
Waktu menciptakan perangkap bagi
mereka yang gagal
Hubungan waktu dan manusia
bersifat subjektif
“Bad time management = STRESS”

Time and Priorities
“TetapkanprioritasuntuktujuanAnda.Bagian utamadarikehidupan
yangsuksesterletak pada kemampuanuntukmengutamakanhal-hal
yangpertama (firstthingsfirst).Memang,alasansebagianbesartujuan
utamatidaktercapaiadalahkarenakitamenghabiskanwaktuuntuk
melakukanhalkeduaterlebihdahulu(doingsecondthingsfirst)”.
RobertMcKain

Leisure Quotient “LQ”
 Sering kalikita tidak menyadari berapa
banyak waktu yang dihabiskan untuk
kegiatan-kegiatan tidak produktif.
ContohLEISURE
– Menonton TV
– Ngobrol
– Mendengarkan musik
– Chating Internet
– Melamun
– dll

Suatu riset
menemukan bahwa :
– Dalam satu minggu
seorang karyawan
menghabiskan waktu 2x
lebih banyak untuk
kegiatan LEISURE
daripada kerja.
– Pada akhir minggu,
mahasiswa
menghabiskan waktu 6x
lebih banyak pada
kegiatan LEISURE
daripada belajar.

Menghitung LQ
 Buat catatan yang detail dan
lengkap untuk setiap hari berapa
banyak waktu (menit) yang anda
habiskan untuk kegiatan
LEISURE.
 Bagi jumlah waktu tersebut
dengan 960* menit untuk
memperoleh “LQ”:
– *960 menit sama dengan 16 jam aktif per hari.
– Kegiatan LEISURE penting untuk memulihkan kondisi
Anda, tetapi bila berlebihan dapat merusak.

Tick When I Should Tock?
(bergerak bila seharusnya Anda bergerak)

Circadian Rhythms
 Circadian rhythms adalah jam biologis
yang mengatur beberapa fungsi dan
aktivitas tubuh termasuk tidur, suhu
tubuh, metabolisme tubuh, tekanan
darah, hormon dan sistem kekebalan
tubuh.
 Setiap 24 jam, siklus tubuh
mengalami perubahan metabollisme
dan kimia.
 Apakah anda termasuk “Morning
Person” atau “Night Owl” ditentukan
oleh siklus ini.

Bekerja dengan Body Cycle
 Jika kitabelajar mendengar tubuh kita,kita
mampu bekerja dengan ritme alami, bukan
melawannya.
 Kita bisa membuat waktukitalebih efisien
dengan menjadwal kegiatan-kegiatantertentu
pada waktutertentu setiap hari.

HUKUM PARETO
80/20 Rule :
 20 % kegiatan
menyumbang pada
80% hasil,
 dan 80% dari kegiatan
menyumbang 20%
hasil sisanya.

PARKINSON’S LAW
 Pekerjaan cenderung berkembang mengisi waktu yang disediakan
berapa panjang pun waktutersebut.
 Pastikan! Anda bisa melakukansebanyak mungkin aktivitasdalam
satuhari.

Sowing and Reaping
Sowan act,
Reap a habit,
Sowa habit,
Reap a lifestyle,
Sow a lifestyle,
Reap a destiny

Benefits of Effective Time
Management?

How does this pertain to Leading
others?
 Effectiveuseofresources
 Exampletoothers(influence)
 Playinga “head’supgame”.
 Helpswithdecisiveness
 Leadersunderstandthatactivityisnotnecessarilyaccomplishment
 Leadersnevergrow toa pointwheretheynolongerneedtoprioritize.
 ParetoPrinciple: Ifyoufocusyourattentionontheactivitiesthatrank in
thetop20percentinterms ofimportance,youwillhavean 80percent
returnonyoureffort.

Maxwell’s Three R’s
 What is required ? Your list of priorities
must always begin with what is required of
you.
 What gives the greatest return ? Spend most
of your time working in your areas of
greatest strength.
 What brings the greatest reward ? The
things that bring the greatest reward are the
fire lighters in a leader’s life.

Mengapa suka menunda
pekerjaan/tugas ?
 Waktunyamasih cukuplama
 Tugasterlalu banyak
 Pekerjaan terlalu sulit
 Mengejar kesenangan
 Takutgagalatausukses
 Faktor mood yang mengganggu
 Tidakmemiliki misi dan tujuanhidup yang jelas

MENGATASI PENUNDAAN
 Seorang ayah meminta putranya untuk mematahkan
sapu lidi. Tapi putranya tidak berhasil. Sang ayah
mengambil sapu lidi tersebut, menguraikannya dan
mematahkan satu per satu.
 Kita biasanya menunda karena suatu pekerjaan terlalu
lama atau terlalu sulit.
– Bagi pekerjaan/ tugas-tugas Anda menjadi pekerjaan-
pekerjaan kecil sehingga kelihatan mudah untuk
diselesaikan.
– Contoh : Bagi 40 halaman buku Anda menjadi beberapa
sesi (misalnya 10 sesi).
– Beri hadiah untuk diri sendiri setelah menyelesaikan satu
atau beberapa sesi/ bagian.

Takut GAGAL atau SUKSES
 Kita menunda karena kita takut GAGAL.
– Lebih mudah mengatakan gagal dengan alasan kita belum
sempat mengerjakannya.
 Kita menunda karena kita takut SUKSES.
– Jika Anda memperoleh nilai “BAIK” pada semester ini,
kawan2 Anda akan menilai Anda hebat, dan ini berarti
Anda punya target lebih besar karena harapan kawan2
dan keluarga Anda.
– Jika saya berhasil mengerjakan suatu tugas dari Atasan,
pastilah akan ada tugas-tugas lain karena Anda dinilai
mampu/ bisa menyelesaikannya.

Jika suka menunda tugas/ pekerjaan, biasanya
cenderung mencari berbagai alasan untuk mencari
pembenaran.
Bawahanke Atasan…
“Saya terlambat karena saya tidak
memperoleh angkot.”
“Saya belum bisa menyerahkantugas
hari ini karenaprintersaya rusak.”

Pacing
Atlet punya rahasia :
BERLARI DENGAN
SEORANG LAWAN DAPAT
MEMPERCEPAT WAKTU
BERLARINYA.
Efek yang sama dapat
dicapai dalam kegiatan
mengerjakan tugas-tugas
dan belajar.
Ibarat PISAU yang sering dipakai, suatu saat perlu diasah

MEMBUAT PACING
 Perkirakan waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu.
 Tambahkan 15% dari perkiraan tersebut.
 Tetapkan target (timer) untuk menyelesaikannya.

Menggunakan rencana dengan efektif
 Pada awal periode
(bulanan/semester), catat
kapan Anda akan dievaluasi
dan apa tugas-tugas yang
harus Anda kerjakan.
 Gunakan pensil jika
memang ada perubahan
rencana
 Buat komitmen pada
rencana Anda.
 Buat sebuah rencana yang menantang.

Be Realistic in your Expectations
 Buat jadwalyang realistis.
 Realistissesuaidengan kemampuan
Anda.
 Hindari membuat jadwal yang
super ketat.
 Berkipikirlahberhasil, bukan
‘berpikir gagal’.

QUIZ ?
 Berapa banyak batu yang
dapat Anda masukkan ke
dalam Kaleng ini ?
 Apakah Anda masih
bisa untuk mengisinya?

Apakah Anda masih
bisa mengisinya?

Apa makna dari
permainan ini ?

Masukkan
Batu besar
pertama
kali !

Jadilah bak
umpama
seekor Kelinci
ini
Just Keep
Going
And going
And going
And going
And going…

PENGELOLAAN WAKTU Yang Efektif DALAM KERJA _Materi Training "KESEKRETARIATAN & PERKANTORAN MODERN"

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to PENGELOLAAN WAKTU Yang Efektif DALAM KERJA _Materi Training "KESEKRETARIATAN & PERKANTORAN MODERN"

Similar to PENGELOLAAN WAKTU Yang Efektif DALAM KERJA _Materi Training "KESEKRETARIATAN & PERKANTORAN MODERN" (20)

More from Kanaidi ken

More from Kanaidi ken (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

PENGELOLAAN WAKTU Yang Efektif DALAM KERJA _Materi Training "KESEKRETARIATAN & PERKANTORAN MODERN"

Editor's Notes