Pengurusan Kokurikulum

1. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa1
TAJUK 3 :
SISTEM FAIL DAN SURAT-MENYURAT
Subtajuk : Sistem Fail dan Jenis-Jenisnya
1.0 DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL YANG DIWUJUDKAN BAGI MEMUDAHKAN
PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.
2.0 Kepentingan Pengurusan Fail
Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan
agensi Kerajaan/Sekolah dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah
dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang
ditetapkan.
Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya
dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti
diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod
yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
3.0 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail
1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila
diperlukan.
2. Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak
mengelirukan.

2. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa2
3. Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi.
4. Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan
organisasi.
5. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum.
6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada
kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.
7. Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum.
4.0 Pengkelasan Fail
Fail boleh dikategorikan kepada 2 kumpulan;
i. Fail urusan am (house keeping files) ;
Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal
pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan
personel.
ii. Fail urusan fungsian (functional files);
Fail urusan fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan
dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

3. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa3
5.0 Kategori Fail
Rajah 1 : Kulit Fail Terbuka (Am 435-Pin.1/80)

4. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa4
Rajah 2 : Kulit Fail Terhad (Am 435-Pin.1/80)
Rajah 3 : Kulit Fail Sulit (Am 436)
Rajah 4 : Kulit Fail Rahsia (Am 437)

5. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa5
Rajah 5 : Kulit Fail Rahsia Besar (Am 438)
Rajah 6 : Sampul Kecil (Am 435A-Pin.1/82)

6. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa6
6.0 Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan (subject classification and
coding)
Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail
tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan
fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan.
Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor
rujukan fail. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran
daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Pengkelasan Perkara dan
Pengkodan.
7.0 Pengkelasan Fail (memberi tajuk fail)
FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:
01/ KURIKULUM
02/ KO-KURIKULUM
03/ HAL EHWAL PELAJAR
04/ PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
05/ KEWANGAN DAN AKAUN
06/ PENTADBIRAN AM SEKOLAH
07/ PERHUBUNGAN MASYARAKAT
08/ KEMUDAHAN FIZIKAL
09/ ASRAMA
10/ AUDIT

7. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa7
8.0 Kod Fail
DMA/01/01/001
Kod IPG Tajuk Besar Perkara Aktiviti
Contoh:
Tajuk Besar - Kurikulum
Perkara - Peperiksaan
Aktiviti - UAK (Ujian Akhir Tahun)
9.0 Fail Timbul (Float File)
Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-
pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu
tindakan yang telah diambil.
Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan
Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu
diwujudkan.
10.0 Fail Sementara (Sampul Kecil Am 435A-Pin.1/82)
1. Fail sementara hanya boleh dibuka apabila:
i). surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan
tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan;
Atau

8. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa8
ii). lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan
menggunakan fail yang sama.
2. Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan
nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan berserta kulit fail sementara
hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan
apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai
dilakukan.
3. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru
hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.
11.0 Pembukaan Fail
Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum
ada, maka fail baru hendaklah dibuka.
Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas
kulit fail.
Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.
12.0 Penyenggaraan Fail / Pelaksaan
1. Setiap fail mestilah mengandungi :
1.1 Kertas minit
1.2 Kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut
mengikut tarikh transaksi.
1.3 Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas
kertas minit menggunakan:

9. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa9
 dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima;
 dakwat biru atau hitam bagi surat keluar.
2. Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan
berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.
 Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu
perenggan boleh dicatat di atas kertas minit.
 Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut
hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.
Kertas Minit (Borang Am )
Merekod Kandungan Surat Keluar / Surat Masuk
Kandungan Masuk - Dakwat MERAH
Kandungan Keluar - Dakwat HITAM / BIRU
Mengkandungkan Surat Dalam Fail
Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat. Nombor
kandungan itu diletakkan dalam bulatan.
CONTOH :
1

10. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa10
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN
TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN (DAKWAT MERAH).
CONTOH:
TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…………..
PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA………………………
Tindakan : …………..
BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN
TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM :
CONTOH:
SURAT BERTARIKH …………………………
DIHANTAR KEPADA …………………………
PADA………………..
KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN :
CONTOH 1
PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan
TK.
PT.10
1
1

11. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa11
CONTOH 2
KPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan tuan
TK.
PT.10
CONTOH 3
PT(P)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak* dikenakan Tindakan
tatatertib/jenayah
TK
PK

12. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa12
3. Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada
kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter
(contoh terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan
yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan.
4. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail
dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail. Slip
pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana
tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk
memudahkan pengesanan semula dokumen.

13. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa13
13.0 Penyimpanan Fail
Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang
sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap
rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail.
Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang
berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan
Arahan Keselamatan.
14.0 Pergerakan Fail
Fail yang didaftarkan hendaklah diselenggara dari segi kandungan dan
pergerakan fail tersebut.
Pengeluaran dan pengedaran fail kepada pihak yang memerlukan hendaklah
dicatat dalam ruangan pergerakan fail di bahagian hadapan fail.
Penggunaan pen dakwat merah untuk penerimaan semula dan pen dakwat
biru / hitam untuk pengeluaran / pengedaran fail kepada pengguna. Ini
adalah bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.
15.0 Simpan Dalam Perhatian
Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP / KIV) hendaklah digunakan bagi
memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam
tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.
16.0 Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan
membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan
masing-masing.

14. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa14
Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan
penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual).
i). Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib
Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi
memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus
mengikut piawaian kearkiban.
17.0 Penutupan Fail
Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4
sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.
Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan
dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP PADA 2.3.2008 –
JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat
kekal.
Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor
rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).
18.0 Pelupusan Fail
Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib
Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.
======
PENGELASAN Rahsia dan Sulit
Berdasarkan kepada Akta Rahsia Rasmi 1972 dan Arahan
Perkhidmatan 1974, maklumat-maklumat tentang pentadbiran kerajaan
hendaklah dikelaskan mengikut peringkat-peringkat keselamatannya.
Pengelasan maklumat hendaklah dirujuk kepada Indeks Akta Rahsia

15. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa15
Rasmi 1972 di bawah bidang kuasa Keselamatan Dalam Negeri (
KDN). Apabila maklumat dikelaskan, sekaligus fail berkenaan terlibat
sama ( rujuk Arahan Perkhidmatan Bab 3, para II dan Bab 4 para 4 (a)
1.1 Rahsia Besar
Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses
perancangan adalah antara rahsia besar kerajaan. Contohnya Kertas
Pembentangan Anggaran Belanjawan Kerajaan ( Bajet ) yang belum di
bentangkan di Parlimen. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna
kuning dan berpalang ( X ) merah memenuhi kulit hadapan fail Dasar-
dasar kerajaan juga merupakan rahsia besar kerajaan, contohnya
Dasar Penswastaan Agensi-Agensi yang hendak diswastakan dan
program-program lain yang melibatkan dasar lain aka menggunakan
fail jenis ini. Di sekolah belum ada lagi maklumat yang dikelaskan
sebagai Rahsia Besar Kerajaan. Namun demikian, kertas-kertas soalan
peperiksaan awam juga dikategorikan sebagai Rahsia Besar Kerajaan.
Disebabkan sekolah tidak menyimpan kertas soalan yang belum
diedarkan, maka sekolah tidak terlibat dengan urusan tersebut.
1.2 Rahsia
Urusan berkaian dengan program pembangunan kerajaan,
contohnya proses tender bagi sesuatu projek merupakan antara urusan
yang dianggap 'rahsia'. Fail yang menyimpan maklumat
pengelasan rahsia, berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah
memenuhi kulit hadapan fail. Di sekolah, mungkin soalan yang
disetarakan di peringkat daerah yang belum diedarkan boleh
dianggap sebagi maklumat 'rahsia'. Jika dipersetujui demikian,
seharusnya sekolah mewujudkan sistem pengurusan fail pengelasan
tersebut. Jika dikelaskan sebagai rahsia, seharusnyalah tatacara yang
betul diikuti dalam penyimpanan dan pengedaran fail berkenaan.
1.3 Sulit

16. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa16
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran
kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan
maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna hijau muda. Di
sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang
pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh
yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara
pengedalian fail yang berkelas sulit.
1.4 Terhad
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya
terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat
seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad
dan fail-fail jenis ini berwarna putih.
1.5 Terbuka
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu
fail-fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan.
Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail
berkenaan berwarna putih.
1.6 Sampul Kecil
Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail
utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan
pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat
dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas
fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila
sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail
utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk
menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan
cepat. Fail ini berkulit nipis dan berwarna kuning. Di sekolah tidak

17. Tajuk 3 Sistem Fail dan Surat-menyurat Wan Suhaimi Bin Wan Setapa17
digalakkan menggunakan sampul kecil kerana bilangan fail yang ada
boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan
menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran
sekolah.
1.7 Fail Timbul
Fail Timbul atau 'subjacket' mengandungi bahan-bahan atau
maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat
yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail
utama bagi kandungan-kandungan yang berkenaan. Maklumat-
maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul. Fail
ini berwarna putih. Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah
mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam
pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan
kepada guru, pelajar/murid dan ibu bapa. Fail Timbul tidak perlu
direkodkan dalan indeks fail.