1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN
PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN
BERUNIFORM DI SEKOLAH :
KESETIAUSAHAAN

2.  Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab dan
PPS bermaksud
 Mentadbir
 Mengurus
 Mengelola
 Menyelia
 Mengendali
 Menerajui operasi

3. KESETIAUSAHAAN
► Merujukkepada segala urusan yang berkaitan
dengan tugas atau profesion setiausaha.
► Bidang tugas Setiausaha:
 Surat-menyurat
 Operasi dan kendali fail dan rekod
 Urusetia mesyuarat
 Dokumentasi data dan maklumat
 Penerbitan
 Hasilan ucapan dan kata-kata aluan
 Sedia laporan
 Khidmat kaunter
 Hubungan luar

4. Surat-menyurat
► Urusan pentadbiran yang penting dan
perlu diuruskan dan dikelolakan dengan
cermat, cekap, cepat dan mematuhi
prosedur yang telah ditetapkan.
► Dalamkonteks kesetiausahaan merupakan
urusan rasmi/formal.
► Dokumen rasmi

5. Jenis-jenis surat
► Pemberitahuan/makluman
► Permohonan
► Jemputan
► Penghargaan
► Rayuan
► Sokongan
► Ucap selamat
► Ucapan taniah/takziah
► Perlantikan
► Penurunan kuasa
► Aduan
► Iringan
► Pekeliling
► Siaran
► Akuan

6. FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS
DALAM SURAT RASMI
Beberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi.
Antaranya:
► Logo , nama dan alamat persatuan
( logo jika kepala surat dicetak khusus )
► Nama jawatankuasa tertinggi persatuan
( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )
► Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )
► Tarikh

7. C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

8. Mengarang Surat
► Struktur atau format surat
► Penanda-penanda maksud
► Frasa-frasa
berhemah
► Ragam bahasa yang santun dan sopan
► Protokol
► KISS

9. Penanda Maksud
► Kata-kata / frasa utk menggambarkan maksud tersurat /
tersirat di sebalik sesuatu ayat.
► Cth:
► Rujukan
 “Merujuk kepada .....
► Menyertakan
 “Dilampirkan bersama....
► Perwakilan
 “Saya bagi pihak....”
► Permakluman
 “Sukacita dimaklumkan bahawa ....”
► Persetujuan
 “Saya tiada halangan....”

10. Tindakan Susulan
► Senarai semak sebelum menghantar surat
 Ada elemen-elemen yang perlu
 Maklumat tepat dan jelas
 Typo
 Protokol dipatuhi
 Salinan yang secukupnya
 Salinan untuk fail dan direkod

11. Penerimaan Surat
► Tindakan segera
 Tujuan surat
 Makluman balas
► Awal
► Susulan
► Memfail dan merekod

12. Memfailkan surat
► Memfailkan surat adalah suatu fungsi penting
dalam organisasi.
► Surat keluar/terima masuk disimpan kemas
dalam susunan teratur dan mudah diakses bila
perlu.
► Tindakan susulan yang sesuai ke atas surat
boleh dirancang dan laksanakan dengan segera.
► Mengetahui tindakan yang telah diambil

13. Kaedah memfailkan surat
► Suratyang diterima masuk dicop atau tulis
tarikh terima terlebih dahulu.
► Masukkan dalam fail yang berkaitan dan
rekodkan dengan dakwat merah.
► Sesalinan setiap surat keluar hendaklah
difailkan dan direkodkan dalam kertas
minit fail dengan dakwat biru.

14. ►Sistem Fail

15. Fail dan Rekod
► Fail–
► lembaran kertas yang berlipat atau kad
yang berlipat digunakan untuk menyimpan
rekod secara tersusun, sistematik, selamat
dan mudah diakses.
► Penyimpanan dokumen
► Sistemfail sebagai sistem pentadbiran,
maklumat /data yang efisien dan efektif

16. Maksud sistem fail :
1. Fail ialah proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk simpanan selamat atau
satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir
pada titik yang sama.
2. Proses mengklasifikasi , menyusun
menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi
memudahkan pengurusannya apabila di
perlukan .

17. KEGUNAAN SISTEM FAIL
MENYIMPAN
REKOD MELANCARKAN
URUSAN
DOKUMEN
TIDAK JIMAT MASA
HILANG DAN
TENAGA
MEMUDAHKAN
MENINGKATKAN
MENAMBAH
KEBERKESANAN
KECEKAPAN

18. FUNGSI
 Dapat menambah kecekapan mentadbir
dan mengurus sesebuah organisasi dan
membuat rujukan apabila diperlukan.

19. WARNA KULIT FAIL
 TERBUKA - PUTIH
 TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT
PERKATAAN TERHAD
 SULIT - HIJAU DAN TERCATAT
PERKATAAN SULIT
 RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATAT PERKATAAN
RAHSIA
 RAHSIA - KUNING DAN BERPALANG
BESAR MERAH DAN TERCATAT
PERKATAAN RAHSIA BESAR

20. Jenis-jenis Sistem Fail
 Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974
 Jenis pengelasan fail iaitu:
1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)
*maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses
perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.
2. Rahsia(merah Jambu)
*urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan
3. Sulit(hijau)
*urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit
walaupun telah diumumkan oleh Menteri.
C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

21. 4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)
*fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran
peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.
5. Terbuka(putih)
*fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah
jabatan
6. Sampul Kecil(kuning)
*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg
utama
7. Fail Timbul(putih)
*bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada
pegawai-pegawai.

22. PENGELASAN SISTEM FAIL
 Pengelasan mengikut abjad
 Pengelasan mengikut perkara
 Pengelasan mengikut angka
 Pengelasan mengikut tempat atau
kawasan

23. CIRI-CIRI SISTEM FAIL
1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan
diperoleh dengan cepat apabila diperlukan .
2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks
atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami
dan tidak mengelirukan.
3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan
keperluan organisasi. Contohnya sesebuah
organisasi memerlukan sistem fail pusat dan
sebaliknya.

24. 4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu
mengikut kehendak dan keadaan organisasi.
Pengubahsuaian berkenaan bermaksud
membesar dan mengecilkan sistem fail.
5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos
dan ruang yang seminimum mungkin.
6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat
perlindungan keselamatan daripada kebakaran
, kekotoran, bencana alam dan kebocoran
rahsia organisasi.

25. PENGELASAN SISTEM FAIL
3 TAHAP
TAHAP TAHAP TAHAP
PERTAMA KEDUA KETIGA

26. TAHAP PERTAMA
TAJUK-TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA
99 TAJUK UTAMA
TAHAP KEDUA
TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA
99 ATAU LEBIH SUBTAJUK
TAHAP KETIGA
SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA
99 ATAU LEBIH PERKARA

27. TAHAP PERTAMA
01 ASRAMA
02 AUDIT
03 HAL EHWAL MURID
04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR
05 KEWANGAN AN AKAUN
06 KOKURIKULUM
07 KURIKULUM
08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB
09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT
10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN

28. TAHAP KEDUA
CONTOH : KOKURIKULUM
06/01 HARI UCAPAN
06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH)
06/03 KOPERASI SEKOLAH
06/04 MAJALAH SEKOLAH
06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN
06/06 PASUKAN PAKAIAN
06/07 PELBAGAI
06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT
MASYARAKAT
06/10 PERSATUAN BERASASKAN
PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH)

29. TAHAP KETIGA
CONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK
06/08/001 BAHASA CINA
06/08/002 BAHASA INGGERIS
06/08/003 BAHASA MALAYSIA
06/08/004 ELEKTRONIK
06/08/005 GEOGRAFI
06/08/006 KAJIAN TEMPATAN
06/08/007 MATEMATIK
06/08/008 MUZIK
06/08/009 PERDAGANGAN
06/08/0010 SAINS
06/08/0011 SAINS SOSIAL
06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN
06/08/0013 SEJARAH

30. Fail Induk Kokurikulum
 Kandungan
 Draf perlembagaan
 Draf aktiviti asas
 Senarai JK Penaja
 Surat kelulusan penubuhan oleh Pengetua
 Surat lantikan guru penasihat
 Minit mesyuarat Agung penubuhan

31. Fail Induk Kokurikulum (sambung)
 Perlembagaan yang disahkan oleh pengetua
 Senarai JK yang disahkan oleh pengetua
 Perancangan aktiviti yg disahkan pengetua
 Jadual aktiviti yg disahkan pengetua
 Senarai keahlian yg disahkan guru penasihat
 Surat permohonan kutip derma dari Bendahari
 Surat kelulusan kutip derma oleh pengetua
 Akaun kewangan / belanjawan yg disahkan

32. Fail Induk Kokurikulum (sambung)
 Surat permohonan jadi ahli gabungan
daripada guru penasihat kpd pengetua
 Surat kelulusan dari pengetua
 Surat permohonan kepada Badan Induk
 Surat penerimaan jadi ahli gabungan dari
Badan Induk
 Minit mesyuarat
 Surat pekeliling (KPM, JPN, PPD, Sekolah)

33. Fail Induk Kokurikulum (sambung)
 Dokumen pencapaian kecemelangan ahli
 Laporan setiap aktiviti
 Laporan tahunan
 Daftar penilaian setiap ahli
 Surat penyerahan kembali kuasa dan
perlantikan guru penasihat kepada pengetua
 Stok dan inventori
 Sampel sijil / surat penghargaan

34.  Sekian terima kasih.