1. NAMA NO. MATRIK
NURUL AZMIRA BINTI ZULKEFLY M03ON1130102
NADIA FAZILA BINTI YUSRI M03ON1130109
NURUL HIDAYAH BINTI RAZMI M03ON1130110
LA 03 Penyelenggaraan Sistem Fail & Rekod
LnP 03.01 Urus Sistem Fail & Rekod
LnP 03.02 Urus Fail & Rekod
LnP 03.03 Lupus Fail & Rekod

2. DEFINISI
( SISTEM FAIL DAN REKOD )
Satu proses klasifikasi, penyusunan,
penyimpanan dan pelupusan rekod supaya
ianya dapat diperolehi dengan segera
apabila dikehendaki

3.  Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh
dengan cepat apabila diperlukan.
 Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan
difahami serta tidak mengelirukan.
 Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan
organisasi.
 Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut
kehendak dan keadaan organisasi.
 Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum.
 Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan
keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana
alam dan kebocoran rahsia organisasi.
 Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling
minimum.
CIRI-CIRI UMUM SISTEM FAIL

4. PENGKELASAN FAIL
FAIL URUSAN AM
( house keeping files )
 mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan dengan hal
pentadbiran, bangunan dan harta,
kelengkapan dan bekalan,
kewangan dan personel
FAIL URUSAN
FUNGSIAN
( functional files )
 mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan dengan fungsi dan
aktiviti asas jabatan
FAIL
TERPERINGKAT
 fail yang perlu diberi peringkat
pengkelasan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan Arahan
Keselamatan

5. KATEGORI FAIL
JENIS WARNA BERPALANG / TERCATAT
RAHSIA
BESAR
 Berpalang merah
 Tercatat “ RAHSIA BESAR “
RAHSIA
 Berpalang merah
 Tercatat “ RAHSIA “
SULIT  Tercatat “ SULIT “
TERHAD  Tercatat “ TERHAD “
TERBUKA
SAMPUL
KECIL
 Tercatat “ SAMPUL KECIL “
KUNING
MERAH JAMBU
HIJAU
PUTIH
PUTIH
KUNING
COKLAT

6. RAHSIA BESAR ( Am 438 )

7. RAHSIA ( Am 437 )

8. SULIT ( Am 436 )

9. TERHAD ( Am 435 – Pin. 1/80 )

10. TERBUKA ( Am 435 – Pin. 1/80 )

11. SAMPUL KECIL ( Am 435A – Pin. 1/82 )

12. RAHSIA
BESAR
 Jika didedahkan kepada pihak luar akan
mengancam keselamatan dan kestabilan negara
RAHSIA
 Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan
atau negara
SULIT
 Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan
sahaja
TERHAD
 Hanya boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan
jabatan sahaja
TERBUKA  Tiada had
SAMPUL
KECIL
 Fail sementara apabila fail asal tidak dapat dikesan
atau apabila lebih daripada seseorang pegawai perlu
mengambil tindakan segera ke atas fail yang sama
JENIS – JENIS FAIL

13. KOD KLASIFIKASI FAIL
 ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi
semua rekod Urusan Am bermula dari 100 sehingga
500 untuk diguna pakai oleh semua pejabat awam
 Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan
bagi rekod Urusan Fungsian sesebuah pejabat awam

14. REKOD URUSAN AM
( untuk semua pejabat awam )
100 Pengurusan Pentadbiran
200 Pengurusan Tanah, Bangunan & Infrastruktur
300 Pengurusan Aset
400 Pengurusan Kewangan
500 Pengurusan Sumber Manusia

15. CONTOH
( SENARAI FAIL DI BAHAGIAN PENTADBIRAN
DI KOLEJ KOMUNITI SELANDAR )
600 Urusan Pelajar
700 Urusan Akademik / Kurikulum
800 Pengurusan Kualiti
REKOD URUSAN FUNGSIAN

16. PEMBUKAAN FAIL BAHARU
Semakan teliti perlu dibuat sebelum sesebuah fail
baru dibuka bagi mengelakkan berlakunya perkara-
perkara berikut :
 Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk dan nombor
rujukan fail yang sama
 Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk yang sama
tetapi nombor rujukan fail yang berlainan
 Pewujudan dua (2) fail dengan tajuk berlainan tetapi
nombor rujukan fail yang sama

17. Bagi mengelakkan perkara-perkara tersebut berlaku,
langkah-langkah berikut hendaklah diambil :
 Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak
perkara utama dalam surat
 Semak klasifikasi fail bagi menentukan TAJUK fail
dan NOMBOR RUJUKAN fail
 Buka kulit fail baru menggunakan jenis kulit fail yang
sesuai, catatkan TAJUK fail dan NOMBOR RUJUKAN
fail

18. MENCATATKAN BUTIRAN PADA KULIT FAIL
Tajuk Fail dan Nombor Rujukan Fail :
Hendaklah dicatatkan pada kulit fail dengan jelas
menggunakan dakwat kekal berwarna hitam atau biru
Kertas-kertas Yang Berhubung :
Catatkan nombor rujukan fail lain yang ada hubungkait
dengan fail ini contohnya fail dasar, mesyuarat,
jawatankuasa, undang-undang, peraturan dan sebagainya
bagi tujuan rujuk silang
Didaftarkan di bawah perkara :
Catatkan indeks perkara utama bagi sesuatu fail yang baru
dibuka diruang ini selaras dengan sistem klasifikasi fail

19. PERKARA
Didaftarkan di bawah perkaraKertas-kertas Yang
Berhubung
(Am 435 – Pin. 1/80)
Tarikh Kandungan
Pertama………………
Tarikh Kandungan
Akhir………………
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
Dihantar
kepada
Tarikh
dihantar
TAJUK FAIL
NOMBOR RUJUKAN FAIL

20. LANGKAH – LANGKAH
MENDAFTAR SURAT / DOKUMEN
KE DALAM FAIL

22. Menebuk lubang ditengah-tengah pada kulit fail

23. Memasukkan Kertas Minit disebelah kiri fail
dengan menggunakan tali hijau

24. Memasukkan surat/dokumen yang diterima
disebelah kanan fail dengan menggunakan tali hijau

25. Cop di dalam Kertas Minit
SURAT MASUK ( cop berwarna MERAH )
SURAT KELUAR ( cop berwarna BIRU )

26. Surat bertarikh: …………………….dihantar kpd………………………………….
Perkara:…………………………………………….dikdg. pada……………………..
SURAT KELUAR
SURAT MASUK
Surat bertarikh: ………………………drp………………………………………….
No. ruj …………………………………….dikdg. pada…………………………….

27. Surat/dokumen diminitkan atau direkodkan ke dalam Kertas Minit
SURAT MASUK ( pen dakwat MERAH )
SURAT KELUAR ( pen dakwat BIRU / HITAM )

28. Mendaftar surat/dokumen di dalam
Buku Daftar Surat Menyurat
iaitu Am10 – Pin.3/80

29. Menyimpan fail tersebut ke dalam rak fail
yang berkaitan mengikut nombor rujukan