Dokumen ini adalah panduan pengurusan pejabat yang merangkumi pelbagai aspek dari pengurusan am sehingga pengurusan fail dan keselamatan dokumen. Ia menjelaskan definisi sistem fail, tujuan pengurusan fail, serta kategori dan pengkelasan fail berdasarkan taraf keselamatan. Selain itu, prosedur untuk pembukaan dan pendaftaran fail juga diterangkan untuk memastikan pengurusan dokumen yang cekap dan berkesan.

1. AHMAD BIN YUSUP
PENOLONG PPD KLUANG
( PENGURUSAN KUALITI)
Email :
ahmad.yusup@moe.gov.my
1

2. PEKELILING PERKHIDMATAN
BIL. 5 TAHUN 2007
BERKUATKUASA 30 April, 2007
PANDUAN
PENGURUSAN PEJABAT
2

3. 10 BAHAGIAN
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
BHG. I - Pengurusan Am Pejabat
BHG. II - Pentadbiran Sumber Manusia
BHG. III - Keperbadian Dan Keterampilan
BHG. IV - Pengurusan Perhubungan Pelanggan
BHG. V - Sistem Penyampaian Perkhidmatan
BHG. VI - Urusan Surat Kerajaan
BHG. VII - Pengurusan Fail
BHG. VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam.
BHG. IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi
Maklumat
BHG. X - Inventori dan Bekalan Pejabat.
3

4. BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL
4

5. BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM
SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN
SUPAYA TIDAK TERCICIR.
SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN
DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,
NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN
MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK
MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-
SATU PERKARA ATAU SUBJEK.
TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT
TERSEBUT.
5

6. DEFINISI SISTEM FAIL
Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk simpan selamat
atau satu rantaian aktiviti yang
bermula dan berakhir
Satu proses Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan
Pelupusan Rekod supaya mudah
diperolehi dengan cepat bila
dikehendaki;
6

7. DEFINISI
Mengandungi dokumen, surat
FAIL dan catatan minit
Meliputi pembukaan,
SPF pendaftaran, pergerakan,
penyimpanan,
pemindahan dan pelupusan
7

8. TUJUAN
Membantu agensi awam
melaksanakan urusan pentadbiran
pejabat dengan lebih cekap, teratur
dan berkesan
Memperkemaskan Arahan
Perkhidmatan sedia ada supaya
ianya sentiasa relevan dan dapat
dijadikan panduan kepada agensi
awam
8

9. TUJUAN
•Mewujudkan sistem pengurusan
rekod yang sistematik, cekap dan
berkesan di jabatan
•Membantu pegawai atau staff yang
terlibat dengan fail dan surat dalam
kerja-kerja mereka
•Mendapat pengiktirafan kerajaan
dalam Anugerah MS ISO
9

10. Digubal berasaskan Arahan
Perkhidmatan dan ditambah
baik dengan mengambil kira
kemajuan teknologi maklumat
dan multimedia di samping
mengekalkan kaedah
pelaksanaan tugas secara
tradisional terutamanya di
jabatan / agensi yang kecil
10

11. Rujukan hendaklah dibuat
pada pekeliling, surat
pekeliling atau peraturan
lain yang berkuat kuasa dari
semasa ke semasa
berkaitan dengan Panduan
Pengurusan Pejabat
11

12. KENAPA FAIL DIPERLUKAN
 ALAT PERHUBUNGAN
 MENGURUSKAN MAKLUMAT
JABATAN/AGENSI
 MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN
 MENGAMBIL TINDAKAN
 MENGEKALKAN INGATAN
 BAHAN RUJUKAN UTAMA
 BAHAN BUKTI
12
 BAHAN PENYELIDIKAN

13. REKA BENTUK KULIT FAIL
• TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)
• SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin.
1/82)
• TERHAD (TANDA TERHAD)
• SULIT (Am 436) HIJAU
• RAHSIA (Am 437)
• RAHSIA BESAR (Am 438) 13

14. Sistem yang mempunyai protokolnya
tersendiri dan beberapa pengawal
Peruntukan Undang-Undang Bhg.
‘A’ (PU.A)
Akta Arkib Negara
Akta Rahsia Rasmi 1972
Peraturan Pentadbiran
Arahan Perkhidmatan – BAB 4
-Sistem Fail
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun
2007 – PPP Bhg. VII 14

15. Kepentingan Pengurusan Fail
Penggunaan fail ini membolehkan
maklumat yang terkandung di
dalamnya dikawal dan dicapai
dengan cepat dan tepat apabila
diperlukan.
Fail mesti diuruskan dengan
sistematik mengikut piawaian dan
prosedur pengurusan rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib
Negara. 15

16. Prinsip-prinsip Sistem Fail
Fail manila kad tidak banyak
menggunakan ruang;
Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
Rekod mudah dicari bila diperlukan;
Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
16

17. KATEGORI FAIL
Pentadbiran dalaman sesebuah
Jabatan/Agensi Kerajaan yang
Housekeeping
meliputi perkara-perkara seperti
pentadbiran, perkhidmatan,
kewangan, perolehan dan
pembangunan
Diwujudkan oleh sesebuah
Functional Jabatan / Agensi Kerajaan
untuk melaksanakan fungsi
dan tanggungjawabnya
17

18. PENGKELASAN FAIL
Fail Urusan Am
(house keeping file )
mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan hal pentadbiran,
bangunan dan harta, kelengkapan
dan bekalan, kewangan dan
personel.
18

19. PENGKELASAN FAIL
Kategori 1:
- Fail Urusan Am (house keeping files)
- Pentadbiran Am : 100
- Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200
- Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300
- Kewangan : 400
- Personel : 500
19

20. PENGKELASAN FAIL ….
Kategori 2
- Fail Urusan Fungsian (function file)
- Pengurusan Kurikulum : 600
- Pengurusan Kokurikulum : 700
20

21. PENGKELASAN FAIL ….
Fail Urusan Fungsian (function
file )
- mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti
asas jabatan.
21

22. KLASIFIKASI FAIL
Taraf Keselamatan
1. Terbuka
2. Terperingkat:
Dikelaskan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan
Arahan Keselamatan
- Rahsia Besar
- Rahsia
- Sulit
- Terhad
22

23. Fail Terperingkat …
Rahsia Besar:
Boleh menyebabkan kerosakan besar
kepada negara
Rahsia:
Boleh membahayakan keselamatan negara
Sulit:
Boleh memudaratkan kepentingan atau
martabat negara
Terhad:
Boleh menghalang kelicinan proses
pentadbiran
23

24. Pengenalan Fail
Rahsia Besar - Kuning dan Berpalang
Merah serta tercatat ‘RAHSIA
BESAR’
Rahsia - Merah Jambu Berpalang
Merah dan tercatat ‘RAHSIA’
Sulit - Hijau tercatat perkataan
‘SULIT’
Terhad - Putih tercatat perkataan
‘TERHAD’
Terbuka - Putih
24

25. MAKSUD CIRI -CIRI
KESELAMATAN
TERBUKA- Tiada had
TERHAD - Pegawai yang
menjalankan tugas
SULIT - Individu
RAHSIA - Maruah Negara
RAHSIA BESAR - Keselamatan
Negara
25

26. 26

27. PENGKELASAN FAIL
1. Rahsia Besar:
Maklumat tentang urusan kerajaan
yang masih dalam proses
perancangan adalah merupakan
antara rahsia besar kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan di dalam fail
berwarna kuning dan berpalang (X)
merah memenuhi kulit hadapan fail
27

28. 53(a): RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik
kerajaan Malaysia/negeri…dan
dimaksudkan bagi
makluman…….sendiri dan lain-
lain pegawai yang perlu
mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas
rasmi mereka. Maklumat yang
terkandung dalam dokumen ini
tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak langsung
kepada akhbar atau sesiapa yang

29. 29

30. PENGKELASAN FAIL
2. Rahsia:
Urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan dianggap
sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.
Fail yang menyimpan maklumat
pengelasan rahsia berwarna merah
jambu dan berpalang (X) merah
memenuhi kulit hadapan fail
30

31. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit
Dokumen ini ialah hak milik
Kerajaaqn Malaysia/Negeri….dan
dimaksudkan bagi makluman
orang-orang yang perlu
mengetahui kandungannya dalam
masa menjalankan tugas-tugas
rasmi mereka. Maklumat yang
terkandung dalam dokumen ini
tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak kepada akhbar

32. 32

33. PENGKELASAN FAIL
3. Sulit:
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu
keputusan kerajaan dianggap sulit
walaupun telah diumumkan oleh
Menteri begitu juga urusan
tatakelakuan pegawai awam.
Maklumat berkenaan disimpan dalam
fail warna hijau muda dan dicatat
sebagai ‘SULIT’
33

34. 34

35. PENGKELASAN FAIL
4. Terhad:
Biasanya sesebuah jabatan
mempunyai fail yang edarannya
terhad disebabkan maklumat
yang terkandong di dalamnya.
Maklumat seperti butiran
peribadi staf dianggap sebagai
maklumat terhad.
Fail jenis ini berwarna putih.
35

36. TERHAD
TERHAD
36

37. PENGKELASAN FAIL
5. Terbuka:
Kebanyakan fail di sesebuah
jabatan adalah jenis terbuka, iaitu
fail-fail berkaitan dengan
pengurusan harian sesebuah
jabatan. Fail-fail pentadbiran
adalah tergulung dalam kategori
ini.
Fail jenis ini berwarna putih.
37

38. Perkara 53 © :FAIL TERBUKA-
PUTIH
Maklumat yang terkandung dalam
dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
atau tidak kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan

39. 39

40. PENGKELASAN FAIL
6. Sampul Kecil:
Sampul kecil ialah fail
sementara diwujudkan
berlandaskan fail utamanya.
Warna fail ialah kuning atau
coklat.
40

41. Am 435A-Pin. 1/82
SAMPUL KECIL
NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN
PERKARA:
MINIT-MINIT
41

42. PENGKELASAN FAIL
7. Fail Timbul:
Fail timbul mengandungi
bahan-bahan yang belum
diedarkan kepada pegawai-
pegawai atau untuk
perhatian pegawai atasan.
42

43. PEMBUKAAN FAIL
LANGKAH-LANGKAH SEBELUM
MEMBUKA FAIL
• Semak setiap “memo” yang diterima
• Semak perkara utama dalam surat
• Semak panduan-panduan/doket
abjad/senarai fail/buku daftar
• Pastikan fail belum dibuka atas perkara
tersebut
43

44. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL
PASTIKAN SURAT / LAPORAN /
PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN
MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL
JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET
FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN
FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA
TELAH DIDAFTARKAN
JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA
BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN
DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
44

45.  ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.
 JELAS, RINGKAS DAN PADAT.
 TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI
BPR,
ANM,PPR , MNI, BMW DLL.
 ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN
SAMA
YANG MEMPUNYAI MAKNA
BERLAINAN
(OMOGRAPHS) CONTOHNYA
KABINET,
BAHAGIAN KABINET DLL.
 BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / 45

46. MEMBUKA FAIL BARU….
KECUAIAN BOLEH
MENYEBABKAN:
• Wujud dua fail dengan tajuk dan
nombor yang sama
• Wujud dua fail dengan tajuk yang
sama tetapi nombor yang
berlainan
• Wujud dua fail degan tajuk yang
berlainan tetapi nombor yang
sama 46

47. MEMBUKA FAIL BARU….
MEMBUKA FAIL
BARU…
• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh
pembukaan dicatat di atas kulit fail
• Tajuk:
- Jelas
- Ringkas
- Padat
- Menggambarkan kandungan
47

48. MEMBUKA FAIL BARU….
MEMBUKA FAIL BARU…
Daftarkan fail baru ke dalam rekod
pendaftaran fail.
Setelah menerima surat, hendaklah
dikandungkan ke dalam fail
berkenaan
Kandungkan surat mengikut taraf
terperingkat
48

49. PENDAFTARAN FAIL BARU
• Sediakan Kertas Doket:
Doket Faharasat Nombor ( Am 89 )
Doket Faharasat Abjad ( Am 89 a)
• Taipkan Butiran:
Kod huruf dan nombor
Rujukan fail
Tajuk Fail
49

50. SUSUN DOKET DALAM BINDER
1 . Faharasat Nombor / Bilangan
 Untuk mencatatkan pergerakan
fail
 Masukkan tarikh fail dibuka
50

51. SUSUN DOKET DALAM BINDER …
SUSUN DOKET DALAM BINDER
2 . Faharasat Abjad /Alphabetical
 Susun dalam binder ikut
perkataan yang dipilih
 Untuk rekod dan pengesanan
fail
51

52. Doket Faharasat Bilangan
(Borang Am 89)
Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09
yang berkaitan
Faharasat di bawah
Pengisian Jawatan Perkeranian
Perkara
Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian
52

53. Doket Faharasat Abjad
(Borang Am 89A)
Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09
yang berkaitan
Faharasat di bawah
Pengisian Jawatan
Perkeranian
Perkara
Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian
53

54. JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003
Sub-sub Tajuk
Utama (Sub-Aktiviti)
Taraf -L4
Tajuk
keselamatan Utama (L 2 )
Sub Tajuk
Utama (Aktiviti)
Kod
Kumpulan (L 3)
sekolah
Utama (L 1)
NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)
54

55. JBA8011 / 100-09 / 10 / 004
Sub-sub Tajuk
Utama (Sub-Aktiviti)
Tajuk
Kumpulan -L4
Utama (L 1) Utama
Kod (L 2) Sub Tajuk
sekolah Utama (Aktiviti)
-L3
55

56. Contoh fail peribadi
JBA8011/FP: A-42644
Nombor Fail
Peribadi Di
Kod Sekolah Jabatan
Nama Ringkas
Bagi Fail Peribadi
56

57. ail
lit f
Ku
Perkara dan Nombor fail
Isi surat menentukan perkara/tajuk
Jelas, ringkas dan padat
Tidak guna singkatan
Elak guna perkataan/ejaan sama yang
mempunyai makna berlainan
Berdasarkan fungsi jabatan/unit
Nombor fail ikut sistem fail sedia ada
Didaftarkan di bawah perkara
57

58. ail
lit f
Ku
Kertas-kertas Yang Berhubung
Fail yang berkaitan. Sekiranya fail
baru dibuka, catatkan nombor fail
sebelumnya
Jika sistem klasifikasi baru diamalkan,
catatkan sistem klasifikasi sebelumnya
Kandungan diasingkan ke folder lain
Rujukan silang (cross reference)
58

59. Rujukan agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor
Tajuk / daftar abjad
59

60. 150
100-1 / 01
JBA8011 / 100-1 / 01
NO. PENDAFTAR FAIL
No. Rujukan Fail
PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008
Tajuk Fail
60

61. Fail Peribadi
No. Pendaftaran
61

62. fail
Kulit
Tarikh kandungan pertama
Tarikh kandungan akhir
Pertama:
Tarikh kandungan pertama yang
dimasukkan ke dalam fail
Akhir:
Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat
sebelum fail ditutup
# Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat
atau tarikh tutup fail
62

63. KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada kertas minit
•Kertas minit digunakan untuk mencatat
semua surat-surat masuk dan keluar
serta
tindakan atau catatan berkaitan
•Surat-surat masuk dicatat dengan
dengan isi
dakwat merah surat-surat berkenaan.
kandungan
• Surat-surat keluar dicatat dengan
dakwat biru/hitam
63

64. CONTOH MINIT
Surat Masuk
Surat bertarikh …………. daripada ……………..
………………………… dikandung pada ..………
Surat Keluar
Surat bertarikh …………. kepada …..…………..
………………………… dihantar pada ..…………
64

65. PROSEDUR PENGURUSAN
FAIL
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN
SURAT
2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN
FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN
FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
65

66. 1.PENERIMAAN DAN
PENDAFTARAN SURAT
1.1 SURAT-SURAT
TERPERINGKAT
1.2 SURAT UMUM KEPADA
KETUA JABATAN
1.3 SURAT UNTUK
PERHATIAN
1.4 SURAT DIMINITKAN
1.5 PINDAH SURAT 66

67. 1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN
KEPADA KETUA JABATAN
Semua surat yang
dialamatkan kepada Ketua
Pengarah, Timbalan Ketua
Pengarah, Pengarah Negeri,
PPD, Ketua Institusi dan
tidak ada untuk perhatian
mana-mana pegawai
67

68. 1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN
Semua surat yang
dialamatkan kepada
Ketua Jabatan dan
dicatatkan untuk
perhatian pegawai
berkenaan
68

69. 1.4 SURAT DIMINITKAN
Semua surat yang diterima dan
surat keluar perlu diminitkan
Surat masuk diminitkan dakwat
merah
Surat keluar diminitkan dakwat
biru @ hitam
Surat hendaklah diminitkan
dalam kertas minit Am 6
69

70. 1.5 Pindah Surat
Surat-surat tersalah masuk
fail
Pindaan surat mengandungi
Tajuk Surat, No.Rujukan Surat,
Daripada, Dipindah ke Dalam
Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh
70

71. KERTAS PINDAAN SURAT
Tajuk Surat: .….……………………………..…............. ….
………………………………………….
No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………
Daripada: ……………………………..…………………
…..…..…………………………….…………
Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….
Dipindah oleh: ………………………………………….
Tarikh: ………….……………………………………....
71

72. 1.6 SURAT-SURAT UNTUK
TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA
• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum
diedarkan
• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil
(Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara
• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asal
dan minitkan sebagai satu kandungan
• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakan
segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul
• Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai
boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat
rasmi
72

73. 1.7 TINDAKAN YANG
PERLU DIAMBIL
Buka surat dan capkan tarikh terima
Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan
Surat (Am 10)
Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk
diminitkan kecuali surat untuk perhatian
Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan
Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam
fail berkenaan
73

74. CARA MENGKANDUNGKAN
SURAT DALAM FAIL
CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL
DI SUDUT KANAN ATAS SURAT
NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN
DALAM BULATAN
SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN
PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH
SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN
BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU
ATAU HITAM
74

75. Minit tindakan…
Minit yang panjang hendaklah ditaip
ke dalam kertas berasingan sebagai
minit bebas dan hendaklah
dimasukkan sebagai satu kandungan
atau lampiran ke dalam fail
Pegawai perlu menulis ringkasan
jawatan dan tanda tangan penuh
75

76. Kertas Minit
m.s.
No: Fail: JBA8011/100-01/01/002
Surat Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP
20 Memo J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
Pekelling dimasukkan
bertarikh 22.8.2008 pada 30.8.2008
Pen.Kanan Tadbiran,
Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.
2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya.
Terima kasih.
t.t. Ringkas
tarikh
76

77. Minit tindakan
Semua perenggan dalam
sesuatu minit, melainkan
perenggan pertama hendaklah
diberi nombor
Minit dengan tulisan tangan
hendaklah ditulis dengan jelas
77

78. Kertas Minit
m.s.
No: Fail: JBA8011/100-01/01/002
Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan
dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan
selanjutnya pada 22.9.2008.
t.t.
Dipersetujui.
t.t. Ringkas
tarikh
21 Dikirim pada 28 SEP 2008
78

79. SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82)
Membuka Sampul Kecil sebagai
Tindakan Fail Sementara
- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka
sampul kecil
- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan
apabila fail berkenaan dijumpai
- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal
- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru
perlu dibuka
79

80. Digunakan sebagai fail sementara
Untuk tindakan segera apabila
fail induk tidak diperolehi dan ia
dimasukkan ke dalam fail induk
sebagai satu kandungan.
80

81. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
Fail perlu ditutup
sekiranya telah
mengandungi 100
kandungan atau
ketebalannya 4
sentimeter, mana yang
terdahulu. 81

82. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL FAIL
PROSEDUR TUTUP/BUKA
Di atas kulit fail yang telah
ditutup itu hendaklah
dipalang dengan dakwat
merah dan dicatatkan
perkataan ‘DITUTUP – JILID
2 DIBUKA’ dengan dakwat
biru atau hitam
menggunakan dakwat kekal.
82

83. JBA8011 / 100-1 / 01
K A
U
D IB
2
ILID
J
U P
U T
DIT
83

84. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
Di atas kulit fail yang
baru pula hendaklah
dicatatkan tajuk dan
nombor rujukan yang
sama beserta dengan
catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2).
84

85. PERGERAKAN FAIL
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA
PEGAWAI PERLU ADA SLIP
TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN
DALAM PERHATIAN
85

86. SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod
Fail No. :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
 Nama Pagawai
Unit / Bahagian : .....................................
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan: ........................................
Nama : ........................................
Unit : ........................................
86

87. PENGEDARAN FAIL-FAIL
1. Catatan Pengedaran Fail-Fail
- Bahagian pendafaran fail hendaklah
merekodkan dalam rekod nombor
- Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai
dan tarikh
- Tindakan yang sama oleh pegawai kepada
pegawai
- Memudahkan pergerakan fail
- Tindakan yang sama apabila fail dipindah ke
Arkib
87

88. • DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.
• DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS
MINIT.
• DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM,
TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.
• KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI
ALAT UNTUK MENGESAN.
• BUKTI
88

89. PENGEDARAN FAIL-FAIL
2. Tanggungjawab Pegawai Dalam
Pergerakan Fail:
Mengelakan daripada fail ‘hilang’
Pergerakan fail dari seorang pegawai
kepada pegawai lain hendaklah melalui
pendaftaran fail, atau
Bahagian pendaftaran hendaklah
menyediakan borang perjalanan fail.
Borang akan dihantar kepada Bahagian
Pendaftaran
89

90. SIMPANAN DALAM PERHATIAN
Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian)
- Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut
- Tindakan akan diambil dalam jangka masa tertentu
- Susun ditempat atau di rak-rak khas
- Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari.
- Rekod dalam doket/pendaftaran fail
Buku SDP diperiksa Setiap Hari
- Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja
- Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai
90

91. KETUA JABATAN
Bertanggungjawab
- PENGWUJUDAN
- PEMELIHARAAN dan
- PELUPUSAN
91

92. 92

93. BAHAGIAN VIII
Penyelenggaraan,
Pemuliharaan
dan
Pelupusan Rekod
Awam.
93

94. PEMELIHARAAN
- mematuhi dan melaksanakan
semua Piawaian dan Prosedur
- Pengurusan Rekod Awam yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib
Negara;
- mengadakan bilik rekod jabatan
dengan kelengkapan dan
- peralatan yang bersesuaian;
- melaksanakan pelupusan rekod
awam
94

95. MEMELIHARA DAN MENYIMPAN
REKOD KERAJAAN
* Rekod-rekod Kerajaan :
surat, dokumen, rekod, daftar bahan
bercetak, buku, peta,pelan, lukisan,
gambar, mikrofilem, filem wayang
gambar dan rakaman suara yang
diterima atau dikeluarkan oleh mana-
mana Jabatan Kerajaan dalam apa
jua bentuk untuk tujuan menjalankan
dan menunaikan urusan rasmi
mereka.
95

96. * Rekod-rekod boleh digunakan:
- sebagai bahan sejarah
- proses pentadbiran
- sebagai bukti
- sebagai rujukan
- membuat penyelidikan / kajian
96

97. PEMELIHARAAN REKOD-
REKOD
- Hendaklah dijaga dan disimpan dengan
baik
- Bilik simpan rekod mestilah sesuai,
tidak lembab, atap tidak bocor,dinding
tidak berlubang dan cukup pusingan
udara.
- Disimpan atas rak-rak
- Rekod-rekod yang basah dianginkan
supaya kering dan dibersihkan dari 97

98. - Terhindar dari bahaya banjir dan
bahang matahari
- Awasi dari anai-anai, semut dan lain-
lain seranga.
- Rekod-rekod yang koyak hendaklah
dibaiki/ditampal
- Sediakan alat pemadam api, dan
- Jangan digunakan sebagai tempat
makan minum, merokok atau
menyimpan asid, cat, dakwat dan
minyak spirit.
98

99. PELUPUSAN
- melaksanakan pelupusan rekod
awam,secara pemusnahan/
pemindahan
- mengikut tatacara dari Akta
Arkib Negara Malaysia 2003. –
(Jadual Pelupusan Rekod Am)
99

100. FAIL-FAIL YANG TELAH
DITUTUP/MENUNGGU
KELULUSAN ARKIB NEGARA
HENDAKLAH DISIMPAN
BERASINGAN DENGAN
FAIL-FAIL LAIN
100

101. PENYIMPANAN
Bilik Rekod
- digunakan untuk penyimpanan
rekod awam sahaja dan dilarang
digunakan sebagai stor
penyimpanan barang-barang ain.
- hendaklah sentiasa bersih, tidak
berhabuk, mempunyai peredaran
udara yang baik.
101

102. Bilik Rekod
- Hanya pegawai dan kakitangan yang
mengendalikan rekod dibenarkan
keluar masuk bilik rekod.
- Makan dan minum, serta merokok
adalah dilarang sama sekali di bilik
rekod.
102

103. Program Rekod
Penting (Vital
- Kenal pasti Rekod Penting
Records)
- rancang untuk memelihara rekod
tersebut.
- Salinan keselamatan (backup
copies)
dan disimpan di lokasi
berasingan.
- Pelan Tindakan Bencana
- menyediakan aspek-aspek
menghadapi 103

104. PENYIMPANAN FAIL
BAGI :
- Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak-
rak fail
- Fail-Fail TERHAD disimpan di
kabinet keluli atau kabinet keluli yg
berkunci dan berasingan dari fail
bukan terperingkat
104

105. BAGI :
Fail-Fail
- RAHSIA BESAR
- RAHSIA dan
- SULIT
Sediakan BUKU pendaftaran
berasingan / indeks berasingan
bagi pengawalan pergerakan fail
105

106. Disimpan di dalam kabinet
keluli atau almari keluli yang
berkunci dan berasingan
dari tempat fail tidak
terperingkat.
106

107. 107

108. SABDA NABI :
ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG
SIAPA MENYEBARKAN ILMU
DEMI KEBAIKAN, INSYAALLAH
DIA AKAN MENGGANDAKAN 10
KALI KEPADA HAMBANYA
108

109. SEKIAN……TERIMA KASIH
SEMOGA DALAM
MAKLUMAN DAN
BERSEDIA UNTUK
BERTINDAK…
ahmad.yusup@moe.gov.my