best

1. คู่มือการใช้โปรแกรมฐานข้อมูล
Microsoft Access

2. ฐานข้อมูลคืออะไร
ฐานข้อมูลคือเครื่องมือที่ใช้รวมรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ
บุคคล ผลิตภัณฑ์ คาสั่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งใดก็ตาม ฐานข้อมูลจานวนมากเริ่มต้นโดยเป็นรายการใน
โปรแกรมประมวลผลคาหรือ เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ก็จะเริ่มมีคาซ้าหรือข้อมูลที่ไม่สม่าเสมอเกิดขึ้น
เมื่อข้อมูลอยู่ในรูปแบบรายการ จะทาให้เข้าใจได้ยากขึ้น และมีวิธีการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูล
เพื่อนามาตรวจสอบน้อย เมื่อเริ่มเกิดปัญหาเหล่านี้การโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยระบบ
จัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Access ถือเป็นความคิดที่ดี

3. ประโยชน์ในการใช้โปรแกรม ฐานข้อมูล
 เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง
 แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น การเปลี่ยนตาแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ
 ลบข้อมูล ถ้ามีการขายหรือทิ้งรายการนั้น
 จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ
 แชร์ข้อมูลกับคนอื่นๆ ผ่านทางรายงาน ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต

4. ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access
ตาราง (Table)
ฟอร์ม (Form)
รายงาน (Report)
แบบสอบถาม (Query)
แมโคร (Macros)

5. ตาราง
ภาพรวมและส่วนประกอบของตาราง
 1. ระเบียน
 2. เขตข้อมูล
 3. ค่าเขตข้อมูล
 ฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้หลายตาราง ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่ องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่ง
ประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์

6. ตารางประเภทของฟิลด์ เพื่อให้การกาหนดชนิดของข้อมูลได้อย่าง
ถูกต้อง
ประเภท ขนาด ความหมาย
Text สูงสุด 255 ตัวอักษร ตัวอักษร ตัวเลขหรือเครื่ องหมายต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการคานวณ
Memo สูงสุด 65,635 ตัวอักษร ตัวหนังสือหรือตัวเลขที่เป็นคำอธิบำย หรือบักทึกที่มีควำมยำวมำกๆ
Number 1 – 8 ไบท์ ข้อมูลตัวเลขทั้งจำนวนเต็มหรือทศนิยมที่ต้องใช้ในกำรคำนวณดังนี้
1. Byte : ตัวเลขจานวนเต็ม 0-255
2. Integer : จานวนเต็ม -32,768 ถึง32,768
3. Long integer : จานวนเต็ม-2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647
4. Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7ตาแหน่ง
5. Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15ตาแหน่ง
6. Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28ตาแหน่ง
Date/Time 8 ไบท์ วันที่และเวลำซึ่งมีรูปแบบกำรแสดงผลหลำยแบบ และสำมำรถกำหนดแบบของกำรแสดงผลเองได้
Currency 8 ไบท์ เก็บข้อมูลที่เป็นจำนวนเงิน เพื่อป้องกันเรื่องกำรปัดเศษทศนิยม
Auto Number 4 Byte กำหนดตัวเลขที่เรียงลำดับต่อเนื่องกันโดยอัตโนมัติโดยโปรแกรม
Yes/No 1 บิท เก็บข้อมูลในรูปที่เป็นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด
OLE Object 1 GB เก็บข้อมูลที่ถูกสร้ำงโดยโปรแกรมอื่น เช่น รูปภำพ เป็นต้น
Hyperlink สูงสุด 2,048 ตัวอักษร จุด Link ต่างๆ
Lookup Wizard 4 ไบท์ ข้อมูลที่เลือกจำกตำรำงอื่นๆ ที่สัมพันธ์กัน
Attachment เก็บข้อมูลที่เป็นรูปภำพ

7. กาหนดคุณสมบัติของฟิลด์มีความหมายดังนี้ดังนี้
Field Size ขนำดของ ตำมชนิดที่เลือกไว้ใน Data Type
Format รูปแบบของข้อมูลใน Field นั้น ๆ
Input Mask รูแปแบบที่ใช้บังคับป้อนข้อมูล เช่น กำหนดให้ป้อนได้เฉพำะตัวเลขได้ไม่เกิน 5ตัวเลข
Caption ป้ำยชื่อที่ติดแทนชื่อ Field ที่หัวคอลัมนืเมื่อแสดงข้อมูลแบบDatasheet View
Default Value กำรกำหนดค่ำเริ่มต้น
Validation Text แสดงกรอบข้อควำมเมื่อข้อมูลที่ป้อนเข้ำไปไม่เป็นไปตำมเงื่อนไงที่กำหนดไว้ใน Validation Rule
Required กำหนดว่ำต้องป้อนข้อมูลหรือไม่
Allow Zero Length กำหนดว่ำสำมำรถป้อนค่ำว่ำง (Null Value) ได้หรือไม่

8. ฟอร์ม (Form)
 ฟอร์มจะช่วยให้คุณสร้างส่วนติดต่อผู้ใช้ซึ่งคุณสามารป้อนและแก้ไขข้อมูลได้ฟอร์มมักจะมีปุ่มคาสั่งและปุ่มควบคุมอื่นๆ ที่ใช้ดาเนินงานต่างๆ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้
ฟอร์ม เพียงแค่แก้ไขข้อมูลของคุณในแผ่นข้อมูลของตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ชอบใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อน และแก้ไขข้อมูลในตาราง
 การสร้าง ฟอร์ม มีหลายประเภท
1. สร้างฟอร์มจากตารางหรือคิวรีที่มีอยู่แล้วใน Access
เมื่อต้องการสร้างฟอร์มจากตารางหรือคิวรีในฐานข้อมูลของคุณ ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลสาหรับฟอร์มของคุณในบางหน้าต่างนาทาง จากนั้นบนแท็บ สร้าง ให้คลิก ฟอร์ม
Access จะสร้างฟอร์มและแสดงฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบได้ด้วยการปรับขนาดของกล่องข้อความให้เหมาะสมกับข้อมูลได้ถ้าจาเป็น สาหรับ
ข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่บทความเกี่ยวกับการใช้เครื่ องมือฟอร์ม
2. สร้างฟอร์มเปล่าใน Access
 เมื่อต้องการสร้างฟอร์มที่ไม่มีตัวควบคุมหรือองค์ประกอบที่จัดรูปแบบไว้แล้ว บนแท็บ สร้าง ให้คลิก ฟอร์มเปล่า Access จะเปิดฟอร์มเปล่าในมุมมองเค้าโครง และแสดงบาน
หน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
 ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้คลิกเครื่ องหมายบวก (+) ถัดจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้เห็นบนฟอร์ม
 เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์ม ให้คลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลหรือลากเขตข้อมูลนั้นไปไว้บนฟอร์ม เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลพร้อมกันหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้แล้ว
คลิกหลายๆ เขตข้อมูล จากนั้นลากเขตข้อมูลเหล่านั้นไปไว้บนฟอร์มในครั้งเดียว

9.  สร้างฟอร์มแยกใน Access
 ฟอร์มแยกจะแสดงมุมมองของข้อมูลสองมุมมองพร้อมกัน ซึ่งได้แก่มุมมองฟอร์ม และมุมมอง แผ่นข้อมูล การใช้ฟอร์มแยกจะทาให้คุณได้รับ
ประโยชน์ของฟอร์มทั้งสองชนิดในรูปของฟอร์มเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มเพื่อหาตาแหน่งระเบียนใดๆ ได้
อย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้ส่วนที่เป็นฟอร์มเพื่อดูหรือแก้ไขระเบียนนั้น มุมมองทั้งสองนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเดียวกันและมีการซิงโครไนซ์อยู่
ตลอดเวลา

10.  สร้างฟอร์มที่แสดงหลายระเบียนใน Access
 คุณสามารถใช้เครื่ องมือ หลายรายการ เพื่อสร้างฟอร์มรายการหลายๆ ฟอร์มหรือที่เรียกอีกอย่างว่าฟอร์มต่อเนื่ อง และมีประโยชน์มากถ้าคุณต้องการ
ฟอร์มที่แสดงหลายระเบียนแต่สามารถกาหนดเองได้มากกว่าการใช้แผ่นข้อมูล
 ในบานหน้าต่างนาทาง ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลที่คุณต้องการดูบนฟอร์มของคุณ
 บนแท็บ สร้าง คลิก ฟอร์มเพิ่มเติม > หลายรายการ
 Access จะสร้างฟอร์มและแสดงฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง ในมุมมอง เค้าโครง คุณสามารถทาการเปลี่ยนแปลงการออกแบบของฟอร์มขณะที่
ฟอร์มแสดงข้อมูลอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับขนาดของกล่องข้อความให้พอดีกับข้อมูลได้
 สร้างฟอร์มที่มีฟอร์มย่อยใน Access
 ฟอร์มย่อยเป็นวิธีที่สะดวกเมื่อคุณกาลังทางานกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันซึ่งเก็บอยู่ในตารางต่างๆ ที่แยกกัน และคุณมักจะต้องการดูข้อมูลจากตารางหรือ
คิวรีหลายรายการบนฟอร์มเดียวกัน เนื่ องด้วยมีหลากหลายวิธีในการเพิ่มฟอร์มย่อยขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
 สร้างฟอร์มการนาทางใน Access
 ฟอร์มการนาทางจริงๆ แล้วก็คือฟอร์มที่มี ตัวควบคุมการนาทาง นั่นเอง ฟอร์มการนาทางนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งที่จะเพิ่มลงในทุกๆ ฐานข้อมูล แต่การ
สร้างฟอร์มการนาทางจะสาคัญเป็นพิเศษถ้าคุณวางแผนที่จะประกาศฐานข้อมูลไปยังเว็บ เพราะ บานหน้าต่างนาทาง ของ Access จะไม่แสดงบน
เบราว์เซอร์
 เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มฟอร์มการนาทาง
 ให้คลิก การนาทาง บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม แล้วเลือกสไตล์ของฟอร์มการนาทางที่คุณต้องการ

11. รายงาน (Report)
 การสร้างรายงานอย่างง่าย
1. ในบานหน้าต่างนาทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน
2. บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน Access สร้างรายงาน และ
แสดงในมุมมองเค้าโครง
3. สาหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง
พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล

12. คิวรี (Query)
การสร้างคิวรี มี 2 ประเภท
1.การสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลในฐานข้อมูลเดสก์ท็อป
 ตัวอย่างเช่น ในฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปด้วยตารางผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการดูเฉพาะชื่อผลิตภัณฑ์และราคาสาหรับแต่ละ
ผลิตภัณฑ์ คุณสามารถสร้างตัวเลือกที่ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี: บนด้านแท็บสร้าง คลิกตัวช่วยสร้างแบบสอบถาม และตัวช่วยสร้าง
ช่วยให้คุณปฏิบัติตามขั้นตอนกระบวนการสร้าง และเรียกใช้แบบสอบถามได้
 คลิก สร้าง > ออกแบบคิวรี
 ในกล่องแสดงตาราง ดับเบิลคลิกตารางผลิตภัณฑ์ >ปิด การ
 เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลไปยังตารางออกแบบ คลิกสองครั้งชื่อผลิตภัณฑ์ และเขตข้อมูลรายการราคา
 ในแถวเกณฑ์ ภายใต้ราคาตั้ง ให้เพิ่มเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น >=10 เพื่อแสดงรายการสินค้าที่มากกว่าหรือเท่ากับ 10.00 ดอลลาร์

13.  2.สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลในโปรแกรม Access
 การสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลที่เหมือนกันใน แอป Access บน
เว็บ เหมือนกันกับกระบวนงานด้านบน โดยมีการทางานเพิ่มเติมเล็กน้อย
เพื่อทาให้ผลลัพธ์คิวรีพร้อมใช้งานในเบราว์เซอร์ ดังนี้
 2.1 คลิกหน้าแรก > ขั้นสูง > แบบสอบถาม
 2.2 ในกล่องแสดงตาราง คลิกสองครั้งผลิตภัณฑ์ตาราง > ปิด
 2.3 เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลไปยังตารางออกแบบ ในกล่อง
ผลิตภัณฑ์ ดับเบิลคลิชื่อผลิตภัณฑ์ และรายการราคา
 2.4 คลิกขวาแท็บคิวรี > บันทึก และตั้งชื่อคิวรีของคุณ
 2.5 เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ของคิวรี ให้คลิกขวาแท็บคิวรี > มุมมอง
แผ่นข้อมูล

14. แมโคร (Macros)
 แมโครคืออะไร
 แมโครเป็นเครื่ องมือที่ช่วยให้คุณสามารถทางานโดยอัตโนมัติ และเพิ่มฟังก์ชันลงในฟอร์ม
รายงาน และตัวควบคุม ตัวอย่าง ถ้าคุณเพิ่มปุ่มคาสั่งลงในฟอร์ม คุณกาหนดความสัมพันธ์
ของปุ่มเมื่อคลิกเหตุการณ์ให้กับแมโคร และแมโครที่ประกอบด้วยคาสั่งที่คุณต้องการให้ปุ่ม
เพื่อดาเนินการแต่ละครั้งที่มีคลิก

15. ตารางต่อไปนี้แสดงคาสั่งที่พร้อมใช้งานบนแท็บ ออกแบบ ของตัวสร้างแมโคร
กลุ่ม คำสั่ง คำอธิบำย
เครื่องมือ เรียกใช้ ดาเนินการแอคชันต่างๆ ที่แสดงอยู่ในแมโคร
ขั้นตอนเดียว เปิดใช้งานโหมดทีละขั้น เมื่อคุณเรียกใช้แมโครในโหมดนี้ แต่ละแอคชันจะทางานทีละขั้น หลังจากที่
แอคชันทางานเสร็จแล้ว กล่องโต้ตอบ แมโครทีละขั้น
ตัวสร้ำง เมื่อคุณใส่อาร์กิวเมนต์แอคชันที่สามารถมีนิพจน์ได้ ปุ่มนี้จะถูกเปิดใช้งาน คลิก ตัวสร้าง เพื่อเปิดกล่อง
โต้ตอบ ตัวสร้างนิพจน์ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างนิพจน์ได้
แถว แทรกแถว แทรกแถวแอคชันว่างอย่างน้อย 1 แถวเหนือแถวที่เลือก
ลบแถว ลบแถวแอคชันที่เลือก
แสดง/ซ่อน แสดงกำรดำเนินกำรทั้งหมด แสดงแมโครแอคชันเพิ่มเติมหรือน้อยกว่าในรายการแบบหล่นลงของ แอคชัน
ชื่อแมโคร แสดง หรือซ่อนคอลัมน์ชื่อแมโคร ชื่อแมโครจาเป็นในกลุ่มแมโครเพื่อแยกความแตกต่างของแต่ละแมโค
จากกัน แต่มิฉะนั้น ชื่อแมโครจะไม่จาเป็น
เงื่อนไข แสดงหรือซ่อนคอลัมน์ เงื่อนไข คุณใช้คอลัมน์นี้เพื่อป้อนนิพจน์ที่ควบคุมเวลาที่แอคชันจะทางาน
อำร์กิวเมนต์ แสดงหรือซ่อนคอลัมน์ อาร์กิวเมนต์ คอลัมน์นี้แสดงอาร์กิวเมนต์ของแต่ละแมโครแอคชันซึ่งทาให้การอ่าน
แมโครง่ายขึ้น

16. THE END
จบการนาเสนอเพียงเท่านี้