ฐานข้อมูลบทที่3

1. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -1-
ใบความรูที่ 3
เรื่อง ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access
1. ทําความรูจักกับโปรแกรม Microsoft Access 2007
โปรแกรม Microsoft Access 2007 เปนโปรแกรมหนึ่งที่อยูในชุดโปรแกรม Microsoft Office
ที่ทําหนาที่จัดการฐานขอมูลขนาดใหญ ที่เรียกวา DBMS ในวิชาการออกแบบฐานขอมูล และมีการทํางานใน
ระดับโปรแกรมฐานขอมูลอื่น ๆ เหมือนอยางเชน Power Builder, ORACLE, SyBase เปนตน บริษัท Microsoft
ไดสรางโปรแกรม Microsoft Access มาหลายรุน โดยมีป ค.ศ. เปนเครื่องหมายระบุรุน ถาเรานับเริ่มจาก
ระบบปฏิบัติการ Windows 95 เปนตนมา Microsoft Access จะเริ่มจากรุน 95, 97, 2000, 2002, 2003 และรุน
สุดทายเปนรุน 2007 ซึ่งถือเปนรุนที่ 12
Access 2007 ทําใหเราสามารถเริ่มใชงานสวนติดตอผูใชโฉมใหม แมแบบใหม และ คุณลักษณะใหมที่
สามารถสรางประสิทธิผลไดอยางรวดเร็ว
2. สวนประกอบของฐานขอมูล Microsoft Access 2007
วัตถุ (Objects) ใชสําหรับ
ตาราง (Tables) เก็บขอมูล
แบบสอบถาม (Queries) คนหาและแสดงเฉพาะขอมูลที่ตองการ
ฟอรม (Forms) ดูขอมูลเพิ่มและปรับปรุงขอมูลในตาราง
รายงาน(Reports) วิเคราะหหรือพิมพขอมูลตามแบบที่กําหนด
เพจ (Pages) หนาจัดการขอมูล (Data Access Pages) ทาง
อินเทอรเน็ต
แมโคร (Macros) กําหนดการทํางานแบบอัตโนมัติ
โมดูล (Modules) เก็บโปรแกรมคําสั่งภาษา Visual Basic ที่ทํางาน
ไดมากกวาแมโคร
3. การใชงานโปรแกรม Microsoft Access
3.1 สวนติดตอผูใชที่ปรับปรุงใหม
Access 2007 ใชสวนติดตอผูใชที่ออกแบบใหมหมดเพื่อชวยใหเราสามารถทํางานไดอยางมี
ประสิทธิผลมากขึ้น เราสามารถทํางานไดเร็วขึ้น เรียนรูไดเร็วขึ้นและคนหาไดเร็วขึ้น สวนติดตอ

2. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -2-
Ribbon ทําใหเราสามารถหากลุมของคําสั่งที่เกี่ยวของกันไดเร็วขึ้น ตัวอยางเชน ถาเรา ตองการสราง
ฟอรมหรือรายงานใหม เราจะหาคําสั่งไดในแท็บ 'สราง' การออกแบบใหมนี้ทําใหการ คนหาคําสั่งที่เราตองการ
งายขึ้น และเราจะพบคุณลักษณะที่เราอาจไมเคยสังเกตเห็นมากอนดวย เนื่องจากแท็บที่ใชใน Access 2007 นั้น
จะวางคําสั่งตางๆ ไวในสวนหนาโดยที่ไมไดเรียงซอนลงใน เมนูเหมือนกอน ทําใหเราไมตองเสียเวลาคนหาและ
สามารถจดจําตําแหนงคําสั่งไดดีขึ้น
นอกจากนี้ เรายังสามารถเริ่มตนใชงานและทํางานไดเร็วขึ้นดวยหนาตางการเริ่มตนใชงาน Microsoft
Office Access คุณลักษณะนี้จะใหประสบการณการเขาถึงการเริ่มตนใชงานที่รวดเร็ว รวมถึงการเขาถึงไลบรารี
ของแมแบบฐานขอมูลที่ไดรับการออกแบบมาอยางมืออาชีพดวย
องคประกอบที่สําคัญของสวนติดตอใหมใน Access 2007 ประกอบดวย
1. หนา เมื่อเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access จะเปนประสบการณการเริ่มตนใชงาน แบบใหมที่
จะแสดงเมื่อเราเริ่ม Access จากเมนู เริ่ม (Start) หรือทางลัดบนเดสกท็อป จะเปด หนาตางการเริ่มตนใชงาน
Microsoft Office Access
รูปที่ 3-1 การเปดโปรแกรม Access 2007 จากปุมเริ่มและหนาการเริ่มตนโปรแกรม
2. ปุม Office คือ ปุมที่ใชควบคุมคําสั่งหลักเกี่ยวกับการสรางแฟม การเปดแฟม การบันทึก การบันทึก
เปน การพิมพ การจัดการ อีเมล ประกาศ ปดฐานขอมูล เอกสารลาสุด และตัวเลือกของ Access

3. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -3-
รูปที่ 3-2 ปุม Office ที่ใชควบคุมคําสั่งหลัก
3. Ribbon คือ แถบเครื่องมือชุดคําสั่งที่แบงเปนแท็บ ๆ อยูสวนบนของหนาตางรองจาก แถบชื่อ (Title
bar) ซึ่งมาแทนแถบเมนูในโปรแกรมเกา
รูปที่ 3-3 Ribbon แถบเครื่องมือชุดคําสั่ง
3.1 แท็บคําสั่ง คําสั่งตาง ๆ จะแสดงและรวมอยูดวยกันเพื่อใหสามารถหาคําสั่งที่ ตองการใชไดตาม
ตองการ และถาชุดคําสั่งใดมีจุดมุมทางดานลางขวามือ จะเปนที่เปดงานของ ชุดคําสั่งนั้น ๆ

4. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -4-
รูปที่ 3-4 แท็บชุดคําสั่งคําสั่ง และจุดมุมทางดานลางขวามือที่เปดแผนงาน
3.2 แท็บคําสั่งตามบริบท เปนแท็บคําสั่งที่จะปรากฏตามบริบทของงาน คือวัตถุที่กําลัง ทํางานดวยหรือ
งานที่กําลังทําอยู แท็บนี้จะมีสีสันและมีคําสั่งที่เหมาะสําหรับนําไปใชกับสิ่งที่เรา กําลังทํางานอยูมากที่สุด
รูปที่ 3-5 แท็บคําสั่งตามบริบท ที่ปรากฏตามบริบทของงาน
3.3 แกลเลอรี เปนตัวควบคุมใหมที่จะแสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เพื่อใหเราสามารถ เห็นผลลัพธที่เรา
จะไดรับ แกลเลอรีจะถูกใชทั่วไปในสวนติดตอของ 2007 Microsoft Office system แกลเลอรีทําใหเราสามารถ
เลือกผลลัพธไดโดยไมตองกังวลวาจะตองทําอยางไรถึงจะไดผลลัพธนั้น

5. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -5-
รูปที่ 3-6 แกลเลอรี ตัวควบคุมใหมที่แสดงตัวเลือกแบบเห็นภาพ เมื่อนําเมาสเลื่อนผานไป
3.4 แถบเครื่องมือดวน เปนแถบเครื่องมือมาตรฐานเดียวที่ปรากฏใน Ribbon เพื่อให เขาถึงคําสั่งที่
จําเปนมากที่สุดอยางทันใจในคลิกเดียว เชน บันทึก เลิกทํา ฯลฯ โดยสามารถเพิ่มเติม คําสั่งได จากรายการคําสั่ง
เพิ่มเติม... และการเพิ่มโดยคลิกขวาที่ปุมคําสั่งของ Ribbon
รูปที่ 3-7 แถบเครื่องมือดวน แถบเครื่องมือมาตรฐานที่ใชไดอยางรวดเร็ว
4. บานหนาตางนําทาง เปนพื้นที่ทางดานซายของหนาตางที่จะแสดงวัตถุฐานขอมูล บาน หนาตางนํา
ทางนี้มาแทนหนาตางฐานขอมูลของ Access รุนกอนหนา

6. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง30206
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -6-
รูปที่ 3-8 บานหนาตางนําทาง พื้นที่ทางดานซายที่แสดงวัตถุฐานขอมูล
5. เอกสารในแท็บ ตาราง แบบสอบถาม ฟอรม รายงาน และแมโคร ที่แสดงในรูปของ เอกสารในแท็บ
รูปที่ 3-9 เอกสารในแท็บของตาราง แบบสอบถาม ฟอรม รายงาน และแมโคร
6. แถบสถานะ คือแถบที่อยูดานลางสุดของหนาตางซึ่งจะแสดงขอมูลสถานะและมีปุมตาง ๆ ของ
มุมมองทางดานขวามือที่ใชสลับมุมมองได
รูปที่ 3-10 แถบสถานะ และมุมมอง

7. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง32241
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -7-
7. แถบเครื่องมือขนาดเล็ก มีองคประกอบคลายกับแถบเครื่องมือ โดยจะปรากฏเปนแบบ โปรงใส
อยูเหนือขอความที่เราเลือก เพื่อใหเราสามารถใชการจัดรูปแบบไดอยางงายดาย เชน ตัวหนาหรือตัวเอียง
หรือเปลี่ยนแบบอักษร
3.2 แมแบบชั้นเยี่ยมสําหรับเริ่มตน
การใชหนาตาง การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access จะทําใหเราสามารถเริ่มตน สราง
ฐานขอมูลของเราไดอยางรวดเร็ว เราสามารถสรางฐานขอมูลของเราเองหรือเริ่มจากแมแบบ ฐานขอมูลที่
ออกแบบไวอยางมืออาชีพแบบใดแบบหนึ่งก็ได
รูปที่ 3-11 หนาตางเริ่มตนของโปรแกรม Microsoft Access 2007
แมแบบแตละแบบเปนโปรแกรมประยุกตสําหรับการติดตามที่สมบูรณ มีตาราง ฟอรม รายงาน
แบบสอบถาม แมโคร และความสัมพันธที่กําหนดไวลวงหนา แมแบบถูกออกแบบให สามารถใชงานได
ทันทีที่เลือก เพื่อใหเราสามารถเริ่มตนและทํางานไดอยางรวดเร็ว ถาการออกแบบ แมแบบนั้นตรงกับความ
ตองการของเรา เราก็พรอมลุยงานไดทันที แตถายังไมตรงนัก เราสามารถ ใชแมแบบนั้นเปนตัวตั้งตนเพื่อ
สรางฐานขอมูลที่ตรงกับความตองการที่เฉพาะเจาะจงของเราได
Access 2007 มีคอลเลกชันของแมแบบฐานขอมูลที่พรอมใหเลือกใช แตเรายังสามารถใช หนาตาง
การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access เชื่อมตอกับ Microsoft Office Online และ ดาวนโหลดแมแบบ
ใหมลาสุดหรือแมแบบที่ปรับปรุงแกไขแลวมาใชไดอีก
แมแบบตาง ๆ ที่เตรียมไวให คือ สินทรัพย ที่ติดตอ ประเด็น เหตุการณ โครงการการตลาด
โครงการ ไปปไลนการขาย งาน คณะ และนักเรียน เปนตน

8. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง32241
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -8-
รูปที่ 3-12 แมแบบฐานขอมูลที่อยูหนาเริ่มตนของโปรแกรม Microsoft Access 2007
4. สวนประกอบหนาตางหลักของโปรแกรม Microsoft Access 2007
รูปที่ 3-13 แสดงสวนประกอบของหนาจอโปรแกรม Microsoft Access 2007
ปุม Office (Office Button)
Quick Access Toolbar
แถบชื่อเรื่อง (Title Bar)
ริบบอน (Ribbon)
บานหนาตางนําทาง (Navigation Pane) Document Window แถบสถานะ (Status Bar)

9. เอกสารประกอบการเรียนรายวิชา ง32241
ความรูทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Access -9-
ชื่อสวนประกอบ หนาที่การทํางาน
ปุม Office (Office Button) เปนปุมที่รวบรวมชุดคําสั่งในการจัดการฐานขอมูล เชน การสราง การบันทึก
การพิมพ การสํารองขอมูล การตั้งคา Access2007 เปนตน
Quick Access Toolbar คือแถบเครื่องมือที่ไดรวบรวมปุมเครื่องมือที่ใชงานบอยๆเอาไวเพื่อชวยให
การทํางานนั้นสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถเพิ่มหรือลดปุมเครื่องมือ
เหลานี้ได โดยคลิกที่ปุม (Customize Quick Access Toolbar) แลวคลิก
เลือกปุมเครื่องมือที่ตองการ
แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) คือแถบแสดงชื่อเรื่องและเวอรชั่นของโปรแกรม
ริบบอน (Ribbon) เปนสวนการทํางานใหมที่เพิ่มเขามาใน Access 2007 ซึ่งมาแทนที่แถบเมนู
หรือแถบเครื่องมือแบบเดิม ซึ่งทําใหการทํางานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยที่
จะมีการแบงกลุมของริบบอนออกเปน 4 กลุมหลักๆ นั้นคือ แท็บ Home,แท็บ
Create, แท็บ External Data และแท็บ Database Tools
บานหนาตางนําทาง
(Navigation Pane)
คือแถบในการแสดงออบเจ็กต (Object) ตางๆ ที่ไดมีการสรางขึ้น เชน Tatle,
Query, Form, Report เปนตน ซึ่งสามารถซอน/แสดงไดโดยคลิกที่ปุม
(Shutter Bar Open/Close Button)
Document Window เปนสวนพื้นที่ในการทํางานของออบเจ็กตตางๆ เชน Table, Query, Form,
Report เปนตน
แถบสถานะ (Status Bar) คือแถบในการบอกสถานะของการทํางานปจจุบัน