นำเสนอ

4. Access 2010คือเครื่องมือออกแบบและพัฒนาโปรแกรมประยุกต์
ฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้ในการติดตามข้อมูลที่สาคัญได้ คุณสามารถเก็บ
ข้อมูลของคุณไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือจะประกาศไปยังเว็บ เพื่อให้บุคคลอื่น
สามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์ได้หลายคนเริ่มหันมาใช้
งาน Access เมื่อโปรแกรมที่พวกเขากาลังใช้ในการติดตามข้อมูลบางอย่างอยู่
นั้น เริ่มที่จะไม่เหมาะกับงานที่ทาอยู่ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นผู้วางแผน
เหตุการณ์ และคุณต้องการติดตามรายละเอียดทั้งหมดที่คุณจาเป็นต้องจัดการ
เพื่อทาเหตุการณ์ของคุณให้สาเร็จ ถ้าคุณใช้โปรแกรมประมวลผลคาหรือ
โปรแกรมกระดาษคานวณในการดาเนินการนี้ คุณอาจพบปัญหาเนื่องจาก
ข้อมูลที่ซ้าซ้อนและข้อมูลไม่สอดคล้องกันได้ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้
ซอฟต์แวร์ปฏิทินได้แต่การติดตามข้อมูลทางการเงินในปฏิทินก็อาจยังไม่ดี
พอ

5. ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Accessในบางครั้ง คุณจาเป็นต้องใช้ฐานข้อมูล
เชิงสัมพันธ์เพื่อติดตามข้อมูลเหล่านี้ ซึ่งเป็นคลังข้อมูลที่ถูกแยกเป็น
คอลเลกชันข้อมูลขนาดเล็ก (เรียกว่าตาราง) เพื่อขจัดความซ้าซ้อน แล้วจึง
กาหนดให้สัมพันธ์กันตามข้อมูลปลีกย่อยที่เหมือนกัน (เรียกว่าเขตข้อมูล)
ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ของการวางแผนเหตุการณ์อาจมีตาราง
หนึ่งสาหรับข้อมูลลูกค้า ตารางหนึ่งสาหรับข้อมูล
ผู้จาหน่าย และอีกตารางหนึ่งสาหรับข้อมูลเหตุการณ์ ตารางสาหรับข้อมูล
เหตุการณ์อาจมีเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางลูกค้า และเขตข้อมูล
อีกเขตข้อมูลหนึ่งที่สัมพันธ์กับตารางผู้จาหน่าย ด้วยความสัมพันธ์เหล่านี้
ถ้าผู้จาหน่ายรายหนึ่งเปลี่ยนแปลงหมายเลขโทรศัพท์การเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลนี้ก็จะทาในตารางผู้จาหน่ายเพียงครั้งเดียวเท่านั้น แทนที่จะต้อง
ทาซ้าๆ กันในทุกเหตุการณ์ที่ผู้จาหน่ายรายนี้เข้าไปเกี่ยวข้องด้วย

6. Access เป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ในการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์
ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่จะช่วยคุณในการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและ
ง่ายดาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลเพื่อช่วยคุณติดตามข้อมูลชนิดใดก็ได้
เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อผู้เชี่ยวชาญ หรือกระบวนการทางธุรกิจ จริงๆ
แล้ว Access มาพร้อมกับแม่แบบที่
คุณสามารถนาไปใช้ในการติดตามข้อมูลชนิดต่างๆ ได้ทันที ซึ่งทาให้สิ่ง
ต่างๆ เป็นเรื่องง่ายแม้ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นใช้งานก็ตาม

8. ก่อนจะเริ่มทางานในฐานข้อมูล เราควรมาทาความเข้าใจกันก่อนว่า ใน
หน้าต่างการทางานฐานข้อมูลนั้น มีส่วนประกอบที่สาคัญอะไรบ้าง ซึ่ง
ส่วนประกอบที่สาคัญในหน้าต่างฐานข้อมูลนั้นจะประกอบไปด้วย

9. 1. แถบชื่อ = ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดใช้งาน
2. ปุ่ม แฟ้ม (File)= ใช้จัดเก็บเมนูคาสั่งต่าง ๆ เช่นเดียวกับปุ่ม
Officeในโปรแกรม MicrosoftAccess 2007
3.แถบเมนู = ใช้แสดงเมนูคาสั่งที่ใช้ในโปรแกรม
4. ริบบอน = ใช้แสดงไอคอนเครื่องมือที่ต้องใช้งานบ่อยๆ
5. พื้นที่การทางาน =ใช้แสดงรายการทางานต่างๆในฐานข้อมูล
6. NavigationPane =ใช้แสดงรายชื่อออบเจ็กต์ในฐานข้อมูล
7. ปุ่มควบคุม Windows = ใช้ควบคุมการเปิด – ปิด หน้าต่างฐานข้อมูล
8. แถบสถานะการทางาน = ใช้แสดงสถานะการทางานต่าง ๆของโปรแกรม

10. การเริ่มต้นสร้างไฟล์ฐานข้อมูล ใน Access 2010
การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลด้วยไอคอน ฐานข้อมูลเปล่า (Blank Database)
เมื่อคุณเริ่มต้น Access 2010คุณจะเห็นมุมมอง MicrosoftOffice
Backstageซึ่งคุณจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลเกี่ยวกับฐานข้อมูลปัจจุบัน สร้าง
ฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ และดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.com

11. เมื่อเข้าสู่ MicrosoftAccess 2010 แล้ว จะปรากฏหน้าจอดังภาพ

12. นอกจากนี้ มุมมอง Backstageยังมีคาสั่งอื่นๆ จานวนมากที่คุณ
สามารถใช้ในการปรับ บารุงรักษา หรือใช้ฐานข้อมูลของคุณร่วมกันได้
โดยทั่วไปแล้ว คาสั่งต่างๆ ในมุมมอง Backstageจะถูกนาไปใช้กับ
ฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล ไม่ใช่กับวัตถุภายในฐานข้อมูล
หมายเหตุคุณสามารถเรียกใช้มุมมอง Backstageได้ทุกเมื่อด้วยการคลิก
แท็บ แฟ้ม
การค้นหาและนาแม่แบบไปใช้Access มีแม่แบบที่หลากหลายซึ่งคุณ
สามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูลของคุณได้รวดเร็วขึ้น แม่แบบคือ
ฐานข้อมูลแบบพร้อมใช้ที่มีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงาน
ทั้งหมดที่จาเป็นสาหรับการดาเนินงานที่เฉพาะเจาะจง

13. ตัวอย่างเช่น แม่แบบที่สามารถใช้ในการติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือ
เก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายได้แม่แบบบางแม่แบบจะมีระเบียนตัวอย่างสองสาม
ระเบียนไว้เพื่อใช้ในการสาธิตการใช้งานแม่แบบนั้น คุณสามารถนา
ฐานข้อมูลแม่แบบไปใช้ได้ทันที หรือจะกาหนดฐานข้อมูลนั้นเองเพื่อให้
เหมาะกับความต้องการของคุณก็ได้เมื่อต้องการค้นหาและนาแม่แบบ
ไปใช้กับฐานข้อมูลของคุณ ให้ดาเนินการดังนี้

14. มุมมอง Backstageเป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิด
ฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาพิเศษจาก Office.comหรือดาเนินการใดๆ ที่คุณ
สามารถใช้Access ทากับแฟ้มฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูลได้แทนที่
จะดาเนินการภายในฐานข้อมูล
การสร้างฐานข้อมูล
เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstageจะแสดงแท็บ สร้าง โดย
แท็บ สร้าง นี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้หลายวิธี
ดังนี้
• ฐานข้อมูลเปล่า คุณสามารถเริ่มต้นจากศูนย์ได้ถ้าต้องการซึ่งเป็น
ทางเลือกที่ดีถ้าคุณมีข้อกาหนดในการออกแบบที่เฉพาะเจาะจงสูง หรือมี
ข้อมูลอยู่แล้วเป็นหลักหรือต้องการนามาใช้

15. • แม่แบบที่ติดตั้งมากับ Accessลองพิจารณาใช้แม่แบบถ้าคุณกาลัง
เริ่มต้นโครงการใหม่และต้องการความรวดเร็ว Access มีแม่แบบต่างๆ
ที่ติดตั้งมาโดยเริ่มต้น
• แม่แบบจาก Office.comนอกจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Accessแล้ว คุณ
สามารถค้นหาแม่แบบเพิ่มเติมอีกมากมายบน Office.comโดยไม่
จาเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เพราะคุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้จาก
แท็บ สร้าง

16. การเพิ่มลงในฐานข้อมูล
เมื่อคุณทางานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วน
โปรแกรมประยุกต์ได้ส่วนโปรแกรมประยุกต์เป็นคุณลักษณะใหม่ที่ช่วยให้
คุณใช้วัตถุฐานข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันด้วยกันได้เหมือนกับเป็นวัตถุเดียว
ตัวอย่างเช่น ส่วนโปรแกรมประยุกต์อาจประกอบด้วยตารางและฟอร์มที่สร้าง
จากตารางนั้น คุณสามารถเพิ่มตารางและฟอร์มดังกล่าวพร้อมกันได้โดยใช้
ส่วนโปรแกรมประยุกต์คุณยังสามารถสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน แม่
โครง รวมทั้งวัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณเคยใช้งาน
1.บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก สร้าง
2.ภายใต้แม่แบบที่มีอยู่ ให้เลือกทาอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

18. • เมื่อต้องการนาแม่แบบที่คุณใช้ล่าสุดมาใช้อีกครั้ง ให้คลิก แม่แบบ
ล่าสุด แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
• เมื่อต้องการใช้แม่แบบที่คุณติดตั้งไว้แล้ว ให้คลิก แม่แบบของฉัน แล้ว
เลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
• เมื่อต้องการค้นหาแม่แบบบน Office.comภายใต้แม่แบบ
Office.comให้คลิกประเภทแม่แบบ แล้วเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
จากนั้นคลิก ดาวน์โหลด เพื่อดาวน์โหลดแม่แบบจาก Office.comลง
ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
หมายเหตุ นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาแม่แบบใน Office.com
จากภายใน Access ได้อีกด้วย ในกล่อง ค้นหาแม่แบบใน Office.com ให้
พิมพ์คาที่ใช้ค้นหาอย่างน้อยหนึ่งคา แล้วคลิกปุ่มลูกศรเพื่อค้นหา

19. 3.อีกทางเลือกหนึ่ง ให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ที่อยู่ถัดจากกล่อง ชื่อ
แฟ้ม เพื่อเรียกดูตาแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการสร้างฐานข้อมูล ถ้าคุณไม่ได้
ระบุตาแหน่งที่ตั้งอย่างจาเพาะเจาะจง Accessจะสร้างฐานข้อมูลใน
ตาแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นซึ่งแสดงอยู่ภายใต้กล่อง ชื่อแฟ้ม
4. คลิก สร้าง
5.ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นมาให้ใช้งาน

20. การเพิ่มตาราง
คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ใน
กลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง
1)การสร้างตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลคุณ
สามารถป้อนข้อมูลได้ทันที แล้วปล่อยให้Accessสร้างโครงสร้างตารางให้
ในเบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกาหนดเป็นตัวเลข (Field1,Field2และ
เช่นนี้ไปเรื่อยๆ) และAccessจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิด
ข้อมูลที่คุณป้อน

21. 1. บนแท็บ สร้างในกลุ่มตารางให้คลิกตาราง
2, Accessจะสร้างตาราง และวางเคอร์เซอร์ไว้ที่เซลล์ที่ว่างเซลล์แรกใน
คอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม
3. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่ว่างเซลล์แรกนั้นหรือคุณ
สามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นก็ได้เช่นกัน
2) การสร้างตารางใหม่ ให้ที่ Tabสร้าง (Create)และเลือกที่ ตาราง
(Table)หรือ ออกแบบตาราง (TableDesign)เพื่อเข้าสู่การสร้าง
โครงสร้างตารางในมุมมองออกแบบ (DesignView)ได้เลย

22. 3) ในกรณีต้องการสร้าง Primary Keyสองตัวในหนึ่งตาราง ให้กด Ctrl
ค้างไว้แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นกด Clickที่ คีย์หลัก
(Primary Key)30
4) มุมมองแผ่นข้อมูล (DatasheetView)เพื่อป้อนข้อมูล แก้ไขข้อมูล
และแสดงข้อมูลในตารางที่เราได้สร้างไว้àเลือกที่มุมมอง(View)

24. 1. ความสัมพันธ์ (Relationships)àเลือกที่ เครื่องมือฐานข้อมูล
(DatabaseTools)
2. เลือกตารางที่เราต้องการจะสร้างความสัมพันธ์โดยการกดที่เพิ่ม (Add)

25. 3. Clickค้างไว้ที่ Primary Key ของ Tableที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์
และลากไปยัง Foreign Key ในอีกตารางหนึ่ง ในที่นี้จะกาหนดให้ RID
เป็น Primary Key ของตาราง Room ที่จะสร้างความสัมพันธ์กับ RID ที่
เป็น Foreign Key ของ ตาราง Course หลังจากปล่อยเมาส์แล้วจะขึ้น
หน้าต่างดังต่อไปนี้

27. การจัดการข้อมูลด้วย QueryQueryเป็นเครื่องมือที่สามารถ
-ช่วยในการค้นหาและกรองข้อมูล
-เรียงลาดับและจัดกลุ่มข้อมูล
-สร้าง Tableขึ้นมาใหม่จาก Fieldข้อมูลใน Tableที่มีอยู่แล้วโดย
ไม่ต้องเข้าไปสร้างเองในมุมมอง Design
-นาข้อมูลจากหลายๆ Tableที่สัมพันธ์กันมาแสดงในตารางผลลัพธ์
เสมือนเป็น Tableเดียวกันได้เป็นต้น

28. 1. ที่ Tabสร้าง (Create)เลือก ออกแบบแบบสอบถาม (Query Design)
2. เลือกตารางที่ต้องการใช้แล้วเลือก เพิ่ม (Add)
3. เมื่อเลือกตารางที่เราต้องการแล้ว บริเวณด้านล่างของโปรแกรมจะ
ปรากฏ Query DesignGrid
4. เราสามารถสร้างนิพจน์และเงื่อนไขให้กับ Query ได้ในส่วนของเกณฑ์
(Criteria) โดยรูปแบบนิพจน์ใน Access นั้นจะคล้ายนิพจน์ทาง
คณิตศาสตร์ ต่างกันตรง Access กาหนดให้ฟิลด์ข้อมูลคือตัวแปรที่เก็บค่า
หรือผลลัพธ์ที่ได้จากการคานวณ โดยฟีลด์ข้อมูลนี้อาจเป็นฟีลด์ข้อมูลจริง
ในตาราง หรือเป็นฟีลด์เสมือนที่สร้างในQuery

29. ตัวกระทา Andใช้เชื่อมเงื่อนไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยทุกเงื่อนไข
ต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทาให้ค่าตรรกะภายใต้เงื่อนไขทั้งหมดเป็น
จริงด้วย เงื่อนไขที่จะนามา Andกัน ต้องใส่ในแถวเดียวกันของช่อง เกณฑ์
(Criteria) เช่น SID>=1AndSID<=20หมายความว่าให้แสดง SID ตั้งแต่
1 ถึง 20
ตัวกระทา Or ใช้เชื่อมเงื่อไขตั้งแต่ 2 เงื่อนไขขึ้นไป โดยอย่าง
น้อย 1 เงื่อนไขต้องมีค่าตรรกะเป็นจริง จึงจะทาให้ค่าตรรกะของเงื่อนไข
ทั้งหมดเป็นจริงด้วยวิธีใส่เงื่อนไข
การสร้างเงื่อนไขเพื่อเปรียบเทียบค่าแบบเป็นช่วงด้วยตัวกระทา
Between…Andนั้น ช่วงข้อมูลต้องมีขอบเขตที่แน่นอน เช่น ต้องการ
ค้นหา SIDในช่วง 20 –50 ต้องตั้งเงื่อนไขว่า Between20And 50

31. วิธีที่ 1
1.บนแท็บ แฟ้ม ให้คลิก เปิด
2.คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบ เปิด หรือในกล่อง มองหาใน ให้คลิก
ไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการแล้วคลิกปุ่มเปิด
3.ในรายการโฟลเดอร์ ให้คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิด
โฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลได้
4. เมื่อคุณพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เลือกทาอย่างใดอย่างหนึ่ง
วิธีที่ 2 การเปิดไฟล์ที่ถูกเปิดใช้งานล่าสุด มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1.กดปุ่ม แฟ้ม (File)แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการเปิดขึ้นมา
2. ไฟล์ฐานข้อมูลที่เลือกไว้ก็จะแสดงขึ้นมา

34. 1.กดปุ่ม แฟ้ม (File)>บันทึกฐานข้อมูลเป็น (Save DatabaseAs)
2. เลือกตาแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล
3. กาหนดชื่อไฟล์ฐานข้อมูล
4. คลิกปุ่ม บันทึก (Save)