Download to read offline
การร างและเข ยนเอกสารราชการ ส_ง
- 1. การร่างและเขียนหนังสือราชการ หนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่หนังสือที่มีไปมาระหวา่งส่วนราชการ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใชส่่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอกหนังสือที่หน่ วยงานอื่นใดซึ่งมิใชส่่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทา ขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ เอกสารที่ทางราชการจัดทา ขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ชนิดของหนังสือราชการ หนังสือราชการมี 6 ชนิด คือ 1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอ่ราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ติดตอ่ระหวา่ง ส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใชส่่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก ใช้กระดาษครุฑ 2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอ่ราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกวา่หนังสือ ภายนอก ใช้ติดตอ่ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดัเดียวกนั ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกา กบัตรา ใช้กระดาษครุฑ 4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด คือ 1) คา สั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษครุฑ 2) ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอา นาจหน้าที่ได้วางไว้ เพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นประจา ใช้กระดาษครุฑ 3) ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอา นาจหน้าที่กา หนดให้ใช้ โดยอาศัยอา นาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทา ได้ ใช้กระดาษครุฑ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด คือ 1) ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษครุฑ 2) แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทา ความเข้าใจ ในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกนั ใช้กระดาษครุฑ 3) ขา่ว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
- 2. 6. หนังสือทเี่จ้าหน้าทที่า ขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการมี 4 ชนิด คือ 1) หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแกบุ่คคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวตัถุประสงค์อยา่งหนึ่งอยา่งใดให้ปรากฏแกบุ่คคลโดยทั่วไป ใช้กระดาษครุฑ 2) รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไวเ้ป็นหลักฐาน 3) บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแกผู่้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่า กวา่ส่วนราชการระดับกรมติดตอ่กนั ในการปฏิบัติราชการ ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 4) หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากกากรปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถา่ย ฟิล์ม แถมบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่เจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนหนังสือราชการ แล้วมีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกา หนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เวน้แตมี่แบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทา ตามแบบ เชน่ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคา ร้อง เป็นต้น ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกวา่ปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่ง และดา เนินการทางสารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบง่เป็น 3 ประเภท ได้แก่ ด่วนทสีุ่ด เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น ด่วนมาก เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติโดยเร็ว ด่วน เป็นหนังสือที่เจ้าหน้าที่ต้องปฏิบัติเร็วกวา่ปกติเทา่ที่จะทา ได้ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเ่ล็กกวา่ตัวพิพม์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ ชัดบนหนังสือและบนซอง ตามที่กา หนดไวใ้นแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบที่ 3 และแบบที่ 15 ท้ายระเบียบ โดย ให้ระบุคา วา่ ดว่นที่สุด ดว่นมาก หรือดว่น ตามชั้นความเร็วของหนังสือราชการ ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กา หนด ให้ระบุคา วา่ ดว่นภายใน แล้ว ลงวนั เดือน ปี และกา หนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ กบัให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบน หน้าซองภายในเวลาที่กา หนด โครงสร้างของหนังสือราชการ โครงสร้างของหนังสือราชการ มี 4 ส่วน ส่วนที่1 หัวหนังสือ
- 3. ที่ ส่วนราชการ วนั เดือน ปี เรื่อง คา ขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย การเขียนชื่อเรื่อง ต้องเขียนให้บรรลุจุดมุง่หมาย 2 ประการ 1. ให้พอรู้ใจความที่ยอ่สั้นที่สุดของหนังสือ 2. ให้สะดวกแกก่ารเก็บค้นอ้างอิง เทคนิคการเขียนชื่อเรื่อง 1. ขึ้นต้นด้วยคา กริยา กรณีที่จุดประสงค์ในหนังสือไมห่ลายประเด็นและมีความชัดเจน 2. ขึ้นต้นด้วยคา นาม - เป็นเรื่องกวา้งหลายประเด็น ไมชั่ดเจน - เรื่องที่เป็นหนังสือตอ่เนื่อง กรณีที่หนังสือราชการตอ่เนื่องให้ใช้ชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ยกเวน้ การ “ให้” หรือการ “ปฏิเสธ” ใช้วิธีเปลี่ยนเป็นคา นามโดยการใช้ “การ” เติมข้างหน้า - เรื่องที่ไมพึ่งประสงค์ กรณีเป็นเรื่องที่กระทบจิตใจผู้อา่น ให้ใช้เป็นประโยคที่เป็นคา นาม การเขียนคาขึ้นต้น โดยปกติบุคคลทั่วไป จะใช้คา ขึ้นต้นวา่ “เรียน” ยกเวน้ กราบทูล – สมเด็จพระสังฆราช นมสัการ - สมเด็จพระราชาคณะ/พระภิกษุ กราบเรียน – ใช้กบับุคคล 14 ทา่น ได้แก่ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานวุฒิสภา รัฐบุรุษ ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา ประธานรัฐสภา ประธานศาล ปกครองสูงสุด ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานกรรมการเลือกตั้ง ประธาน ปปช. ประธานกรรมการตรวจเงินแผน่ดิน ผู้ตรวจการแผน่ดินของรัฐสภา ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ นอกจากที่กลา่วมาแล้ว ยังมีคา ขึ้นต้น “ถึง” ซึ่งจะใช้กบัหนังสือประทับตรา แล้วตามด้วยชื่อ ส่วนราชการ เชน่ ถึง จังหวดันนทบุรี การเขียน สิ่งทสี่่งมาด้วย
- 4. สิ่งที่ส่งมาด้วยใช้กบัหนังสือภายนอกเทา่นั้น และต้องระบุจา นวนที่ชัดเจนด้วย ตัวอย่าง สิ่งที่ส่งมาด้วย ๑. โครงการสัมมนา จา นวน ๕ ชุด (๑๕ แผน่) สาหรับหนังสือภายในหรือบันทึก จะใช้เอกสารแนบ ส่วนที่๒ เหตุทมีี่หนังสือไป เหตุจากผู้มีหนังสือไป (เหตุเกิดจากเรา) เชน่ เราขอความอนุเคราะห์หน่วยงานอื่น เหตุจากบุคคลภายนอก เชน่ มีคนร้องเรียนมายังหน่วยงานของเรา ซึ่งเราอาจจะต้องทา หนังสือถึงหน่วยงานอื่นเพื่อขอความเห็น (เราทา หนังสือถึงศาลปกครองเพื่อขอความเห็นเรื่องคดีความ ) เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น เชน่ เสาไฟฟ้าที่กรมฯล้ม เราจึงต้องทา หนังสือถึงการไฟฟ้านครหลวง เหตุจากผู้รับหนังสือ หน่วยงานอื่นมีหนังสือถึงเรา แล้วเราตอบกลับ เหตุที่มีหนังสือไป ส่วนเหตุ ประกอบด้วย 5W 1H WHO ใคร WHAT ทา อะไร WHERE ที่ไหน WHEN เมอื่ไร WHY ทา ไม HOW อยา่งไร ส่วนที่๓ จุดประสงค์ทมีี่หนังสือไป ต้องระบุให้ชัดเจนวา่ต้องการอะไร จะให้ผู้รับทา อยา่งไร ตัวอย่าง จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและแจ้งให้สหกรณ์จังหวัดทราบด้วย ใช้ถ้อยคา สานวนให้เหมาะสมกบัผู้รับหนังสือ ผู้บริหาร จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบขอได้โปรด ผู้ใต้บังคับบัญชา จึงเรียนมาเพื่อทราบขอให้ ส่วนที่๔ ท้ายหนังสือ
- 5. ใช้เฉพาะหนังสือภายนอก หนังสือภายในกบัหนังสือประทับตราไมมี่คาลงท้าย คา ลงท้ายหนังสือภายนอกใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือมอบ ตัวอย่าง ผู้ดา รงตา แหน่งสูงพิเศษ 14 ตา แหน่ง ขอแสดงความนับถืออยา่งยิ่ง บุคคลทั่วไป ขอแสดงความนับถือ สมเด็จพระสังฆราช ควรมิควรแล้วแตจ่ะโปรด เอกสารอ้างอิง เทคนิคการร่างหนังสือราชการ. (ม.ป.ป.). สืบค้นเมอื่ 26 สิงหาคม 2557, จาก www.npu.ac.th/gad/pdf/m1.pdf ปวีณา จันทร์ประดิษฐ์. (ม.ป.ป.). การเขียนหนังสือราชการ (Official Letter). สืบค้นเมอื่ 26 สิงหาคม 2557, จาก www.cupamnat.com/files/a2.pdf http://www.anegsangsoog.com/mht/writingletter.htm