1. บทที่ 9
การเขียนหนังสือราชการ
การเขียนหนังสือราชการ เปนการเขียนจดหมายของหนวยงานที่เปนราชการพื่อใชติดตอ
กับหนวยงาน องคกรของรัฐบาล รัฐวิสาหกิจ หรือบริษัท หางรานที่เปนธุรกิจ ตลอดจนบุคคล
ทั่วไป การเขียนหนังสือราชการตองยึดถือรูปแบบของหนังสือราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐ
มนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เพื่อเปนแบบอยางเดียวกัน ซึ่งแตละรูปแบบของหนังสือ
ราชการก็มีรายละเอียดหรือขอปฏิบัติทั้งที่คลายคลึงกันและแตกตางกันออกไป บางครั้งในทาง
ธุรกิจก็นิยมใชรูปแบบของหนังสือราชการภายนอก และหนังสือราชการภายในเปนแบบอยางใน
การเขียนจดหมายธุรกิจเชนเดียวกัน
ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (นิวัฒน วชิรวราการ
และธงชัย นิติธรรม 2538 : 148) ไดกลาววา “หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานใน
ราชการ ไดแก
1. หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ
2. หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่มีไปถึง
บุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวน
ราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ”
และในระเบียบดังกลาว ไดแบงหนังสือราชการออกเปน 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ
6. หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ
KKU
Library

2. 158
หนังสือภายนอก
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑเปน
หนังสือติดตอระหวางสวนราชการหรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ
หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่องตามที่กําหนดไวทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได
ตามความจําเปน เชน ที่ นร 1905/ว 104
2. สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะ
กรรมการซึ่งเปนเจาของเรื่องหนังสือนั้น และโดยปกติใหลงที่ตั้งไวดวย เชน
กรมประชาสัมพันธ
ซอยอารียสัมพันธ ถนนพระราม 6
เขตพญาไท กทม. 10400
3. วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่
ออกหนังสือ เชน 27 มีนาคม 2547
4. เรื่อง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปน
หนังสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เชน
เรื่อง การขานพระนามาภิไธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี
5. คําขึ้นตน ใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคําขึ้นตน
สรรพนาม และคําลงทายที่กําหนดไว แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลใน
กรณีที่มีถึงตัวบุคคลที่ไมเกี่ยวกับตําแหนงหนาที่ เชน
เรียน ผูอํานวยการสถานีวิทยุกระจายเสียง/วิทยุโทรทัศน
6. อางถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับ
หนังสือไดรับมากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ
และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปพุทธศักราชของหนังสือนั้น
การอางถึง ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายที่ติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเรื่องอื่นที่
เปนสาระสําคัญตองนํามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให
ทราบดวย เชน อางถึง หนังสือ ที่ นร 1905/ว 102 ลงวันที่ 11 มกราคม 2544
7. สิ่งที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพรอมกับ
หนังสือนั้น ในกรณีที่ไมสามารถสงไปในซองเดียวกันไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด เชน
KKU
Library

3. 159
สิ่งที่สงมาดวย สําเนาหนังสือสํานักราชเลขาธิการ ที่ รล 0003/4079
ลงวันที่ 16 มีนาคม 2547
8. ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค
หลายประการใหแยกออกเปนขอ ๆ เชน
ตามหนังสือที่อางถึง กรมประชาสัมพันธไดแจงการขานพระนามาภิไธย
“สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี” ที่ถูกตอง ทั้งนี้ เพื่อถือปฏิบัติ อางอิง และ
เผยแพรใหเปนแบบอยางเดียวกัน ความละเอียดแจงแลวนั้น
ในการนี้ สํานักราชเลขาธิการ ไดขอแกไขเกี่ยวกับการขานพระนามาภิไธย
“สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี” ดังนี้ “สม-เด็ด-พระ-เทบ-พะ-รัด-ราด-สุ-
ดา-สะ-หยาม-บอ-รม-มะ-ราด-ชะ-กุ-มา-รี”
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และกรุณาแจงใหผูที่เกี่ยวของทราบและถือปฏิบัติ
ตอไปดวย จะขอบพระคุณยิ่ง
9. คําลงทาย ใหใชคําลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคําขึ้นตน
สรรพนาม และคําลงทายที่กําหนดไว เชน ขอแสดงความนับถือ
10. ลงชื่อ ใหลงลายมือชื่อเจาของหนังสือ และใหพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือไวใต
ลายมือชื่อตามรายละเอียดที่กําหนดไว
11. ตําแหนง ใหลงตําแหนงของเจาของหนังสือ เชน อธิบดีกรมประชาสัมพันธ
12. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออก
หนังสือ ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ใหลงชื่อสวนราชการ
เจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงชื่อ
สวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ เชน กองงานคณะ
กรรมการกิจการวิทยุกระจายเสียงและวิทยุโทรทัศนแหงชาติ
13. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออก
หนังสือและหมายเลขภายในตูสาขา (ถามี) ไวดวย เชน โทร. 618-2323 ตอ 1804-1805
14. สําเนาสง (ถามี) ในกรณีที่ผูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ
และประสงคจะใหผูรับทราบวาไดมีสําเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือชื่อยอของสวน
ราชการหรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปใหเพื่อใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมีรายชื่อที่
สงมาใหพิมพวาสงไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปดวย
KKU
Library

4. 160
แบบหนังสือภายนอก
ชั้นความลับ (ถามี)
ชั้นความเร็ว (ถามี)
ที่ ………………………… (สวนราชการเจาของหนังสือ)
(วัน เดือน ป)
เรื่อง ………………………………………………
(คําขึ้นตน) ………………………………….…….
อางถึง (ถามี) …………………………………….
สิ่งที่สงมาดวย (ถามี) …………………………….
(ขอความ)………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
………………………………
(คําลงทาย)
(ลงชื่อ)
(พิมพชื่อเต็ม)
(ตําแหนง)
(สวนราชการเจาของเรื่อง)
โทร. ………………………….
โทรสาร ……………………...
สําเนาสง (ถามี)
ชั้นความลับ (ถามี)
KKU
Library

5. 161
KKU
Library

6. 162
หนังสือภายใน
หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปน
หนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความและ
ใหจัดตามแบบที่กําหนดไว โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
1. สวนราชการ ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือโดยมี
รายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับตํ่ากวากรมลงมาใหลง
ชื่อสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือสวนราชการเจาของเรื่องพรอมทั้งหมายเลข
โทรศัพท (ถามี) เชน ฝายกิจการพิเศษ โทร. 1931
2. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่องตามที่กําหนดไวทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตาม
ความจําเปน เชน ที่ ทม 0501.1.13/ว 136
3. วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่
ออกหนังสือ เชน 18 กุมภาพันธ 2545
4. เรื่อง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปน
หนังสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เชน
เรื่อง การขานพระนามาภิไธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาสยามบรมราชกุมารี
5. คําขึ้นตน ใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคําขึ้นตน
สรรพนาม และคําลงทายที่กําหนดไว แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลใน
กรณีที่มีตัวบุคคลที่ไมเกี่ยวกับตําแหนงหนาที่ เชน เรียน คณบดีคณะมนุษยศาสตรและสังคม
ศาสตร
6. ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค
หลายประการใหแยกออกเปนขอ ๆ ในกรณีที่มีการอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีสิ่งที่สง
มาดวยใหระบุไวในขอนี้ เชน
ดวยในปจจุบันพบวาในการพิธีตาง ๆ ของคณะและหนวยงานในมหาวิทยาลัย
ยังมีการขานพระนามาภิไธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ไมตรงตาม
กําหนดของสํานักราชเลขาธิการ ดังนั้น เพื่อความถูกตองสงางามของพิธีกรในสถาบันอุดมศึกษา
จึงขอสงสําเนาหนังสือกรมประชาสัมพันธ ที่ นร 1905/ว 104 ลงวันที่ 27 มีนาคม 2544 เรื่อง การ
ขานพระนามาภิไธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี มาเพื่อโปรดเผยแพรให
ทราบทั่วกัน โดยเฉพาะอยางยิ่งผูทําหนาที่พิธีกรโฆษกและผูบริหารซึ่งมักจะมีโอกาสกลาวขาน
พระนามาภิไธยตอสาธารณชน
KKU
Library

7. 163
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดําเนินการ จักเปนพระคุณยิ่ง
7. ลงชื่อและตําแหนง ใหลงชื่อและตําแหนงเชนเดียวกับหนังสือภายนอก
ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ
เพื่อใชตามความเหมาะสมก็ใหกระทําได
KKU
Library

8. 164
แบบหนังสือภายใน
ชั้นความลับ (ถามี)
ชั้นความเร็ว (ถามี) บันทึกขอความ
สวนราชการ………………………………………………………………………………………………………
ที่……………………………………………………………….วันที่……………………………………………
เรื่อง………………………………………………………………………………………………………………
(คําขึ้นตน)
(ขอความ)………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
(ลงชื่อ)
(พิมพชื่อเต็ม)
(ตําแหนง)
ชั้นความลับ (ถามี)
KKU
Library

9. 165
ตัวอยางหนังสือภายใน
KKU
Library

10. 166
หนังสือประทับตรา
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการ
ระดับกรมขึ้นไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวน
ราชการระดับกรมขึ้นไปเปนผูรับผิดชอบลงชื่อกํากับตรา
หนังสือประทับตราใหใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวน
ราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสําคัญ ไดแก
1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
2. การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญหรือการเงิน
4. การแจงผลงานที่ไดดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ
5. การเตือนเรื่องที่คาง
6. เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดโดยทําเปนคําสั่งใหใชหนังสือ
ประทับตรา
หนังสือประทับตรา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทําตามแบบที่กําหนดไว โดยราย
ละเอียด ดังนี้
1. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามที่กําหนดไวทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง เชน ที่ รถ 011 (ปชส)/ว 65
2. ถึง ใหลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง เชน
ถึง สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแกน
3. ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย
4. ชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก เชน
ราชบัณฑิตยสถาน
5. ตราชื่อสวนราชการ ใหประทับตราชื่อสวนราชการดวยหมึกแดง และใหผูรับผิด
ชอบลงลายมือชื่อยอกํากับตรา
6. วัน เดือน ป ใหลงเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออก
หนังสือ เชน 7 พฤศจิกายน 2538
7. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องหรือหนวยงานที่ออก
หนังสือ เชน ฝายชวยอํานวยการและประชาสัมพันธ สํานักงานเลขานุการกรม
8. โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่องและหมายเลข
KKU
Library

11. 167
ในตูสาขา (ถามี) ดวย ในกรณีไมมีโทรศัพท ใหลงชื่อที่ตั้งของสวนราชการเจาของเรื่อง โดยให
ลงตําบลที่อยูตามความจําเปนและแขวงไปรษณีย (ถามี) เชน โทร. 2226159, 2227315 โทรสาร
2249910
แบบหนังสือประทับตรา
ชั้นความลับ (ถามี)
ชั้นความเร็ว (ถามี)
ที่ ……………………………….
ถึง ………………………………….
(ขอความ)………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
(ชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก)
(ตราชื่อสวนราชการ)
(ลงชื่อยอกํากับตรา)
(วัน เดือน ป)
(สวนราชการเจาของเรื่อง)
(โทร. หรือ ที่ตั้ง)
ชั้นความลับ (ถามี)
KKU
Library

12. 168
KKU
Library