1. หลัก สูต ร การพัฒ นาเจ้า หน้า ทีร ะดับ ปฏิบ ัต ิก าร
่
ยุค ใหม่
เรื่อ ง
การเสริม สร้า งประสิท ธิภ าพงาน
ธุร การ
โ ดย
พระมหาโยตะ ปยุต ฺโ ต
1

2. แนวการอบรม
1. ความสำา คัญ และขอบข่า ยของ
งานธุร การ
1.1 ขอบข่า ยของงานธุร การ
1.2 ความสำา คัญ ของงานธุก าร
1.3 บทบาทของเจ้า หน้า ที่
ธุร การ
2. เรื่อ งที่เ จ้า หน้า ที่ธ ร การต้อ ง
ุ
รููู ้
2.1 ระเบีย บงานสารบรรณเกีย ว
่
กับ หนัง สือ ราชการ
2

3. 3. การบริห ารงานเอกสาร
3.1
3.2
3.3
3.4
วงจรเอกสาร
การผลิต เอกสาร
การกำา หนดอายุเ อกสาร
การทำา ลายเอกสาร
4. การจัด สำา นัก งาน ( Office
Layout )
5. การใช้ท รัพ ยากรเพื่อ ให้เ กิด
ประโยชน์ส ง สุด
ู
3

4. ก. ความสำาคัญและขอบข่ายของ
งานธุรการ
1. ขอบข่า ยของงานธุร การ
1.1 รับ -ส่ง หนัง สือ
1.2 ร่า งหนัง สือ
1.3 พิม พ์ห นัง สือ
สำา เนาเอกสาร
1.4 ผลิต
1.5 จัด เก็บ เอกสาร/ ม เสนอ
แฟ้
บัน ทึก เสนอหนัง สือ
1.6
1.7 ตรวจทานหนัง สือ
การทำา ลายหนัง สือ
1.8
4

5. 2. ความสำา คัญ ของงานธุร การ
งาน
2.1 เป็น ด่า นหน้า ของหน่ว ย
2.2 เป็น หน่ว ยสนับ สนุน
2.3 เป็น หน่ว ยบริก าร
3. บทบาทของเจ้า หน้า ที่
ธุร การ
3.1 ต้อ งรู้ร ะเบีย บทีเ กีย วข้อ ง
่ ่
ต้อ งมีม นุษ ยสัม พัน ธ์
3.3 ต้อ งมีน ำ้า ใจ เกือ กูล
้
ต้อ งมีค วามรอบคอบ
3.5 ต้อ งมีก ารพัฒ นาอย่า งต่อ เนื่อ ง
3.2
3.4
5

6. ข. เรื่อ งที่เ จ้า หน้า ที่ธ ุร การ
1.อ งรู้ ย บงานสารบรรณเกี่ย ว
ต้ ระเบี
กับ 1.1 ความหมายของหนัง สือ ราชการ
หนัง สือ ราชการ
1) หนัง สือ ทีม ไ ปมาระหว่า งส่ว น
่ ี
ราชการ
2) หนัง สือ ทีส ่ว นราชการมีไ ปถึง
่
หน่ว ยงานอื่น ทีม ใ ช่ร าชการหรือ บุค คล
่ ิ
ภายนอก
3) หนัง สือ ทีห น่ว ยงานอื่น ทีม ใ ช่ส ว น
่
่ ิ
่
ราชการหรือ บุค คลภายนอกมีม าถึง ส่ว น
ราชการ
6

7. 1.2 ชนิด ของหนัง สือ หนัง สือ ราชการ
1) หนัง สือ ภายนอก
2) หนัง สือ ภายใน
3) หนัง สือ ประทับ ตราแทนการลงชื่อ
4) หนัง สือ สัง การ เช่น คำา สั่ง ระเบีย บ
่
ข้อ บัง คับ
5) หนัง สือ ประชาสัม พัน ธ์ เช่น ประกาศ
แถลงการณ์ ข่า ว
6) หนัง สือ ทีเ จ้า หน้า ทีท ำา ขึ้น หรือ รับ ไว้
่
่
เป็น หลัก ฐานในราชการ เช่น หนัง สือ
รับ รอง รายงานการประชุม บัน ทึก
7

8. 1.3 ประเภทของหนัง สือ ด่ว น
มาก
1) ด่ว นทีส ุด
่
3) ด่ว น
2) ด่ว น
1.4 ชั้น ของหนัง สือ ลับ
1) ลับ ทีส ด
่ ุ
2) ลับ มาก
3) ลับ
4) ปกปิด
8

9. 2. การเขีย นหนัง สือ ติด ต่อ ราชการ
2.1 โครงสร้า ง
1) หัว เรื่อ ง : ที่ / ส่ว นราชการ / วัน
ที่ / เรื่อ ง / อ้า งถึง / สิ่ง ทีส ง มาด้ว ย
่ ่
2) เนือ เรื่อ ง : ข้อ ความ
้
3) จุด ประสงค์ข องเรื่อ ง : จึง … .
4) ท้า ยเรื่อ ง : คำา ลงท้า ย / ชื่อ /
ตำา แหน่ง / ส่ว นราชการเจ้า ของเรื่อ ง
/โทร
9

10. 2.2 การเขีย นข้อ ความ
1) ส่ว นหัว เรื่อ ง : ใจความย่อ สั้น ทีส ด
่ ุ
เช่น เรื่อ งอะไร
2) ส่ว นเนือ เรื่อ ง :
้
ที่
- คำา เริ่ม ต้น : ด้ว ย / เนือ งจาก / ตาม
่
- เหตุท ม ห นัง สือ ไป
ี่ ี
- การใช้ค ำา สรรพนาม : ตามระเบีย บ
3) ส่ว นจุด ประสงค์ข องเรื่อ ง : เขีย นให้
ชัด เจนว่า ต้อ งการให้ท ำา อะไร
10

11. 2.3 การเขีย นให้ด ี
1) เขีย นให้ถ ก ต้อ ง : แบบ - เนือ หา ู
้
หลัก ภาษา - ความนิย ม
2) เขีย นให้ช ัด เจน รัด กุม กระทัด รัด
3) เขีย นให้บ รรลุว ัต ถุป ระสงค์ และได้
2.4 การแก้ร ่า งหนัง สือ
ผลดี
1) แก้ใ ห้ถ ูก ต้อ ง รัด กุม กะทัด รัด ตรงจุด
ประสงค์ และเป็น ผลดี
2) ใช้ศ ล ปะ 5 ข้อ : รัก ษานำ้า ใจ ิ
เห็น ใจผู้พ ม พ์ - อย่า แก้โ ดยไม่จ ำา เป็น - ให้
ิ
อยูก ับ ร่อ งกับ รอย - มีห ลัก สามารถ
่
11
อธิบ ายได้

12. 3. การทำา บัน ทึก เสนอ
3.1 แบบบัน ทึก เสนอ
1) แบบบัน ทึก ต่อ
เนื่อ ง
2) แบบร่า ยยาว
3) แบบลำา ดับ
3.2 แบบทำา บัน ทึก ย่อ
ตัว เลข / เหตุก ารณ์
เรื่อ ง
1) สรุป สาระสำา คัญ
2) ย่อ เรื่อ งให้ส ั้น
ง่า ย
3) เสนอให้เ ข้า ใจ
12

13. 3.3 การทำา บัน ทึก รายงาน
3.4 การทำา บัน ทึก ความ
เห็น
1) Simplify
ง่า ย
2) Quantify
สมบูร ณ์
3) Justify
มีเ หตุผ ล
13

14. 4. การเขีย นคำา กล่า วในพิธ ี
ต่4.1 รายงานในพิธ ีเ ปิด -ปิด
า งๆ
1) คำา ขึ้น ต้น
2) ขอบคุณ ประธาน
3) ชี้แ จงความเป็น มา
4.2 ญา กล่า วของประธาน
เชิ คำ ประธานเปิด -ปิด
เปิด -ปิด
1) คำา ขึ้น ต้น
2) แสดงความยิน ดี
4)
3) แสดงความชื่น ชมเห็น ด้ว ย หรือ
สนับ สนุน กิจ กรรม
4) แสดงความสำา คัญ ของกิจ กรรม
14

15. 5) ฝากข้อ คิด เห็น / แนะนำา
6) แสดงความหวัง ว่า กิจ กรรมจะเป็น
ประโยชน์
7) ขอบคุณ ผู้จ ัด และผู้ส นับ สนุน
8) กล่า วเปิด /ปิด
9) อวยพรกิจ กรรมทีเ ปิด / ผู้ม าร่ว มงาน
่
4.5 คำา กล่า วของประธานในพิธ ีม อบ
10) แสดงความยิน ดี / พอใจในผล
ประกาศนี(กรณีป ิด )
ย บัต
สำา เร็จขึ้น ต้น ร
1) คำา
ขอบคุณ ประธาน
3) ชี้แ จงความเป็น มา
เชิญ ประธานทำา พิธ ี
2)
4)
15

16. 4.4 คำา กล่า วของประธานในพิธ ีม อบ
ประกาศนีย บัต ร
1) คำา ขึ้น ต้น
2) แสดงความยิน ดีแ ละเป็น เกีย รติ
3) แสดงความชื่น ชมต่อ ผู้ส ำา เร็จ และ
พอใจในเรื่อ งทีร ับ รายงาน
่
4) แสดงความสำา คัญ /ชมเชยกิจ การและ
ความหวัง ว่า จะเป็น ประโยชน์
5) ขอบคุณ ผู้จ ัด - ผู้ส นับ สนุน - เจ้า หน้า ที่
6) ให้โ อวาท ฝากข้อ คิด เห็น
7) อวยพร
16

17. ค. การบริห ารงานเอกสาร
1. วงจรเอกสาร
1.1 การผลิต
1.2 การจัด เก็บ เอกสาร
อย่า งเป็น ระบบ
-สถานที่
- การค้น หา
- การยืม และ ส่ง คืน
1.3 การทำา ลายเอกสาร
17

18. 2. การผลิต เอกสาร
2.1 ความหมาย : แผ่น กระดาษ
ฟอร์ม วัต ถุอ ื่น ใดที่ เป็น ข้อ มูล
หรือ ข่า วสารได้ ใช้ป ระโยชน์ไ ด้
สือ ความหมายได้
่
2.2 การผลิต : ผลิต ขึ้น เพือ เป็น
่
หลัก ฐานใช้ป ระโยชน์ใ นปัจ จุบ ัน
และอนาคต เพือ มุง หมายอย่า ง
่ ่
ใดอย่า งหนึ่ง
18

19. 3. การจัด เก็บ เอกสาร
3.1 เอกสารทีต ้อ งจัด เก็บ
่
3.2 องค์ป ระกอบในการเก็บ
เอกสาร
1. ระบบ
/ ลัก ษณะของเอกสารที่
จะเก็บ
2. คู่ม อ หรือ ระเบีย บปฏิบ ัต ิเ กีย วกับ
ื
่
เอกสาร
3. เครื่อ งใช้ และอุป กรณ์ใ นการจัด
เก็บ
4. ผู้ใ ช้เ อกสาร : สะดวกแก่ก าร
19

20. 3.3 การวางแผนการจัด เก็บ เอกสาร
1) ศึก ษาปัญ หา
2) การจัด แบ่ง
3) ใช้ง านทีเ หมาะสม
่
4) จัด ทำา ดรรชนี และคู่ม อ การจัด
ื
หมวดหมู่
5) จัด หาอุป กรณ์เ ครื่อ งมือ จัด เก็บ
6) จัด เก็บ ให้เ ป็น ปัจ จุบ ัน ตลอดเวลา
20

21. 4. การทำา ลายเอกสาร
4.1 เอกสารสำา คัญ มาก : เก็บ
รัก ษาตลอดไป
4.2 เอกสารสำา คัญ : เก็บ จนกว่า
จะหมดความจำา เป็น ต้อ งใช้
4.3 เอกสารทีม ป ระโยชน์ : กำา หนด
่ ี
อายุเ อกสาร เมือ หมดอายุจ ึง ทำา ลาย
่
4.4 เอกสารทีไ ม่จ ำา เป็น : หมด
่
การใช้ง าน ทำา ลาย
21

22. ง. การจัด สำา นัก งาน
1. จัด รูป สำา นัก งานให้ม ี
- Centralized Office : ประหยัด
ประสิท ธิภ าพ
- Departmentalized Office : - งานหลัก
vs งานธุร การ
M
ixed ม ีส ง
2.- จัด ให้Officeอำา นวยความ
ิ่
สะดวกทางกายภาพใน
2.1 จัด ผัง สำา นั พ อเพี ง
สำา นัก งานให้ก งาน :ยจัด สายทางเดิน
ของงาน /พืน ทีป ราศจากสิ่ง กีด ขวาง /
้ ่
โต๊ะ ทำา งาน /อุป กรณ์ /เส้น ทางเข้า ออก
2.2 แสงสว่า ง
เสีย งรบกวน
2.3
22

23. 3. จัด ให้ม ีเ ครื่อ งมือ ติด ต่อ
สือ สาร และการให้บ ริก ารอย่า ง
่
เพีย งพอ
จ. การใช้ท รัพ ยากรเพื่อ ให้
1. ประโยชน์ส ูง สุด
เกิดบุค คล
2. สถานที่
3. วัส ดุ & อุป กรณ์
4. การซ่อ มบำา รุง
23