การเขียนหนังสือราชการ : เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ

1. การเขียนหนังสือราชการ : เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘หมวด 1 ชนิดของ
หนังสือ ขอ 9 หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก
๙.๑ หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ
๙.๒ หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก
๙.๓ หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวน ราชการ
๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ
๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ
๙.๖ ขอมูลขาวสารหรือหนังสือที่ไดรับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ หมวด 1 ชนิดของ
หนังสือ ขอ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ
๑๐.๑ หนังสือภายนอก ใชในการติดตอราชการทั่วไป
๑๐.๒ หนังสือภายใน ใชในการติดตอราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน
๑๐.๓ หนังสือประทับตรา ใชในการติดตอราชการเฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสําคัญ
๑๐.๔ หนังสือสั่งการ ไดแก คําสั่ง ระเบียบ ขอบังคับ
๑๐.๕ หนังสือประชาสัมพันธ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว
๑๐.๖ หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการไดแก หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หรือหนังสือ
อื่น
ในบรรดาหนังสือราชการ 6 ชนิดดังกลาว มี 3 ชนิดแรกเปนหนังสือติดตอราชการ คือ
หนังสือภายนอก
หนังสือภายใน
หนังสือประทับตรา
หนังสือติดตอราชการแตละชนิดดังกลาวมีลักษณะดังตอไปนี้
บทที่ 1 การเขียนใหถูกตอง
1.1 เขียนใหถูกแบบ
ลักษณะของหนังสือภายนอก
ความหมาย หนังสือภายนอก คือหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธี ใชกระดาษตราครุฑเขียนเปนหนังสือติดตอระหวางสวน
ราชการ หรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอื่นใดที่มิใชสวนราชการหรือมีถึงบุคคลภายนอก
กรณีที่ใชหนังสือภายนอกใชติดตอราชการระหวางกระทรวงหนึ่ง หรือกรมหนึ่ง หรือจังหวัดหนึ่ง หรือสวนราชการแหงใดแหง
หนึ่ง กับกระทรวงอื่น หรือกรมอื่น หรือจังหวัดอื่น หรือหนวยงานอื่น หรือกับบุคคลภายนอก
รูปแบบ
หนังสือภายนอกมีรูปแบบดังนี้
โครงสราง หนังสือภายนอกมีโครงสรางประกอบดวยสวนสําคัญ 4 สวน คือ หัวหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป
จุดประสงคที่มีหนังสือไป ทายหนังสือ
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 1

2. รายการตาง ๆ ในสวนของหัวหนังสือ
ในสวนหัวหนังสือมีรายการตาง ๆ ดังนี้
1. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง (สวนราชการหรือหนวยงานที่ออกหนังสือ ตามที่กําหนดไวใน
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ)ทับเลขทะเบียนหนังสือสง ตัวอยาง ที่ นร. ๐๖๐๑/๑๒๕ ตัวพยัชนะ นร.
คือสํานักนายกรัฐมนตรี ตัวเลข ๐๖๐๑ เปนเลขประจําของเจาของเรื่อง (๐๖ คือ สํานักงาน ก.พ. ๐๑ คือกองกลาง) ตัวเลข
๑๒๕ คือเลขทะเบียบหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพิ่มขึ้นไดตามความจําเปน
สําหรับหนังสือที่มีถึงผูรับจํานวนมาก โดยมีขอความอยางเดียวกัน ซึ่งเรียกวา “หนังสือเวียน” ใหเพิ่มรหัสตัวพยัชนะ “ว”
หนาเลขทะเบียนหนังสือสง ซึ่งกําหนดเปนเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอยางหนึ่งอยางใดก็ไดรายการนี้
ผูรางหนังสือไมตองเขียน ปลอยไวใหเปนหนาที่ของพนักงานพิมพดีดและเจาหนาที่สารบรรณดําเนินการตอไป
2. สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการที่เปนเจาของหนังสือนั้น และโดย
ปกติใหลงที่ตั้งดวย
ตัวอยาง สํานักงาน ก.พ.
ถนนพิษณุโลก กท. ๑๐๓๐๐
รายการนี้ ถาเปนหนังสือของกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด ซึ่งเปนสวนราชการที่ออกหนังสืออยูเปนประจํา ผูราง
หนังสือจะไมเขียนก็ได เพราะหนักงานพิมพดีดรูอยูแลวปลอยวางไวใหพนักงานพิมพดีดพิมพเองได แตถาเปนหนังสือของ
คณะกรรมการ หรือหนวยงานพิเศษที่พนักงานพิมพดีดไมคุนเคยผูรางหนังสือตองเขียนดวย ขอสังเกตสวนราชการที่ลงในสวนหัว
หนังสือ เปนสวนราชการเจาของหนังสือ แตสวนราชการที่ลงในสวนทายหนังสือ เปนสวนราชการเจาของเรื่อง เชน หนังสือของกรม
ที่ดินกรมที่ดินเปนเจาของหนังสือและถาหนังสือนั้นจัดทําโดยกองการเจาหนาที่ กองการเจาหนาที่เปนเจาของเรื่อง
3. วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของป พ.ศ. ที่ออกหนังสือ
ตัวอยาง ๕ มกราคม ๒๕๓๔
รายการนี้ ผูรางหนังสือไมตองเขียน ปลอยไวใหเปนหนาที่ของพนักงานพิมพดีดและเจาหนาที่สารบรรณดําเนินการเอง
4. เรื่อง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือนั้น ในกรณีที่เปนหนังสือตอเนื่องโดยปกติใหลงเรื่องของหนังสือฉบับ
เดิม รายการนี้ ผูรางหนังสือจะตองเขียน ซึ่งศึกษาวิธีเขียน “เรื่อง” ไดนตอนที่ ๒.๑
5. คําขึ้นตนใหใชคําขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามที่กําหนดไวในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ แลว
ลงชื่อตําแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีหนังสือถึงตัวบุคคลโดยไมเกี่ยวกับตําแหนงหนาที่ รายการนี้
ผูรางหนังสือจะตองเขียน ซึ่งศึกษาวิธีเขียนไดในตอนที่ ๒.๑
6. อางถึง ถามีการอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันมาที่สวนราชการผูรับหนังสือไดรับมากอนใหลงชื่อสวนราชการเจาของ
หนังสือ และเลขที่หนังสือ วันเดือนป พ.ศ. ของหนังสือนั้น ตัวอยาง อางถึง หนังสือกรมวิชาการที่ ศธ. ๐๖๐๑/๕๗๘๐ ลง
วันที่ ๒๕ สิงหาคม ๒๕๓๓
รายการนี้ ผูรางหนังสือจะตองเขียน แตถาไมมีการอางถึงหนังสือที่เคยติดตอกันมาก็ไมตองเขียนรายการนี้
7. สิ่งที่สงมาดวย ถามีสิ่งที่จะสงไปกับหนังสือนั้นดวย ก็ใหลงชื่อสิ่งของ หรือเอกสารที่สงไปกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไมสามารถ
สงไปในซองเดียวกัน ใหแจงวาสงไปโดยทางใด
ตัวอยาง สิ่งที่สงมาดวย คําชี้แจงประกอบคําขอ ๓๐
รายการนี้ ผูรางหนังสือจะตอง แตถาไมมีสิ่งใดสงไปกับหนังสือนั้น ก็ไมตองเขียนรายการนี้
ขอความในสวนเหตุที่มีหนังสือไป
เหตุที่มีหนังสือไป คือ ขอความที่ผูมีหนังสือไปแจงเหตุที่ตองมีหนังสือไปยังผูรับหนังสือ ซึ่งผูรางหนังสือจะตองเขียนเองทั้งหมด
เหตุที่มีหนังสือไป อาจเปนขอความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอน ก็ได
ตัวอยางเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 2

3. ดวยกรมสรรพากรจะจัดการฝกอบรมเจาหนาที่ธุรการของกรมสรรพากรจํานวน ๓๐ คน ตามหลักสูตรการเขียนหนังสือ
ราชการ ในระหวางวันที่ ๑-๑๐ กุมภาพันธ ๒๕๓๔ เต็มวันในเวลาราชการ ในการนี้กรมสรรพากรใครขอใชหองฝกอบรมของ
สถาบันพัฒนาขาราชการพลเรือนสํานักงาน ก.พ. สําหรับฝกอบรมดังกลาว
หนังสือตามตัวอยางนี้ มีเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียว ซึ่งแจงไปวาจะจัดการฝกอบรม และใครขอใชหอง จบเหตุที่มี
หนังสือไปเพียงแคนี้ ตอไปก็จะยอหนาขึ้นบรรทัดใหมเปนการแจงจุดประสงคที่มีหนังสือไป เชนเขียนจุดประสงควา
จึงเรียนมาเพื่อขอไดโปรดอนุเคราะหใหกรมสรรพากรใชหองของสถาบันพัฒนาขาราชการพลเรือนสําหรับการฝกอบรม
ดังกลาวดวย จะขอบคุณมาก
ตัวอยางเหตุที่มีหนังสือไป ๒ ตอน
ตามที่สํานักงาน ก.พ. ไดอนุเคราะหใหกรมสรรพากรใชหองของสถาบันพัฒนาขาราชการพลเรือนเพื่อฝกอบรม
เจาหนาที่ธุรการของกรมสรรพากรตามหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการในระหวางวันที่ ๑-๑๐ กุมภาพันธ ๒๕๓๔ นั้น
บัดนี้ การฝกอบรมหลักสูตรดังกลาวไดเสร็จสิ้นลงแลวในการฝกอบรมครั้งนี้ เจาหนาที่ของสถาบันพัฒนาขาราชการพล
เรือนไดอํานวยความสะดวก และใหความชวยเหลืออยางดียิ่งทําใหการฝกอบรมสําเร็จเปนผลดีสมความมุงหมาย
หนังสือตามตัวอยางนี้ แจงเหตุที่มีหนังสือไปมีขอความ ๒ ตอน ตอนแรกเปนขอความเริ่มตนกลาวถึงเรื่องเดิมที่
สํานักงาน ก.พ. ใหกรมสรรพากรใชหองสําหรับฝกอบรม ตอนที่ ๒ เปนขอความสืบเนื่องตอมา ซึ่งกรมสรรพากรแจงใหสํานักงาน
ก.พ. ทราบวา การฝกอบรมเสร็จสิ้นแลว และไดรับความชวยเหลือจากเจาหนาที่ของสถาบันพัฒนาขาราชการพลเรือนเปนอยางดี
จบเหตุที่มีหนังสือไปเพียงแคนี้ ตอไปก็จะยอหนาขึ้นบรรทัดใหม เปนการแจงจุดประสงคที่มีหนังสือไป เชน เขียนจุดประสงควา
จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอขอบคุณมา ณ ที่นี้
ตัวอยางเหตุที่มีหนังสือไป ๓ ตอน
ตามที่มีบัญชาใหกรมปาไมดําเนินการใหราษฎรในจังหวัดชุมพรที่บานเรือนเสียหายเพราะวาตภัยสําหรับปลูกสรางบานเรือนของ
ตนเอง นั้น
กรมปาไมไดดําเนินการตามบัญชาแลว แตยังมีตนไมที่โคนลมกระจัดกระจายอยูอีกจํานวนมาก ซึ่งใชปลูกสราง
ซอมแซมบานเรือนไมได และไดรับรายงานจากจังหวัดชุมพรวาตนไมดังกลาวอาจถูกกระแสพัดพาไหลไปปะทะบานเรือนราษฎรที่
ปลูกใหมอีกเมื่อถึงฤดูฝน จังหวัดจึงขอความชวยเหลือมายังกรมปาไมใหชักลากไมเหลานั้นออกไปใหพนเขตอันตรายดังกลาว
กรมปาไมไมไดพิจารณาแลวเห็นควรขอความรวมมือไปยังองคการอุตสาหกรรมปาไมเพื่อดําเนินการตามที่จังหวัดขอ
ความชวยเหลือมา
หนังสือตามตัวอยางสมมุติ มีเหตุที่มีหนังสือไป 3 ตอน ตอนแรก เปนขอความเริ่มตนอางถึงเรื่องเดิม ตอนที่ ๒ เปน
ขอความที่บอกเรื่องสืบเนื่องตอมา และตอนที่ ๓ เปนขอความอันเปนผลสืบเนื่องตอไป จบเหตุที่มีหนังสือไปเพียงแคนี้ ตอจากนี้
จะเปนจุดประสงคที่มีหนังสือไป ซึ่งจะยอหนาขึ้นบรรทัดใหม เชน เขียนจุดประสงควา
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา หากชอบดวยดําริ โปรดสั่งใหองคการอุตสาหกรรมปาไม พิจารณาใหความชวยเหลือ
แกจังหวัดตอไป
ขอความในสวนจุดประสงคที่มีหนังสือไป
จุดประสงคที่มีหนังสือไป ของหนังสือภายนอก คือขอความแสดงความมุงหมายที่มีหนังสือไปวาประสงคจะใหผูรับหนังสือทํา
อะไร หรือทําอยางไร
ขอความนี้ ผูรางหนังสือจะตองเขียน การเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ควรเขียนยอหนาขึ้นบรรทัดใหมเปนอีกตอน
หนึ่งตางหากจาก “เหตุที่มีหนังสือไป” แมวา “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” จะอยูในความหมายของคําวา “ขอความ” ตามแบบ
หนังสือภายนอก เชนเดียวกับ “เหตุที่มีหนังสือไป” โดยปกติมักจะเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ขึ้นตนดวยคําวา “จึง....”
เชน
จึงเรียนมาเพื่อทราบ
จึงขอเรียนหารือมาวา........
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 3

4. จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อไดโปรดอนุเคราะห........
จึงขอกําชับมาเพื่อจักไดระมัดระวังมิใหเกิดกรณีเชนนี้ขึ้นอีก
รายการตาง ๆ ในสวนทายหนังสือ
ทายหนังสือ ของหนังสือภายนอก จะมีรายการตาง ๆ ดังนี้
คําลงทายใหใชคําลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือตามที่กําหนดไวในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ
รายการนี้ ผูรางหนังสือจะตองเขียน ซึ่งศึกษาวิธีเขียนไดในตอนที่ ๒
ลงชื่อ และตําแหนงใหลงลายมือชื่อเจาของหนังสือ และใหพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไวใตลายมือชื่อกับลงตําแหนงของ
เจาของหนังสือ
รายการนี้ ผูรางหนังสือไมตองเขียน ปลอยวางไวใหหัวหนาสวนราชการเจาของหนังสือหรือผูแทนลงลายมือชื่อ และให
เจาหนาที่สารบรรณเขียนหรือตีตราชื่อเต็มพรอมทั้งตําแหนงของผูลงลายมือชื่อ
สวนราชการเจาของเรื่อง และโทร. ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ ถาเจาของหนังสืออยูใน
ระดับกระทรวงหรือทบวงใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถาเจาของหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลง
ชื่อสวนราชการ เจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ พรอมดวยหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของ
เรื่อง และหมายเลขภายในตูสาขา (ถามี)
รายการนี้ ผูรางหนังสืออาจตองเขียนดวย เวนแตพนักงานพิมพดีดทราบอยูแลว ก็อาจปลอยวางไวใหพนักงานพิมพดีด
พิมพเอง
สําเนาสง ในกรณีที่จัดสงสําเนาใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ และประสงคใหผูรับหนังสือทราบวาไดสงสําเนาใหผูใดทราบ
แลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือชื่อยอของสวนราชการ หรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปให เพื่อใหเปนที่เขาใจระหวาผูมีหนังสือไปกับผูรับ
หนังสือ ถามีรายชื่อสงสําเนาใหมาก ใหพิมพวาสงไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปดวย
รายการนี้ ถาพนักงานพิมพดีดไมทราบวาสงสําเนาใหใครบาง ผูรางหนังสือจะตองเขียนใหดวย แตถาไมมีการสงสําเนาให
ใคร ก็ไมตองเขียน
ลักษณะของหนังสือภายใน
ความหมาย และกรณีที่ใช หนังสือภายใน คือหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสือติดต
อภายในกระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกัน
รูปแบบ
หนังสือภายใน ใชเขียนในกระดาษบันทึกขอความ มีรูปแบบดังนี้
โครงสราง
หนังสือภายใน มีโครงสรางประกอบดวยสวนสําคัญ ๔ สวน คือ หัวหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงคที่มีหนังสือไป ทาย
หนังสือ
รายการในสวนตาง ๆ ของหนังสือภายใน
รายการภายในโครงสรางสวนตาง ๆ ของหนังสือภายใน เขียนทํานองเดียวกับหนังสือภายนอก
เวนแต
(๑) สวนราชการ ที่เขียนในสวนหัวหนังสือของหนังสือภายใน ไมไดเขียน “สวนราชการเจาของหนังสือ” ดังเชน ที่เขียนในสวน
หัวหนังสือของหนังสือภายนอก แตเขียน “สวนราชการเจาของเรื่อง” เหมือนสวนทายหนังสือของหนังสือภายนอก กลาวคือ ให
ลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติ ถาสวนราชการที่ออกหนังสือ
อยูในระดับกรมขึ้นไป ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องทั้งระดับกรม และกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับต่ํากวา
กรมลงมา ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือสวนราชการเจาของเรื่อง พรอมทั้งหมายเลขโทรศัพท (ถามี)
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 4

5. เชนเขียนวา
สวนราชการ สํานักงาน ก.พ. กองกลาง โทร. ๒๘๒๗๓๖๕
ทั้งนี้ สวนราชการ ของหนังสือภายใน ไมไดเขียนวา “สํานัก ก.พ. ถนนพิษณุโลก ก.ท.๑๐๓๐๐” ดังเชนที่เขียนในหนังสือ
ภายนอก และที่ทายหนังสือของหนังสือภายใน ไมมีชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง
(๒) คําลงทาย หนังสือภายในไมมีคําลงทาย ดังเชนที่เขียนในหนังสือภายนอก
ความหมาย
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือติดตอราชการที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให
หัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปเปนผูรับผิดชอบและลงชื่อยอ
กํากับตรา
กรณีที่ใช
หนังสือประทับตราใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ หรือกับหนวยงานที่ไมใชสวนราชการ และกับ
บุคคลภายนอก แตใชไดเฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสําคัญ ซึ่งไดแก
(๑) การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
(๒) การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
(๓) การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญ หรือการเงิน
(๔) การแจงผลงานที่ไดดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ
(๕) การเตือนเรื่องคาง
(๖) เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป กําหนดโดยทําเปนคําสั่งใหใชหนังสือประทับตรา
รูปแบบ หนังสือประทับตรา มีรูปแบบดังนี้
โครงสราง หนังสือประทับตรา มีโครงสรางประกอบดวยสวนสําคัญ 4 สวน หรือ 3 สวน แลวแตเรื่อง ดังนี้
โครงสราง 4 สวน หัวหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงคที่มีหนังสือไป ทายหนังสือ
โครงสราง 3 สวน หนังสือ เหตุและจุดประสงคที่มีหนังสือไป ทายหนังสือ
รายการในสวนตาง ๆ ของหนังสือประทับตรา
รายการภายในโครงสรางสวนตาง ๆ ของหนังสือประทับตรา เขียนทํานองเดียวกับหนังสือภายนอก
เวนแต
ก. สวนหัวหนังสือ
(๑) ไมมีสถานที่หรือชื่อสวนราชการเจาของหนังสือในสวนหัวหนังสือ แตเอาชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ หรือสวน
ราชการที่สงหนังสือออกไปไวในสวนทายหนังสือ
(๒) ไมมีวันเดือนปที่ออกหนังสือในสวนหัวหนังสือ แตเอาวันเดือนปที่ออกหนังสือไปไวในสวนทายหนังสือ
(๓) ไมมีชื่อเรื่องของหนังสือ
(๔) คําขึ้นตนใชคําวา “ถึง” ไมใชคําวา “เรียน” หรือ “กราบเรียน” ดังเชน ที่ใชในหนังสือภายนอก และหลังคําวา “ถึง” ให
ระบุชื่อสวนราชการที่มีหนังสือถึง ไมใชระบุตําแหนงหัวหนาสวนราชการที่มีหนังสือถึงดังเชนที่ใชในหนังสือภายนอก
ถึง กรมสรรพากร
ไมใช “ถึง อธิการกรมสรรพากร”
แตถาเปนหนังสือถึงบุคคล ก็ระบุชื่อบุคคลเชนเดียวกับหนังสือภายนอก แตใชคําขึ้นตน วา “ถึง” ไมใชคําวา “เรียน”
อยางหนังสือภายนอก
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 5

6. รายการในสวนตาง ๆ ของหนังสือประทับตรา(ตอ)
ข. สวนจุดประสงคที่มีหนังสือไป
อาจเขียนจุดประสงคที่มีหนังสือไปแยกกันเปนคนละตอนกับสวนเหตุที่มีหนังสือไปหรือเขียนรวมในสวนเดียวกับสวนเหตุ
ที่มีหนังสือไปโดยไมยอหนาขึ้นบรรทัดใหมก็ได เพราะหนังสือประทับตราสวนมากจะเปนหนังสือสงสําเนาหนังสือหรือสิ่งของ
หนังสือตอบรับทราบหรือหนังสือเตือนเรื่องคาง ซึ่งมีขอความสั้น ๆ บางทีมีแตจุดประสงคที่มีหนังสือไปโดยไมตองอางเหตุที่ตองมี
หนังสือไปก็มี เชน
ตัวอยางหนังสือที่มีจุดประสงคที่มีหนังสือไป
ตัวอยางหนังสือที่รวมเหตุที่มีหนังสือไปกับจุดประสงคที่มีหนังสือไป
ตัวอยางแยกจุดประสงคที่มีหนังสือไปเปนคนละตอนกับเหตุที่มีหนังสือไป
ค. ทายหนังสือ
(๑) ไมมีคําลงทาย ดังเชนที่เขียนในหนังสือภายนอก
(๒) ไมมีการลงชื่อหัวหนาสวนราชการเจาของหนังสือหรือผูแทน ดังเชนที่มีในหนังสือภายนอก แตใชตราสวนราชการประทับ
และลงชื่อยอของผูไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการกํากับตรานั้นแทน
(๓) ลงวันเดือนปที่ออกหนังสือไวในสวนทายหนังสือ แทนที่จะลงในสวนหัวหนังสือดังเชนที่ลงในหนังสือภายนอก
(๔) ระบุชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก หรือสวนราชการเจาของหนังสือไวในสวนทายหนังสือ
สวนการระบุชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง รวมทั้งหมายเลขโทรศัพทในสวนทายหนังสือคงมีเหมือนกับหนังสือ
ภายนอก แตอาจตองลงสถานที่ตั้งของสวนราชการเจาของเรื่องไวในสวนนี้ดวย เพราะในหนังสือประทับตราไมไดระบุ
สถานที่ตั้งไวในสวนหัวหนังสือ จึงตองนํามาระบุไวในสวนทายหนังสือ เพื่อความสะดวกในการติดตอ
ตัวอยางหนังสือประทับตรา
การเขียนขอความในหนังสือติดตอราชการ
หนังสือติดตอราชการ มีโครงสรางประกอบดวยสวนสําคัญ 4 สวน ดังกลาวแลวในบทที่ ๑ คือ
สวนหัวหนังสือ
สวนเหตุที่มีหนังสือไป
สวนจุดประสงคที่มีหนังสือไป
สวนทายหนังสือ
ภายในโครงสรางแตละสวนของหนังสือติดตอราชการมีขอความรายละเอียดที่ตองการเขียนใหถูก เชน
ในสวนหัวหนังสือ มีชื่อเรื่อง และคําขึ้นตน ซึ่งจะตองเขียนใหถูก
ในสวนเหตุที่มีหนังสือไป จะตองเขียนเริ่มตนดวยคําที่เหมาะสม อางเหตุที่มีหนังสือไปใหถูกและใชคําสรรพนามใหเหมาะสม
ในสวนจุดประสงคที่มีหนังสือไป จะตองเขียนใหตรงกับลักษณะของเรื่อง และความมุงหมายที่มีหนังสือไป
ในสวนทายหนังสือ จะตองเขียนคําลงทายในหนังสือภายนอกใหถูก และเขียนรายการอื่น ๆ ในหนังสือทุกชนิดใหถูกตอง
การเขียนขอความในสวนหัวหนังสือ
ในสวนหัวหนังสือของหนังสือติดตอราชการ มีรายการสําคัญที่ผูรางหนังสือจะตองเขียนอยู ๒ รายการ คือ
เรื่อง
“เรื่อง” คือ ใจความที่ยอสั้นที่สุดของหนังสือ ผูรางหนังสือมักจะประสบกับปญหาวา ยอใจความของหนังสือใหสั้นที่สุด
ไดอยางไร และควรเขียนชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับวาอยางไร
“เรื่อง” จะตองเขียนเฉพาะในหนังสือภายนอก และหนังสือภายในเทานั้น สวนหนังสือประทับตรา ไมตองเขียน “เรื่อง”
คําขึ้นตน
คําขึ้นตน ตองเขียนทั้งในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตราโดยใชคําตามที่กําหนดไวในระเบียบ
สํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 6

7. การเขียน “เรื่อง”
การเขียน “เรื่อง” ของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน ตองเขียนใหบรรลุจุดมุงหมายอยางนอย ๒ ประการ คือ
ประการที่ ๑ ใหพอรูใจความที่ยอสั้นที่สุดของหนังสือ
ประการที่ ๒ ใหสะดวกแกการเก็บคนอางอิง
“เรื่อง” ที่เขียนดี จะมีลักษณะดังนี้
(๑) ยอสั้นที่สุด ไมควรใหยาวเกินกวา ๒ บรรทัด ยิ่งถายอใหไดเพียงครึ่งบรรทัดยิ่งดี
(๒) เปนประโยคหรือวลี เพราะถาเปนเพียงคํานาม หรือคํากริยา จะไมไดใจความ
(๓) พอรูใจความวาเปนเรื่องอะไร เพราะผูรับหนังสือยอมอยากจะทราบในเบื้องตน กอนอานละเอียดทั้งฉบับวาเปนเรื่อง
เกี่ยวกับอะไร
(๔) เก็บคนอางอิงไดงาย กลาวคือ
ผูเก็บ พออานชื่อเรื่อง ก็สามารถแยกเก็บเขาหมวดหมูตามประเภทเรื่องได โดยไมตองอานรายละเอียดทั้งฉบับ
ผูคน พอบอกชื่อเรื่อง ก็สามารถคนหาไดโดยไมยุงยากสับสน
ผูอางอิง สามารถบอกชื่อเรื่องใหผูอื่นเขาใจไดโดยไมสับสนไขวเขว
เพื่อใหเก็บคนอางอิงไดงายนี่เอง ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณจึงกําหนดวา ในกรณีที่เปน
หนังสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม คือ ถาหนังสือฉบับเดิมที่มีไปมาติดตอกันมากอนใชชื่อเรื่องอยางไร
หนังสือฉบับตอไปที่มีไปอีกในเรื่องนั้น โดยปกติใหใชชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม หรือถาอางถึงหนังสือฉบับเดิมที่ผูรับหนังสือมี
มาโดยใชชื่อเรื่องอยางไร หนังสือที่จะมีตอบไปโดยปกติควรใชชื่อเดียวกัน ทั้งนี้เพื่อใหเก็บคนอางอิงไดงาย
อยางไรก็ดี ถาหนังสือฉบับเดิมที่มีไปหรือมีมาเขียนชื่อเรื่องไมดีหรือเขียนไมถูกจะปรับปรุงถอยคําใหดีขึ้น หรือให
ถูกตองก็ได หรือถาไมเหมาะที่จะใชชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม จะใชชื่อเรื่องใหมใหเหมาะโดยมีเคาความใกลเคียงกับชื่อเรื่อง
เดิมก็ได เชน หนังสือฉบับเดิมที่ผูรับหนังสือมีมาเปนคําขอ ซึ่งอาจจะเปน ขออนุมัติ ขออนุญาต ขอผอนผัน ขอความอรุเคราะห
หรือของเงินหรือสิ่งของใด ๆ หนังสือฉบับเดิมนั้นอาจใชชื่อเรื่องวา
ขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนขาราชการเปนกรณีพิเศษ
ขออนุญาตนําเงินตราออกนอกประเทศ
ขอผอนผันการคัดเลือกเขารับราชการทหาร
ขอความอนุเคราะหชวยเหลือคาใชจายในการสัมมนา
หนังสือที่ตอบคําขอเหลานี้ไป ถาใชชื่อเรื่องเดิม ความจะกลายเปนวา ผูตอบกลับเปนผูขอไปยังผูขอ ซึ่งไมถูกตอง จึงควรจะ
ปรับปรุงชื่อเรื่องที่ตอบไป โดยเติมคําวา “การ” ลงไปขางหนา เปน
การขออนุมัติเลื่อนเงินเดือนขาราชการเปนกรณีพิเศษ
การขออนุญาตนําเงินตราออกนอกประเทศ
การขอผอนผันการคัดเลือกเขารับราชการทหาร
การขอความชวยเหลือคาใชจายในการสัมมนา
หรือถาเปนกรณีตอบวาใหตามคําขอ จะตอบโดยใชชื่อเรื่องดังนี้ก็ได คือ
อนุมัติใหเลื่อนเงินเดือนขาราชการเปนกรณีพิเศษ
อนุญาตใหนําเงินตราออกนอกประเทศ
ผอนผันการคัดเลือกเขารับราชการทหาร
ชวยเหลือคาใชจายในการสัมมนา
แตถาเปนกรณีตอบวา ไมอนุมัติ ไมอนุญาต ไมผอนผัน ไมอนุเคราะหชวยเหลือ ไมพึ่งใชเรื่องในลักษณะปฏิเสธ
ไมอนุมัติใหเลื่อนเงินเดือนขาราชการเปนกรณีพิเศษ
ไมอนุญาตใหนําเงินตราออกนอกประเทศ
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 7

8. ไมผอนผันการคัดเลือกเขารับราชการทหาร
ไมชวยเหลือคาใชจายในการสัมมนา
ทั้งนี้ เพราะถาใชชื่อเรื่องในลักษณะปฏิเสธเชนนี้ อาจทําใหผูรับหนังสือรูสึกไมพอใจและเสียความสัมพันธอันดีตอกันไป
ในกรณีที่ตองตอบปฏิเสธดังกลาว ควรใชชื่อเรื่องโดยเติมคําวา “การ” ลงขางหนาชื่อเรื่องเดิมดังกลาวขางตน เชน
การขออนุมัติใหเลื่อนเงินเดือนขาราชการเปนกรณีพิเศษ
การขอความชวยเหลือคาใชจายในการสัมมนา
ดังนี้ เปนตน
(5)แยกความแตกตางจากเรื่องอื่นได ชื่อเรื่องแตละเรื่องควรเปนชื่อเฉพาะเรื่องนั้น ซึ่งไมซ้ํากับเรื่องอื่น เพราะถาตั้งชื่อเรื่องซ้ํา
กับเรื่องอื่นโดยไมสามารถแยกความแตกตางจากเรื่องอื่นได จะทําใหสับสน ไมสะดวกแกการเก็บคนอางอิง
ตัวอยาง “เรื่อง” ที่ยาวเกินจําเปน
ตัวอยาง “เรื่อง” ที่ไมเปนประโยคหรือวลี
ตัวอยาง “เรื่อง” ที่ไมรูใจความ
ตัวอยาง “เรื่อง” ที่แยกความแตกตางจากเรื่องอื่นไมได
การเขียนคําขึ้นตน
ก. คําขึ้นตนของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
คําขึ้นตนของหนังสือภายนอก และหนังสือภายในใชเหมือนกัน โดยใชตามฐานะของผูรับหนังสือตามที่กําหนดไวใน
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ คือ
หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศใชคําขึ้นตนตามที่กําหนดไวในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ
หนังสือถึงพระภิกษุใชคําขึ้นตนตามที่กําหนดไวในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ
หนังสือถึงผูดํารงตําแหนงสูงเปนพิเศษ หนังสือถึงผูดํารงตําแหนงสูงเปนพิเศษดังตอไปนี้ ใชคําขึ้นตนวา “กราบเรียน” คือ
ประธานองคมนตรี ประธานศาลปกครองสูงสุด
นายกรัฐมนตรี ประธานกรรมการการเลือกตั้ง
ประธานรัฐสภา ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแหชาติ
ประธานวุฒิสภา ประธานกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ
ประธานสภาผูแทนราษฎร ประธานกรรมการตรวจเงินแผนดิน
ประธานศาลฏีกา ผูตรวจการแผนดินรัฐสภา
ประธานศาลรัฐธรรมนูญ รัฐบุรุษ
หนังสือถึงผูดํารงตําแหนงอื่นหรือบุคคลอื่น หนังสือถึงผูดํารงตําแหนงอื่นนอกจากที่กลาวในขอ (๓) และถึงบุคคลอื่นนอกจากที่
กลาวในขอ (๑) และขอ (๒) ใชคําขึ้นตนวา “เรียน” เหมือนกันทั้งหมด
ข. คําขึ้นตนของหนังสือประทับตรา
คําขึ้นตนของหนังสือประทับตรา ใชคําวา “ถึง” คําเดียวเหมือนกันหมดทุกกรณี และถาถึงสวนราชการ หรือหนวยงาน
ก็ตอทายดวยชื่อสวนราชการหรือหนวยงาน ไมไดตอดวยตําแหนงของหัวหนาสวนราชการหรือหนวยงาน
แบบฝกปฏิบัติและเฉลย (ไฟล pdf)
การเขียนขอความในสวนเหตุที่มีหนังสือไป
ลักษณะของเหตุที่มีหนังสือไป
เหตุที่มีหนังสือไป คือ ขอความที่ผูมีหนังสือไปแจงไปยังผูรับหนังสือ เปนการบอกกลาววาเหตุใดจึงตองมีหนังสือไป ซึ่งจะ
เขียนยอหนาตอจากคําขึ้นตน
เหตุที่มีหนังสือไปของหนังสือภายนอก และหนังสือภายใน อาจเปนขอความตอนเดียว หรือ ๒ ตอน หรือ ๓ ตอน
แลวแตกรณี ซึ่งอาจกลาวถึงเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียวแลวก็แจงจุดประสงค หรือกลาวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาตอน
หนึ่ง และเรื่องสืบเนื่องตอมาอีกตอนหนึ่ง แลวก็แจงจุดประสงค หรือกลาวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาตอนหนึ่ง เรื่องสืบเนื่อง
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 8

9. ตอมาอีกตอนหนึ่ง และผลสืบเนื่องตอไป หรือเรื่องเกี่ยวของอีกตอนหนึ่ง แลวก็แจงจุดประสงค แลวแตกรณี
ดังตัวอยางที่กลาวแลวในตอนที่ ๑.๑ เรื่องที่ ๑.๑.๖
สวนเหตุที่มีหนังสือไปของหนังสือประทับตรา มักจะเปนขอความตอนเดียว เพราะเปนเรื่องที่ไมมีสาระสําคัญมากนัก
คําเริ่มตนแจงเหตุที่มีหนังสือไป
การเริ่มตนแจงเหตุที่มีหนังสือไปของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน จะเริ่มดวยคําใด คําหนึ่งใน ๕ คํา ดังตอไปนี้
ดวย เนื่องจาก ตาม ตามที่ อนุสนธิ
สวนคําเริ่มตนของหนังสือประทับตรา จะเริ่มดวยคําวา “ดวย” “เนื่องจาก” “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” แลวแตกรณีอยาง
หนังสือภายนอก และหนังสือภายใน ก็ได
ในบางกรณีหนังสือประทับตรา เปนหนังสือที่แจงความประสงคไปเลย ก็อาจเขียนเพียงจุดประสงคที่มีหนังสือไปโดยไม
ตองบอกเหตุที่มีหนังสือไปก็ได
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ดวย” หรือ “เนื่องจาก”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ดวย” หรือ “เนื่องจาก” ใชในกรณีที่เปนเรื่องใหม ซึ่งไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอนระหวางผู
มีหนังสือไปกับผูรับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น
การใชคําวา “ดวย”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ดวย” ควรใชในกรณีที่บอกกลาวเลาเหตุที่มีหนังสือไปโดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ
การใชคําวา “เนื่องจาก”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “เนื่องจาก” ควรใชในกรณีที่อางเปนเหตุอันหนักแนนจําเปนตองมีหนังสือไป เพื่อใหผูรับหนังสือ
ดําเนินการอยางใดอยางหนึ่ง
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ใชในกรณีที่เคยมี เรื่องติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมี
หนังสือไปกับผูรับหนังสือ ซึ่งจะอางเรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอนดังกลาวนั้น เชน
การใชคําวา “ตาม”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ตาม” จะตอดวยคํานาม
เชน
ตามหนังสือที่อางถึง...........................................นั้น
การใชคําวา “ตามที่”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “ตามที่” จะตอดวยประโยค
เชน
ตามที่มีขาวในหนังสือพิมพวา...............................นั้น
การใชคําวา “อนุสนธิ”
การเริ่มตนโดยใชคําวา “อนุสนธิ” จะตอดวยคํานาม
เชน
อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชุมครั้งที่..........เมื่อวันที่.................ให.......................................................................นั้น
การเขียนเหตุที่มีหนังสือไป
เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเขียนในเนื้อเรื่องของหนังสือ อาจมีที่มาจากหลายทาง เชน
(1) เหตุจากผูมีหนังสือไป
(2) เหตุจากบุคคลภายนอก
(3) เหตุจากเหตุการณที่ปรากฏขึ้น
(4) เหตุจากผูรับหนังสือ
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 9

10. (1) เหตุจากผูมีหนังสือไป เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจากผูมีหนังสือไปเอง เชน
ขอพึงสังเกต
เหตุที่มีหนังสือไปซึ่งเกิดจากผูมีหนังสือไปเอง มีไดทั้งเรื่องใหม ที่ไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา
“ดวย” หรือ “เนื่องจาก” (ดังตัวอยาง ๑) และมีไดทั้ง เรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา “ตาม” “ตามที่”
หรือ “อนุสนธิ” (ดังตัวอยาง ๒)
(2) เหตุจากบุคคลภายนอก เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจากบุคคลภายนอก โดยบุคคลภายนอกวามา หรือขอมา หรือแจงความ
ประสงคมา หรือบุคคลภายนอกกระทําการอยางใดอยางหนึ่งที่เปนเหตุใหตองมีหนังสือไปเชน
ขอพึงสังเกต
เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเกิดจากบุคคลภายนอก มีไดทั้งเรื่องใหม ที่ไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา
“ดวย” หรือ “เนื่องจาก” (ดังตัวอยาง ๑) และมีไดทั้ง เรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา “ตาม” “ตามที่”
หรือ “อนุสนธิ” (ดังตัวอยาง ๒)
(3) เหตุจากเหตุการณที่ปรากฏขึ้น เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจากเหตุการณที่ปรากฏขึ้น ซึ่งเปนเหตุใหตองมีหนังสือไป เชน
ขอพึงสังเกต
เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเกิดจากเหตุการณที่ปรากฏขึ้น มีไดทั้งเรื่องใหม ที่ไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวย
คําวา “ดวย” หรือ “เนื่องจาก” (ดังตัวอยาง ๑) และมีไดทั้ง เรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา “ตาม”
“ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” (ดังตัวอยาง ๒)
(4) เหตุจากผูรับหนังสือ เหตุที่มีหนังสือไป อาจเกิดจากผูรับหนังสือนั้นเอง โดยผูรับหนังสือแจงมา หรือขออะไรมา หรือผูรับ
หนังสือกระทําการอยางใดอยางหนึ่งซึ่งเปนเหตุใหตองมีหนังสือไป เชน
ขอพึงสังเกต
เหตุที่มีหนังสือไป ซึ่งเกิดจากผูรับหนังสือ มีไดทั้งเรื่องใหม ที่ไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา
“ดวย” หรือ “เนื่องจาก” (ดังตัวอยาง ๑) และมีไดทั้ง เรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ซึ่งเริ่มตนดวยคําวา “ตาม” “ตามที่”
หรือ “อนุสนธิ” (ดังตัวอยาง ๒)
การใชคําสรรพนาม
คําสรรพนามที่ใชแทนเจาของหนังสือและผูรับหนังสือ ใชดังนี้
ก. หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ
ข. หนังสือถึงพระภิกษุ
ค. หนังสือถึงผูดํารงตําแหนงสูงเปนพิเศษ
ง. หนังสือถึงหัวหนาสวนราชการ หรือหัวหนาหนวยงาน
จ. หนังสือถึงบุคคลธรรมดาทั่วไป
ก.หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ กําหนดใหใชคําสรรพนามแทนเจาของ
หนังสือและผูรับหนังสือ
ข. หนังสือถึงพระภิกษุ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ กําหนดใหใชคําสรรพนามแทนเจาของหนังสือและ
ผูรับหนังสือ
ค. หนังสือถึงผูดํารงตําแหนงสูงเปนพิเศษ
ผูดํารงตําแหนงสูงเปนพิเศษ ไดแก
ประธานองคมนตรี ประธานศาลปกครองสูงสุด
นายกรัฐมนตรี ประธานกรรมการการเลือกตั้ง
ประธานรัฐสภา ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแหชาติ
ประธานวุฒิสภา ประธานกรรมการปองกันและปราบปรามการทุจริตแหงชาติ
ประธานสภาผูแทนราษฎร ประธานกรรมการตรวจเงินแผนดิน
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 10

11. ประธานศาลฏีกา ผูตรวจการแผนดินรัฐสภา
ประธานศาลรัฐธรรมนูญ รัฐบุรุษ
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ ใหใชคําสรรพนามแทนเจาของหนังสือวา “ขาพเจา” หรือกระผม”
หรือ “ผม” (ชาย) หรือ “ดิฉัน” หรือ “ขาพเจา” (หญิง) และแทนผูรับหนังสือวา “ทาน”
อยางไรก็ดี การใชคําสรรพนามแทนผูรับหนังสือวา “ทาน” อาจเปนที่ระคายหูสําหรับผูรับหนังสือที่เปนผูใหญ ถาละไวใน
ฐานที่เขาใจเสียไดโดยไมเอยถึงคําสรรพนามแทนผูรับหนังสือวา “ทาน” อาจจะเหมาะสมกวา เชน
แทนที่จะเขียนวา ขอทานไดโปรด ก็ละคําวา “ทาน” ไวในฐานที่เขาใจเสีย โดยเขียนเพียงวา ขอไดโปรด อยางนี้จะ
เหมาะสมกวา
สวนคําสรรพนามแทนชื่อผูมีหนังสือไป ถาเปนหนังสือจากสวนราชการ เชน จากกระทรวงหรือกรม ก็เปนหนังสือของ
สวนราชการ ไมใชหนังสือของบุคคลผูลงชื่อในหนังสือนั้นจึงไมใชสรรพนามแทนเจาของหนังสือวา “ขาพเจา” “กระผม” “ผม”
หรือ “ดิฉัน” แตใชชื่อสวนราชการที่มีหนังสือไป เชน
กรมสรรพากรขอกราบเรียนวา.........................................
หรือไมก็ละไวในฐานที่เขาใจโดยไมระบุชื่อสวนราชการที่มีหนังสือไปเลยก็ได เชน
ขอกราบเรียนวา.................................................................
ง. หนังสือถึงหัวหนาสวนราชการหรือหัวหนาหนวยงาน ถาเปนหนังสือจากบุคคล ใชคําสรรพนามแทนเจาของหนังสือวา
“ขาพเจา” หรือ “กระผม” หรือ “ผม” (ชาย) หรือ “ขาพเจา” หรือ “ดิฉัน” (หญิง) หรือไมก็ละไวในฐานที่เขาใจ เชน
แทนที่จะเขียนวา ขาพเจาขอเรียนวา........................................ ก็ละคําวา “ขาพเจา” ไวในฐานที่เขาใจ โดยเขียนเพียงวา ขอ
เรียนวา.....................................................................................
สวนคําสรรพนามแทนผูรับหนังสือ ไมใชคําวา “ทาน” เพราะเปนหนังสือถึงสวนราชการ ไมใชถึงตัวบุคคล จึงใชชื่อสวน
ราชการที่มีหนังสือถึงนั้นเอง เชน
ขอกรมสรรพากรไดโปรด..........................................หรือไมก็ละชื่อผูรับหนังสือไวในฐานที่เขาใจ โดยเขียนเพียงวา
ขอไดโปรด........................................................................
ถาเปนหนังสือจากสวนราชการ ไมใชคําสรรพนามแทนเจาของหนังสือวา “ขาพเจา” หรือ “กระผม” หรือ “ผม”
เพราะเปนหนังสือของสวนราชการ ไมใชหนังสือของตัวบุคคลผูลงชื่อในหนังสือ จึงใชชื่อสวนราชการที่มีหนังสือไปนั้นเอง เชน
กรมสรรพากรขอเรียนวา..........................................หรือไมก็ละไวในฐานที่เขาใจโดยไมระบุชื่อสวนราชการที่มีหนังสือไปเลยก็
ได เชน
ขอเรียนวา.................................................................
สวนคําสรรพนามแทนผูรับหนังสือ เนื่องจากเปนหนังสือถึงสวนราชการ มิใชถึงตัวบุคคล จึงใชคําวา “ทาน”
ไมได ตองใชชื่อสวนราชการผูรับหนังสือ เชน
ขอกรมสรรพากรไดโปรด..........................................หรือไมก็ละชื่อผูรับหนังสือไวในฐานที่เขาใจ โดยเขียนเพียงวา
ขอไดโปรด........................................................................
จ. หนังสือถึงบุคคลธรรมดาทั่วไป หนังสือถึงบุคคลธรรมดาทั่วไป ซึ่งมิใชกรณีตามขอ ก. ขอ ข. ขอ ค. และ ขอ ง. ระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณใหใชคําสรรพนามแทนเจาของหนังสือวา “ขาพเจา” “กระผม” หรือ “ผม” (ชาย) และ
“ขาพเจา” หรือ “ดิฉัน” (หญิง) ใชสรรพนามแทนผูรับหนังสือวา “ทาน”
อยางไรก็ดี คําสรรพนามแทนผูรับหนังสือวา “ทาน” หากละไวในฐานที่เขาใจไดก็ควรละไวโดยไมระบุคําวา
“ทาน” เพื่อไมใหเปนที่ระคายหูผูรับหนังสือที่เปนผูใหญ เชนแทนที่จะเขียนวา
ขอทานไดโปรด...................................................................
ก็ละคําวา “ทาน” ไวในฐานที่เขาใจ คงเขียนเพียงวา
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 11

12. ขอไดโปรด......................................................................
สวนคําสรรพนามแทนผูมีหนังสือไป หากเปนหนังสือจากสวนราชการ ก็เปนหนังสือของสวนราชการ ไมใชหนังสือของ
บุคคลผูลงชื่อในหนังสือนั้น จึงไมใชคําวา “ขาพเจา” “กระผม” “ผม” หรือ “ดิฉัน” แตใชชื่อสวนราชการที่มีหนังสือไป เชน
กรมสรรพากรขอเรียนวา..........................................หรือไมก็ละชื่อผูรับหนังสือไวในฐานที่เขาใจ คงเขียนเพียงวา
ขอไดโปรด........................................................................
การเขียนขอความในสวนจุดประสงค
ลักษณะของ “จุดประสงคที่มีหนังสือไป”
ในรูปแบบหนังสือติดตอราชการ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณทั้งหนังสือภายนอก หนังสือ
ภายใน และหนังสือประทับตรา จะมีสวนสําคัญที่เรียกวา “ขอความ” ใน “ขอความ” นี้อาจแบงไดเปนสวนยอย 2 สวน คือ สวน
ที่เปน “เหตุที่มีหนังสือไป” และสวนที่เปน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป”
“เหตุที่มีหนังสือไป” จะบอกวามีเหตุอยางไร จึงตองมีหนังสือไป
“จุดประสงคที่มีหนังสือไป” จะบอกความมุงหมายที่มีหนังสือไปวาประสงคจะใหผูรับหนังสือทําอะไร หรือทําอยางไร
ดังนั้น “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” จึงเปน ผล ของเหตุที่มีหนังสือไปในลักษณะดังนี้
“ดวย” ตาม (เหตุที่มีหนังสือไป)................................................
..................................................................................................จึง (จุดประสงคที่มีหนังสือไป)...................................................
..................................................................................................
ทั้งนี้ โดยเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” เปนขอความยอหนาขึ้นบรรทัดใหมเปนคนละตอนกับ “เหตุที่มีหนังสือไป”
แตสําหรับหนังสือประทับตราซึ่งมีขอความสั้น ๆ อาจเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” รวมไวในตอนเดียวกับ “เหตุที่มีหนังสือ
ไป” โดยไมยอหนาก็ไดหรือบางกรณีหนังสือประทับตราอาจมีแต “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” โดยไมมีเหตุที่มีหนังสือไปก็มีดังที่
ไดกลาวมาแลวในเรื่องที่ ๑.๓.๕
โดยที่ “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” มีลักษณะดังกลาว จึงมักจะเขียนเริ่มตน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” วา
จึง...........................................................................
ทั้งนี้ “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” อาจมีลักษณะ และความมุงหมายอยางใดอยางหนึ่ง ดังตอไปนี้
ตัวอยาง “จุดประสงคที่มีหนังสือไป”
วิธีเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป”
การเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ตองเขียนใหผูรับหนังสือรูชัดเจนวา ผูมีหนังสือไปมีจุดประสงคที่จะใหผูรับหนังสือทําอะไร
หรือทําอยางไร
สําหรับหนังสือภายนอก และหนังสือภายใน ซึ่งมีขอความยาว ควรเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” โดยยอหนาขึ้นบรรทัด
ใหมแยกตางหากจาก “เหตุที่มีหนังสือไป” ไมควรเขียนรวมไวในตอนเดียวกัน “เหตุที่มีหนังสือไป”
การเขียนแจง “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ไปยังผูรับหนังสือในบางเรื่อง อาจตองมีขอความประกอบบางอยาง เพื่อความสมบูรณ
เพื่อความสละสลวย เพื่อความสุขภาพ เพื่อโนมนาวจูงใจ หรือเพื่อผูกมัดจิตใจ
คําขอรอง ในกรณีที่จะตองขอใหผูรับหนังสือชวยทําอะไรบางอยางให จะตองเขียน “คําขอรอง” ประกอบ “จุดประสงคที่มี
หนังสือไป” เพื่อความสุภาพ และโนมนาวจูงใจใหผูรับหนังสือยินดีทําตามจุดประสงค เชน
จึงเรียนมาเพื่อโปรดนําเสนอ ก.พ. พิจารณาตอไปดวย
จึงเรียนขอความอนุเคราะหมา เพื่อขอไดโปรดอนุญาตใหใชหองฝกอบรมดังกลาวดวย
จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อไดโปรดชวยเหลือคาใชจายในการนี้ตามสมควรดวย
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 12

13. คําขอบคุณ ในกรณีที่จะตองขอความชวยเหลือจากผูรับหนังสือ ควรเขียน “คําขอบคุณ” ประกอบเพื่อใหเปนไปตามประเพณีใน
สังคม และผูกมัดจิตใจของผูรับหนังสือใหชวยเหลือตามจุดประสงค เชน
จึงเรียนมาเพื่อโปรดนําเสนอ ก.พ. พิจารณาตอไปดวย จะขอบคุณมาก
จึงเรียนมาเพื่อขอไดโปรดพิจารณาอนุญาตดวย จะเปน
พระคุณยิ่ง
จึงเรียนมาเพื่อขอไดโปรดชวยเหลือคาใชจายในการนี้ตามสมควรดวย ทั้งนี้หวังเปนอยางยิ่งวาคงจะไดรับความกรุณาจาก
ทาน จึงขอขอบพระคุณมา ณ ที่นี้
เรื่องเกี่ยวเนื่อง ในบางกรณีมีเรื่องเกี่ยวเนื่องที่จะตองแจงไปยังผูรับหนังสือดวย ก็เขียนเรื่องเกี่ยวเนื่องนั้นตอจาก “จุดประสงคที่
มีหนังสือไป”
เรื่องอื่นที่ไมเกี่ยวเนื่อง ถาเรื่องที่แจงไปมีจุดประสงคอยางหนึ่ง และมีเรื่องอื่นที่ไมเกี่ยวเนื่องกับเรื่องนั้นแตจะถือโอกาสแจงไป
ดวย ก็อาจเขียนตอจาก “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” โดยยอหนาขึ้นตอนใหม เริ่มตนดวยคําวา “อนึ่ง” เชน
จึงเรียนมาเพื่อทราบ
อนึ่ง ตั้งแตวันที่......................................เปนตนไป
สํานักงานนี้จะยายไปอยูที่................................และเปลี่ยน
เลขหมายโทรศัพทเปน.................................หากจะติดตอ
ตั้งแตวันดังกลาว ขอไดโปรดติดตอตามสถานที่ และเลขโทรศัพทใหมนี้
หลักในการเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป”
การเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ในหนังสือติดตอราชการ พึงยึดหลัก ดังนี้
หลักประการที่ 1 เขียนใหตรงกับลักษณะและความมุงหมาย
เมือจะเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ในลักษณะใด โดยมีความมุงหมายอยางไรก็ตองเขียนในลักษณะนั้น โดยมีขอความ
แสดงความมุงหมายอยางนั้น ดังตัวอยางที่ยกมาใหเห็นแลวในหัวขอ “ลักษณะของจุดประสงคที่มีหนังสือไป” ขางตน
หลักประการที่ 2 เขียนแจงจุดประสงคใหชัดเจน
การเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ในหนังสือติดตอราชการ ตองเขียนแจงจุดประสงคใหชัดเจนวา ผูมีหนังสือไปตองการให
ผูรับหนังสือทําอะไร หรือทําตองการอยางไร ถามีจุดประสงคหลายประการ ก็ตองแจงใหครบทุกประการ
เชน
(๑) ถาจุดประสงคตองการถาม และขอใหตอบดวยก็ตองเขียนทั้งถามและขอใหตอบดวย
ตัวอยาง
จึงเรียนมาเพื่อขอทราบวา ทานจะไปรวมงานนี้ไดหรือไม ขอไดโปรดแจงใหทราบดวยจะขอบคุณมาก
(๒) ถาจุดประสงคตองการขอหลาย ๆ อยาง ก็ตองเขียนคําขอใหครบทุกอยาง
ตัวอยาง
จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอไดโปรดไปรวมประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกลาวดวย
หลักประการที่ 3 เขียนโดยใชถอยคําใหเหมาะสมตามควรแกกรณี
การเขียน “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” ในหนังสือติดตอราชการ ตองใชถอยคําใหเหมาะกับบุคคล และลักษณะของจุดประสงค
เชน
(๑) ถาหนังสือถึงผูดํารงตําแหนงที่ใชคําขึ้นตนวา “เรียน” ก็เขียนจุดประสงควา “จึงเรียน..........” ถาหนังสือถึงผู
ดํารงตําแหนงที่ใชคําขึ้นตนวา “กราบเรียน” ก็ตองเขียนจุดประสงควา “จึงกราบเรียน...............”
(๒) ถาลักษณะ “จุดประสงคที่มีหนังสือไป” เปน “คําขอ” ควรเพิ่มคําวา “โปรด” และตอทายดวย “คําขอบคุณ”
ซึ่งโดยทั่วไปมักจะใชวา “จะขอบคุณมาก” แตถาเปนหนังสือถึงผูใหญอาจใชคําวา “จะเปนพระคุณยิ่ง”
ตัวอยาง (หนา๗๑)
การเขียนหนังสือราชการ เสริมทักษะในการเขียนหนังสือราชการ หนา 13