Uploaded byLeonid Andrianov
Как повысить отдачу от рабочих встреч и культуру обсуждений в целом
Документ предоставляет советы по управлению агрессией и критикой во время совещаний, рассматривая как внутренние, так и внешние факторы, влияющие на динамику встреч. Автор предлагает техники, такие как с.т.о.п. и в.в.в., для эффективного взаимодействия и управления вниманием участников. Дополнительно он подчеркивает важность конструктивного общения и работает над интересами, а не позициями для достижения решений.
Как повысить отдачу от рабочих встреч и культуру обсуждений в целом
- 1. Первая помощь участникам совещаний ЛеонидАндрианов, 2014
- 2. Что сегодня будет Почемуэто важно Triggers of aggression Местные факторы Первая помощь при потере головы Как принять критику Как сохранить лицо Что помогает общению Как управлять вниманием Секреты конструктивных встреч ПОЕХАЛИ!
- 3.
- 5. Всякое бывает... Triggers ofaggression Полезно понимать, что происходит и как управлять процессом
- 6. Стимулы для агрессии Чтовлияет на динамику Даже нормальные люди могут вести себя неадекватно под влиянием ситуации Дискомфорт жара, духота, теснота и т.п. Культурные различия вследствие возраста, образования, опыта и т.п. Используемая лексика тон голоса, непонятные слова, слова-триггеры Переход на личности оценочные высказывания, острая критика, негатив из прошлого
- 7. Что влияет надинамику встречи Что дальше Время подъемы и спады работоспособности Пространство расположение собеседников в нём Состояние участников включенность людей, а не только наличие. Их «температура». Масса сбалансированное количество/вес участников и точек зрения Не надейтесь на авось – планируйте, управляйте
- 8. Что делать, если... Всадникбез головы Коллеги теряют голову Голову теряете вы Вас критикуют Вас провоцируют
- 9. Что делать, есликоллеги теряют голову Бессмысленно что-то обсуждать, пока вы не слышите друг друга Голову теряете вы Техника С.Т.О.П. С – Стой возьми паузу, оглядись Т – Теперь подумай что сейчас происходит? О – Организуй(ся) какую задачу мы решаем? П – Продолжай что дальше? что нужно от меня?
- 10. Что делать, еслиголову теряете вы Вас критикуют С.Т.О.П. прикусите язык (свой) Зри в корень что стоит за этой реакцией? Цель! какого результата я хочу? Хотите быть профессионалом – учитесь слышать себя и других
- 11. Что делать, есливас критикуют Вас провоцируют Техника «В-В-В» В – Выслушать признавая право людей на свои мнения В – Выделить суть что конкретно? где именно? насколько? В – «Конструктивное поведение дается труднее, но и стоит дороже» Внести предложение! давайте, ... ? что, если ... ? устроит ли вас ... ?
- 12. Что делать, есливас провоцируют Что дальше Проясняйте вы на самом деле так думаете?.. Ищите конкретику насколько хуже? что именно? в чем конкретно это проявилось? Уточняйте совсем-совсем никогда? Сохраняйте лицо играйте по своим правилам Ваша цель – не победа над кем-то, а управление встречей и приближение к решению
- 13. Как облегчить взаимодействие Полезныештучки Полезные привычки Управление вниманием Секреты волшебства
- 14. Что помогает общению Управлениевниманием Кивание угу, ага, так, окей, слышу вас Вводные слова могли вы пояснить..; на мой взгляд.. Общая лексика настраиваемся на одну волну Называние цели вопроса снимаем страхи, повышаем доверие Ис кр енне, к мес т у и в меру
- 15. Как управлять вниманием Омагии Открытые вопросы побуждаем думать, вносим конкретику что? где? когда? сколько? как? для чего?.. Парафраз (уточнение) сверяемся, снимаем агрессию если я вас правильно понял - ... ? то есть... другими словами... позвольте уточнить... и др. Задавая вопрос – будьте готовы услышать ответ
- 16. Так в чёммагия? Подведение итогов Работайте над проблемой а не над переделкой людей Фокус на интересах а не на сформулированной позиции Настаивайте на объективных критериях которые послужат для выбора решения, независимо от его авторства Обсудите несколько идей прежде чем принять окончательное решение Давайте работать дружно! =)
- 17. Итого, за сегодня Литература Стимулы агрессии Влияние пространства-времени Техника С.Т.О.П. Как принять критику Техника В.В.В. Полезные привычки Парафраз и открытые вопросы Об уверенности в себе
- 18. Для внеклассного чтения Пока-пока Марк Гоулстон, «Я слышу вас насквозь» Марина Мелия, «Успех – дело личное» Тимоти Голви, «Стресс как внутренняя игра»
- 19. До свидания! Леонид Андрианов leonidex@yandex.ru linkedin.com/in/andrianov/ 2014 Первая помощь участникам совещаний
Editor's Notes
- #2 Далее в нашей программе - STAY TUNED!
- #3 Далее в нашей программе - STAY TUNED! А также – чего НЕ будет (с целью отсеять не-целевую аудиторию)
- #4 ОБОЗНАЧАЮ ПРОБЛЕМАТИКУ. СВЕРЯЕМСЯ ПО ПОНЯТИЯМ. [запорожцы] – ..Давным-давно встречи были – вот такие. 1 – Потом они стали такие.. 2 – такие... ..и стали называться «заседание» или «совещание».. Но суть осталась неизменной – несколько человек собираются вместе с какой-то целью – явной или скрытой. 3 – Иногда это бывает мирно, 4 – иногда более конфликтно. Мы с вами будем говорить преимущественно – о рабочих встречах внутри одной команды либо одной компании. Хотя те принципы, которые будут заявлены, думаю, применимы в достаточно широких пределах. -- Как выглядят наши рабочие встречи со стороны – [click to Барби]
- #5 Как выглядят наши рабочие встречи со стороны [барби] 1 – Как это выглядит для нас [айтишники на экран] 2 – или так [кубикл] 3 – Иногда бывают и стихийные встречи – кто-то кого-то встретил на кухне, в курилке, коридоре.. Временами стихия выходит из берегов и ... [Click]
- #6 ..впрочем, кое-где они проходят и так.. 1 – Общий вывод, который я хотел бы сделать после всех этих занимательных картинок - что так или иначе, а всем нам доводится принимать участие во встречах, и если мы хотим, чтобы они протекали конструктивно и без кровопролития – важно учиться тому как грамотно организовывать встречи, как управлять процессом и как вести себя в нештатных ситуациях. И не столь важно как это называется – встреча, заседание, собрание или совещание.. Для простоты я буду использовать термин «встреча или совещание». Тема обширная, на сегодняшнем занятии мы рассмотрим поподробнее только несколько моментов. Для начала немного теории [далее]
- #7 0 – Как вы думаете, что чаще всего вызывает накал страстей? Как выдумаете – напишите в чате ваши мнения, пока наши герои, гм, мило беседуют. ..угу, все верно, имеет место быть. Я попробовал собрать на этом слайде несколько факторов, который психологи-социологи (разумеется, британские) считают наиболее конфликтогенными при дискуссии. Порядок произвольный. Опытному организатору тоже важно это учитывать, т.к. из мелких незаметных факторов складывается довольно большая влиятельная сила. 1 – Во-первых, это физический дискомфорт. Люди, собравшиеся в тесном и душном помещении более склонны спорить и проявлять раздражение, чем люди, находящиеся в комфортной им среде. Также это банально количество людей на встрече, эффект толпы. [как вы думаете, сколько людей допустимо приглашать на встречу? .. Как-то кто-то сказал, что – в зависимости от вместимости помещения Это конечно так, да, от 2 до 20000, однако нужно учитывать еще и тип встречи. При каком количестве народа еще возможно живое обсуждение? ... Да, от 5 до 15 человек – больше уже сложнее управлять встречей и нужно либо делить народ на подгруппы, либо продавать билеты на вход.. ] 2 – Во-вторых, это культурные различия – то есть различия, обусловленные возрастом, жизненным опытом, образованием, полом, привычками и т.д. Можно ли с этим что-то поделать? Хороший вопрос, как минимум – можно это осознавать и быть готовым к тому, что человек из Индии может опоздать, американец может быть излишне деловым, вчерашние студенты – радикальны в своих оценках и предложениях, а пожилые участник – склонны к консерватизму.. Осознавать и... учитывать – готовить аргументы для каждого, понимать потребности каждого. 3 – В третьих, используемая лексика и словесные обороты. Я не имею в виду именно матерные слова, хотя они чаще всего и служат для экспрессивного выражения себя и для нападения. Но и другие, более невинные обороты, могут послужить триггером конфликта либо сваливания обсуждения в неконтролируемый полёт. Вот сейчас я например, произнесу волшебные слова – лето, шашлык, пляж, море, рыбалка – и ваши мысли с большой вероятностью потекут в эту сторону.. Напротив, повторение мантры «стратегия, стратегия, стратегия, стратегия» некоторым образом мобилизует и ориентирует поток сознания в этом направлении. Также могут раздражать и непонятные слова. Если их количество превышает некий допустимый уровень – начинается сопротивление. Обычно считается что норма новой информации – 20..30%. 4 – В-четвертых, ... 5 – итого, при организации и проведении встреч важно учитывать и внешние факторы. Порой мы начинаем вести себя неадекватно в силу достаточно внешних причин, которые легко можно предупредить на этапе подготовки встречи. Нужно ли это делать? Да нет, можно и без этого. Если, как говорил Жванецкий, вас не особо интересует результат ============= Aggression begets aggression – Агрессия порождает агрессию Main factors and contributing factors Power of non-participation. Individual choices can really make a difference.
- #8 ДРУГИЕ ТАКТИЧЕСКИЕ ХИТРОСТИ Что еще влияет на динамику и протекание встречи. 1 – В полном соответствии с теорией относительности Энштейна, всё влияет на всё. Если бы на встрече находился только один сферический менеджер в вакууме, он бы находился в состоянии покоя или прямолинейного движения... Как только их становится больше одного, начинаются взаимное влияние и траектория каждого объекта изменяется под действием соседних. Давайте взглянем на эту аналогию чуть попристальнее. 2 - Итак, первое, что влияет на траекторию встречи – это Время. Время проведения встречи. Под временем я подразумеваю и продолжительность проведения встречи, и время дня. Начнем с времени дня. Помните, как в фильме про Шерлока Холмса «собака Баскервилей» родовая легенда заканчивалась напутствием: «если вам хоть немного дорога жизнь, не выходите вечером на болота».. Так и мы Думаю, для вас не будет открытием, что существуют определенные спады и подъемы работоспособности в течение суток, обусловленные разными физиологическими процессами нашего организма. Поэтому идеальное время для встречи – между 10...12 или 14..17 часами. До 10 человек еще не включился, в обед мысли либо о еде, либо о сне. Ближе к концу дня человек уже подустал, думает «скорей бы домой» и .т.п. Разумеется, если встреча удаленная и ваши партнеры находятся в другом часовом поясе – вам, как грамотному организатору, важно учитывать и это. Если встреча длинная – полдня.. иногда даже день.. , стоит распланировать ее на более короткие отрезки времени и понять что именно и когда вы собираетесь обсуждать и в каком порядке. Соответственно, более важные вопросы, требующие свежего ума, стоит поднимать в периоды максимальной работоспособности – в начале или после логического перерыва; варианты могут быть разные, важно чтобы вы понимали – в какое время ваша команда наиболее плодотворна. 3 - Второй момент – пространство. Что тут стоит знать и учитывать: Помещения бывают разные. Иногда есть выбор, иногда нет. Селяви. Когда он есть, стоит прикинуть как именно будут располагаться ваши собеседники, за каким столом они будут сидеть. Чаще всего они бывают прямоугольные. Прямоугольник - это хорошая форма для партийной беседы, но плохая для творческой работы. По легенде, круглый стол для совещаний первым стал использовать Король Артур, чтобы наделить всех своих рыцарей равным авторитетом и статусом. Круглый стол создает спокойную, неформальную атмосферу. Он идеально подходит для свободной дискуссии между людьми одинакового статуса. Если у вас есть выбор где проводить встречу, и если вы хотите обеспечить равенство участников – лучше остановиться на этом варианте. Что еще стоит учитывать: Люди, сидящие напротив, чаще склонны спорить Сидящие рядом – больше открыты к диалогу Смешение носителей разных точек зрения – сглаживает остроту дискуссии Перемещение на другое место меняет восприятие вас людьми Разумеется, это не панацея, если в оркестре музыканты негодные, то как их не пересаживай – толку не будет. Но если музыканты хороши, то их правильной рассадкой можно выиграть что-то дополнительно.. 4 - И еще один момент, о котором хочется сказать – состояние участников важна включенность людей, их реальное, а не номинальное присутствие. Мобилки – зло. Внимание людей сначала быстро нарастает, потом минут через 20 начинает падать. Важно либо запустить новый цикл, либо успеть решить самое важное в эти 20. КАК – планировать повестку. Эмоциональное состояние пришедших. КАК - приветствие, check-in 5 - Ну, и безусловно, имеет влияние и масса каждого из собравшихся. Если на встречу собрался генеральный директор и, скажем, 5 новичков в компании – это один разговор. Если 5 директоров и 1 новичок – в сущности, то же. Если из 6 человек - пятеро сторонники идеи Х, а один - идеи Y, то чисто в силу объективных причин, этому одиночке будет сложно. Ну, если это конечно не генеральный директор ;) То есть желательно, чтобы состав участников по возможности отражал разные точки зрения на обсуждаемый предмет и включал в себя все заинтересованные стороны – например, финансистов, админов, производственников, маркетологов и т.п. 6 - Подводя общий промежуточный итог, можно сказать, что: Не надейтесь на авось. Кто-то из британских писателей говорил, что «самый лучший экспромт - запланированный». Поэтому планируйте встречу, управляйте процессом, учитывайте факторы и сигналы.
- #9 Маленькие тактически хитрости. О важности незначительных деталей. Почему пространство важно? – Люди, сидящие напротив, склонны спорить Сидящие рядом больше открыты к диалогу Смешение носителей разных точек зрения – сглаживает Перемещение на другое место меняет восприятие вас людьми И еще один момент, о котором хочется сказать – ... О времени – «если вам дорога жизнь, сэр Генри, не выходите на болота»
- #10 «Далее в нашей программе» - STAY TUNED!
- #11 Shoot first – is NOT okay/ Не всякий конфликт стоит сглаживать. За ним стоят потребности и/или противоречия. Иногда важно перевести его в конструктив и разрешить. Не повышайте голос первым. (правило 11 у RT)
- #12 Shoot first – is NOT okay. Хорошего руководителя можно узнать по шрама на языке (Адизес) == “last action hero” Stay ahead fair prince.. Who said – I’m fair? [shoot]
- #13 BLAME - stop “blame game” ------------ Мы не можем нравиться всем («я не червонец, чтобы всем нравиться»). Однако это не значит, что можно забить на мнение окружающих. Выслушивать его не только полезно, но и в любом случае приходится Наша реакция может различаться от «сам дурак, иди нах» до «да, сэр». Осн. Идея – перевести разговор с оценочно-эмоционального уровня на рациональный конструктивный. Больше конкретики, меньше домыслов
- #14 ЕСЛИ КТО-ТО ПЫТАЕТСЯ ВЫВЕСТИ ВАС ИЗ РАВНОВЕСИЯ - Обвинение, ехидство, преувеличение, сарказм, обобщения, сравнение и др. Не всякий конфликт стоит сглаживать. За ним стоят потребности и/или противоречия. Иногда важно перевести его в конструктив и разрешить. BLAME - stop “blame game” «Вы на самом деле так думаете?» Обычно люди реагируют - ..ну, не буквально конечно,.. И вы начинаете говорить. Иногда «Да» - ну значит нужно разбираться дальше, почему человек так считает. «тогда похоже у нас серьезная проблема и надо решать её» Сохраняйте лицо, оно вам еще понадобится при работе с остальными, вменяемыми людьми.
- #15 Далее в нашей программе - STAY TUNED!
- #17 «Когда вы задаете людям вопросы – уважайте их ответы» (MG) Важно - Заинтересованность: вопросы не для того, чтобы отмазаться, а чтобы прояснить обстановку Заинтересованно и спокойно. Про открытые и закрытые вопросы мы слегка уже вспоминали, знаете что это такое, да? .. Ну, вот. Если вы хотите направить разговор в какое-то определенное русло или побудить собеседника сказать ДА – задавайте закрытый вопрос ДА-НЕТ, если вы хотите, чтобы он высказался свободно – открытый. Не спрашивайте «тебе хватит 2 часа для релиза?», спрашивайте «как ты думаешь, сколько времени нужно?» Будьте готовы услышать ответ. Не тот ответ, который вы хотите, а «настоящий» ответ, ответ человека.
- #18 1 – отделяйте проблему от людей; работайте над проблемой, а не над переделкой людей. Как же не пойти на поводу у эмоций? Во-первых, сохраняем ровное отношение к участникам. Помним, что среди нас нет сознательных вредителей. Что все мы достаточно социальные люди, просто у каждого свои особенности поведения и воспитания, свои привычки и стиль, складывавшиеся годами. И цель нашего разговора – не переделать человека, а решить вопрос. Ни в коем случае не ведёмся на перевод разговора в обсуждение личных качеств – кто умный, кто дурак, кто родом так. Если мы обсуждаем рабочий вопрос – вот его и давайте обсуждать. Обсуждаем проблему, а не людей. Помогающий момент – это смотреть на агрессию как на проблему самого человека, не мою проблему, а его. Как-то вот он не смог научиться спокойно обсуждать рабочие вопросы, или он весь мир видит в черном цвете, или у него какая-то глубинная установка на то, что везде его готовы обмануть – в любом случае, вы окей, с вами-то все в порядке. Поэтому не принимайте на свой счет его агрессию, пропустите её мимо, представьте что вы как терминатор из жидкого металла и весь его эмоциональный заряд пролетел сквозь вас и попал в стену за вами. А вы снова огурцом – и готовы идти дальше без малейшей царапины. 2 – фокусируйтесь на интересах, а не на сформулированной позиции; не застревайте в объяснениях, оправданиях, обвинениях – пробуйте понять потребности 3 - Настаивайте на объективных критериях, которые смогут быть признаны всеми участниками как способ проверки научной истины, независимо от конкретного решения. Не привязывайтесь к своим мнениям – вы тоже можете ошибаться. Решайте вопрос системно - идите на уровень выше и определите, что будет являться подтверждением правильности выбора (независимо от конкретного направления) ТУТ НУЖЕН ПРИМЕР! 4 – обсудите несколько идей, прежде чем двинуться дальше. Или по крайней мере проговорите их вслух. Это позволит избежать очевидного, но неудачного решения. И даст возможность вашей рабочей группе предложить новые идеи.
- #19 Беглый обзор того, что было, подведение итогов Возможно – сбор обратной связи: что из этого вам было наиболее интересно и полезно?
- #20 Кого хотел бы заочно поблагодарить, на чьи книги опирался и что вы можете почитать далее самостоятельно
- #21 Всем спасибо, все свободны
- #22 Об уверенности в себе, внутренней силе, чем-то таком
- #23 Надпись с названием следующего слайда появляется перед окончанием – возможно автоматически, как индикатор того, что пора, брат, пора; или всё же по щелчку.
- #25 Как же не пойти на поводу у эмоций? Во-первых, сохраняем ровное отношение к участникам. Помним, что среди нас нет сознательных вредителей. Что все мы достаточно социальные люди, просто у каждого свои особенности поведения и воспитания, свои привычки и стиль, складывавшиеся годами. И цель нашего разговора – не переделать человека, а .... Далее. Ни в коем случае не ведёмся на перевод разговора в обсуждение личных качеств – кто умный, кто дурак, кто родом тот. Если мы обсуждаем рабочий вопрос – вот его и давайте обсуждать. Обсуждаем проблему, а не людей. Третий помогающий момент – это смотреть на агрессию как на проблему самого человека, не мою проблему, а его. Как-то вот он не смог научиться спокойно обсуждать рабочие вопросы, или он весь мир видит в черном цвете, или у него какая-то глубинная установка на то, что везде его готовы обмануть – в любом случае, вы окей, с вами-то все в порядке. Поэтому не принимайте на свой счет его агреcсию, пропустите её мимо, представьте что вы как терминатор из жидкого металла и весь его эмоциональный заряд пролетел сквозь вас и попал в стену за вами. А вы снова огурцом – и готовы идти дальше без малейшей царапины. И если мы хотим вывести диалог куда-то в положительное и желаемое нам русло, то необходимо предложить человеку альтернативу, чтобы он её увидел, понял и захотел двигаться в этом направлении, чтобы он увидел положительные для себя моменты в этом.