Документ посвящен тайм-менеджменту для руководителей и акцентирует внимание на важности эффективного управления временем, предлагая методы и стратегии для повышения продуктивности. Автор, Наталья Гуц, делится статистикой недостатка времени среди руководителей и призывает к аудиту затраченного времени для достижения целей. Подчеркивается необходимость освобождения времени для важных задач и осознания «похитителей времени», таких как прокрастинация и неэффективные коммуникации.

1. Тайм-менеджмент
для руководителя
апрель 2013
«Недостаточно быть сильно
занятым…главный вопрос- это чем
Вы заняты»
Генри Сореу
Менеджер по развитию персонала,
бизнес-тренер: Гуц Наталья

2. Хватает ли
Вам
времени?

3. Из 1000 опрошенных
руководителей:
 лишь 1 имеет достаточно
времени;
 10 требуется на 10 % больше
времени;
 40 руководителям нужно 25 %
дополнительного времени;
 остальным не хватает 50 %
времени.

4. Что
означает
для Вас
время?

5. Время – единственный ресурс,
который нельзя занять, купить,
нанять или приобрести больше
Время нельзя
«хранить». Ушедшее
вчера время навсегда
остается в прошлом
Время абсолютно
незаменимо. Его недостаток
или отсутствие полноценно
заменить другими средствами и
ресурсами невозможно

6. Сколько
времени у
Вас
осталось?

7. 1 год – 8 765, 81277 часов
Сколько у человека времени?
женщины
613 138, 52
Человек в среднем живет 255 500 часов
мужчины
515 429, 79

8. Чем меньше времени имеет
руководитель, тем более
значительной персоной он кажется.
«Мало кто имеет достаточно
времени, и все же каждый
располагает всем временем, которое
у него есть».
Парадоксы времени

10. «Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет
ничего более трудного, чем быть результативным»
Ален Маккензи
Тайм-менеджмент — это не
только ежедневники, планы и
сроки.
Это технология, позволяющая
использовать невосполнимое
время вашей жизни в
соответствии с вашими целями
и ценностями.

11. Хронометраж — точный учет затраченного времени
Хронометраж позволяет
провести «аудит»,
«инвентаризацию» вашего
времени, понять, куда оно
реально тратится.

12. «Хочешь управлять — измерь»
Цель Показатель
Хочу вовремя уходить с работы.
Длительность задержки после
рабочего дня.
Хочу больше времени уделять
приоритетным проектам.
Количество времени в день,
уделенное приоритетному проекту
% такого времени от общего
рабочего времени.
Хочу меньше напрягаться на
работе, выполнять больше
работы меньшими усилиями.
Количество времени в день,
проведенного в «ресурсном»,
высокоэнергичном рабочем
состоянии.

13. Где взять время на тайм-менеджмент?
1. Первое правило: используйте для этого любые
«отходы времени».
2. Второе правило: создайте четкий ритм
повышения личной эффективности.

14. 3 принципа тайм-менеджерского ритма
Ежедневно
одно маленькое разгребание завалов:
• почты во «Входящих»,
• бумаг в центре рабочего стола
• задач с близким сроком выполнения и т.п

15. 3 принципа тайм-менеджерского ритма
Еженедельно
внедрение новой техники управления
временем.
• Провели тотальный хронометраж недели;
• выбросили все бумажки и завели ежедневник;
• придумали структуру папок для хранения
файлов в «Моих документах» и т.д.

16. 3 принципа тайм-менеджерского ритма
Ежеквартально
«дисциплинарная неделя»
• Живем «правильно»
• не даем себе поблажек
• выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент

17. Главные правила времени для руководителя
ПРАВИЛО 1
Освобождайте время, а не
заполняйте его
Занятый руководитель – суетливый
руководитель, несобранный

18. Главные правила времени для руководителя
ПРАВИЛО 2
Находи время на «подумать», чем на
«делать». Своевременное решение
лучше чем правильные действия
согласно ошибочному решению.
Руководитель «делатель» - исполнитель, а
не лидер -руководитель

19. Главные правила времени для руководителя
ПРАВИЛО 3
Контролируй обстоятельства, не дай
суете, «оперативке», уничтожить главное
в Вашей управленческой деятельности

20. Главные правила времени для руководителя
ПРАВИЛО 4
Не предавайте глобальные идеи и решения
из-за внешних обстоятельств. Не
теряйте на это время.
Руководитель, поддающийся внешним
обстоятельствам – ведомый, а не ведущий

21. Главные правила времени для руководителя
ПРАВИЛО 5
Не медлите во внедрении главных
решений. Вас могут опередить

22. Как это сделать?
РЕЦЕПТЫ
1. Помните о своем здоровье и своих силах
2. Отсекайте от себя лишних людей, всех кто
бесцельно и по мелочам забирает Ваше
внимание
3. Отсекайте от себя лишнюю информацию
4. Будьте внимательны, осознаны. Замечайте,
когда крадут Ваше время

23. Как это сделать?
РЕЦЕПТЫ
5. Показывайте, что Вы цените свое время.
Будьте тактичны в коммуникации
6. Решайте конфликтные ситуации без
эмоционально, тогда будет наименьшая потеря
сил
7. Не вспоминайте лишнее, не фантазируйте
надуманное

24. «Похитители» времени
руководителя

25.  Отсутствие чувства времени
Причина: Личностные особенности
руководителя
 Синдром
«откладывания» –
прокрастинация

26.  Неумение сказать «нет», безотказность
 Желание быть всем полезным
 Отсутствие привычки вести записи
 Попытка слишком много сделать
за один раз
 Чрезмерное чтение – чтение ради чтения
Причина: Личностные особенности
руководителя

27.  Излишняя коммуникабельность
 Недостаточная подготовка к беседам и обсуждения
 Непродуктивное общение с коллегами и подчиненными
 Желание знать все факты
 Желание быть всем полезным
 Отсутствие связи (коммуникации)
или неточная обратная связь
с подчиненными
Причина: Ошибка в коммуникации

28.  Нечеткая постановка цели, задачи починенным
 Недостаточный контроль за поставленными задачами
 Отсутствие делегирования или неправильное
делегирование
 Затяжные совещания, или отсутствие
результата на совещаниях
 Отсутствие приоритетов в делах
Причина: Неумение, незнание
управленческих технологий

31. Методы устранения «похитителей» времени
Привыкнуть, что управление
временем- это ежедневная
рутина
Главное - стремление
освободить время, а не
заполнить его
Давать понять людям, что Вы ЦЕНИТЕ
свое время

32. Методы устранения «похитителей» времени
Установить промежуток времени для
коммуникаций
Внедрить систему регулярного
планирование и контроля
выполнения задач
Расставлять приоритеты во всех делах

33. Анализ видов деятельности и расхода
времени
Создать Листок
«дневных
поглотителей
времени»
Записать КАК на ЧТО
и Вы используете
( транжирите) свое
время

34. Инструменты планирования

35. Когда лучше планировать рабочий день?
Планировать день с вечера —
удобно в более стабильной и
предсказуемой деятельности.
Планировать день с утра —удобно в менее
предсказуемой деятельности, когда выше
значимость «уточняющих задач».

36. Ранжировать задачи
ДЕЛАЙ ПЛАНИРУЙ
ДЕЛЕГИРУЙ ВЫБРОСЬ

37. • «жесткие» встречи — привязанные к конкретному
моменту времени («презентация в 12.00»)
• «гибкие» задачи — не привязанные к жесткому
времени («узнать время презентации»)
• «бюджетируемые» задачи — крупные
приоритетные задачи, нет жесткого срока исполнения,
но они требуют достаточно много времени
(подготовиться к презентации — 2 часа»)
3 типа задач при планировании дня:

38. При планировании «гибких» задач

39. На работу, как
правило,
тратится
столько времени,
сколько его
имеется в
распоряжении.
Установление временных норм и срок исполнения

40. Десять электронных писем во
«Входящих», пять стикеров на
мониторе, пятнадцать «не забыть» в
голове и два крестика, нарисованных
ручкой на руке», — планом дня не
являются.

41. Алгоритм ежедневного планирования
1. Подготовить список дел
2. На сетке времени отметьте «жесткие»
встречи, для которых уже известно точное
время.
3. Составьте список «гибких» задач, т.е. не
имеющих жесткого времени исполнения.
4. Выделите те задачи, которые нужно
выполнить в первую очередь.
5. «Забюджетируйте» время на крупные
приоритетные «гибкие» задачи
6. В ходе дня аккуратно вычеркивайте
выполненное.

42. С самого начала устанавливайте в своих планах какую
работу Вы должны выполнять лично, а какую можно
делегировать.
Делегируйте!
«Работая 24 часа в день, человек может себя утроить. Чтобы умножить себя
больше, чем в 3 раза, единственный выход — научить других принимать на
себя часть вашей работы»
Риковер Д.

43. Постоянно перерабатывайте
и перепроверяйте свой план с
точки зрения того, могут ли
те или иные задачи быть
реализованы полностью
Переработка — перепроверка!
Будьте гибкими!

44. Эффективно использовать «дыры времени»
Несколько способов оптимизации транспортного времени:
1. Читайте либо слушайте аудиокниги.
2. Обдумывайте конкретный список вопросов.
3. …..
4. ….

45. Отдыхайте с толком!
1. Ритмичность: 5 минут в час.
2. Максимальное переключение.
3. Максимальная смена контекста.

46. Мои 5 важнейших правил тайм-менеджмента
1. _________________________________
2. _________________________________
3. _________________________________
4. _________________________________
5. _________________________________.
Время - это материал из которого сделана
Ваша жизнь

47. Бизнес-тренер,
координатор «Бизнес-школа менеджмента»
Гуц Наталья
Тел. +38 095 273 37 15
e-mail: guts@uf.ua, gutsuf@gmail.com