Презентация первого дня моего тренинга по эффективному управлению временем.

2. Сегодня поговорим о
теории, а завтра займемся
практикой
…не думайте о конкретном инструменте, попытайтесь
проникнуться методологией…

3. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

4. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

5. Управление временем
Time management
0 технология организации времени и
повышения эффективности его
использования
0 не столько набор техник, сколько стиль
жизни
0философия ценности времени
в потоке информации и постоянно
меняющемся мире

6. Процессы управления
временем
Постановка цели • определение и формулировка цели
Планирование и
• разработка плана достижения поставленных целей
расстановка • выделение приоритетных (первостепенных) задач
приоритетов
• конкретные шаги и действия в соответствии с
Реализация намеченным планом и порядком достижения цели
Контроль
достижения цели и
выполнения планов

7. Элементы управления
временем
1. Цель
5. Контроль Информация,
2. План
коммуника-
ции
4. Выполнение 3. Решение

8. Основные понятия
0 Цель
0 мотивированное, осознанное, выраженное в
словах предвосхищение будущего результата
0 Целеполагание
0 практическое осмысление своей
деятельности человеком с точки зрения
постановки целей и их реализации наиболее
экономичными средствами.

9. Основные понятия
• ставятся, исходя из стратегических
ориентиров, и конкретизируют
Тактические ценностные компоненты цели
цели • шаги и задачи, направленные на
реализацию стратегических целей
• наиболее значимые жизненные цели
Стратегические - ценности, подчиняющие и
определяющие жизненный путь
цели человека или жизненный путь
группы или организации

10. Основные понятия
0 Оперативные цели
0 повседневные, сиюминутные цели, носящие
подчиненный характер по отношению к
тактическим целям
0 обеспечивают достижение тактических целей
0 редко специально ставятся сами по себе
0 конкретизация действий по достижению
тактических целей

11. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

12. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

13. SМАRТ-технология
постановки целей
Задает критерии качества цели, которых необходимо
придерживаться при целеполагании.
• каждая цель должна быть описана в терминах
S (specific) конкретного результата
• цель должна быть измеримой с помощью конкретных
М (measurable) индикаторов и стандартных процедур
• цель должна быть обоснованной, доказанной,
А (assignable) жизненно необходимой
• цель должна быть реалистичной, достижимой в
R (realistic) принципе
• цель должна быть четко определена во времени,
Т (time-related) • конкретные сроки и контрольные точки.

14. Принципы постановки
целей и тайм-менеджмента
0 Работа с целями
0 Определенность
0 Измеримость
0 Реальность
0 сроки
0 Расстановка приоритетов
0 Шаг вперед – два назад?
0 «Правильные» инструмент и методика
0 Планирование на день по правилу 60-40
0 Формирование привычки
0 Стабильность, а не рутина

15. Планирование целей
План на день
Краткосрочный план (месяцы)
Долгосрочный план (годы)
Генеральный план достижения
цели
Глобальная жизненная цель
Главные жизненные ценности
(чего хотим от жизни)

16. Дерево целей
0 Иерархия целей, «растущая» вниз
0 Декомпозиция
0 Дерево или fish-bone – диаграмма
0 Инструмент не только планирования, но и анализа

17. Дерево целей

18. Небольшая практика
«Культ времени» : каковы ваши приоритеты?

19. Культ времени
0 если в ваш ежедневник не попали ваши
приоритеты, то там обязательно окажутся чужие
0 Пошагово заполняем таблицу:

20. Культ времени
0 Определите, чего вы хотите в каждой из перечисленных областей
0 Запишите во второй колонке свое видение для каждой области и цель
0 Краткая и очень простая формулировка
0 Пример: быть здоровым и сильным, быть заботливым родителем, верным
другом, получать удовольствие от работы…
0 В третьей колонке запишите, какие действия в течение недели
приведут к достижению цели
0 конкретные дела
0 Пример: если хотите стать заботливым родителем, каждые выходные
занимайтесь чем-то с каждым из своих детей
0 Если хотите быть здоровым, можете запланировать каждый день делать
зарядку или 3 раза в неделю посещать спортзал
0 На каждое действие отведите определенное время в течение недели
0 все, что относится к сфере здоровья (например, достаточное количество
часов на сон), способствует достижению всех поставленных целей

21. Культ времени
0 Результаты:
0 мы очень загружены не
потому, что нам не хватает
времени
0 нам не хватает времени,
потому что мы себя загрузили

22. Причины дефицита времени
• Отсутствие четких планов
Дефицит • Плохая организация обмена
времени - информацией
• Отсутствие приоритезации
следствие работ
некомпете- • Отсутствие делегирования
нтности задач и полномочий
• Отсутствие мотивации

23. Обьективные факторы
дефицита времени
Большой • Работа с корреспонденцией
поток • Отчетность
рутинных дел •…
• непредвиденные дела,
«Поглотители
требующие срочного
времени» решения

24. Поглотители времени
(хронофаги)
0 Телефонные звонки 0 Исправление ошибок,
0 Визиты которых можно было бы
избежать
0 «Перекуры» и перерывы
на кофе 0 Нерешительность в
деловых вопросах
0 Проблемы с компьютером
0 Плохо организованные
0 Навязанное извне митинги
изменение очередности
работ 0 Отвлекающие факторы на
рабочем месте
0 Недостаток планирования
0 Чрезмерная офисная
0 Неумение слушать других бюрократия.
0 Неудовлетворительная 0 Бесполезные дискуссии о
организационная своей работе и работе
структура других

25. Устраняем хронофаги
Эффективные руководители делают сначала
первостепенные дела, а второстепенные не делают вовсе!!!
Питер Друкер
•фиксируем всё, чем занимаемся в течение дня
Протоколируем •когда и что
•с кем…
Оптимизируем •внедряем регулярное планирование
процесс •контроль выполнения задач
Концентрируемся •устанавливаем приоритеты
на важном
Выделяем время •набор «временных блоков» для общения с клиентами и коллегами
для общения
Привычка к
эффективности

26. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

27. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

28. Общие принципы
0 Планирование
0 структурирование времени для наиболее
оптимального его использования при достижении
каких-либо целей и задач, стоящих перед
руководителем или организацией
0 Долгосрочное (годы)
0 Среднесрочное (месяцы)
0 Краткосрочное (дни)

29. Основные понятия
0 Планирование
0 подготовка к реализации целей и структурирование
времени
0 10 минут планирования в начале дня дают 2-х часовую
экономию времени
0 Правила эффективного планирования:
0 реалистичные планы
0 фиксировать цели, а не действия
0 Переносить несделанное на следующий период
0 Устанавливать точные сроки
0 Буферное время
0 Мыслить альтернативно

30. Общие принципы
0 Главное преимущество планирования -
выигрыш во времени
0 Долгосрочная цель или цели - основа
любого планирования
0 При постановке целей следует выполнить
анализ сильных и слабых сторон человека
или организации

31. Общие принципы
0 Четкие временные нормы для
выполнения дел и решения проблем
0 Планы следует регулярно
пересматривать
0 Актуальность планов и целей
0 Реалистичность и согласованность
планов

32. Начало дня
0 Начинаем с самого
важного
0 Никакой «раскачки»!
0 Согласование плана
дня с коллегами
(секретарем)
0 Пересмотр плана

33. Рабочее время
0 «Пачки» однотипных задач
0 Избегайте незапланированных
дел
0 Соблюдайте темп
0 Музыка?
0 Доводите начатое до конца
0 Контролируйте затраченное
время и планы

34. Завершение дня
0 Контроль результатов (самоконтроль)
0 Планирование на следующий день

35. 10 приемов эффективного
тайм-менеджмента
0 Расставляйте приоритеты 0 Анализируйте привычки
0 Группы A, B,C согласно важности 0 Выявляйте ненужные траты
0 Сосредотачиваемся на делах из А времени
0 Если нет времени на В и С – не 0 Не будьте рабом вежливости
делаем их вовсе 0 Иногда стоит повесить трубку
0 Делегируйте все, что можете или «сбить» вызов
0 Распределять работу, а не делать 0 Избегайте общения с
самому «транжирами времени»
0 Используйте технические 0 Встречи незадолго до конца дня
средства 0 Избавляйтесь от мелочей»
0 Диктофон 0 «Мелкие» дела делайте
0 КПК… немедленно
0 Избегайте хронофагов 0 Тенденция к накоплению
0 Пример: новости через RSS, а не 0 Время важнее денег
по телевизору 0 Минимизация временных затрат
0 Используйте скорочтение
0 Чтение «по диагонали»

36. Нелегкий выбор
50 на 50?
Делегировать задачу Сделать самому
(дать задание (выделить личное
подчиненным) время)

37. Эффективное
делегирование
0 Четко выделите ответственности и
полномочия для каждой задачи
0 Избегайте подробного инструктажа
0 Не делайте выводов за подчиненных
0 Человек должен сделать все, а не просто
предоставить данные для интерпретации
0 Поощряйте инициативу
0 Спокойно реагируйте на сбои и задержки в
работе подчиненных

38. Делегирование
полномочий
Цели:
0 разгрузить
вышестоящих
руководителей и
создать наилучшие
условия для принятия
стратегических
решений
0 Повысить
вовлеченность
сотрудников
0 активизировать
«человеческий фактор»,
мотивировать
сотрудников

39. Типы делегируемых
полномочий
0 линейные полномочия
0 передаются от руководителя непосредственному исполнителю и
далее
0 делегирование способствует формированию иерархии уровней
управления
0 штабные полномочия
0 передаются от руководителя непосредственно лицам, которые
выполняют консультативные, обслуживающие функции, по
отношению к руководителю
0 делегирование способствует повышению качества принимаемых
управленческих решений;
0 функциональные полномочия
0 позволяют сотруднику (в рамках компетенций) предлагать или
запрещать определённые действия подчинённым
0 делегирование способствует улучшению обратной связи,
повышению точности управленческого контроля

40. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

41. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

42. Методы планирования
времени
0 Матрица Эйзенхауэра
0 техника расстановки приоритетов
0 позволяет выделить важные и существенные
дела
0 все задачи делятся на четыре группы:
A, B, C, D
0 группы формируются на основе:
0 важности
0 срочности

43. Методы планирования
времени
4 категории дел по Эйзенхауэрy:
А •критические ситуации, проекты с «горящим» сроком
(важные и срочные) •выполнять без промедления!
B •стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие
(важные и несрочные) •необходимо установить временные рамки
C •спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и
быстро», не относящиеся к непосредственным обязанностям
(неважные и срочные) •от таких просьб следует отказываться или перепоручать
•мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня»,
D «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители
времени)
(неважные и несрочные) •надо стремиться устранить такие дела из своей жизни навсегда

44. Инструменты
планирования времени
0 Microsoft Office Outlook
0 Категории задач
0 Microsoft Office Excel
0 Простая таблица, поделенная на 4
квадранта
0 xMind* или MindManager или
любой другой инструмент для
майндмеппинга
0 Карта с 4 главными ветвями
0 TiddlyWiki*
0 Цветная табличка 2х2
0 Бумажный планировщик*

45. Небольшая практика
Пользуясь любым* из перечисленных инструментов, создайте
шаблон для планирования по методу Эйзенхауэра

46. Методы планирования
времени
0 Принцип Парето (принцип 20/80)
0 эмпирическое правило, введѐнное
известнейшим экономистом и
социологом Вильфредо Парето
0 20% дел (и затраченного времени) дают
80% результатов
0 80% дел (и затраченного времени) дают
20% результатов
0 следует вначале выделить те 20% дел,
которые дают максимальный результат и
начинать с них

47. Методы планирования
времени
Принцип Парето
Затраченное время
Полученный результат

48. Инструменты
планирования времени
0 Microsoft Office Outlook
0 Приоритеты задач
0 Microsoft Office Excel
0 Условное форматирование в
версиях 2007/2010
0 ToDo List*
0 Потрясающая гибкость расстановки приоритетов
0 Task prioritizer
0…

49. Небольшая практика
Пользуясь любым* из перечисленных инструментов,
попробуйте приоритизировать задачи
Совет: обратите внимание на Microsoft Office Excel

50. Методы планирования
времени
Метод Лотара Зайверта (60:20:20)
Основные задачи и
функции
Творчество и
самоорганизация
Резервное время на
неплановые траты

51. Инструменты
планирования времени
0 Microsoft Office Outlook
0 Календарь
0 Mozilla Sunbird
0 Веб-календари*
0 Google Calendar
0 Windows Live Calendar
0…

52. Методы планирования
времени
0 Диаграмма Гантта
0 один из наиболее удобных и популярных
способов графического представления
времени выполнения задач
0 Каждая линия в диаграмме представляет
процесс, наложенный на шкалу времени
0 Задачи и подзадачи, составляющие план,
размещаются по вертикали, по горизонтали
задается временная шкала

53. Методы планирования
времени
финотчет
аудит
план на год
январь февраль март

54. Инструменты
планирования времени
0 Microsoft Project
0 SharePoint Server или
Windows SharePoint Services*
0 Представления списков в виде
диаграмм Гантта
0 Gantt Project*
0 OpenProj*
0 Gantt Viewer* for AbstractSpoon © ToDoList files

55. Небольшая практика
Пользуясь любым* из перечисленных инструментов,
попробуйте создать диаграмму Гантта для своего проекта

56. Методы планирования
времени
0 Система ежедневного
планирования «Альпы»
0 10 минут накануне
вечером:
0Задачи
0Приоритеты
0Время
0Оптимизация и
делегирование
0Контроль и решение

57. Что дает метод «Альпы»?
0 Планирование на 0 Уменьшение стрессов и
завтра нервного напряжения
0 Четкое представление 0 Улучшение самоконтроля
о повестке дня
0 Предсказуемость и 0 Повышение
порядок удовлетворенности и
0 Концентрация на мотивации
важном 0 Выигрыш во времени за
0 Принятие решений о счет методичной
приоритетах и
делегировании организации труда

58. Инструменты
планирования времени
0 Microsoft Office Outlook
0 Журнал
0 Microsoft Office Excel
0 Ctrl+Shift+;
0 Любой текстовый процессор*
0…

59. Методы планирования
времени
0 Хронометраж
0 метод изучения затрат времени с помощью
фиксации и замеров продолжительности
выполняемых действий
0 славянская традиция
0 аудит и инвентаризация времени,
выявление «поглотителей времени»
0 записывайте все свои дела с точностью до
5-10 минут в течение хотя бы 2х недель!

60. Инструменты
планирования времени
0 Microsoft Office Outlook
0 Журнал
0 Microsoft Office Excel
0 Ctrl+Shift+;
0 Microsoft Notepad
0 .LOG в начале файла
0 SlimTimer*
0 RescueTime*
0 Emergent Task Timer*
0 ManicTime*
0 Статистика использования приложений
0 Пять лучших программ хронометража

61. Методы планирования
времени
0 «Помидорная техника» планирования
0 Предложена Francesco Cirillo
0 25 минут работы без прерываний (помидоры) и перерывы по 5 минут
1. Грамотное • расстановка приоритетов
планирование • прогнозирование времени для каждой задачи
2. Контроль • Отслеживание времени, затраченного на ваши задачи
состояния дел
3. Концентрация • меньше отвлечений
внимания
4. Своеобразный • статистика за день
хронометраж • полноценная обратная связь
5. Совершенствование • визуализированная статистика за день
навыков • более оптимальное планирование на следующий день

62. Инструменты
планирования времени
0 «Помидорная техника» планирования:
0 Таймер
0 Приоритезированный список задач на
сегодня
0 должно быть предусмотрено место для
неожиданных задач
0 Общий список дел
0 Архивный список
0 предназначается для анализа времени,
затраченного на каждую задачу

63. Методы планирования
времени
0 «Помидорная техника» планирования:
Выбираем из общего списка дел задачи на сегодня
Отбираем наиболее приоритетные задачи
Ставим таймер на 25 минут
Работаем, пока не просигналит таймер
Ставим отметку
напротив текущей
задачи

64. Инструменты
планирования времени

65. Инструменты
планирования времени
0 Focus Booster
0 Pomodairo
0 Online Stopwatch*
0 CherryTomato
0 Tomatoday
0 timer-applet (GNOME)
0…

66. Методы планирования
времени
0 «Помидоры» нельзя делить!
0 Задачу, отнимающую больше 5-7 «помидоров», нужно
разделить на несколько
0 Задачи, которые длятся меньше 1 «помидора»
группируйте по несколько
0 Если нужно обязательно прерваться, то прервитесь, и
начните «помидор» заново
0 Прерванный «помидор» не учитывается.
0 Не используйте «помидорную технику» в нерабочее
время
0 Наслаждайтесь свободным временем!

67. Небольшая практика
Пользуясь любым* из перечисленных инструментов,
попробуйте поработать с применением техники
«помидорного» планирования

68. Методы планирования
времени
0 Правило семи («кошелёк Миллера», 1956)
0 7 ± 2 элемента в кратковременной
человеческой памяти
0 Не пытайтесь оперировать списком текущих задач
из более чем 9 элементов!

69. Методы планирования
времени
0 Метод швабры (Бетл-Хим Шваб + Ли = швабра)
0 Выбираем самое важное дело
0 Не отвлекаемся, пока не закончим
0 Повторяем
0 Чистить, убирать — не загонять себя в угол!
0 подходит только для закрытых часов (day off)
0 «зачистить» задачи, сконцентрировавшись на крупных,
«дорогостоящих задачах»
0 Самый быстрый инструмент, ведущий к успеху
0 Требует высокой мотивации
0 Самые важные – не всегда самые интересные

70. Методы планирования
времени
0 Список задач или to do list 0 Инструменты:
0 Иерархия задач 0 Microsoft Office Outlook
0 Атрибуты: 0 Microsoft Office Excel
0 Приоритет 0 ToDo List*
0 Риск
0 Swift To-Do List*
0 % завершения
0 Длительность 0 uTodo*
0 Срок 0 tudumo
0 Статус 0 EssentialPIM*
0 Категория 0 25 To Do Lists to Stay
0 Исполнитель Productive
0 Зависимость
0 FruitfulTime TaskManager
0 …

71. GTD
0 «как доводить дела до конца» (Дэвид Аллен)
0 человек должен освободить свой разум от
текущих задач
0 перенесите их на внешний носитель!
0 разум освобождается от запоминания
0 концентрация на выполнении самих задач
0 тайм-менеджмент vs GTD
0 приоритеты vs контроль & видение

72. GTD
0 три базовых модели:
0 управление рабочим процессом
0 Сбор («корзина»)
0 обработка
0 организация
0 обзор
0 действия
0 6-уровневая модель (еженедельного) обзора работы
0 текущие дела
0 текущие проекты
0 круг обязанностей
0 ближайшие 1-2 года
0 пятилетняя перспектива
0 жизнь
0 естественный метод планирования
0 определение цели и принципов ее достижения
0 видение желаемых результатов
0 мозговой штурм
0 организация
0 определение следующего конкретного действия

73. GTD
Обработка:
0 Начинаем с первого элемента
0 Обрабатываем один элемент
за раз (и никогда ничего не
возвращаем обратно)
0 Если элемент требует
действия:
0 Делаем это (если на это
требуется меньше двух-пяти
минут), ИЛИ
0 Делегирируем это кому-
нибудь, ИЛИ
0 Откладываем это
0 Если элемент не требует
действия:
0 Оставляем это в справочной
информации, ИЛИ
0 Выбрасываем это, ИЛИ
0 В список «когда-нибудь
может быть»

74. GTD
0 Организация:
0 набор списков
0 Следующие действия
0 Проекты
0 Каждый цикл, требующий более одного физического действия для
достижения цели
0 Отложенное
0 Делегированное
0 Ожидающее события
0 Когда-нибудь/может быть
0 Календарь
0 только для тех вещей, которые имеют срок
0 для встреч и поручений с заданным временем и местом
0 Система документов

75. GTD: Инструменты
0 43 папки - 43folders
0 12 папок для каждого месяца
0 31 папка для каждого дня следующего месяца
0 116 Researched GTD Software Programs and
Counting
0 GTD Software Tools for PC & Mac (alphabetical order)
0 mGSD*
0 GTD-Free*
0 Vitalist*

76. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

77. Повестка дня
Основные понятия
Постановка целей
Общие принципы планирования
Методы планирования
Мифы об управлении временем

78. Мифы об управлении
временем
0 Временем можно управлять
0 Чем усерднее работаешь, тем больше успеваешь
0 На планирование тратится слишком много времени
0 Чтобы управлять временем необходим
планировщик
0 Нельзя отклоняться от списка дел
0 Нужны отдельные списки для работы и личных дел
0 Чем больше задач в списке, тем больше я сделаю
0 Многозадачность сделает меня сверхэффективным
0 Самые большие воры времени – звонки и
посетители
0 Время-деньги

79. «Глобальные» инструменты
0 Microsoft Office Outlook
0 Microsoft Office OneNote или Evernote*
0 MindManager или xMind* или …
0 Все эти инструменты отлично работают вместе

80. Подводим итоги
0 Основные понятия тайм-
менеджмента
0 Принципы планирования и
постановки целей
0 Методологии, методы и инструменты
управления временем
0 А можно ли им управлять?

81. Все многообразие методологий
управления временем невозможно
было бы рассмотреть в рамках тренинга

82. Вопросы?

83. Проверьте себя
0 Что такое делегирование?
0 Какие виды целей вы знаете?
0 Что вы можете посоветовать относительно
планирования рабочего времени?
0 Какие методы планирования вы знаете?
0 Какие инструменты управления временем вы
знаете?
0 Перечислите некоторые известные вам
распространенные заблуждения, касающиеся
управления временем

84. Источники
0 Управление временем 0 “Помидорная техника” планирования
http://ru.wikipedia.org/wiki/Управлени http://tim.com.ua/2009/10/pomodoro-
е_временем technique/
0 Матрица Эйзенхауэра на сайте 0 Планирование рабочего дня: метод швабры
лайфхаков http://www.nastol.ru/Go/ViewArticle?id=1941
http://www.lifehack.su/lifehacks/matrica 0 Getting Things Done
-ejzenxauera/ http://ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Do
0 Планирование с помощью метода ne
"Альпы« 0 Мифы об управлении временем
http://www.dist- http://tim.com.ua/2009/11/time-management-
cons.ru/modules/uv/Time2/text2_4.html myths/
0 Хронометраж и инструменты, которые 0 Культ времени
могут пригодиться http://tim.com.ua/2010/02/cult-of-time/
http://tim.com.ua/2009/11/chronometry 0 Четыре принципа эффективного тайм-
-tools/ менеджмента
0 Глеб Архангельский. Личный опыт: http://www.nastol.ru/Go/ViewArticle?id=2437
эволюция хронометража 0 10 приемов эффективного тайм-менеджмента
http://www.improvement.ru/zametki/ag- http://www.nastol.ru/Go/ViewArticle?id=899
tm/chrono-1.shtm